設(shè)備儀器檔案管理

設(shè)備儀器檔案管理一、設(shè)備儀器檔案管理基本概念二、設(shè)備儀器檔案管理意義三、設(shè)備儀器檔案管理模式四、設(shè)備儀器檔案管理基本技能五、設(shè)備儀器檔案基本工作制度六、設(shè)備儀器檔案利用和信息開發(fā)一、設(shè)備儀器檔案管理基本概念1、設(shè)備儀器檔案定義2、設(shè)備儀器檔案分類3、設(shè)備儀器檔案特點(diǎn)1-1設(shè)備儀器檔案定義凡作為固定資產(chǎn)的設(shè)備儀器，在其購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等活動(dòng)中形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像材料，以及隨機(jī)材料。是科技文件材料屬于科技檔案的范疇科技文件材料與科學(xué)技術(shù)檔案定義：科技文件材料是記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱

科學(xué)技術(shù)檔案是指在自然科學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄音帶等科技文件材料。揭示了科技檔案的產(chǎn)生領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，規(guī)定了科技檔案同一般政務(wù)檔案和其它檔案在性質(zhì)上的區(qū)別。明確了科技檔案是科技、生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄，規(guī)定了科技檔案同科技資料在性質(zhì)上的區(qū)別。明確了科技檔案是保存起來(lái)以備查考的科技文件，規(guī)定了科技檔案同一般科技文件的區(qū)別。設(shè)備儀器檔案是科技檔案的重要組成部分科技檔案分類：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)、制造活動(dòng)中形成的科技檔案。特點(diǎn)之一是以型號(hào)成套。一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案，是具有有機(jī)聯(lián)系的整體。構(gòu)成這個(gè)整體的基本文件一般包括：技術(shù)任務(wù)書、設(shè)計(jì)和研制文件、工作圖（底圖和藍(lán)圖）、工藝文件、檢驗(yàn)文件、定型和總結(jié)文件等。但具體的內(nèi)容構(gòu)成，因情況的不同而有較大差異。農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)、林、牧、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案。農(nóng)業(yè)科技檔案種類繁多，綜合性較強(qiáng)。包括種子檔案、作物栽培檔案、植物保護(hù)檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃?rùn)n案等?；窘ㄔO(shè)檔案各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程所形成的科技檔案。具體到一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過(guò)程中形成的、應(yīng)歸檔保存的文件材料。其特點(diǎn)是以工程項(xiàng)目成套，是有機(jī)聯(lián)系的整體。基本建設(shè)檔案內(nèi)容一般包括：可行性研究、任務(wù)書，設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料，設(shè)計(jì)文件，工程管理文件，施工文件，竣工文件，生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)，工藝、裝備，涉外文件，財(cái)務(wù)、器材管理，有關(guān)科研項(xiàng)目，以及其他資料等。設(shè)備儀器檔案設(shè)備儀器檔案是指各種器械設(shè)備和儀器儀表的檔案材料。其特點(diǎn)是以型號(hào)成套，同一臺(tái)（套）的設(shè)備或儀器的檔案材料是一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體。實(shí)際工作中，一般單位，特別是企業(yè)的設(shè)備儀器檔案，主要有以下幾種：外購(gòu)設(shè)備檔案、自制設(shè)備檔案、與基建工程連在一起的設(shè)備檔案。科學(xué)技術(shù)研究檔案在自然科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的文字材料。它的基本特點(diǎn)，是以課題成套，一個(gè)科研課題的檔案材料，是具有有機(jī)聯(lián)系的整體。一般包括：第一：研究準(zhǔn)備工作文件。主要有：課題論證和文獻(xiàn)綜述，基金申報(bào)文件和任務(wù)書、協(xié)議書，研究計(jì)劃和設(shè)計(jì)方案等。