致遠互聯(lián)協(xié)同oa系統(tǒng)項目管理解決實施方案

./致遠協(xié)同管理平臺整體解決方案之業(yè)務篇_項目管理北京致遠互聯(lián)軟件股份有限公司TIME\@"yyyy'年'M'月'd'日'"2018年12月3日.目錄TOC\o"1-6"1協(xié)同項目管理 11.1概述 11.2協(xié)同項目管理體系設計 2理解項目目標管理 3理解項目過程管理 4設計目標與過程的協(xié)同模型 6設計多項目協(xié)同模型 7優(yōu)化項目組織與企業(yè)組織的協(xié)同關系 8掌握項目整體管理的要點 101.3協(xié)同項目管理平臺 11項目門戶空間 12項目銷售管理 12項目立項管理 14項目投標管理 15項目合同管理 16項目計劃任務管理 17項目成本費用管理 18項目材料管理 19項目采購管理 20項目收尾管理 21項目報表管理 23各行業(yè)領域項目管理應用 231.4信息整合 251.5方案價值 251.6客戶案例 26XX省宏遠建設〔集團有限公司 26客戶簡介 26業(yè)務應用亮點 27.協(xié)同項目管理概述項目〔Project是為創(chuàng)造獨特的產(chǎn)品、服務或成果而進行的臨時性工作〔《PMBOK》的定義。 項目在一定時間、成本、人力資源、環(huán)境等約束條件下,為了達到特定的目標所從事的一次性任務。例如：一次市場活動；協(xié)同管理平臺建設項目；研發(fā)某新產(chǎn)品的項目；高新科技園區(qū)建設工程項目；某公募基金產(chǎn)品開發(fā)項目…項目的三大特性是：臨時性、獨特性、漸進明細。漸進明細的特性在中大型項目、某些專業(yè)領域項目中顯得格外突出。"事"是項目的過程和目標,其諸多因素存在"不確定"、"會改變"的特征。對"人"的組織與協(xié)作是否得當勢必影響"事"的成敗與否。項目涉及的人數(shù)不少、人員異地分布、辦"事"時間不一致等情況下,對項目管理需格外重視組織與協(xié)作。協(xié)同項目管理平臺與傳統(tǒng)項目信息系統(tǒng)相比較有許多先進性,例如：提供更多的信息交流工具與方式方法,依照項目管理溝通體系的制度規(guī)范,幫助"人"高效能地開展溝通,有利地支撐項目計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制。諸如會議管理、公告發(fā)布、文檔分享、知識傳播、自由協(xié)同、移動拍照等信息交流工具可以對項目組織與協(xié)作管理的各項事務給與強有力的落地保障。協(xié)同項目管理的特點是以流程管理為核心,覆蓋項目生命周期〔PLC全過程,貫通各類事務型工作,滿足財務業(yè)務一體化管理,并且能與企業(yè)經(jīng)營管理其他職能、業(yè)務板塊橫縱互通。企業(yè)可通過計算機網(wǎng)絡、移動網(wǎng)絡連接客戶、業(yè)務伙伴、供應商、社會公眾。協(xié)同項目管理體系設計協(xié)同項目管理的核心思想：以人本管理為核心理念,對項目組織進行規(guī)范化、流程化的管理制度設計、貫徹、執(zhí)行、監(jiān)督、評審與優(yōu)化,輔以知識積淀與文化建設,并提供各種信息交流工具促進項目組織的工作效率與管理機能提升。協(xié)同項目管理信息系統(tǒng)以PMBOK知識管理體系作為管理模型與應用框架。企業(yè)可以結合行業(yè)特征、自身的管理特點對系統(tǒng)功能進行優(yōu)化與補充。標準應用框架分為三個標準應用層：目標管理、過程管理、項目管理。三層關聯(lián)配合,下層應用支撐上層應用,上層信息是下層信息的歸集。理解項目目標管理項目目標管理包括：任務管理、進度管理、成本利潤管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理、干系人管理。