人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解

什么是人力資源信息系統(tǒng)

HRIS是組織進(jìn)行相關(guān)人及人工作方面信息搜集、保留、分析和匯報(bào)過(guò)程，是取得人力資源決議所需相關(guān)及時(shí)信息有組織方法，它往往經(jīng)過(guò)利用計(jì)算機(jī)或其它先進(jìn)技術(shù)來(lái)促進(jìn)決議過(guò)程。“系統(tǒng)”特指為實(shí)現(xiàn)特定目標(biāo)而將各種分散活動(dòng)組合成合理、有意義整體過(guò)程。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第1頁(yè)人力資源信息系統(tǒng)復(fù)雜程度人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第2頁(yè)建立HRIS應(yīng)著眼于企業(yè)實(shí)際HRIS是進(jìn)行人力資源規(guī)劃所必不可少，而且是當(dāng)代企業(yè)HRM基礎(chǔ)性工作。HRIS內(nèi)容龐雜，有些信息采集成本較高，即使從理論上講，HRIS越詳細(xì)越好，但這勢(shì)必增加了企業(yè)管理成本，達(dá)不到有效進(jìn)行HRM目標(biāo)。同時(shí)還要考慮企業(yè)發(fā)展時(shí)系統(tǒng)擴(kuò)展性和使用過(guò)程中系統(tǒng)可修改性。因?yàn)槿魏我晃宦殕T信息都不是永遠(yuǎn)不變，隨時(shí)需要更新。建立HRIS這一過(guò)程要考慮以下原因：1、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及現(xiàn)有規(guī)模；2、管理人員對(duì)人力資源相關(guān)數(shù)據(jù)要求掌握詳細(xì)程度；3、企業(yè)內(nèi)部信息復(fù)制及傳遞潛在可能性；4、人力資源管理部門(mén)對(duì)HRIS利用程度和期望；5、其它企業(yè)人力信息系統(tǒng)建立和利用情況。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第3頁(yè)HRIS所提供信息主要特征

1、及時(shí)。管理者必須能夠取得最新信息。2、準(zhǔn)確。管理者必須能夠依賴系統(tǒng)所提供信息準(zhǔn)確性。3、簡(jiǎn)明。管理者一次只能吸收一定量信息，系統(tǒng)不應(yīng)該讓主要信息被淹沒(méi)。4、相關(guān)。管理者應(yīng)該能經(jīng)過(guò)系統(tǒng)取得特定情況下有較針對(duì)性信息。5、完整。管理者應(yīng)取得完整，而不是部分信息。

假如缺乏上述特征之一，都會(huì)降低HRIS有效性并使決議過(guò)程復(fù)雜化。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第4頁(yè)有效HRIS所產(chǎn)生若干主要報(bào)表和與經(jīng)營(yíng)相關(guān)預(yù)測(cè)

1、常規(guī)報(bào)表：按時(shí)間進(jìn)度匯總經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。如每七天或每個(gè)月用人情況報(bào)表可能被送達(dá)總經(jīng)理，而每個(gè)季度該報(bào)表可能被送達(dá)最高管理層。2、例外情況報(bào)表：著重強(qiáng)調(diào)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中十分嚴(yán)重、足以引發(fā)管理者注意改變。如人力資源經(jīng)理可能對(duì)質(zhì)量例外報(bào)表這類信息感興趣，從而確定是否需要額外培訓(xùn)。3、按需提供報(bào)表：如含有5年工作經(jīng)驗(yàn)、能講流利西班牙語(yǔ)工程師數(shù)量是人力資源可能要求一個(gè)按需提供報(bào)表。4、預(yù)測(cè)：預(yù)測(cè)將一個(gè)模型應(yīng)用于特定情況。管理者需要預(yù)測(cè)為滿足企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)需求所需要員工數(shù)量和質(zhì)量。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第5頁(yè)HRIS功效

