白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀

白領們不得不知Email收發(fā)禮儀主講：沈清儀詳情登陸：白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第1頁電子郵件主要性經濟飛速發(fā)展時代，互聯網使我們不可或缺溝通工具，現如今，可能已經找不到沒有電子郵箱網民了。據統計，如今互聯網天天傳送電子郵件已達數百億封，但有二分之一是垃圾郵件或無須要?！霸谏虅战煌幸鹬匾粋€人，首先就要知道替他節(jié)約時間”，電子郵件禮儀一個主要方面就是節(jié)約他人時間，只把有價值信息提供給需要人。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第2頁郵件標題：標題要提要挈領，添加郵件標題是電子郵件和信箋主要不一樣之處，在主題欄里用短短幾個字概括出整個郵件內容，便于收件人權衡郵件輕重緩急，分別處理。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第3頁郵件標題：1．一定不要空白標題，這是最失禮。2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你標題。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第4頁郵件標題：3..最好寫上來自**企業(yè)郵件，方便對方一目了然又便于留存，時間能夠不用注明，因為普通郵箱會自動生成，寫了反而累贅。4.標題要能真反應文章內容和主要性，切忌使用含義不清標題，如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容主題，比如：“嘿！”或是“收著！”白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第5頁郵件標題：5．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，方便于日后整理。6．可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引發(fā)收件人注意，但應適度，尤其是不要隨便就用“緊急”之類字眼。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第6頁郵件標題：7．回復對方郵件時，應該依據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。8、最最主要一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢驗正文卻在發(fā)出前忘記檢驗主題。主題是給他人第一印象，一定要慎之又慎。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第7頁郵件中稱呼與問候：1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度2．Email開頭結尾最好要有問候語白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第8頁郵件中稱呼與問候：1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他，要求其給出必要回應；在多個收件人情況下能夠稱呼大家、ALL。假如對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；假如不清楚職務，則應按通常“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第9頁郵件中稱呼與問候：1．恰當地稱呼收件者，拿捏尺度不熟悉人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌，不要逮誰都用個“Dearxxx”，顯得很熟絡。關于格式，稱呼是第一行頂格寫。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第10頁郵件中稱呼與問候：2．Email開頭結尾最好要有問候語最簡單開頭寫一個“HI”，漢字寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結尾常見寫個BestRegards，漢字寫個”祝您順利”之類也就能夠了，若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式場所應完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜對待白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第11頁郵件正文：1.Email正文要簡明扼要，行文通順2.注意Email敘述語氣3.Email正文多用1234之類列表，以清楚明確。4.一次郵件交待完整信息白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第12頁郵件正文：5.盡可能防止拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢驗6.合理提醒主要信息7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述8.不要動不動使用:)之類笑臉字符，在商務信函里面這么顯得比較輕佻白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第13頁郵件正文：1.Email正文要簡明扼要，行文通順若對方不認識你，第一件應該說明就是自己身份，姓名或你代表企業(yè)名是必須通報以示對對方尊重，點名身份應該簡練扼要，最好是和本郵件以及對方相關，主要功效是為了收件人能夠順利地了解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，他人不知道你是誰還得拉到最終看。但也不可過多，有些聯絡方式之類與正文無關信息應在署名檔中表明。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第14頁郵件正文：1.Email正文要簡明扼要，行文通順Email正文應簡明扼要說清楚事情；假如詳細內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清楚表示，不要出現讓人艱澀難懂語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你郵件，千萬不要學唐僧。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第15頁郵件正文：2.注意Email敘述語氣依據收件人與自己熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外性質不一樣，選擇恰當語氣進行敘述，以免引發(fā)對方不適。尊重對方，請、謝謝之類語句要經常出現。電子郵件可輕易地轉給他人，所以對他人意見評論必須慎重而客觀?！班]件門”就是深刻教訓！白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第16頁郵件正文：3.Email正文多用1234之類列表，以清楚明確。假如事情復雜，最好1、2、3、4列幾個段落進行清楚明確說明。保持你每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段長篇大論。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第17頁郵件正文：4.一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類郵件，這會讓人很反感。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第18頁郵件正文：5.盡可能防止拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢驗這是對他人尊重，也是自己態(tài)度表達。假如是英文Email，最好把拼寫檢驗功效打開;假如是漢字Email，注意拼音輸入法帶給你弱智同音別字。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢驗行文是否通順，拼寫是否有錯誤。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第19頁郵件正文：6.合理提醒主要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等伎倆對一些信息進行提醒。合理提醒是必要，但過多提醒則會讓人抓不住重點，影響閱度。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第20頁郵件正文：7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質郵件，單純以文字形式極難描述清楚。