目標管理的內(nèi)容是目標信息集。目標信息集由過程管理中設置的相關功能、流程進行導入、導出、新增、修改、刪除、讀取、版本歸檔、授權,也可以按用戶操作的便捷性要求設置為直接對目標信息集合進行操作訪問。目標信息集以數(shù)據(jù)表單、范文模版、文檔等形式保存在系統(tǒng)中。溝通管理的各種信息化溝通工具〔公告、公示板、網(wǎng)絡會議、email、協(xié)作流程等,在電腦端與手機端略有不同。例如：手機端支持GPS定位、照片拍攝等。溝通工具對項目信息公布、事項傳達、狀況跟進、結果反饋、思想交流等管理活動帶來了高效、便捷的新工作方式。干系人〔涉眾管理指與對項目相關的各方人員,甚至會涉及到政府、媒體、公眾,均作為項目管理目標去采集其信息、分析其影響項目成敗的責權、利害因素,作為項目綜合決策支持的參考依據(jù)。理解項目過程管理過程管理實質(zhì)上就是流程管理,分為四個作業(yè)類過程〔啟動過程、規(guī)劃過程、執(zhí)行過程、收尾過程和一個管控類過程〔監(jiān)督過程。作業(yè)類過程主要是表單流程、模版流程的方式實現(xiàn)流程化的過程管理,并配以相關的信息表、文檔庫。管控類過程主要以查詢、統(tǒng)計、消息提醒等方式獲取作業(yè)過程的相關管控要素,并通過表單流程、模版流程等方式提醒、干預、決策作業(yè)過程的具體事項。管控要素可依照企業(yè)內(nèi)控體系與項目管控特點做靈活配置。在收尾過程中可以導出兩類信息集：最終成果信息集、過程資產(chǎn)信息集。它們等同于"工作目標"和"工作方法"的概念。系統(tǒng)通過版本管理來記錄他們的歷史版本。默認情況下,系統(tǒng)中設置為輔助作用的"工作目標"不會自動輸出到最終成果信息集中,需在收尾過程中人工選擇輸出。一、最終成果信息集,默認是指存儲在協(xié)同項目管理平臺中電子版交付物的最終版本,并且"是否為交付物"的屬性為"是"。用戶獲得特殊授權后,可以突破此限制。例如：系統(tǒng)已經(jīng)生成了最新版的《軟件測試報告》,默認情況下不會將老版本的《軟件測試報告》自動輸出到最終結果信息集中。二、過程資產(chǎn)信息集,項目管理過程中指定的各種規(guī)章制度、指導方針、規(guī)范標準、操作程序、工作流程、行為準則和工具方法等。系統(tǒng)本身就存儲了項目大多數(shù)的電子版過程資產(chǎn),非電子版本的過程資產(chǎn)可人工錄入羅列到《過程資產(chǎn)清單中》。系統(tǒng)中的各類過程資產(chǎn)可以對每個項目進行差異化配置,成為不同版本的項目管理辦法。后續(xù)介紹的行業(yè)應用解決方案就是采用此技術機制在標準項目管理應用框架上進行了行業(yè)化的改造。簡單項目只有一個階段,階段中包括了上述的5中過程管理。系統(tǒng)可為復雜項目設置多個階段〔可實現(xiàn)多階段管理模式、多階段交替管理模式。多階段管理功能用于分類匯集和管理每個階段相關過程、目標的各類信息。設計目標與過程的協(xié)同模型項目基本管理目標與擴展管理目標在項目過程內(nèi)、過程之間以流程化管理方式進行協(xié)同管控?；竟芾砟繕耸琼椖咳蝿?、項目成本等,擴展管理目標是投標書、合同等〔需結合企業(yè)業(yè)務特征與項目管理特點的項目管理體系做調(diào)整。標準項目管理規(guī)范對目標在各過程中所需開展的項目任務的定義：設計多項目協(xié)同模型多個相關的項目需整體協(xié)同管理,也稱之為項目集協(xié)同管理。多個相關的項目集整體需協(xié)同管理,也稱之為項目組合協(xié)同管理。例如,承辦奧運會。