房地產(chǎn)企業(yè)合同管理制度模版

合同管理制度共9頁第9頁共9頁第1頁合同管理制度實施細則編制：版本：1.0總則為了規(guī)范公司的合同行為，加強合同管理，防范經(jīng)營風險，特制訂本制度。除非特別指出，本制度中的“集團”指“G集團”，“公司”指“T事業(yè)部”。合同管理原則“事前簽訂”原則。即合同必須在業(yè)務(wù)發(fā)生前簽署，原則上禁止未簽署合同即開始履行經(jīng)濟活動。主辦與執(zhí)行部門劃分原則。即主辦與執(zhí)行部門職責劃分，明確責任主體。合同主辦部門職責負責組織編制《項目合約總體計劃表》和《項目近期發(fā)包計劃表》；負責擬定主辦合同的合同范本；負責合同文本起草、流轉(zhuǎn)、會簽，其它部門配合。負責組織合同的審核會簽以及分發(fā)；負責填報主辦合同的相關(guān)信息；參與審核合同進度付款和結(jié)算付款；負責建立合同臺帳，并根據(jù)合同簽訂與執(zhí)行情況及時更新；參與供應(yīng)商履約評價；并負責建立《供應(yīng)商名錄》；協(xié)助對合作方違約責任的追究工作。執(zhí)行部門職責參與合同涉及工程或技術(shù)條款訂立的過程；負責熟悉合同條款并按合同條款執(zhí)行；負責合同進度、質(zhì)量以及成本的把控；負責組織合同履約完成的驗收，竣工資料的收集、審核；合同請款單的接收、審核、流轉(zhuǎn)催辦、付款通知；負責合同結(jié)算申請的接收、審批；組織執(zhí)行合同的供應(yīng)商履約評價；負責組織相關(guān)部門對合作方違約責任的追究工作。合同的簽訂和執(zhí)行應(yīng)圍繞項目目標成本進行運作。超出目標成本時，合約部應(yīng)負責召集合同主辦、執(zhí)行部門分析原因并及時向上級匯報，具體參見集團《動態(tài)成本管理制度》。部室職責營銷部職責營銷、推廣、物業(yè)類合同的主辦以及執(zhí)行部門；負責營銷、推廣類合同的起草、流轉(zhuǎn)、報批、執(zhí)行與履約完成驗收；負責營銷類、推廣類合同目標成本的確定以及合同價款的控制。技術(shù)部職責勘察、設(shè)計類合同的主辦以及執(zhí)行部門，工程類、材料設(shè)備類合同的協(xié)辦部門；負責勘察設(shè)計類合同的起草、流轉(zhuǎn)、報批、執(zhí)行與履約完成驗收；負責勘察、設(shè)計類合同目標成本的確定以及合同價款的控制；負責提供工程類、材料設(shè)備類合同的技術(shù)要求以及其他有關(guān)設(shè)計方面的要求；負責工程類、材料設(shè)備類合同履約當中的技術(shù)支持、服務(wù)以及協(xié)助完工驗收。工程部職責工程類、材料設(shè)備類合同的協(xié)辦及執(zhí)行部門；配套類合同的主辦部門及執(zhí)行部門；負責提供合同承包范圍及界面、工期要求、質(zhì)量要求、驗收等要求；參與技術(shù)要求、設(shè)計方面的討論；參與工程類、材料、設(shè)備類合同的談判以及簽訂；負責工程類、配套類、合同的執(zhí)行以及合同履約當中的技術(shù)支持、服務(wù)以及協(xié)助完工驗收。開發(fā)部職責前期報建類合同的主辦以及執(zhí)行部門；負責前期類合同的起草、流轉(zhuǎn)、報批、執(zhí)行與履約完成驗收；負責前期類合同目標成本的確定以及合同價款的控制；合約部職責工程類、材料設(shè)備類合同的主辦部門；配套類、設(shè)計類合同的協(xié)辦部門；負責組織工程類、材料設(shè)備類合同的審核會簽；負責填報工程類、材料設(shè)備類合同的相關(guān)信息；參與審核工程類、材料設(shè)備類、配套類、設(shè)計類合同進度付款和結(jié)算付款；負責建立工程類、材料設(shè)備類、配套類合同臺帳，并根據(jù)合同簽訂與執(zhí)行情況及時更新；負責合同信息的NC系統(tǒng)報備及歸檔整理工作；參與供應(yīng)商履約評價，并負責建立《供應(yīng)商名錄》。財務(wù)部職責負責對貸款等財務(wù)類合同的簽定；參與對合同價款、付款條件、違約責任等條款的審核；參與審核合同進度付款、結(jié)算付款以及負責款項支付；負責提供合同等相關(guān)信息協(xié)助合約部進行NC系統(tǒng)報備。