人事檔案管理制度范本

員工檔案管理制度第一章總則第一條目的：為加強(qiáng)公司員工檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法。員工檔案工作，是人力資源工作的重要組成部分，是人力資源工作的基礎(chǔ)之一。第二條適用范圍：本制度適用于XX公司及其下屬項(xiàng)目部，凡在本公司試用、在職和離職的正式員工，自入職開(kāi)始均應(yīng)建立員工檔案。第三條歸檔范圍：凡員工的簡(jiǎn)歷、由公司保管的證書(shū)、各類證書(shū)復(fù)印件、應(yīng)聘申請(qǐng)表、面試評(píng)價(jià)單、入職體檢單、背景調(diào)查文件、擔(dān)保書(shū)、入職通知單、員工異動(dòng)表、薪資調(diào)整表、公司獎(jiǎng)勵(lì)證明、員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表及轉(zhuǎn)正材料、勞動(dòng)合同、離職通知單等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。第四條職責(zé)分工：人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱工作。公司全體員工有義務(wù)提供建立檔案所需資料。第五條密級(jí)分類：公司檔案分為絕密、機(jī)密和一般檔案，公司副總及以上領(lǐng)導(dǎo)檔案密級(jí)為絕密，其它員工檔案除特別注明密級(jí)應(yīng)為機(jī)密。第二章員工檔案的建立第六條歸檔時(shí)間：?jiǎn)T工應(yīng)聘申請(qǐng)表審批結(jié)束后，7個(gè)工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的需補(bǔ)充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的7個(gè)工作日內(nèi)存入檔案。第七條歸檔要求：歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、過(guò)程文件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，合并立在一起，不得分開(kāi)；適用于員工檔案歸檔范圍且涉及副總及以上領(lǐng)導(dǎo)的絕密文件可歸入員工檔案，適用于員工檔案歸檔范圍但涉及副總以下員工的絕密文件應(yīng)單獨(dú)立卷歸入其它人事檔案。員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個(gè)部門（或項(xiàng)目部）分設(shè)一檔。卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫，字跡要工整、清晰。案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。第二十五條庫(kù)房檔案按照從左向右、由上至下順序排列，檔案柜與墻壁保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。案卷各部分的排列格式：案卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。企業(yè)新購(gòu)重要設(shè)備儀器和引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料到貨時(shí)，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會(huì)同檔案管理員檢查驗(yàn)收文件材料并及時(shí)歸檔。企業(yè)工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)向檔案管理員歸檔。企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。照片檔案歸檔要求：照片、底片、說(shuō)明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號(hào)、內(nèi)容、攝制者時(shí)間。第一條檔案借閱制度借閱檔案者應(yīng)先向檔案管理員說(shuō)明借閱理由和要求，借閱只限本人工作范圍內(nèi)，查閱后必須在利用登記簿上認(rèn)真登記，寫明借閱理由，如借閱要求不當(dāng)，檔案員有權(quán)拒絕借閱。外單位查閱者一律憑單位公函、介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個(gè)人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。檔案利用者，歸還檔案時(shí)，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時(shí)追查，并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。借閱密級(jí)檔案，必須經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員同意批示，方可借閱，手續(xù)不齊，檔案員有權(quán)拒絕借閱，借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。借閱者要精心保護(hù)好檔案，不得在檔案上隨意涂劃、折頁(yè)、作記號(hào)，如造成檔案資料損壞、遺失或失密者，應(yīng)寫出書(shū)面檢查，并視情節(jié)經(jīng)重追究處理。第二條檔案保密制度檔案管理員對(duì)企業(yè)檔案的保密負(fù)有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對(duì)麻痹思想，嚴(yán)防事故的發(fā)生。不該說(shuō)的機(jī)密絕對(duì)不說(shuō)，不該知道的機(jī)密絕對(duì)不問(wèn)，不該看的機(jī)密絕對(duì)不看，絕對(duì)不利用機(jī)密謀取私利。各種機(jī)密檔案材料，要實(shí)行定期清查和按時(shí)歸檔，收退、銷毀。銷毀的文件資料均應(yīng)造冊(cè)登記，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得把密級(jí)文件刊物、資料向廢品收購(gòu)部門投售。密級(jí)檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人同意批示，密級(jí)文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。檔案存放室屬機(jī)要重地，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自進(jìn)入。第4頁(yè)，共7頁(yè)經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密事件，應(yīng)按級(jí)負(fù)責(zé)，追究責(zé)任，對(duì)泄密者，要進(jìn)行批評(píng)教育，嚴(yán)重者給予處分。