物資集中采購管理辦法

物資集中采購管理辦法采購機構管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司的物資采購行為，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應，加強企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理，特制定本規(guī)定.第二條本規(guī)定是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。第三條公司的集中采購中心或采購人員應當根據(jù)市場信息做到比質、比價采購；大宗的物資采購，具備招標采購條件的，應實行招標采購。公司成立招標委員會，具體由財務部、基建部、生產(chǎn)技術部和集中采購中心組成，辦公室設在集中采購中心.第二章物資采購機構的職責第一條物資集中采購中心職責（一）負責物資采購、保管、出入庫管理制度和各崗位職責的制定；（二）負責物資采購員、記賬員和保管員的監(jiān)督與管理；（三） 負責物資采購計劃的制定，采購合同的簽訂，采購物資按計劃付款的申請，物資倉儲的管理；（四） 負責物資采購的詢價、議價、比質、比價的招標；（五） 負責本部門按時、按質、按量地采購本公司所需各種物資；負責管轄范圍物資采購遵守的原則（六）（一）未經(jīng)審核批準的請購物資一律不得采購；庫凡本地區(qū)能解決的，不到外地采購；（二）1（四）對長期訂貨和大款項的進貨，應通過簽訂合同和實行銀行結算的方式；（五）按要求需通過各單位采購管理機構組織的物資采購，必須按規(guī)定辦理；（六）在比價過程中，嚴格執(zhí)行同類的企業(yè)比質量，同樣的質量比價格，同樣的價格比信譽，擇優(yōu)確定采購單位；（七）對于先試用的物資，不得在試用鑒定前采購.第三章物資采購管理第一條物資采購部門堅持“質量第一”和“公平、公正、公開〃的原則，以“降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營〃為目的，切實做好物資的采購供應工作.第二條物資采購中心要嚴格遵守《供貨商評價制度》，通過“同等條件，質優(yōu)選優(yōu)、價低選優(yōu)、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽好單位優(yōu)選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務〃四個方面的對于采購單位提出的供應商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資采購領導小組在會議上提出，并由會議作出決定.第四條凡采購單價在3萬元以上的大型設備、10萬元以上的成套設備、5萬元以上的大宗物資，必須采取議價或公開招標的采購方式，由招標小組（采購領導小組）確定相關采購方式。第五條為節(jié)約采購成本，公司實行按月上報采購計劃。各單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需求從實際工作出發(fā)，在每月的25日前，由各單位材料申購人員編制下月《月度物資需求計劃》，經(jīng)分管領導簽字，主要領導簽署意見后，按程序上報物資集中采購中心，物資集中采購中心由專人經(jīng)與保管核對庫存物資并簽字（必要時與材料申購人員核對材料規(guī)格型號）后，匯總《材料采購計2劃表》經(jīng)部門領導簽署意見后，統(tǒng)一上報總經(jīng)理批準實施。避免盲目提報物資采購計劃，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由原單位負責人承擔經(jīng)濟責任。第六條計劃外急需采購的物資，由各單位填制《急需材料請購單》，保管及分管領導簽字，主要領導簽署意見，總經(jīng)理批準.按一般采購程序優(yōu)先辦理。第七條物資集中采購中心采購人員接到經(jīng)批準的《材料采購計劃表》，先核對采購物資采購時必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，保證做到不錯訂、不漏訂，及時準確做好物資貨源落實工作。簽訂物資采購合同時，要嚴格執(zhí)行《合同法》和《臨縣新民能源有限公司合同管理辦法》，合同中要明確數(shù)量、規(guī)格、型號、價格、質量標準、交貨期、交貨地點、結算方式、3運雜費承擔者、包裝、運輸、驗收方式、經(jīng)辦人經(jīng)濟責任以及其它需要明確的事項，一般按照先驗收后付款的原則進行，特殊情況先款后貨的需經(jīng)總經(jīng)理批準，質量、數(shù)量有誤的由采購人員承擔全部責任.第九條采購人員每項采購任務完成后，應及時與采購中心負責人溝通采購情況，對短缺物資，采購員及采購中心負責人要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負直接責任。對有供貨周期或缺貨等原因無法按需貨日期完成采購的物資，采購部門應及時與供應商催貨并通知物資需求使用單位，雙方積極協(xié)商處理，以保證生產(chǎn)物資正常供應。特別重大事項，應匯報總經(jīng)理。第十條采購人員必須按采購作業(yè)期限運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔經(jīng)濟責任。第十一條采購部門在簽訂購買合同時，要明確服務約定。1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的由簽訂合同的采購人員負責與廠家聯(lián)系。2、對于在使用過程中（保質期采購紀律規(guī)定（一）各物資需求使用單位應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，本著“節(jié)約、降本”的原則提報物資需求（采購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規(guī)違紀提報物資需求（采購）計劃的行為進行嚴肅處理。（二）物資采購經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。（三）采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日內上交。（四）采購人員都必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。4（五）采購人員必須樹立服務意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作.（六）為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務知識，提高業(yè)務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作.第四章采購物資付款工作程序第一條物資采購資金采取提前通知的辦法，需填寫“貨幣資金使用申請單”（一式兩聯(lián)，第一聯(lián)留存，第二聯(lián)報公司財務部門負責人），并附集中采購中心經(jīng)批準的《材料采購計劃表》一并報送公司財務部門。具體是：金額在10至50萬元，必須提前3天通知公司財務部；金額在50至100萬元，必須提前5天通知公司財務部;金額在100萬元以上，必須提前10天通知公司財務部。財務按計劃控制安排資金，合同簽訂后，按支出審批程序批準，在計劃范圍內支出。對超計劃資金的使用，集中采購中心須辦理調整計劃手續(xù)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后交公司財務部，財務部根據(jù)資金情況進行安排、籌集。未經(jīng)批準的，公司財務部門拒絕簽發(fā)《付款聯(lián)簽單》。第二條合同采購物資實行合同統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌付款的方式;采取預付款方式的采購物資，由采購人員會同合同管理人員憑《采購合同》和“驗收單”或物資使用單位出具的設備驗收證明，填寫《付款聯(lián)簽單》，經(jīng)部門填制，部門副總審核，財務核對，財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準后辦理付款手續(xù)，并由合同管理人員計入臺賬。按進度付款的合同，合同管理人員第一次付款憑《采購合同》按程序付預付款;第二次付款需核實采購物資的到貨情況，按程序付款；第三次付款辦理結算手續(xù)，按照《臨縣新民能源有限公司財務審批制度》的報銷程序履行完后方可付款，并附使用部門的使用情況說明；質保金必須有相關部門提供設備運行情況說明無其他未處理事宜后，方可結清貨款。采取除預付款方式之外的方式付款的采購物資，在采購物資到公司驗收入庫后，由采購人員一周之內憑《采購合同》或《物資入庫驗收單》結算聯(lián)，以及購貨發(fā)票根據(jù)公司財務報銷的有關規(guī)定經(jīng)部門填制，部門副總審核，財務核對，財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準后及時辦理報銷及付款手續(xù)，報銷手續(xù)最5終不得超過當月25日。第三條下列情況財務科應拒絕支付采購款項：（一） 與《采購合同》或《采購物資詢議價報告