辦公室職責負責合同編號；負責辦公用品采購、招聘等辦公涉及的合同的簽訂及執(zhí)行；負責合同用章的管理工作；負責合同正本的歸檔保存；協(xié)助合同執(zhí)行部門處理合同糾紛事宜?？偨?jīng)理室職責負責審批本事業(yè)部的合同管理制度實施細則；負責監(jiān)督落實有關(guān)合同管理的相關(guān)規(guī)定；負責審批并簽署合同。合同訂立合同形成直接發(fā)包類合同是指由于政府或行業(yè)壟斷原因而形成的合同，如土地購置合同；或者情況緊急時直接授予的各類合同，或者是質(zhì)優(yōu)價廉服務(wù)好的長期戰(zhàn)略合作伙伴經(jīng)公司審批直接授予的合同。此類合同如果由于各種原因，沒有合同文本或即使有合同文本，但合同要素不全的，合同主辦部門在準備待簽合同文本時必須附上政府或行業(yè)的收費文件，并就付款部門全稱、收費名目、計算方式、付款方式、洽談經(jīng)過進行詳細說明。議標類合同是指通過議標流程而形成的合同，參見《工程發(fā)包管理制度實施細則》。合同主辦部門根據(jù)議標過程形成的記錄匯總擬定待簽合同文本。招標類合同是指通過招標流程而形成的合同，詳見《工程發(fā)包管理制度實施細則》。合同主辦部門在中標單位審批后，根據(jù)所有的考察、資格審查、招標、評標和中標資料，以及招標文件所附合同文本和相關(guān)部門提供的合同內(nèi)容，匯總擬定待簽合同文本。設(shè)計合同單位的選用按以下原則執(zhí)行：4.1涉及到建筑方案、施工圖設(shè)計、景觀設(shè)計的設(shè)計合同，主辦部門應(yīng)在至少兩家單位比選后確定，價格原則上不應(yīng)超過集團同類項目的設(shè)計費用價格（同類項目設(shè)計費價格由主辦部門提供）。4.2其他類設(shè)計合同的單位選定、價格確定，原則上由技術(shù)部直接確定，合同流轉(zhuǎn)報總經(jīng)理室批準。4.3技術(shù)部在準備會簽合同文本時必須附上比選單位的相關(guān)資料、及經(jīng)比選的單位報價，并將洽談經(jīng)過進行詳細說明。4.4合約部主要對設(shè)計單位的選用是否符合公司的管理辦法，對建筑方案、施工圖設(shè)計的價格進行審核（審核的依據(jù)為國家規(guī)定的設(shè)計費用收費文件及參考集團同類項目的設(shè)計費用，并提出意見，供總經(jīng)理室審定）、對設(shè)計合同條款是否嚴謹方面進行審核把關(guān)，對于建筑方案、施工圖設(shè)計、景觀設(shè)計合約部為協(xié)辦部門，參與并配合設(shè)計合同的簽定?！俄椖亢霞s總體計劃表》1、在招標前期，工程部及各相關(guān)部門根據(jù)所需甲供材料、設(shè)備及工程的進場時間，應(yīng)至少提前45個日歷天向合約部書面報出需招標的材料、設(shè)備及工程計劃（計劃應(yīng)包括開工時間和竣工時間），以便合約部根據(jù)各部門要求提前準備招標工作（如果計劃有變，應(yīng)及時通知合約部調(diào)整招標計劃）。在條件具備的情況下應(yīng)盡早提出招標需求（計劃交接須有簽字手續(xù)）。在編制的工程施工進度計劃獲批準后或第一項發(fā)包工作開始前，合約部根據(jù)各部門的計劃，編制《項目合約總體計劃表》及《項目近期發(fā)包計劃表》，工程部協(xié)辦。2、《項目合約總體計劃表》的編制需要充分考慮各項分包工程劃分范圍、分包工程的技術(shù)難度對分包商資質(zhì)要求、各項工程招標定標計劃、各專業(yè)分包工程對承建分包商的數(shù)量需求及劃分方案、指定分包工程合同關(guān)系安排、甲供物資種類確定、項目合約管理要點、其他部門對合約管理應(yīng)協(xié)調(diào)配合的工作等。3、《項目合約總體計劃表》需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由合約部發(fā)至事業(yè)部相關(guān)部門?！俄椖亢霞s總體計劃表》應(yīng)隨工程施工進度計劃變動而及時更新?！俄椖拷诎l(fā)包計劃表》由合約部發(fā)起，工程部、技術(shù)部配合，根據(jù)《項目合約總體計劃表》、項目實際情況及項目整體計劃草擬填寫《項目近期發(fā)包計劃表》，主要是針對編制近期內(nèi)（2～3月內(nèi)）急需完成、技術(shù)含量高、影響工程進度關(guān)鍵節(jié)點的工程。