學院學生檔案管理暫行辦法

ZZZ學院學生檔案管理暫行辦法

第一章

總則第一條

為進一步加強學生檔案管理，提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學化，維護檔案的真實性、嚴肅性，完善學校學生檔案管理服務體系，有效地建立、保護和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學生管理中的作用，保障學生正當權益，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關學生檔案管理工作的政策、規(guī)定，結合我校實際情況，特制定本辦法。第二條

學生檔案管理要堅持為學生服務原則，貫徹真實性、完整性和保密性的基本方針。第三條

本辦法適用于取得我校學籍的全日制普通高等教育本、專科學生。第二章

檔案的接收與管理第四條

學生檔案實行校、學院（系、部）兩級管理，學生工作處就業(yè)指導中心為學生檔案的歸口管理部門，各學院（系、部）具體負責學生在校期間的檔案材料收集、整理、歸檔和保管工作。第五條

新生入學后，一律將本人檔案交所在學院（系、部）辦公室，由學院（系、部）指定專人保管。如檔案材料不符合要求或材料不全，新生應及時補充。第三章

歸檔范圍與要求第六條

學生在校學習期間應該歸檔的材料包括以下內容：入學時材料：高中畢業(yè)生登記表、高考報名信息表、高考體檢表、入團志愿書、學生基本情況表、綜合素質評價表或綜合素質報告冊、普通高校錄取新生綜合信息登記表、高考成績等材料；入學后材料：畢業(yè)成績單、休學審批表、退學審批表、轉學審批表、轉專業(yè)審批表、復學審批表、學年自我鑒定表、獎勵與處分材料、團員材料、高校畢業(yè)生登記表、學生基本情況登記表、實習鑒定表、學士學位申請書（本科）、考取教師資格證學生材料(申請表、體檢表、思想品德鑒定表)等材料。第七條

各類材料只能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，文字要清晰。第八條

歸檔材料必須完整、真實。個人文字材料必須有本人簽字。凡規(guī)定由有關部門審查蓋章的材料，必須加蓋部門公章。第九條

所有歸檔材料必須是手續(xù)完備的最終材料。第十條

上交學校歸檔材料前，有關單位應使用學校統(tǒng)一印制的學生專用檔案袋，按照檔案袋上提示內容注明學生的有關信息。裝入檔案袋中的學生材料，要認真核對，保證檔案材料不錯裝、漏裝。歸檔材料交接時，交接雙方經辦人要履行簽字手續(xù)。第十一條

如歸檔材料不符合歸檔要求，接收單位有權退回，由送交單位按要求重新組織整理。第四章

檔案的查閱第十二條

因工作需要，以下人員可閱學生檔案：1.學校、學院（系、部）領導；2.與學生管理有關的職能部門、教學單位負責人或具體經辦人；3.持有證明或介紹信的外單位人事部門等來人；其他人員未經批準，不得借閱學生檔案。第十三條

檔案查閱人必須按規(guī)定履行查閱登記手續(xù)，并注明查閱事由。第十四條

任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規(guī)定，嚴禁涂改圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料；未經批準不得擅自拍攝、復制檔案內容。第十五條

任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。因工作需要須摘記材料要妥善保管。第十六條

學生檔案一般只能在檔案室查閱。如因工作需要必須借出使用時，應說明理由，經學院（系、部）檔案管理部門負責人批準后，可辦理借出手續(xù)。辦理借出手續(xù)時應注明日期并保證按期歸還。第五章

檔案轉遞及查詢第十七條

檔案的轉遞由學生工作處就業(yè)指導中心統(tǒng)一負責辦理。第十八條

畢業(yè)生檔案寄出前，學生工作處就業(yè)指導中心要逐一審查檔案寄往地址是否準確，寄往單位是否具有接收檔案的資格，以免錯寄或遺失。第十九條

各學院（系、部）轉交到學生處就業(yè)指導中心檔案時，必須有專人負責辦理檔案轉交登記手續(xù)并填寫《檔案移交書》。因違紀受到處分的學生檔案單獨整理，交學生處學生科，學生科審核、封檔后轉交就業(yè)指導中心。第二十條

檔案轉遞后，學生工作處就業(yè)指導中心負責檔案的查詢工作，查詢期為半年。離校學生尤其是畢業(yè)生要主動向檔案接收單位查詢檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案未到，應及時告知學生工作處就業(yè)指導中心，以免檔案遺失，如遇不確定因素出現(xiàn)檔案丟失，經核實可予以補辦，補辦內容僅限大學期間檔案。第二十一條

個人檔案一般不允許自帶，有特殊情況需要自帶的，必須持檔案接收單位接收函和本人有效證件。第六章

工作要求第二十二條

未經批準，任何單位和個人不得私自扣留、截留應歸檔案材料。所有學生應歸檔材料必須按要求歸檔。組織部、教務處、團委等部門要及時將學生入黨材料、學生成績、入團材料等相關材料移交各學院（系、部）。第二十三條

學生檔案整理完畢后，要按學生處就業(yè)指導中心通知及時移交；如因歸檔不及時或不符合要