第三條保密范圍凡是形式上不能公開(kāi)的，直接影響企業(yè)利益和內(nèi)部團(tuán)結(jié)的文件、表冊(cè)、照片等檔案材料均屬保密范圍。具體內(nèi)容如下：不作公開(kāi)的廠務(wù)會(huì)議、黨委會(huì)議的記錄以及有關(guān)工作記事。人事方面的關(guān)于個(gè)人檔案及有關(guān)資料。來(lái)信、來(lái)訪反映有關(guān)情況記錄等。上級(jí)規(guī)定的密級(jí)文件。財(cái)務(wù)檔案中的機(jī)密事項(xiàng)。重要的出口產(chǎn)品生產(chǎn)技術(shù)。本企業(yè)創(chuàng)造發(fā)明的新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品等。其他應(yīng)該保密的科技技術(shù)檔案。第四條文書(shū)檔案管理制度文書(shū)檔案形成文書(shū)檔案的形成是本公司發(fā)展過(guò)程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過(guò)收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書(shū)檔案的完整性。文書(shū)檔案書(shū)寫一律用鋼筆或毛筆，不得用非文書(shū)用筆或水，字跡要清楚，書(shū)寫要端正。文書(shū)檔案的保管立卷的文書(shū)檔案根據(jù)其使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管形式。文書(shū)檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。文書(shū)檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)，防止蟲(chóng)蛀。不歸檔的文書(shū)材料1．無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)事務(wù)文件。2．無(wú)特殊保存價(jià)值的信封。3．各部門之間互送的一般文字材料。4．以參考為目的從各方面搜集來(lái)的文字材料。5．參加會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文字材料。文書(shū)檔案的銷毀1．已滿保管期限，確認(rèn)失去繼續(xù)保存價(jià)值的。2．上級(jí)文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。3．應(yīng)銷毀的文書(shū)檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進(jìn)行鑒定和核對(duì)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。第五條人事檔案管理制度人事檔案由人力資源部在檔案管理員的指導(dǎo)下收集和立卷，并定期向檔案管理員提交檔案目錄。三年以上的人事檔案可移交檔案管理員保管。人事檔案的保管參照文書(shū)檔案管理制度執(zhí)行。人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。特殊情況，確實(shí)需要借閱的，需主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可。第六條會(huì)計(jì)檔案管理制度立卷和歸檔1．會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍是一個(gè)核算單位在會(huì)計(jì)核算中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，不包括與財(cái)會(huì)工作有第6頁(yè)，共7頁(yè)關(guān)的政策、制度、預(yù)算、計(jì)劃、工作總結(jié)和報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料及往來(lái)文書(shū)等材料。2．企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)核算材料，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊(cè)交檔案管理員保管。3．對(duì)以下會(huì)計(jì)專業(yè)材料另行組卷土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。債權(quán)債務(wù)單據(jù)。交通肇事、工傷事故處理單據(jù)。涉外（含港、澳、臺(tái)地區(qū)）的會(huì)計(jì)材料。有必要延長(zhǎng)保管期限的其他會(huì)計(jì)材料。4．會(huì)計(jì)檔案分類方法年度 形式 保管期限5．會(huì)計(jì)檔案立卷后，可暫由本部門保存一至三年，保存期滿前移交給檔案管理員。移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要由財(cái)務(wù)部編造移交清單，檔案管理員根據(jù)移交清單，認(rèn)真核對(duì)清楚后辦理移交手續(xù)，交接雙方和監(jiān)交人需在移交清單上簽名蓋章。6．撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。管理和利用1．企業(yè)要建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項(xiàng)制度。3．檔案館梨園保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封，如確需要重新加工整理，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同拆封整理，重新整理裝訂后，雙方應(yīng)加蓋印章。4．會(huì)計(jì)檔案管理要做到安全，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放，不得毀損、散失和泄密。5．檔案管理員對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管與同其他檔案管理。制定管理制度，對(duì)違反制度的有權(quán)進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理意見(jiàn)。6．積極開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)檔案信息資源，為本企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提供利用。會(huì)計(jì)檔案原件原則上不得外借。向外單位提供利用時(shí)，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。