對項目組合、項目集、項目管理的整體協(xié)同管理是流程化的協(xié)同方式：優(yōu)化項目組織與企業(yè)組織的協(xié)同關系在協(xié)同管理平臺的系統(tǒng)管理中設置的是基于行政架構的層次型企業(yè)組織模型,它與項目組織管理有密切聯(lián)系與顯著區(qū)別。常見的企業(yè)組織與項目組織的協(xié)同管理邊界如下圖所示,包括職能型、矩陣型、項目型、混合型。在職能型組織架構中,各部門經(jīng)理承擔項目協(xié)調(diào)的角色。企業(yè)會臨時設定一名項目總負責人,部門經(jīng)理將任務分派給部門職員。項目管理體系需借鑒、融入、引用企業(yè)管理制度。在矩陣型企業(yè)組織中,企業(yè)管理制度與項目管理制度較完善。項目成員從各業(yè)務職能中調(diào)動、組隊。存在項目經(jīng)理與職能經(jīng)理權責交叉的特征,需進一步分析、界定彼此工作權責的界限,對管理制度流程做精簡優(yōu)化。在項目型企業(yè)組織中,項目管理制度流程較完善。通常,企業(yè)另外設有行政、人事、財務、信息、審計等基本管理職能。它們與項目部門獨立并存,有相關制度流程,需與項目管理制度流程整合。項目管理制度流程很難做到體系化的全面設計。通常以企業(yè)管理制度流程為參照規(guī)范。項目組織是企業(yè)組織的子系統(tǒng)。通常企業(yè)高層崗位、基本管理職能不在項目組織內(nèi),因而項目管理體系是企業(yè)管理體系的子體系,既有聯(lián)系又有區(qū)別。項目組織的各類管理活動總體上都是流程管理。包括項目整體流程〔即各階段的主流程、各過程的各類管理流程、甚至會細化到各任務的具體管理流程。這些流程與企業(yè)常規(guī)管理相比較,更具動態(tài)變更的特征,需依照項目進展狀況做到即時調(diào)整、完善?？墒褂米杂赡０媪鞒虒εR時性、未規(guī)范化的項目活動進行協(xié)調(diào)、協(xié)作、報批。對項目管理經(jīng)驗進行總結提煉,進一步設計出項目管理活動中可規(guī)范化的、常態(tài)化的關鍵制度流程以完善企業(yè)管理制度。掌握項目整體管理的要點項目整體管理的要點包括以下方面：項目看板、項目權限、項目變更、綜合決策支持。項目看板設計,可按項目整體、某個階段、某個過程進行信息過濾輸出給有相應權限的用戶。通常,項目看板具有較強的個性化特征,依照相關崗位可訪問的項目信息的權限以多視圖〔即多頁簽界面效果呈現(xiàn)給不同的用戶。下圖示例了同一個項目看板于業(yè)務崗位、財務崗位所呈現(xiàn)的不同內(nèi)容部分：對項目管理進一步擴展,可包括：客戶關系管理、項目銷售管理、項目招投標管理、項目合同管理、供應商關系管理、運維服務管理等。用于構建項目前期、后期的業(yè)務與與項目一體化管理。協(xié)同項目管理平臺致遠V5協(xié)同項目管理平臺〔標準版功能模塊包括：銷售管理、投標管理、合同管理、立項啟動、項目計劃、任務匯報、成本費用管理、材料管理、采購管理、收尾關閉、項目報表、項目門戶、制度公告、信息公布、溝通協(xié)作、項目文檔、知識管理等。項目門戶空間項目門戶空間,可任意設置的各欄目板塊的內(nèi)容及其布局,可穿透查詢到更詳細的關聯(lián)信息?？蔀閮?nèi)部人員、外部人員〔客戶、供應商、外聘專家等配置不同的項目門戶空間。項目銷售管理銷售管理模塊的主要作用是對項目銷售過程進行管控。包括客戶基本檔案、商機信息、商機跟進等。企業(yè)可以按實際管理需求配置流程表〔用于審批、申報、交辦等各類流程化操作的表單與范文模版與信息表〔用于記錄/檔案/臺帳等非流程化的數(shù)據(jù)管理,各類表單的流程與數(shù)據(jù)可以整合為一個完整的管理信息系統(tǒng)。配置過程為所見所得的效果,同時支持電腦端和手機端應用。