第二：研究試驗(yàn)文件。包括：試驗(yàn)大綱和各種原始記錄，計(jì)算、分析和設(shè)計(jì)文件，計(jì)算機(jī)軟件和課題階段總結(jié)等。第三：成果和總結(jié)鑒定文件。這類文件主要包括：研究報(bào)告或論文、專著，課題工作總結(jié)和經(jīng)費(fèi)決算，成果驗(yàn)收、鑒定和評(píng)審文件等。第四：成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)文件。包括：成果申報(bào)文件，成果獎(jiǎng)勵(lì)文件，專利文件等。第五：成果推廣應(yīng)用文件。包括：推廣應(yīng)用方案技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，工作總結(jié)，同行評(píng)價(jià)和用戶反饋意見(jiàn)等。第六：其他有關(guān)文件。科技檔案工業(yè)產(chǎn)品檔案農(nóng)業(yè)科技檔案基本建設(shè)檔案設(shè)備儀器檔案科學(xué)技術(shù)研究檔案專門技術(shù)檔案在專門技術(shù)活動(dòng)中形成的科技檔案地質(zhì)檔案測(cè)繪檔案環(huán)境保護(hù)檔案氣象檔案天文檔案水文檔案地震檔案1-2設(shè)備儀器檔案分類按設(shè)備來(lái)源分：外購(gòu)設(shè)備檔案自制設(shè)備檔案（產(chǎn)品、科研）與基建工程連在一起的設(shè)備檔案（基建）按載體形式分：紙質(zhì)檔案磁性材料檔案膠片檔案光盤等1-3設(shè)備儀器檔案特點(diǎn)成套性：設(shè)備儀器盡管類型紛繁，但設(shè)備儀器的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)是規(guī)范統(tǒng)一的現(xiàn)實(shí)性：是反映設(shè)備儀器現(xiàn)狀的圖樣和文字材料，在使用、維護(hù)、檢修或改造創(chuàng)新時(shí)均發(fā)揮作用階段性：設(shè)備生命的有限決定了設(shè)備檔案生命的有限性漸進(jìn)性：不斷的工藝革新、設(shè)備改造使得設(shè)備檔案內(nèi)容不斷變化和更新多樣性：設(shè)備類型的多樣性和科技材料表現(xiàn)方式的多樣性決定了設(shè)備檔案種類、形式和載體材料的多樣性開放性：多數(shù)設(shè)備儀器檔案沒(méi)有密級(jí)二、設(shè)備儀器檔案管理意義1、設(shè)備儀器檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題2、提高設(shè)備儀器檔案管理水平的意義2-1設(shè)備儀器檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題2-1-1對(duì)集中統(tǒng)一管理檔案的理解程度不一致設(shè)備檔案的4種管理形式：檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時(shí)形成隨時(shí)移交由設(shè)備管理部門保管由使用部門或操作人員個(gè)人保存隨意處置無(wú)歸檔2-1-2管理制度不健全，有的單位甚至無(wú)章可循2-1-3有管理制度的單位，缺乏執(zhí)行制度的保障措施2-1-4設(shè)備儀器檔案歸檔不全，影響了設(shè)備使用效率，導(dǎo)致運(yùn)行成本增加2-2提高設(shè)備儀器檔案管理水平的意義發(fā)揮設(shè)備檔案依據(jù)憑證作用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，避免造成損失為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)，保證設(shè)備儀器完好率，延長(zhǎng)設(shè)備壽命提高設(shè)備儀器利用效率，降低管理成本，獲得經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮知識(shí)儲(chǔ)備作用為提高整體現(xiàn)代化管理水平打下基礎(chǔ)為效益分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)便于信息交流為科技創(chuàng)新提供基礎(chǔ)信息三、設(shè)備儀器檔案管理模式設(shè)備儀器的全過(guò)程管理特點(diǎn)，決定了設(shè)備檔案的全過(guò)程管理，涉及的管理部門越多，管理水平要求越高，既要執(zhí)行集中統(tǒng)一管理原則，又要滿足利用需求，健全的組織保障是必不可少的。