勞動(dòng)合同單位委托保管人事關(guān)系及人事檔案合同

勞動(dòng)合同單位委托保管人事關(guān)系及人事檔案合同背景勞動(dòng)法中規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)建立員工個(gè)人勞動(dòng)關(guān)系檔案，包括員工個(gè)人履歷、學(xué)歷、資格證書、勞動(dòng)合同及變更協(xié)議、工資、獎(jiǎng)金、福利待遇等情況記錄。同時(shí)，用人單位還應(yīng)當(dāng)建立員工的個(gè)人工作業(yè)績(jī)檔案。由于個(gè)人勞動(dòng)關(guān)系檔案、個(gè)人工作業(yè)績(jī)檔案以及其他可能包含員工個(gè)人隱私的檔案（例如健康檔案）等文件對(duì)企業(yè)存在極高的價(jià)值，以至于一旦出現(xiàn)丟失、泄漏等情況，將對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和企業(yè)形象的破壞等不良后果。因此，為了保障員工個(gè)人隱私，維護(hù)用人單位的合法權(quán)益，建立一個(gè)專門的單位委托保管人事關(guān)系及人事檔案的系統(tǒng)是非常有必要的。單位委托保管人事關(guān)系及人事檔案合同單位委托保管人事關(guān)系及人事檔案合同，是指用人單位委托一家或多家企業(yè)、機(jī)構(gòu)為其保管員工個(gè)人勞動(dòng)關(guān)系檔案、個(gè)人工作業(yè)績(jī)檔案以及其他可能包含員工個(gè)人隱私的檔案文件的合同。這份合同應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)以下三個(gè)方面的合作關(guān)系：1.技術(shù)安全保障即在保管員工檔案時(shí)，采取一系列安全措施，保證員工檔案的安全性。安全措施可以包括：電子存檔，只有特定人員能夠訪問；采用加密技術(shù)，保障檔案隱私；在紙質(zhì)文件存儲(chǔ)時(shí)，加強(qiáng)物理安全策略等。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確在遵循國(guó)家法律的前提下，委托方不得披露或分享員工檔案信息。2.勞動(dòng)關(guān)系的維護(hù)即在用工期間，保障用人單位員工的勞動(dòng)合同及變更協(xié)議的制定、簽署、歸檔等流程的合法順暢，并為員工個(gè)人特殊需要提供相關(guān)服務(wù)，有效維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系。具體措施可以包括：在勞動(dòng)合同到期前提醒用人單位能夠及時(shí)進(jìn)行續(xù)簽;在勞動(dòng)合同及變更協(xié)議的簽署過程中提供專業(yè)意見等。3.信息管理的合法與規(guī)范即在員工檔案信息的存儲(chǔ)和使用過程中，遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，規(guī)范信息管理。在簽署合同的過程中，應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定以下內(nèi)容：保管期限，一般應(yīng)當(dāng)保管員工離職后5年以上。合同期限，一般為3年，考慮到委托方的實(shí)際情況，可以適當(dāng)?shù)难娱L(zhǎng)。費(fèi)用支付方式，費(fèi)用一般由委托方支付?？偨Y(jié)用人單位委托保管人事關(guān)系及人事檔案，不僅能夠有效保護(hù)員工個(gè)人隱私，還能夠維護(hù)企業(yè)形象和合法權(quán)益。因此，企業(yè)建立健全的單位委托保管人事關(guān)系及人事檔案