鑒定和銷毀1．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期，從會(huì)計(jì)年度終了后第一天算起。2．會(huì)計(jì)檔案保管期期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理員提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門派人監(jiān)銷。3．企業(yè)銷毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批，報(bào)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)，同時(shí)派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后在清單上簽名蓋章。第七條檔案保管制度檔案保管接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。存放檔案必須有專用柜、架，存放方法要科學(xué)和便于查找。底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁(yè)夾和影集按編號(hào)順序存放。要定期進(jìn)行庫(kù)存檔案的清理核對(duì)，做到賬、物相等，對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案，要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，庫(kù)存檔案因移交、作廢、遺失等注銷賬卡時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。檔案庫(kù)房的一般要求1．保持檔案庫(kù)房良好的衛(wèi)生環(huán)境，檔案柜、箱、木櫥排列整齊有序。2．落實(shí)防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)，防污染等安全措施，發(fā)現(xiàn)隱患，立即整改。保管、保養(yǎng)好庫(kù)房?jī)?nèi)的工具、設(shè)備，定期進(jìn)行保養(yǎng)。庫(kù)房系機(jī)要部位，除檔案員及主管領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員未經(jīng)允許，不得進(jìn)入庫(kù)房。2本部門檔案指本部門過(guò)去和現(xiàn)在從事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。3歸檔的文件材料必須按年度立卷，本部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。4部門歸檔工作由部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，按檔案的分類指定人員負(fù)責(zé)收集、整理、立卷歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀本部門檔案分為：招聘類檔案、考核類檔案、培訓(xùn)類檔案、薪酬福利類檔案、員工檔案、電子文檔、凡屬本制度第二章歸檔范圍中產(chǎn)生的音像、證件、證書(shū)、光盤、軟件等特殊載體檔案，以所含內(nèi)容歸屬其相應(yīng)類目。各類檔案的歸檔范圍：?jiǎn)T工檔案、人事異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、簡(jiǎn)歷（書(shū)面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費(fèi)發(fā)放表、交通費(fèi)發(fā)放表、過(guò)節(jié)費(fèi)發(fā)放表、慰問(wèn)品發(fā)放表、保險(xiǎn)申報(bào)表公司發(fā)文、各類批示、請(qǐng)示、批復(fù)、培訓(xùn)資料電子文檔聲像資料購(gòu)買的資料簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表為員工開(kāi)具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說(shuō)明員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果借據(jù)考核類：考核表1．歸檔要求、時(shí)間和手續(xù)3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對(duì)歸檔前的文件材料妥善保管。3．2公司各部門應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)文件材料的收集、積累工作，并根據(jù)文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行預(yù)立卷。3．3凡屬歸檔的文件材料一律用鋼筆或毛筆書(shū)寫，不得用圓珠筆、鉛筆或復(fù)寫紙復(fù)寫，文件材料的紙張整齊、紙質(zhì)優(yōu)良，無(wú)污物、無(wú)撕裂。3．4歸檔文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映本公司生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項(xiàng)。3．6案卷裝訂前，檔案部門應(yīng)協(xié)同立卷單位對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行一次認(rèn)真地檢查。（二）文件材料的收集管理第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室第11頁(yè)，共7頁(yè)辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。.本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。第七條各部門專（兼）職文書(shū)的職責(zé)：.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。（三）歸檔范圍〖HT〗第八條重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第十四條信訪工作材料。第壹拾伍條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。（四）平時(shí)歸卷第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書(shū)歸卷。第二十二條專（兼）職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。（五）立卷（案卷質(zhì)量要求）〖HT〗第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在