會議系統(tǒng)介紹

目錄

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現(xiàn)狀分析

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功能目標(biāo)

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目標(biāo)群體

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會議流程通過穩(wěn)定的架構(gòu)、更高的擴展屬性，提供一體化及可擴展的會議系統(tǒng)解決現(xiàn)狀分析會議類型多樣化，如商務(wù)交流、大型的政務(wù)會議、收費會務(wù)，限人會務(wù)、發(fā)布會等，參會人員來自全國各地，給會務(wù)的組織管理加大了難度會議級別不同、參會代表人員眾多、會務(wù)組織人員難以憑記憶對參會代表進行有效的身份識別和統(tǒng)計會議的頻繁舉行加劇會議管理的難度，簡單的簽到已經(jīng)不能滿足管理的需要，會給參會人員留下不良影響，影響會議效果傳統(tǒng)管理方式不能保證準(zhǔn)確性，且不便自動化統(tǒng)計傳統(tǒng)管理方式對與會人員的身份識別有紕漏系統(tǒng)功能會議信息發(fā)布會議管理會議審核服務(wù)管理基礎(chǔ)信息系統(tǒng)管理會議信息發(fā)布發(fā)布渠道：微信、QQ、MSN、短信、APP、微博、二維碼發(fā)布方式：文字、圖文、文字+URL鏈接、圖文+URL鏈接，可以通過鏈接提交報名信息發(fā)布對象：面向客戶、面向領(lǐng)導(dǎo)會議管理參會人員：管理參會人員信息會議信息：對發(fā)布信息進行管理會議類型：發(fā)布會、商務(wù)會、座談會等會議室管理：對會議室進行分配和管理會議流程：管理會議進行流程查詢統(tǒng)計：完成各相關(guān)人員對承辦會議、參加會議、會議議題的查詢統(tǒng)計的要求會議審核人員審核：統(tǒng)計收信人員查看信息數(shù)量、參加會議人員數(shù)量、參會人員是否具有參會資格參加會議：客戶報道參加會議，驗證參會人員身份，發(fā)放資料、證件等。如掃描二維碼進入會議、二維碼驗證等會議結(jié)束：會議結(jié)束，對用戶進行問卷調(diào)查、用戶是否參加會后宴會等問卷調(diào)查：對參會人員進行問卷調(diào)查，參會人員可發(fā)表游記、評價和分享應(yīng)急措施：做好日程的變動和會場的調(diào)整等應(yīng)急措施，應(yīng)變突發(fā)事件服務(wù)管理行程服務(wù)：安排參會人員行程，如是否進行接機/送機服務(wù)，會前組織者與當(dāng)?shù)亟煌ú块T協(xié)商制定通行車路線，印制和發(fā)送特殊車證住宿服務(wù)：安排參會人員住宿，包括住房類型、住宿付費方式旅游服務(wù)：會議結(jié)束后，是否參加旅行宴會服務(wù)：會議結(jié)束后，是否參加宴會，對參會人員進行審核基礎(chǔ)信息完成各級機構(gòu)系統(tǒng)管理員對系統(tǒng)運行基礎(chǔ)信息的維護功能，主要包括常用的如會議類型、會議室、范本、席次圖、數(shù)據(jù)字典、車輛、職務(wù)等公用基礎(chǔ)信息的管理和維護系統(tǒng)目標(biāo)隨時了解會議室的當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)定情況會議召開，相關(guān)的與會人員均會收到會議召開的短信通知，明確了時間、地點等關(guān)鍵信息會議行程安排從衣食住行到參加會議，可整體安排可部分安排，體現(xiàn)出系統(tǒng)的高耦合性對參會人員身份的識別會議體驗效果的問卷調(diào)查提高會議管理效率目標(biāo)人群目標(biāo)客戶：政府、企業(yè)、旅游公司、會晤公司、活動策劃公司、臨散客戶目標(biāo)人群：參會人員會議流程1會議信息發(fā)布2會議室分配3參會報名4人員審核5通知報道6行程安排7參加會議8問卷調(diào)查會議信息發(fā)布通過微信、QQ、MSN、短信、APP、微博、二維碼等多種渠道發(fā)布舉辦相關(guān)主題會議信息，包括會議舉行時間、地點、截止時間等，用戶可通過打開發(fā)布信息的URL鏈接進行報名參會會議室分配對會議室進行分配，可對會議室的使用時間做了判斷，如果存在同時同會議室使用的情況，發(fā)出提醒消息并進行相關(guān)的處理參會報名用戶可通過發(fā)布信息的URL直接報名，也可去現(xiàn)場報名人員審核通過收信人員查看信息的數(shù)量，統(tǒng)計參會人員的數(shù)量，審核人員是否符合參會資格通知報道

審核通過的人員，收到會議召開的通知，明確了時間、地點等關(guān)鍵信息，并對參會人員作出行程安排，參會人員到達現(xiàn)場后進行身份識別并登記行程安排對參會人員的行程，從衣、食、住、行等方面做出安排，如參會人員是否需要接/送服務(wù)；對參加宴會的人進行身份識別；住宿的人住宿標(biāo)準(zhǔn)、是否需要付費等進行合理安排，保證參會人員的會議體驗參加會議

控制會議進行流程，如對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言順序、會議討論話題、會議流程進行提示，參會人員可通過掃描二維碼中途參加會議問卷調(diào)查