機要人員管理制度

XX公司

機要人員管理制度頁數(shù)：共9頁編制單位：綜合部編制日期：施行日期：第一條目的為了規(guī)范機要人員的職業(yè)行為，符合公司管控模式的需要，特制定本制度第二條適用范圍公司高級管理人員、機要人員、檔案管理、助理、貴重物品保管、財務(wù)、人事等涉密人員。第三條職責(zé)劃分一、 自覺遵守公司的各項保密管理規(guī)定；二、 不打聽與本職工作無關(guān)的公司信息；三、 不向與保密項目無關(guān)的人員提及保密信息；四、 不從事第二職業(yè)或利用公司商業(yè)秘密為個人牟利；五、 不該說的秘密，絕對不說；六、 不該問的秘密，絕對不問；七、 不該看的機密，絕對不看；八、 不該記錄的機密，絕對不記錄；九、 不在非保密本記錄機密；十、不在私人通信中涉及機密；十一、不在公共場所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C密；十二、不在不利保密的地方存放機密文件資料；十三、不攜帶機密材料游覽參觀、探親、訪友和出入公共場合；十四、不隨便翻印機密材料。第四條工作內(nèi)容一、文件類管理（一）文件印制絕密、機密級文件由秘書、機要人員等涉密人員本人打印，不得交非涉密人員打??；打印文件時廢棄的紙張要及時處理，不得留在打印機上；文件復(fù)印時廢棄的紙張要及時處理，不得留在復(fù)印機上；文件復(fù)印完畢，要將原件收回；密級文件的復(fù)印要提出書面申請，經(jīng)相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，依據(jù)審批單做好登記記錄；不私自拷貝工作范圍之外的秘密文件到移動存儲設(shè)備上。（二） 文件發(fā)放絕密、機密級文件要專人傳送，由收件人簽收；傳遞絕密級文件時要密封，或送到收件人本人手里；密級文件盡量不要微信傳遞。文件上網(wǎng)前，要進行密級審查；不宜在網(wǎng)上傳送機密級文件；禁止在網(wǎng)上傳送絕密級文件；（三） 文件傳閱文件要確定傳閱范圍。保密文件要在限定的范圍內(nèi)傳閱；含有商業(yè)秘密的文件，禁止張貼在對外公開的公告欄上；密級文件的查閱要經(jīng)相應(yīng)級別的領(lǐng)導(dǎo)審批，并予以登記。（四） 文件保存保密文件要與其他文件分開放置；保密文件要密存在保密文件柜中，保密文件柜應(yīng)上鎖或設(shè)置有效密碼，并定期更換密碼；個人未處理完的密級文件要密存；非必要時，禁止將密級文件或磁盤拿出公司；密級文件或磁盤帶出公司要經(jīng)相關(guān)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)審批，并配合安全管理人員檢查；重要的文件需做好備份，備份軟盤要保存在保密文件柜中；存儲在網(wǎng)上的資料要設(shè)有密碼保護。（五）文件銷毀打印、復(fù)印密級文件形成的廢紙要及時用碎紙機銷毀；蓋章文件作廢后，及時用碎紙機銷毀；不重復(fù)使用寫有重要內(nèi)容的紙張。二、 印章管理（詳見印章管理制度）三、 檔案管理（一） 檔案的收集整理合同簽訂完畢及時收集原件存檔管理；機密檔案專人管理；設(shè)計成果類文件及時收集電子版保管；集團下發(fā)制度收集紙質(zhì)版本及WORD和PDF格式分別進行保存；企業(yè)文化類資料（含照片影像資料）電子版保存；公司對外的正式發(fā)文、簽訂的合同、協(xié)議等按相關(guān)辦法收集歸檔；其他類資料按相關(guān)管理制度執(zhí)行；（二） 檔案的借閱使用需完成《審批表》方可借閱使用；借閱文件時，做好借閱登記；機密、秘密、絕密檔案的借閱一律按照權(quán)責(zé)手冊要求完成審批；借出文件不宜時間過長，不得轉(zhuǎn)借他人；如續(xù)借則需再次填寫申請表；及時催還借用文件。