1、可為企業(yè)提供人力資源數(shù)據(jù)，方便企業(yè)制訂發(fā)展戰(zhàn)略，包含人力資源規(guī)劃。2、可為人力資源決議提供信息支持。3、可為企業(yè)管理效果評(píng)定提供反饋信息。4、可為其它相關(guān)人力資源活動(dòng)提供快捷、準(zhǔn)確信息。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第6頁(yè)HRIS所包含基礎(chǔ)信息（1）◆自然情況：性別、年紀(jì)、民族、籍貫、政治面貌、體重、健康情況等?！糁R(shí)情況：文化程度、專業(yè)、學(xué)位、所取得各種證書(shū)、職稱等?！裟芰η闆r：表示能力、操作能力、管理能力、人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力及其它專長(zhǎng)種類與等級(jí)?！糸啔v與經(jīng)驗(yàn)：做過(guò)何種工作、擔(dān)任何種職務(wù)及任職時(shí)間、調(diào)動(dòng)證實(shí)和原因、總體評(píng)價(jià)等。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第7頁(yè)HRIS所包含基礎(chǔ)信息（2）◆心理情況：興趣、偏好、主動(dòng)性水平、心理承受能力等?！艄ぷ髑闆r：當(dāng)前所屬部門(mén)、崗位、等級(jí)、直接領(lǐng)導(dǎo)和下屬、績(jī)效及適應(yīng)性等。◆收入情況：工資、獎(jiǎng)金、津貼及職務(wù)外收入等?！艏彝ケ尘凹吧钋闆r：興趣情況及偏好、家庭職業(yè)取向及個(gè)人對(duì)未來(lái)職業(yè)生涯設(shè)計(jì)等?！羲诓块T(mén)使用意圖：提、留、調(diào)、降等。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第8頁(yè)HRIS所包含基礎(chǔ)信息（3）

依據(jù)上述信息，可綜合開(kāi)發(fā)許多有用二次信息。如人力分布、結(jié)構(gòu)、主動(dòng)性及冗員等。依據(jù)國(guó)外相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，250人以下組織，員工檔案管理和索引卡系統(tǒng)十分有效，但對(duì)大型組織則需采取計(jì)算機(jī)，且需配置現(xiàn)有些人力資源管理經(jīng)驗(yàn)，又懂計(jì)算機(jī)專門(mén)人員負(fù)責(zé)建立和管理人力資源信息系統(tǒng)。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第9頁(yè)HRIS所包含基本模塊1、資料備份、操作日志、用戶（高層、中層、普通員工）權(quán)限管理（企業(yè)公告板、公共信息查詢、個(gè)人信息查詢、留言板等）、審批權(quán)限、預(yù)警系統(tǒng)等功效必須滲透到HRIS體系之中。2、基本信息模塊：組織結(jié)構(gòu)信息（支持虛擬組織建立、維護(hù)等）、員工個(gè)人基本信息、人力資源管理方面規(guī)章制度查詢。3、戰(zhàn)略模塊：企業(yè)戰(zhàn)略與人力資源戰(zhàn)略結(jié)合、人力資源規(guī)劃（人力資源需求和供給預(yù)測(cè)）。4、企業(yè)人力資源管理實(shí)踐模塊：招聘與甄選、培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)、績(jī)效管理、薪酬管理、員工關(guān)系管理（社會(huì)保險(xiǎn)及商業(yè)保險(xiǎn)、考勤〈包含休假〉、勞動(dòng)協(xié)議管理〈轉(zhuǎn)正、離職、辭退、退休等〉、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理）、人力資源調(diào)配管理（升職、降職、輪崗等）。5、報(bào)表管理模塊（HR會(huì)計(jì)）：工資報(bào)表、社會(huì)保險(xiǎn)報(bào)表、勞動(dòng)協(xié)議報(bào)表等。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第10頁(yè)HRIS舉例（1）薪資福利預(yù)算選拔培訓(xùn)其它有權(quán)使用人或部門(mén)數(shù)據(jù)信息庫(kù)行動(dòng)方案與報(bào)表計(jì)算機(jī)程序信息輸入績(jī)效評(píng)定、、、、信息取得和存取異地或遠(yuǎn)程終端管理者人事部門(mén)人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第11頁(yè)HRIS舉例（2）培訓(xùn)成績(jī)申請(qǐng)表信息（聘用后數(shù)據(jù)）工作業(yè)績(jī)匯報(bào)人事變動(dòng)資料工資名單數(shù)據(jù)辭職、辭退數(shù)據(jù)醫(yī)療、事故統(tǒng)計(jì)個(gè)人偏好潛力評(píng)價(jià)處罰資料人力資源信息系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)（類型）輸出數(shù)據(jù)（類型）酬勞報(bào)表安全和健康報(bào)表職員福利統(tǒng)計(jì)人力資源開(kāi)發(fā)報(bào)表變動(dòng)和曠工統(tǒng)計(jì)人力資源計(jì)劃技能貯備管理人才貯備總裁報(bào)表戰(zhàn)略計(jì)劃經(jīng)營(yíng)計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃營(yíng)銷計(jì)劃財(cái)務(wù)計(jì)劃人事計(jì)劃人力資源規(guī)劃人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第12頁(yè)HRIS建立前溝通