假如配合圖表加以闡述，收件人一定會表彰你體貼。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第21頁郵件正文：8.不要動不動使用:)之類笑臉字符，在商務信函里面這么顯得比較輕佻BusinessEmail不是你情書，所以:)之類最好慎用。只用在一些你確實需要強調出一定輕松氣氛場所，比如現在－:)白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第22頁郵件附件：1.假如郵件帶有附件，應在正文里面提醒收件人查看附件2.附件文件應按有意義名字命名，最好能夠概括附件內容，方便收件人下載后管理3.正文中應對附件內容做簡明說明，尤其是帶有多個附件時白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第23頁郵件附件：4.附件數目不宜超出4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件5.假如附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用6.假如附件過大（不宜超出2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送，白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第24頁郵件語言選擇和漢字編碼：1.只在必要時候才使用英文郵件2.尊重對方習慣，不主動發(fā)起英文郵件3.對于一些信息量豐富或主要郵件，提議使用漢字。你極難確保你英文表示水平或收件人中某人英文了解水平存在問題，而影響郵件所包括問題處理。4.選擇便于閱度字號和字體白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第25頁郵件語言選擇和漢字編碼：1.只在必要時候才使用英文郵件英文郵件只是交流工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平。假如收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流；假如收件人是其它國家和地域華人，也應采取英文交流，因為存在漢字編碼問題，你漢字郵件在其它地域可能顯示成為亂碼天書。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第26頁郵件語言選擇和漢字編碼：2.尊重對方習慣，不主動發(fā)起英文郵件假如對方與你郵件往來是采取漢字，請不要自作聰明發(fā)送英文郵件給他；假如對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土用漢字回復。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第27頁郵件語言選擇和漢字編碼：4.選擇便于閱度字號和字體漢字用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證實最適合在線閱度字號和字體。不要用稀奇古怪字體或斜體，最好不用背景信紙，尤其對公務郵件。不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩事情；也不要過小，費神又傷眼睛。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第28頁郵件結尾署名：每封郵件在結尾都應署名，這么對方能夠清楚知道發(fā)件人信息。即使你朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你朋友設計這么工作。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第29頁郵件結尾署名：1.署名信息不宜過多2.不要只用一個署名檔3.署名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號普通應選擇比正文字體小一些。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第30頁郵件結尾署名：1.署名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上署名檔是必要。署名檔可包含姓名、職務、企業(yè)、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，普通不超出4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方假如需要更詳細信息，自然會與你聯絡。引用一個短語作為你署名一部分是可行，比如你座右銘，或企業(yè)宣傳口號。不過要分清收件人對象與場所，切記一定要得體。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第31頁郵件結尾署名：2.不要只用一個署名檔對內、對私、對熟悉客戶等群體郵件往來，署名檔應該進行簡化。過于正式署名檔會讓與對方顯得疏遠。你能夠在OUTLOOK中設置多個署名檔，靈活調用。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第32頁郵件回復技巧：1.及時回復Email2.進行針對性回復3.回復不得少于10個字白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第33頁郵件回復技巧：4.不要就同一問題屢次回復討論，不要蓋高樓5．要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨回復和回復全體）6.主動控制郵件來往白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第34頁郵件回復技巧：1.及時回復Email收到他人主要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少,這是對他人尊重，理想回復時間是2小時內，尤其是對一些緊急主要郵件。對每一份郵件都馬上處理是很占用時間，對于一些優(yōu)先級低郵件可集中在一特定時間處理，但普通不要超出二十四小時。假如事情復雜，你無法及時確切回復，那最少應該及時回復說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等候，記?。杭皶r作出響應，哪怕只是確認一下收到了。假如你正在出差或休假，應該設定自動回復功效，提醒發(fā)件人，以免影響工作。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第35頁郵件回復技巧：2.進行針對性回復當回件回復問題時候，最好把相關問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單，那樣太生硬了，應該進行必要闡述，讓對方一次性了解，防止再重復交流，浪費資源。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第36頁郵件回復技巧：3.回復不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你尊重。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第37頁郵件回復技巧：4.不要就同一問題屢次回復討論，不要蓋高樓假如收發(fā)雙方就同一問題交流回復超出3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采取電話溝通等其它方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好交流方式。對于較為復雜問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將造成郵件過于冗長拙笨而不可閱讀。此時應即是對之前討論結果進行小結，刪減瘦身，突出有用信息。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第38頁郵件回復技巧：5．要區(qū)分Reply和ReplyAll（區(qū)分單獨回復和回復全體）假如只需要單獨一個人知道事，單獨回復給他一個人就行了假如你對發(fā)件人提出要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情。假如你對發(fā)件人提出問題不清楚，或有不一樣意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著全部些人面，不停RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果郵件。點擊“回復全部”前，要三思而行！白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第39頁郵件回復技巧：6.主動控制郵件來往為防止無謂回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。白領們不得不知的Email收發(fā)禮儀第40頁