（三）檔案的保管已經(jīng)辦理完畢的文件要及時歸檔；機要人員及時將歸檔的資料進行清理，登記造冊，重要文件要標(biāo)注密級（絕密、機密、秘密）；對已歸檔的文件進行季度性檢查、整理和清理；歸檔文件收集齊全，按時間、種類依序排列；存檔文件必須為原件；文件歸檔時要有交接手續(xù)；案卷封面及冊封按企業(yè)規(guī)定格式貼標(biāo)；四、 計算機與網(wǎng)絡(luò)（一） 個人計算機要設(shè)置開機密碼和屏幕保護密碼。必要時，要定期更換密碼；（二） 計算機文件共享時，必須設(shè)置有效口令，口令應(yīng)設(shè)為無規(guī)律的字符串；（三） 共享文件傳送完畢后，應(yīng)及時取消共享；（四） 保存好自己的文件，不和他人共用郵箱；（五） 軟盤專用，非保密文件和保密文件不在同一軟盤上備份；（六） 不通過E-mail發(fā)送涉及機密的內(nèi)容；不發(fā)與本職工作無關(guān)的內(nèi)容。五、 工作場所（一） 下班前要清理桌面上的文件，有保密內(nèi)容的要密存；（二） 密級文件不能隨便擺放或丟棄；（三） 非機要管理相關(guān)人員禁止進入檔案室；（四）有責(zé)任監(jiān)督、督促本公司人員遵守保密規(guī)定。六、 接聽電話（一） 公司內(nèi)部電話，如涉及機密內(nèi)容，要問清對方的姓名、職務(wù)，并確認后再作決定；（二） 遇有不明身份的人來電話詢問涉及公司秘密時，要根據(jù)當(dāng)時的具體情況，婉言謝絕；（三） 問清對方住址、姓名、電話，做記錄后，再回撥電話答復(fù)。七、 舉行會議（一） 機密的會議通知和含有機密內(nèi)容的各種通知，不得發(fā)在公告牌上，而要發(fā)至本人或發(fā)至其郵箱中；（二） 在外舉行機密會議，會前或會議期間，不向無關(guān)人員透露會議舉行的時間、地點以及會議內(nèi)容；（三） 妥善保管發(fā)放的密級會議資料，不得隨便放置、復(fù)印或轉(zhuǎn)交他人；（四） 會后要清理會場。會議資料無論有無保留價值，不可隨意丟棄。八、 對外交往（一） 對陌生人的問詢要提高警惕。明確什么該說，什么不該說；（二） 客戶詢問涉及公司秘密時，要禮貌謝絕；（三） 發(fā)現(xiàn)有泄密情況，要立即制止，及時匯報。九、 對外宣傳（一） 對外宣傳（技術(shù)、商務(wù)）口徑要與公司保持一致。宣傳以公司公開的資料為主；（二） 宣傳時，不得透露公司技術(shù)秘密；（三） 處于預(yù)研、立項階段的項目，未經(jīng)批準(zhǔn)不公開宣傳；（四）在國內(nèi)外刊物上發(fā)表文章，事先要經(jīng)過審查。十、合作交流（一） 與合作商、供應(yīng)商接觸時，若涉及商業(yè)或技術(shù)秘密，應(yīng)事先與之簽訂保密協(xié)議；（二） 合作商、供應(yīng)商接待應(yīng)在專門的接待室進行。在公司內(nèi)活動時，要安排專人陪同。接待完畢要及時填寫接待記錄；（三） 對合作單位人員進行培訓(xùn)時，培訓(xùn)教材的內(nèi)容應(yīng)嚴格把關(guān)；（四） 只提供與合作有關(guān)的必要資料，提供秘密資料時需要經(jīng)過審批;（五） 合作方派人在公司工作時，還需與其個人簽訂保密協(xié)議。只向其提供與工作有關(guān)的資料，接觸秘密資料時要求登記。第四條考核標(biāo)準(zhǔn)一、 機要人員泄露保險柜密碼，因失密而產(chǎn)生損失性后果的。給予解除勞動合同處分并不負責(zé)給予解除勞動合同的經(jīng)濟補償。二、 如發(fā)現(xiàn)泄露企業(yè)機密，情節(jié)輕微者，單次給予500元罰款同時提