如何做好辦公室來訪接待工作

如何做好辦公室來訪接待工作做好辦公室來訪接待工作的方法1

保證辦公室整潔、干凈:

當有客人來自己家中拜訪的時候，我們都會對家中的角角落落提前打掃一番。辦公室也一樣，我們應(yīng)該每天對辦公室進行打掃，保證辦公室地面的清潔。對辦公桌上的物品進行分類擺放，不要東一堆、西一堆的讓人看起來很雜亂。辦公室是否整潔、干凈可能會直接決定客人對公司的第一印象。

提前布置會談場所：

當有客人前來的時候，一般都會安排他們在會議室進行會談。因此在會談之前應(yīng)該提前布置好會議室，擺放一些花等裝飾。如果是商務(wù)會談，還應(yīng)該提前準備好跟會談有關(guān)的材料，提前安裝好會議電話、投影儀等會議工具。

提前準備茶水、水果：

不管來訪的客人身份如何，在交談之前我們都應(yīng)該給客人們端上一杯茶水，如果有條件可以在辦公室中擺放一些新鮮的水果、瓜子之類的小吃給客人們品嘗，也可以在辦公室中準備一些瓶裝礦泉水之類的飲品。

提前通知同事將有客人來訪：

雖然辦公室是辦公的地方，一般大家都會專心工作，但難免會存在在休息時間三兩同事交談的情形。當?shù)弥锌腿藖碓L時，提醒交談的同事們談話聲音低點，不要吵吵鬧鬧的，以免影響公司的形象。

服裝穿戴干凈、整潔：

辦公室是大家辦公的地方，屬于公共場合。所以員工在這里辦公的時候一定要注重自己的服裝，穿正裝上班，切勿穿的太休閑，也不能穿的太花哨。如果有些公司有規(guī)定要穿工作服上班，那就應(yīng)該根據(jù)公司的要求穿上干凈的工作服。

提前制定好參觀路線：

當有客人們前來參觀、考察自己的公司時，應(yīng)該提前幾天跟各個領(lǐng)導商量好具體參觀的路線。如果是參觀工廠車間等場所，還應(yīng)提前準備好安全帽，并要求車間各崗位員工按規(guī)范要求進行操作。提前制定好參觀路線并交代好各崗位的員工，盡量做到十全十美。

安排好交通、住宿：

如果是遠方的客人前來參觀，我們應(yīng)該提前跟對方取得聯(lián)系，獲得對方到達目的地的具體時間，如果可以應(yīng)該安排公司的司機前去接應(yīng)。當會談結(jié)束后還應(yīng)該安排適當?shù)膱鏊o客人們用餐，并應(yīng)安排好干凈、清潔的酒店給客人們休息。

做好辦公室來訪接待工作的方法2

"凡事預(yù)則立不預(yù)則廢",每有接待任務(wù)時，作為整體籌劃人員得提前方方面面考慮，從每個細節(jié)，每個程序過程入手，都要細細從自己腦海里像放電影一般細細過一遍。

接待前做好充分的準備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，明確上級領(lǐng)導此行的目的意圖。具體包括上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級領(lǐng)導來檢查指導哪些工作、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，匯報材料準備等各項工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待迎檢方案，主要包括所需材料的準備、迎接引導、座談匯報、食宿安排、結(jié)束送行、宣傳報道、注意事項等。方案中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細化到部門和責任人。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導審閱，待領(lǐng)導審定后，及時通知有關(guān)人員或召開專題會議詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時調(diào)整，并及時通知有關(guān)工作人員。

每次檢查接待都緊緊張張，把自己也搞得手忙腳亂，還總會出錯，達不到領(lǐng)導滿意的效果。其實早早籌劃，把每一個可能發(fā)生的情況，把每一個細節(jié)都想到了、安排扎實了，就完全可以有條不紊的做好接待的每項工作。

(一)迎接引導，沿途介紹。迎接時要根據(jù)人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與所接人員在級別或身份上對等或稍低一點，并提前到達車站或約定地點。接到后，沿途要主動介紹景觀或接待安排情況，征求意見，要避免冷場。迎接還要注意引導時自己行走的位置、問候握手時的動作、介紹雙方領(lǐng)導的順序、乘坐車時的禮節(jié)等。