設(shè)備檔案目前的管理模式可采用以下幾種：3-1檔案館管理3-2檔案室管理3-3設(shè)備（技術(shù)）管理部門管理3-4設(shè)備維修使用部門管理3-5綜合協(xié)調(diào)管理（管理網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)化、管理委員會(huì)）根據(jù)“周期長(zhǎng)、數(shù)量多、種類雜”的特點(diǎn)，選擇適合自己?jiǎn)挝恍枰墓芾砟Ｊ焦芾砭W(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)參考設(shè)備管理部門設(shè)備管理部門設(shè)備安裝維修部門設(shè)備使用部門操作人員檔案館（室）分管領(lǐng)導(dǎo)分管領(lǐng)導(dǎo)設(shè)備使用部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)原件第二套或復(fù)印件復(fù)印件分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時(shí)了解設(shè)備儀器檔案工作的情況，解決設(shè)備儀器檔案管理工作的問(wèn)題，保證設(shè)備儀器檔案工作的正常運(yùn)行各單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)設(shè)備儀器檔案的密級(jí)進(jìn)行審查，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，及時(shí)調(diào)整密級(jí)，擴(kuò)大設(shè)備儀器檔案利用與交流的范圍。應(yīng)當(dāng)建立和健全圖紙更改、補(bǔ)充制度設(shè)備管理和安裝維修部門應(yīng)該注意設(shè)備儀器材料的形成和積累，把好設(shè)備儀器檔案進(jìn)口關(guān)、歸檔關(guān)和安全使用關(guān)檔案部門對(duì)接收來(lái)的設(shè)備儀器檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工整理。編制必須的檢索工具和參考資料，及時(shí)提供設(shè)備檔案為科研、生產(chǎn)、基建等各項(xiàng)工作服務(wù)。對(duì)設(shè)備儀器檔案的利用效果，進(jìn)行必要的調(diào)查和建立借閱檔案的統(tǒng)計(jì)制度設(shè)備儀器操作人員應(yīng)當(dāng)樹立檔案意識(shí)，對(duì)于應(yīng)該歸檔保管的設(shè)備儀器檔案做到心中有數(shù)，自覺(jué)管用好檔案。四、設(shè)備儀器檔案管理基本技能1、設(shè)備儀器檔案的形成和收集2、設(shè)備儀器檔案的歸檔3、設(shè)備儀器檔案的整理和編目4、設(shè)備儀器檔案的保管與保護(hù)5、設(shè)備儀器檔案的鑒定與銷毀6、設(shè)備儀器檔案質(zhì)量控制4-1設(shè)備儀器檔案的形成和收集4-1-1產(chǎn)品文件材料的形成產(chǎn)品文件材料主要產(chǎn)生于企業(yè)和集團(tuán)公司。企業(yè)產(chǎn)品文件材料形成于產(chǎn)品開發(fā)的全過(guò)程。主要工作階段及各階段形成的文件如下：1、調(diào)查研究、計(jì)劃決策階段。有關(guān)產(chǎn)品和技術(shù)的調(diào)查材料；產(chǎn)品開發(fā)的構(gòu)想材料；產(chǎn)品開發(fā)的計(jì)劃與決策。2、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和工藝準(zhǔn)備階段。產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件材料、產(chǎn)品工藝文件材料。3、試制、試驗(yàn)與產(chǎn)品鑒定階段。產(chǎn)品試驗(yàn)計(jì)劃、樣品試制報(bào)告、小批量試制總結(jié)；產(chǎn)品試驗(yàn)計(jì)劃與規(guī)程、試驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)總結(jié)與結(jié)果統(tǒng)計(jì)表；產(chǎn)品鑒定大綱、鑒定會(huì)議記錄、專家評(píng)議書、鑒定結(jié)果報(bào)告、生產(chǎn)許可證等。4、正式生產(chǎn)階段。工藝裝備材料、部分產(chǎn)品圖紙及技術(shù)文件更改與補(bǔ)充材料、更改通知單及圖紙修改記錄等。5、市場(chǎng)開發(fā)與產(chǎn)品銷售階段。市場(chǎng)開拓計(jì)劃、產(chǎn)品銷售調(diào)查報(bào)告、改進(jìn)產(chǎn)品意見(jiàn)書、用戶意見(jiàn)反饋單、產(chǎn)品商標(biāo)、廣告等。4-1-2設(shè)備儀器文件材料的形成1、購(gòu)置階段。形成的文件材料主要包括：購(gòu)置、引進(jìn)與投資計(jì)劃和報(bào)批文件；市場(chǎng)調(diào)查、設(shè)備選型及購(gòu)進(jìn)途徑方面的文件材料；技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證和綜合平衡材料；設(shè)備、儀器購(gòu)貨或引進(jìn)申請(qǐng)書、協(xié)議書等。2、驗(yàn)收與調(diào)試階段。