建立人力資源信息系統(tǒng)，事先要進(jìn)行周密策劃，包含清楚地說(shuō)明目標(biāo)，充分地分析系統(tǒng)要求，并認(rèn)真研究細(xì)節(jié)。應(yīng)該尤其強(qiáng)調(diào)是：要幫助管理者和全體員工了解什么是人力資源信息系統(tǒng)，其用途是什么，它將怎樣有利于企業(yè)等等。還要強(qiáng)調(diào)是，假如得不到將受到新系統(tǒng)影響那些人全力支持與合作，幾乎是不可能成功。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第13頁(yè)HRM業(yè)務(wù)職能需求書(shū)寫(xiě)流程1、各業(yè)務(wù)模塊工作流程2、各業(yè)務(wù)模塊所要到達(dá)目標(biāo)3、各模塊詳細(xì)業(yè)務(wù)分解（1）基本信息搜集（2）信息處理：輸入、存放、計(jì)算、查詢、統(tǒng)計(jì)分析、各種報(bào)表產(chǎn)生等（3）數(shù)據(jù)進(jìn)、出接口（4）數(shù)據(jù)管理權(quán)限、審批流程、預(yù)警系統(tǒng)等人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第14頁(yè)實(shí)施HRMIS思緒1、分步、分模塊實(shí)施：先從集團(tuán)開(kāi)始，然后到經(jīng)典子企業(yè)，在到各子企業(yè)以及海外分支機(jī)構(gòu)；詳細(xì)實(shí)施模塊要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段人力資源管理水平，先實(shí)施能滿足當(dāng)前人力資源管理水平業(yè)務(wù)模塊，然后在此基礎(chǔ)上提升實(shí)施其它人力資源管理模塊。2、集團(tuán)層次實(shí)施模塊能夠和子企業(yè)實(shí)施模塊不一樣，如招聘模塊，子企業(yè)普通應(yīng)用極少，而集團(tuán)層次應(yīng)用就比較多，能夠考慮分層和分模塊相結(jié)合思緒。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第15頁(yè)建立HRIS要詳細(xì)地

考慮四個(gè)方面（1）1、系統(tǒng)規(guī)劃：使全體人員充分了解人力資源信息系統(tǒng)概念；考慮人事資料設(shè)計(jì)和處理方案；作好系統(tǒng)發(fā)展時(shí)間進(jìn)度安排；建立起各種責(zé)任制和規(guī)劃制度等。2、系統(tǒng)設(shè)計(jì)與發(fā)展：分析現(xiàn)有統(tǒng)計(jì)、匯報(bào)和表格，以確定對(duì)人力資源信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)要求；確定最終數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容和編碼結(jié)構(gòu)；說(shuō)明用于產(chǎn)生和更新數(shù)據(jù)文件保留和計(jì)算過(guò)程；要求人事匯報(bào)要求和格式；決定人力資源信息系統(tǒng)技術(shù)檔案結(jié)構(gòu)、形式和內(nèi)容；確定計(jì)算機(jī)制作員工工資福利表格式及內(nèi)容等要求；確定工資和其它系統(tǒng)與人力資源信息系統(tǒng)接口要求。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第16頁(yè)建立HRIS要詳細(xì)地

考慮四個(gè)方面（2）3、系統(tǒng)實(shí)施：考慮當(dāng)前及以后系統(tǒng)使用環(huán)境以找到潛在問(wèn)題；檢驗(yàn)計(jì)算機(jī)硬件結(jié)構(gòu)、所用語(yǔ)言和影響系統(tǒng)設(shè)計(jì)軟件約束條件；確定輸入—輸出條件要求、運(yùn)行次數(shù)和處理量；提供相關(guān)實(shí)際處理量、對(duì)操作過(guò)程要求、使用者教育情況及所需設(shè)施資料；設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)輸入文件、事務(wù)處理程序和對(duì)人力資源信息系統(tǒng)輸入控制。4、系統(tǒng)評(píng)價(jià)：預(yù)計(jì)改進(jìn)人事管理成本；確定關(guān)鍵管理部門(mén)人員對(duì)信息資料有何特殊要求；確定人們對(duì)補(bǔ)充特殊信息要求；對(duì)與人力資源信息系統(tǒng)相關(guān)組織問(wèn)題提出提議；提出確保機(jī)密材料安全提議。人力資源信息管理系統(tǒng)知識(shí)講解第17頁(yè)HRIS資料秘密安全辦法1、確保全部使用者在離開(kāi)個(gè)人電腦以前—哪怕甚至是僅僅離開(kāi)一個(gè)很短時(shí)間—都加上鎖。2、提醒使用者不把他們口令給任何人。3、在一個(gè)有規(guī)律基礎(chǔ)上改變口令。4、確保當(dāng)前和替換拷貝、資料檔案、軟件和打印輸出都恰當(dāng)?shù)乇豢刂圃谶@種程度—只有被授權(quán)