(二)檢查工地，精心準備?，F(xiàn)場檢查要提前安排好車輛，人多時注意將車輛編號，引導客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導車輛，交待清楚行走路線。施工現(xiàn)場要提前準備好安全帽，茶水或礦泉水，餐巾紙等，材料要堆碼整齊，橫幅要放到懸掛到醒目位置，展板要整潔干凈，能充分顯示公司文化及項目部施工動態(tài)，并要有專人做施工介紹，同時要安排好休息地點、方便地點等，(如果要乘坐專列時就得注意軌道車的布置：椅子，茶幾、紙巾、垃圾桶、煙灰缸、擴音器等)檢查完后要有專人回收安全帽，給參觀者留一個善始善終的好印象。

(三)住宿吃飯，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進行安排，酒店及房間類別要提前溝通，確認來訪領(lǐng)導的身份以預(yù)定相應(yīng)級別的房間，在樓層及房間號上都要有所講究。如果在項目部小餐廳用餐就得提前安排，一是小餐廳餐桌準備：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套并要及時清洗保持干凈，餐具要按規(guī)格擺放整齊，有的餐具用的時間長了有茶漬等，用去污粉可以清洗干凈，轉(zhuǎn)盤玻璃也得擦洗干凈。二是消毒柜、冰柜，空調(diào)等設(shè)備及綠色盆栽要注意打掃，及時將上面灰塵拂去。三是注意小衛(wèi)生間的環(huán)境衛(wèi)生，不能留死角。就餐要嚴格按照接待標準，突出地方及時令蔬菜等特色，根據(jù)來人習慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生及有沒有忌口的。就餐時本單位參加人員應(yīng)與領(lǐng)導對等或高半格，并安排好座次。

(四)注意送行，善始善終。接待結(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時熱情迎接，走時冷冷清清，導致整個接待效果大打折扣?？上葞椭腿擞喓密嚻?，屆時做好送站工作。

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結(jié)，看看哪些方面做的比較到位，哪些方面還存在問題或不足，要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率。同時，作為辦公室人員要注意平時的學習積累，了解掌握各方面的.知識(自己平時工作能用到的所有資源)，特別是對項目部施工生產(chǎn)，本地本部門的情況要了如指掌，為自己進一步做好接待工作做好鋪墊。

做好辦公室來訪接待工作的方法3

接待工作是企業(yè)辦公室工作系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，接待工作水平高低能夠集中反映一個企業(yè)的整體形象，能夠展示出接待人員的素質(zhì)和能力，同時對于推動工作開展也具有十分重要的作用。在新形勢下，為適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，辦公室接待工作必須做到熱情周到、耐心細致、規(guī)范有序、客人滿意，從而更好地發(fā)揮職能部門作用，以實際行動樹立現(xiàn)代企業(yè)機關(guān)的新形象。

一、認真細致地做好接待前準備

接待前做好充分的準備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，溝通情況，了解意圖。在接到上級部門或?qū)Ψ降耐ㄖ螂娫捄?，?yīng)立即向有關(guān)領(lǐng)導匯報，并主動與對方取得聯(lián)系，了解清楚上級或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還應(yīng)掌握上級領(lǐng)導來檢查指導哪些工作或來訪客人的主要目的、有什么要求、活動的方式等等，以便安排好餐飲、車輛，確定參觀或會務(wù)類型及地點等各項工作。