形成的文件材料主要包括：隨機(jī)文件材料；驗(yàn)收、安裝及調(diào)試文件材料；有關(guān)索賠及“三包”服務(wù)材料。3、使用與維修階段。形成的文件材料主要包括：有關(guān)的規(guī)章制度、使用記錄、維修記錄。4、更新改造階段。形成的文件材料主要包括：設(shè)備改造計(jì)劃、申請(qǐng)書、改造驗(yàn)收單、更新記錄及有關(guān)圖紙；舊設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)書、封存報(bào)告單、遷移安裝報(bào)告、設(shè)備調(diào)撥單、移交清單、設(shè)備處理報(bào)告等。4-1-3科技研究文件材料的形成1、科研準(zhǔn)備階段。課題選擇的依據(jù)材料、課題論證報(bào)告、課題評(píng)審文件。2、試驗(yàn)研究階段。科研項(xiàng)目試驗(yàn)大綱與規(guī)程、各項(xiàng)專題試驗(yàn)報(bào)告、配套使用試驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)經(jīng)濟(jì)性能測(cè)算材料、各項(xiàng)試驗(yàn)的原始記錄與圖表等。3、總結(jié)、鑒定、驗(yàn)收階段。科研報(bào)告、鑒定會(huì)議記錄、科研成果鑒定書等。4、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段。形成的文件材料主要包括：成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料，專項(xiàng)證書、獲取經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的證明文件等。5、推廣應(yīng)用階段。形成的文件材料主要包括：課題推廣應(yīng)用計(jì)劃、應(yīng)用效果調(diào)查、反饋信息及改進(jìn)意見(jiàn)等。4-1-4設(shè)備儀器檔案的收集產(chǎn)品檔案的收集：樣機(jī)鑒定階段；試制鑒定或產(chǎn)品定型鑒定階段。外購(gòu)設(shè)備儀器檔案收集：購(gòu)置、安裝、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢四個(gè)階段：設(shè)備購(gòu)進(jìn)的前期資料；設(shè)備開箱驗(yàn)收；設(shè)備安裝、調(diào)試完畢；設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)記錄。必要時(shí)先歸檔，后借閱?？蒲袡n案的收集：年終總結(jié)；成果鑒定。

4-2設(shè)備儀器檔案的歸檔4-2-1歸檔工作職責(zé)分工檔案館和檔案室：監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。協(xié)助設(shè)備儀器管理人員做好相關(guān)文件材料的歸檔工作。歸檔工作承擔(dān)部門和人員：設(shè)備（技術(shù)）管理部門、設(shè)備使用部門、設(shè)備操作人員、設(shè)備維修人員由設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人、產(chǎn)品試制負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等審查后，及時(shí)歸檔意義：增強(qiáng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的責(zé)任感和檔案意識(shí)有利于準(zhǔn)確鑒定檔案價(jià)值有利于檔案室提高管理水平便于承辦人員的現(xiàn)實(shí)利用，防止文件材料散失，保證科技文件材料的齊全完整便于保持設(shè)備儀器文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，提高案卷質(zhì)量和立卷工作效率4-2-2實(shí)行“三納入”、“四同步”的歸檔措施三納入：將設(shè)備儀器文件材料形成、積累、立卷、歸檔工作納入本單位歸檔程序；將文件歸檔工作納入本單位工作計(jì)劃；將文件歸檔工作納入相關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)。四同步：下達(dá)工作任務(wù)與提出設(shè)備儀器文件材料的形成與歸檔要求同步；檢查工作進(jìn)度與檢查設(shè)備儀器文件材料的形成、積累、整理、歸檔情況同步；驗(yàn)收、鑒定科技成果與驗(yàn)收、鑒定科技文件材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果、全優(yōu)工程、優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品與檔案部門出具證明材料同步；4-2-3設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍科技文件材料歸檔范圍的確定：凡是記述和反映本單位的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng)的，具有保存價(jià)值的科技文件材料都應(yīng)列入歸檔范圍。