辦公用品管理制度-(鑫輝)初稿

辦公用品管理制度一、總則（一）為加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費(fèi)，特制定本制度。（二）規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)和一般辦公用品。1、固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。固定資產(chǎn)需要遵守固定資產(chǎn)管理制度。2、一般辦公用品包括剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀、簽字筆、鉛筆、信箋、信封、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印刷品、印泥、釘書針、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊(cè)、卷宗、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、紙杯、計(jì)算器、電池等。3、員工應(yīng)對(duì)辦公用品應(yīng)本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)的原則。對(duì)于消耗品第二次發(fā)放起，必須實(shí)行以舊換新。4、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用。不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利。不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程。二、辦公用品計(jì)劃1、各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前編制并提報(bào)下月辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)辦公室。經(jīng)辦公室審核后方交辦公用品管理員進(jìn)行登記申領(lǐng)。（附件：表1《部門辦公用品申領(lǐng)單》）2、管理員核對(duì)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表單與辦公用品臺(tái)賬庫存后，編制《辦公用品申請(qǐng)購置計(jì)劃表》，經(jīng)辦公室、總經(jīng)理批簽字后，將采購計(jì)劃單交由采購進(jìn)行采購。（附件：表2《辦公用品申請(qǐng)購置計(jì)劃表》）三、辦公用品購置1、根據(jù)審批簽字后的《辦公用品申請(qǐng)購置計(jì)劃表》在月底實(shí)施采購。2、采購員須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場(chǎng)價(jià)格，保證最優(yōu)性價(jià)比和質(zhì)量。3、臨時(shí)急需的辦公用品，由部門辦公用品負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)部門總監(jiān)確認(rèn)，總裁批準(zhǔn)后購置。4、對(duì)于單價(jià)超過500元以上的辦公用品采購應(yīng)先詢價(jià)、比價(jià)最終由總經(jīng)理同意后方可采購。5、購買的辦公用品在入庫前要進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不符合要求的，有采購人員負(fù)責(zé)辦理退換貨手續(xù)。6、辦公用品發(fā)票應(yīng)由管理員簽字確認(rèn)入庫后，方可報(bào)銷。四、辦公用品的發(fā)放及使用（一）個(gè)人辦公用品的發(fā)放1、新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備辦公用品。2、個(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實(shí)填寫《個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單》，經(jīng)部門審核并簽字后，由管理員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放。（附件：表3《個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單》）3、管理員根據(jù)個(gè)人領(lǐng)取情況做出詳實(shí)登記，負(fù)責(zé)建立個(gè)人用品領(lǐng)取檔案，根據(jù)申請(qǐng)單對(duì)應(yīng)詳實(shí)填寫《個(gè)人物品領(lǐng)取登記表》。（附件：表4《個(gè)人物品領(lǐng)取登記表》）（二）部門辦公用品的發(fā)放1、剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀等按辦公室分配。2、計(jì)算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。3、管理員根據(jù)各部門已編制簽批的《部門辦公用品申領(lǐng)單》建立檔案，制《部門辦公用品領(lǐng)取登記表》，據(jù)表單如實(shí)發(fā)放所列物品，部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取后需簽字確認(rèn)。（附件：表5《部門辦公用品領(lǐng)取登記表》）（三）電話、計(jì)算器、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、裁紙刀、直尺、起釘器、鼠標(biāo)、鍵盤等耐用辦公用品，已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。（四）辦公用品的維修及報(bào)廢1、在保修期內(nèi)的應(yīng)有管理人員聯(lián)系供貨單位進(jìn)行維修維護(hù)。