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文檔簡介
1/1收到郵件怎么禮貌回復篇一:《如何回復工作郵件》
“在商務交往中要敬重一個人,首先就要懂得替他節(jié)約時間”,電子郵件禮儀的一個重要方面就是節(jié)約他人時間,只把有價值的信息供應給需要的人。
要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)
1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應對郵件予以回復響應。(收件者:就詳細某項工作而已,一般指直接處理者、需要跟進者、需要回復者)
2.而CC的人則只是需要知道這回事,CC的人沒有義務對郵件予以響應,當然假如CC的人有建議,當然可以回Email.(抄送:指只需要知道,例如:上級、其他相關需知道的部門的同事)
3.而BCC是秘送,即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在特別規(guī)場合。
4.TO,CC中的各收件人的排列應遵循肯定的規(guī)章。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)章有助于提升你的形象!
5.只給需要信息的人發(fā)送郵件,不要占用他人的資源
6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息
在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前,首先確保全部收件人需要此消息。除此之外,轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要當心謹慎,不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。
假如有需要還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理,以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人,讓人摸不著頭腦。
關于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,使用有意義的主題行,這樣可以讓收件人快速了解郵件內(nèi)容并推斷其重要性。
1.肯定不要空白標題,這是最失禮的
2.標題要簡短,不宜冗長,不要讓Outlook用?才能顯示完你的標題
3.標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對一個主題,不在一封信內(nèi)談及多件事情,以便于日后整理
5.可適當用使用大寫字母或特別字符(如“*!”等)來突出標題,引起收件人留意,但應適度,特殊是不要任憑就用“緊急”之類的字眼。
6.回復對方郵件時,可以依據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題,不要RERE一大串。
關于稱呼與問候
1.恰當?shù)胤Q呼收件者,拿捏尺度
郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提示某收件人,此郵件是面對他的,要求其給出必要的回應;在多個收件人的狀況下可以稱呼大家、ALL.
假如對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x經(jīng)理”;假如不清晰職務,則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清晰。
不熟識的人不宜直接稱呼英文名,對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的,不要逮誰都用個“Dearxxx”,顯得很熟絡。
2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語
最簡潔的開頭寫一個“HI”,中文的寫個“你好”;結(jié)尾常見的寫個BestRegards,
中文的寫個“祝您順當”之類的也就可以了。
俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能安靜的看待。
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