首先，應(yīng)研究和分析本單位科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的范圍，從而掌握本單位在科技生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件材料的的種類和和成份，確定在歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文件材料。其次，要掌握本單位主要職能活動(dòng)，將本單位在基本職能活動(dòng)中形成的科技文件材料作為歸檔范圍的主體，然后再以基本職能活動(dòng)為中心，研究和分析圍繞基本職能活動(dòng)進(jìn)行的其它技術(shù)活動(dòng)所形成的科技文件材料，進(jìn)一步確定這些科技文件材料的歸檔范圍。第三，要正確劃定本單位內(nèi)科技檔案與科技資料、科技檔案與文書檔案的界限。第四，要在保證科技文件材料完整的前提下，根據(jù)科技文件材料的保存價(jià)值確定其歸檔范圍。購(gòu)置設(shè)備儀器文件材料歸檔范圍計(jì)劃、選購(gòu)階段用戶申請(qǐng)，可行性方案論證報(bào)告購(gòu)買儀器設(shè)備的審批文件協(xié)議、合同意向書、訂購(gòu)貨通知單重要來(lái)往函件、電文談判備忘錄、附錄、附件開箱驗(yàn)收階段裝箱單、開箱驗(yàn)收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗(yàn)單；圖樣、技術(shù)手冊(cè)、使用維護(hù)手冊(cè)、說(shuō)明書、校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、隨機(jī)備件圖冊(cè)；開箱檢驗(yàn)記錄、商檢及索賠文件；運(yùn)單、發(fā)票安裝、調(diào)試階段安裝調(diào)試計(jì)劃；安裝基礎(chǔ)圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；試車、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；培訓(xùn)材料。運(yùn)行及維護(hù)修理階段設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；履歷本、運(yùn)行記錄；設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；設(shè)備儀器檢查、普查記錄；設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單；設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果；設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書，請(qǐng)示及批復(fù)文件；技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。自制設(shè)備的歸檔范圍方案論證及設(shè)計(jì)階段設(shè)備任務(wù)書、協(xié)議、合同；調(diào)研報(bào)告、可行性方案論證報(bào)告；有關(guān)問(wèn)題的請(qǐng)示及批復(fù)；計(jì)算文件、試驗(yàn)文件、圖樣技術(shù)條件、技術(shù)說(shuō)明書、設(shè)計(jì)技術(shù)總結(jié)。制造加工階段工藝規(guī)程、工藝說(shuō)明書；重要的工藝裝備圖紙及說(shuō)明書；重要零、組件超差、代料單；工藝總結(jié)。安裝調(diào)試及鑒定驗(yàn)收階段安裝、調(diào)試計(jì)劃安裝基礎(chǔ)圖，電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程；試車、試驗(yàn)記錄、精度檢查記錄、安裝驗(yàn)收單；存在問(wèn)題及處理意見(jiàn)；安裝、調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；計(jì)算機(jī)和測(cè)量機(jī)還包括軟件、硬件部分的文件材料；培訓(xùn)材料；技術(shù)鑒定及審批文件；成果申報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)文件；使用維護(hù)說(shuō)明書、操作規(guī)程。運(yùn)行及維護(hù)修理階段設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單；設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程；運(yùn)行記錄；設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄；設(shè)備儀器檢查普查記錄設(shè)備儀器大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書；大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單；設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告。