2、對(duì)電腦、打印機(jī)等需要外單位進(jìn)行維修點(diǎn)應(yīng)由辦公室審批后方可維修。（五)打印復(fù)印紙張使用1、在部門在打印文件、資料前要做好預(yù)覽，認(rèn)真核對(duì)內(nèi)容、格式落款等，以減少錯(cuò)誤避免浪費(fèi)紙張。2、在各個(gè)辦公室設(shè)置回收紙分類箱A可再次打印的紙張；B不可在使用的紙張，充分利用紙張。3、內(nèi)部等非正式或文件草稿初稿等還需要修改、內(nèi)部討論的資料不得使用新紙，文件傳輸盡量使用電子文檔發(fā)送，打印復(fù)印較多文件根據(jù)需要可以選擇雙面打印。4、禁止員工在公司打印復(fù)印私人的材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將給予當(dāng)事人處罰。五、管理員職責(zé)1、管理員須建立和登記辦公用品臺(tái)賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。2、管理員須定期或不定期盤點(diǎn)，查對(duì)臺(tái)賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。3、管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。4、管理員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六、辦公用品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動(dòng)等原因需進(jìn)行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接或收回時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1、移交人需逐項(xiàng)列出物品清單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人（保管人）的責(zé)任，另行處理。2、管理員需據(jù)清單核實(shí)后填寫《辦公用品交接登記表》，存檔備查。若接收人為管理員本人時(shí)，管理員需仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，并且做好登記入庫工作。（附件：表6《辦公用品交接登記表》）辦公用品單價(jià)表耐用品易耗品編號(hào)名稱單位/型號(hào)單價(jià)編號(hào)名稱單位/型號(hào)單價(jià)1裝訂機(jī)168全鋼210.001筆記本黑皮大號(hào)18.002電話機(jī)飛利浦145.002大本13.003索瑞特45.003小本5.004鍵盤雙飛雁50.004記事本仿皮7.005鼠標(biāo)雙飛雁30.005記事貼本2.006計(jì)算器1200V32.006賬本本14.007AL-2820.007口曲紙張0.458插線板10m8孔75.008紅色/包15.0095m3孔28.009印油瓶16.50103m10孔50.0010粘桌筆支3.5011簽字文件架個(gè)30.0011記號(hào)筆支2.8012文件架好的15.0012簽字筆盒22.8013普通11.0013支2.0014A4板夾個(gè)7.0014專用財(cái)務(wù)用筆0.38mm5.4815文件雙夾個(gè)4.8015水筆芯0.38mm4.3016資料冊(cè)100頁15.0016簽字筆芯盒14.001760頁10.0017圓珠筆支0.801830頁7.0018鉛筆支0.5019名片冊(cè)300頁12.0019旋轉(zhuǎn)拉桿夾個(gè)1.8020剪刀把3.5020拉邊袋個(gè)1.0021裁紙刀把3.0021拉桿夾個(gè)0.8022打孔器個(gè)8.5022裁紙刀片盒2.0023訂書器個(gè)8.5023不干貼包3.5024啟訂器臺(tái)3.0024修改液瓶3.0025檔案盒塑料7.0025雙面膠卷2.0026筆筒個(gè)5.0026膠棒15g1.9027直尺30CM/把3.0027小膠條卷0.502820CM/把2.0028橡皮擦塊1.5029垃圾筒個(gè)7.0029曲別針盒1.0030大膠袋座個(gè)15.0030釘書釘盒1.00表1：部門辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門：年月日編號(hào)名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字行政總監(jiān)簽字注：部門人員填寫→部門領(lǐng)導(dǎo)審核→行政管理中心簽批→管理員建檔后如實(shí)發(fā)放表2：辦公用品申請(qǐng)購置計(jì)劃單日期：年月日編號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備注總裁/董事長(zhǎng)簽字采購部門行政管理中心意見管理員注：管理員編制購買清單→辦公室審核簽字→總經(jīng)理簽批→采購人員采購。表3：個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單日期：年月日所在部門申請(qǐng)人編號(hào)申請(qǐng)物品規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)取備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字領(lǐng)取時(shí)間表4：個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門領(lǐng)取人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)總金額備注注：此表由辦公用品管理員負(fù)責(zé)登記、建檔。表5：部門辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格單位