招標工作開始時間原則上必須比合同簽訂時間提前30天以上，招標計劃必須應(yīng)充分考慮材料、設(shè)備加工供貨周期因素、現(xiàn)場安裝配合等因素。各分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，雙月20日前報公司總經(jīng)理和集團技發(fā)部備案。合同發(fā)起：具體合同簽訂前，如為直接委托合同，需合同指令發(fā)出部門以《工作聯(lián)系單》形式發(fā)給合同主辦部門，由合同主辦部門進入合同訂立程序；若為其他類型合同，則需銜接上部程序進行合同簽訂。合同文本：合同中必須明確合同范圍、工期要求、質(zhì)量標準、合同金額及組成、合同履行日期、付款方式、結(jié)算原則及方式、雙方或三方權(quán)責、違約責任、爭議解決方式及工程保修辦法等事項。經(jīng)對方確認和公司內(nèi)部審查后形成待簽的合同正本；裝訂完成的合同文本一般由對方單位先行簽字，并加蓋其單位的合同專用章及騎縫章，合作方加蓋的合同專用章應(yīng)清晰可辨認。合同主辦部門負責檢查合作方的簽字蓋章是否符合要求。填寫《合同審批表》：合同主辦部門負責組織填寫《合同審批表》，合同主辦人應(yīng)填寫表格當中合同名稱、建設(shè)方、合作方、合同金額以及簡要填寫合同簽訂重點內(nèi)容，是否招投標等基本情況；先在合同主辦部門內(nèi)部進行審批流轉(zhuǎn)，并負責組織按順序報各級主管人員審核合同文本，認真回答各級主管人員提出的有關(guān)合同的相關(guān)問題并確保各級簽署意見得到落實。在合同文本審批流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，如各審批部門提出修改意見，合同主辦部門應(yīng)結(jié)合審核意見，及時將合同正本修正完畢，報總經(jīng)理室審批確認。合同蓋章：辦公室應(yīng)對合同文本、《合同簽訂審批單》簽字的完整性進行認真核對，確認后方可加蓋合同專用章及法人章，合同文本在兩頁或兩頁以上時應(yīng)加蓋騎縫章，用章完畢后及時做好相應(yīng)用章登記。合同編號：合同簽訂后，由辦公室按規(guī)則進行統(tǒng)一編號。合同的備案和審查：經(jīng)簽字蓋章成立后的合同需在規(guī)定的時間內(nèi)由合約部按要求向集團備案。事業(yè)部配合集團對1000萬元以上合同以及重要合同的抽樣審計。合同履行合同在簽訂之后，根據(jù)工作需要，主辦部門可以發(fā)起組織合同交底會，各相關(guān)部門應(yīng)參加會議，由合同主辦部門講解合同的起止時間、合同范圍、質(zhì)量要求、金額、付款方式、雙方的權(quán)利義務(wù)及各部門配合中應(yīng)注意的問題等。合同生效后，合同的主辦部門和執(zhí)行部門必須指定經(jīng)辦人監(jiān)督合同雙方的履約情況，并及時更新《合同臺賬》，并按合同約定落實雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽定后，財務(wù)部配合，由合約部負責輸入NC系統(tǒng)。執(zhí)行部門負責把控合同進度、竣工結(jié)算資料的收集審核和款項支付申請。在合同履行過程中，一旦出現(xiàn)合同對方違約的情況，合同主辦部門和執(zhí)行部門必須保留和收集有關(guān)證據(jù)，并及時報告相關(guān)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)。合同變更和解除如因情況發(fā)生變化，需要對合同進行變更或解除時，主辦部門應(yīng)立即請示公司領(lǐng)導(dǎo)，由其會同其它業(yè)務(wù)部門共同研討變更的風險和處理的方法，并與對方進行協(xié)商。最終按照原合同審批程序訂立補充合同或解除合同。合同主辦部門、執(zhí)行部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同變更或解除過程中的有關(guān)事實進行證據(jù)收集，為通過仲裁、訴訟解決爭議做好準備。合同終止合同履行完畢或合同解除，合同即終止，合同執(zhí)行部門在上報最后一筆結(jié)算款時，須附上公司相關(guān)部門共同填寫的《供應(yīng)商合同履約評價表》，報集團備案。