其次，超前考慮，周密安排。在了解掌握以上情況后，對接下來的接待工作進行充分考慮，主要包括所需材料的準備、會務(wù)地點的確定、餐飲的安排、結(jié)束送行的禮節(jié)及其他有關(guān)注意事項等。考慮中的每項任務(wù)、每一個環(huán)節(jié)都要細化任務(wù)，做到分工合理，責任明確，使每項工作都有人負責、有人承擔、有人落實。在考慮接待工作時要注意對待上級機關(guān)與兄弟單位的區(qū)別，因人而異，根據(jù)需要妥帖安排。接待工作考慮成熟之后，及時向主管領(lǐng)導匯報，征求領(lǐng)導意見，并按照領(lǐng)導要求進一步完善接待工作。接下來，就進入了具體實施階段：一是迅速召集辦公室有關(guān)人員對接待工作進行詳細安排，讓每個參與人員都明確自己的職責和任務(wù)。二是對開會時所需材料的撰寫、打印進行督促辦理，必須在會前整理出來，同時對開會時所需的水果、茶水等接待物品進行準備，發(fā)現(xiàn)不足，及時采購，以防會議期間不夠用。三是通知餐飲部門做好桌次的安排、飯菜的準備工作。各項細節(jié)都必須考慮到、安排到，確保萬無一失。

接待工作比較繁雜，每一個環(huán)節(jié)都直接或間接地影響到單位的整體形象，接待人員一定要細心、小心，不能粗心大意、寧可備而不用，不可用而不備，否則就會在變化了的情況面前束手無策，易出漏洞。這方面的體會是很深的，偶然的情況，往往會使我們措手不及。如有時召開會議按通知要求有這么多人參加，準備了這么多的會場和桌椅，結(jié)果有些單位多派一些人參加，臨時找人擺座椅弄得手忙腳亂，使與會人員不能按時就座。有時出席會議領(lǐng)導有變化，本來了解到一位領(lǐng)導出差未回，座牌就沒有放，結(jié)果在臨開會的幾分鐘這位領(lǐng)導突然來了，弄得措手不及。不管怎么說這都是由于工作考慮不細造成的。所以說辦會要經(jīng)得起檢驗，辦事要經(jīng)得起核查。計劃要周詳，行動要謹慎。接待人員必須使自己養(yǎng)成細心再細心的工作習慣。

二、熱情周到地做好接待中服務(wù)

在具體接待工作中，要安排好迎接、會務(wù)、餐飲、送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個環(huán)節(jié)銜接妥當。首先是迎接上級領(lǐng)導或兄弟單位。作為負責接待工作的責任人，在上級領(lǐng)導或兄弟單位領(lǐng)導確定的出發(fā)時間前，與其隨行負責人員取得聯(lián)系，以便得知領(lǐng)導何時出發(fā)，以防領(lǐng)導有什么重要事務(wù)推遲出發(fā)時間而作為接待單位不知道。如果通過聯(lián)系確定領(lǐng)導已出發(fā)，作為接待負責人就要及時通知領(lǐng)導，讓領(lǐng)導做好下樓接待準備。迎接領(lǐng)導時還要注意自身行走的位置、問候握手時的動作、介紹領(lǐng)導的順序及會議座次的安排等。其二，要注意會務(wù)過程中服務(wù)的細節(jié)，服務(wù)人員在倒水時，定點定時，每隔15分鐘或半個小時到會議室倒水一次，作為接待負責人在會務(wù)期間，如發(fā)現(xiàn)那位領(lǐng)導水已喝完，要及時通知服務(wù)人員來倒水。

其三，餐飲要提前征求意見，及早安排。作為接待負責人要與來查、來訪領(lǐng)導的隨身人員及早進行溝通，了解他們一行中有無少數(shù)民族或其他注意事項，在安排餐飲時，更得心應(yīng)手，更容易使到來人員感覺考慮的周到、服務(wù)的到位。

最后，注意送行時的禮節(jié)。各項活動、議程結(jié)束后，應(yīng)安排好送行，提前通知司機到餐廳門口，等候領(lǐng)導。在領(lǐng)導上車前，握手送行，上車后，揮手告別，祝來查、來訪人員一路順風。還要注意必須等來查、來訪人員乘坐的車輛啟動后再離開。

三、及時全面地做好接待后總結(jié)

整個接待活動結(jié)束后，接待人員要對本次活動進行認真全面的總結(jié)，看看哪些方面是領(lǐng)導最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚，不足之處注意彌補改進。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率，使今后的接待工