平臺提供項目銷售管理門戶?？梢詫︿N售人員、銷售主管、分管銷售的領導等崗位自由設置不同的銷售管理門戶內(nèi)容,呈現(xiàn)相關的查詢、統(tǒng)計、待辦銷售工作等。項目立項管理項目啟動過程的關鍵流程示例：項目立項申請流程?？梢园雌髽I(yè)實際管理規(guī)范分別配置預立項審批與正式立項審批。通常預立項是指銷售合同簽訂前的業(yè)務立項,其后會開展招投標、簽署合同等活動。待合同簽訂后可以對預立項的項目進行正式立項,此刻銷售部門會對項目部門進行前期工作交接。下圖為企業(yè)按實際管理需求增加的項目部設立申請流程,用于在項目立項后正式通知項目組織的設立。項目投標管理項目投標管理包括：投標申請、相關資質(zhì)檔案管理、保證金申請與返還、競爭情報錄入等關鍵管理活動。企業(yè)可以按照實際管理規(guī)范調(diào)整后的保證金表與審批流程：企業(yè)可以按照實際管理規(guī)范增加相關的管理表單與流程：項目合同管理項目合同管理包括：合同審批、合同臺帳、合同明細。合同類型可以為框架性合同、常規(guī)合同、委托書。合同明細用于對項目執(zhí)行過程中對甲乙雙方的合同履行過程進行管控、提醒。下圖為按企業(yè)管理規(guī)范配置的實際合同審批表。合同審批表通常采用純表單樣式或范文模版樣式,且需要上傳附件。關鍵合同信息〔如甲方、金額、時間等在兩種樣式中自動同步。項目合同管理可呈現(xiàn)合同管理專用門戶空間,用戶按權限一覽相關項目合同的執(zhí)行情況：項目計劃任務管理項目計劃過程的流程示例：項目計劃審批流程。項目計劃可用WBS樹逐級定義〔如：項目、子項目、階段、子階段、任務、子任務等。任務執(zhí)行狀況填報后自動反饋給上級。在各行業(yè)領域中,各企業(yè)實際管理規(guī)范對項目計劃任務的管理細則差異較大。企業(yè)通常需自行配置個性化的管理表單。下圖示例了某企業(yè)研發(fā)項目的計劃任務編制與報告評審：項目成本費用管理項目執(zhí)行過程的流程示例：項目階段費用審批流程。各企業(yè)對項目成本費用的管理制度有較大差異,通常需結合行業(yè)特點、企業(yè)管理制度做調(diào)整配置：項目材料管理項目材料管理是可選功能模塊。此模塊與項目執(zhí)行過程的諸多功能模塊密切相關,包括材料的采購入庫、庫存盤點、領用出庫等管理流程。下圖示例了對已使用材料的查詢統(tǒng)計。企業(yè)若無ERP或進銷存系統(tǒng),可在本平臺中實現(xiàn)完全適合自身管理特點的項目材料管理模塊。下圖示例了某企業(yè)在本平臺中將項目材料管理與直接成本管理進行一體化核算與流程管控,并進一步將工具、固定資產(chǎn)、租賃機材的業(yè)務管理與財務管理全部通過本平臺進行擴展配置：企業(yè)若有進銷存系統(tǒng)或ERP,可通過整合技術將進銷存系統(tǒng)或ERP的材料庫存、材料采購等業(yè)務數(shù)據(jù)與本平臺做集成,形成更完善以項目管理為主線、具有流程管控、可進行財務業(yè)務核算的全面解決方案。項目采購管理項目采購管理一般是在項目正式立項后進行,也有企業(yè)在項目正式立項前開展必要的前期采購活動〔如：材料詢價、前期業(yè)務中樣品制作所需的材料采購。 采購管理包括供應商基礎檔案管理。采購管理的總體過程是：請購、詢價、訂購、驗收、付款。項目收尾管理項目收尾過程的流程示例：項目驗收審批流程。下圖示例不同企業(yè)在項目驗收工作的調(diào)整配置的專業(yè)要求規(guī)范：項目報表管理項目報表管理支持各類圖形報表、數(shù)據(jù)報表。