供應(yīng)商評估結(jié)果分為不合格和合格。不合格供應(yīng)商是指有下列情形之一的供應(yīng)商，公司一年內(nèi)不得授予其合同。在授予合同的過程中存在違規(guī)行為的；經(jīng)我方評價為不合格的；與集團有訴訟的；近期出現(xiàn)有負面影響的質(zhì)量安全事故的；合格供應(yīng)商將在同等情況下，享有如下優(yōu)先權(quán)：直接發(fā)包和議標工程優(yōu)先授予合格供應(yīng)商；合格供應(yīng)商免予發(fā)包前考察；評技術(shù)標時，適當增加合格供應(yīng)商的技術(shù)評分；集團控購供應(yīng)商、集中采購供應(yīng)商和集團合格供應(yīng)商將優(yōu)先從各事業(yè)部的合格供應(yīng)商中挑選；合格供應(yīng)商在合同款項撥付時，享有優(yōu)先權(quán)。合同糾紛的處理合同糾紛由合同執(zhí)行部門負責組織合同主辦部門等相關(guān)部門處理。并在3日內(nèi)將糾紛情況上報分管領(lǐng)導(dǎo)。處理合同糾紛應(yīng)遵循以下原則：尊重客觀事實，遵守法律法規(guī)，信守合同約定。以協(xié)商為基本途徑。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當事人友好協(xié)商，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。協(xié)商不成的，應(yīng)及時通過仲裁或者訴訟程序處理。合同糾紛通過仲裁或訴訟之前（我方作被告時除外），合同執(zhí)行部門、主辦部門、分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)召集相關(guān)部門及法律專業(yè)人員對是否提交以及如何提交仲裁或訴訟進行全面評估、研究，提出應(yīng)訴方案。合同糾紛如在仲裁、訴訟中采用和解或調(diào)解方式解決，簽訂和解協(xié)議或調(diào)解協(xié)議應(yīng)按合同簽訂審批程序及權(quán)限辦理審批手續(xù)。合同糾紛處理或執(zhí)行完畢后，合同主辦部門應(yīng)及時通知財務(wù)部，并將有關(guān)資料匯總后歸檔備查。合同檔案管理合同履行過程中的所有書面材料（包括往來信函、證據(jù)等）原件，應(yīng)由主辦部門存檔。合同資料至少一式肆份，合同執(zhí)行部門、財務(wù)部、辦公室及合同主辦部門各一份。項目竣工入住并結(jié)算完畢后3個月內(nèi)將全部存檔資料封存，其它保管、保密、銷毀等具體規(guī)定按照公司相關(guān)檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。特殊情況特急情況是指在合同的簽訂過程由于各種特殊情況不能按以上正常流程完成審批，，合同主辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)須在第一時間報告總經(jīng)理，經(jīng)同意后方可執(zhí)行。但必須在3日內(nèi)補簽全部手續(xù)，同時合同主辦部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門必須詳細說明相關(guān)情況。有些合同的結(jié)算和付款關(guān)系比較簡單，如大額一次性支付完成，有的金額比較小，如現(xiàn)場零星的小額支付等等，有的是作為事后補辦結(jié)算付款手續(xù)的，為提高效率和規(guī)范管理，可以由執(zhí)行部門，填寫《簡易審批表》一次性完成合同的簽訂、結(jié)算和付款審批流程。獎懲規(guī)定合同洽談、簽訂人員應(yīng)遵紀守法，嚴禁借工作之便收受賄賂，假公濟私，嚴禁簽訂違法合同、無效合同、權(quán)利義務(wù)不對等和執(zhí)行后不利于本企業(yè)的合同。對有下列情況之一的，需根據(jù)情況追究有關(guān)責任人員的行政、經(jīng)濟直至法律責任。在合同簽訂過程中，違法本管理制度、玩忽職守，給本企業(yè)造成損失的；未經(jīng)授權(quán)或超越代理權(quán)限、不依規(guī)定權(quán)限程序濫簽合同、簽訂無效合同，給本企