企業(yè)可以將各類報表進行用戶權限設定并配置到項目門戶空間中：各行業(yè)領域項目管理應用行業(yè)應用層是針對不同行業(yè)領域擴充專業(yè)的項目管理解決方案：* 按行業(yè)分類-房地產(chǎn)開發(fā)項目、工程設計項目、工程施工項目、裝潢裝修項目、展會項目、科研項目、勘探項目、基金產(chǎn)品開發(fā)項目、醫(yī)藥研發(fā)項目、制造業(yè)業(yè)務項目〔DTO、MTO、ATO業(yè)務模式等；* 按職能領域-市場活動項目、開店項目、IT建設項目、投資項目等。各行業(yè)、各職能領域的項目管理側重點、深淺度有一定差異,且需結合企業(yè)管理訴求的"輕重緩急"做整體規(guī)劃、分布實施。下表舉例部分行業(yè)建設協(xié)同項目管理平臺的建議性參考標準：行業(yè)/職能領域建設階段及內(nèi)容工程施工項目第一階段：關鍵要素管控關鍵信息：客戶檔案、項目檔案、進度計劃、技術交底記錄、成本預算、工程結算、工程決算、人力資源檔案、供應商檔案、項目文檔；關鍵流程：投標審批、立項審批、合同審批〔項目合同、分包合同、采購合同等、進度計劃審批、技術交底審批、采購審批、采購付款審批、變更簽證流程、工程整改審批、驗收審批；后續(xù)階段：完善信息與流程一體化管理,實現(xiàn)項目全程精細管理市場管理、客戶管理、銷售管理、投標管理、項目計劃管理、成本管理、合同管理、材料管理、費用管理、資金管理、質(zhì)量管理、維保管理、項目報表展會項目第一階段：關鍵要素管控關鍵信息：客戶檔案、項目檔案、前期成本預算、布展前成本預算、項目成本決算、供應商檔案、人力資源檔案、項目文檔；關鍵流程：立項審批、合同審批〔項目合同、勞務合同、采購合同等、成本預算申報、成本決算申報、采購審批、采購付款審批、合同外采購與服務審批、驗收審批；后續(xù)階段：完善信息與流程一體化管理,實現(xiàn)項目全程精細管理市場管理、客戶管理、銷售管理、項目計劃管理、合同管理、場地管理、水電管理、材料管理、保潔管理、安保管理、成本管理、費用管理、資金管理、項目報表；企業(yè)可以在協(xié)同項目管理平臺中進一步擴充與深化應用,實現(xiàn)項目前、中、后期的一體化業(yè)務協(xié)同管理。延伸上下游業(yè)務：客戶管理模塊深化為客戶關系管理模塊〔CRM,客戶方可通過"客戶門戶"與企業(yè)開展在線業(yè)務協(xié)作；供應商管理模塊深化為供應商關系管理〔SRM,供應商可通過"供應商門戶"與企業(yè)開展在線業(yè)務協(xié)作。深化內(nèi)部管理：在協(xié)同管理平臺中部署庫存管理模塊、物資設備管理模塊、物流管理模塊等,與協(xié)同項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)更精細化的業(yè)務協(xié)作；可以與企業(yè)ERP、SCM等系統(tǒng)進行集成整合。聯(lián)動后期業(yè)務：在協(xié)同管理平臺中部署運維服務系統(tǒng)、經(jīng)營管理系統(tǒng),與協(xié)同項目管理系統(tǒng)構建一體化的業(yè)務協(xié)同平臺。信息整合專業(yè)項目管理軟件側重于專業(yè)領域的財務與業(yè)務一體化核算,可與致遠協(xié)同項目管理平臺進行流程、數(shù)據(jù)、消息、門戶等技術整合,構建起全項目生命周期的流程一體化管控與財務業(yè)務一體化核算的信息化管理平臺。致遠協(xié)同管理平臺相對傳統(tǒng)BPM軟件〔側重于較穩(wěn)定的、剛性的企業(yè)管理流程來說具備更完善、更先進的技術優(yōu)勢,可同時實現(xiàn)剛性與柔性的流程管理機制,稱之為二元化工作流程〔獲得國家專利,可適用于企業(yè)管理流程與項目管理流程的全面體系化建設。方案價值協(xié)同管理思想是以人為本的管理文化和組織協(xié)作精神。協(xié)同項目管理平臺是將這管理思想給予解讀、貫徹、實踐、總結的