改造及更新階段合理化建議及處理結(jié)果；設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報(bào)告與批復(fù)；改進(jìn)、改裝過(guò)程中形成的圖樣、技術(shù)文件；設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件；技術(shù)鑒定及成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)文件。其他：特大型設(shè)備招標(biāo)的有關(guān)材料資源配置許可的有關(guān)材料享受國(guó)家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報(bào)告等。4-2-4設(shè)備儀器文件材料歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間的確定：可根據(jù)每種文件材料的特點(diǎn)，本著便于集中統(tǒng)一管理、便于工作利用的精神，具體規(guī)定本單位每種設(shè)備儀器文件材料的歸檔時(shí)間注意：先歸檔后借閱隨時(shí)歸檔：設(shè)備計(jì)劃、采購(gòu)供應(yīng)部門的兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備儀器管理文件材料整理組卷定期歸檔：購(gòu)置設(shè)備驗(yàn)收完成、進(jìn)口設(shè)備索賠期滿、自制設(shè)備檢驗(yàn)后4-2-5設(shè)備儀器文件材料歸檔份數(shù)一般歸檔1份購(gòu)置的貴重、大型和使用頻繁的設(shè)備儀器文件材料，有條件的應(yīng)一式兩套歸檔保存；沒(méi)有條件的應(yīng)根據(jù)需要，制作復(fù)印件供日常借閱使用，原件歸檔保存自制設(shè)備儀器最好一式三套歸檔保存，其中一套作為科研或產(chǎn)品檔案保存，一套供借閱。計(jì)算機(jī)磁盤、光盤歸檔應(yīng)一式三套。4-2-6設(shè)備儀器文件材料歸檔要求歸檔工作由形成設(shè)備儀器文件材料的相關(guān)部門或業(yè)務(wù)人員承擔(dān)任務(wù)結(jié)束或告一段落后，應(yīng)當(dāng)將需要?dú)w檔的設(shè)備儀器文件材料收集齊全，校對(duì)準(zhǔn)確，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后向檔案室移交；歸檔的科技文件材料，要做到線條、字跡清楚，聲音、圖像清晰，載體質(zhì)地優(yōu)良，簽署完備，不能用鉛筆（有特殊要求的除外）、圓珠筆或復(fù)寫紙書寫。所形成專業(yè)文件材料的用紙規(guī)格應(yīng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。歸檔的科技文件材料，必須進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位，并編制歸檔目錄一式兩份。符合歸檔質(zhì)量的其他各項(xiàng)要求4-2-7設(shè)備儀器文件材料歸檔手續(xù)歸檔手續(xù)是檔案歸檔過(guò)程需要履行的交接程序。參與人員：交接雙方及相關(guān)人員清點(diǎn)核對(duì)：根據(jù)設(shè)備儀器檔案歸檔目錄對(duì)交接的設(shè)備儀器檔案逐卷清點(diǎn)核對(duì)，確定賬物相符質(zhì)量檢查：分別對(duì)不同形式或載體類型的檔案實(shí)體按照歸檔質(zhì)量要求進(jìn)行檢查，不符規(guī)定者重整交接雙方簽字蓋章：由交接雙方分別在歸檔目錄備考表上簽字蓋章。交接過(guò)程需要說(shuō)明的問(wèn)題，應(yīng)在歸檔目錄備考表中說(shuō)明，并由說(shuō)明人簽字蓋章。4-3設(shè)備儀器檔案的整理和編目4-3-1設(shè)備儀器檔案的整理分類（選擇分類方法、制定分類方案）案卷組織與排列編目分類。根據(jù)設(shè)備儀器檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把設(shè)備儀器檔案劃分成不同的類別層次，形成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級(jí)的設(shè)備儀器檔案庫(kù)藏體系分類要求遵循同一規(guī)則。在一個(gè)單位內(nèi)部或一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，同一臺(tái)（套）設(shè)備儀器檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)要一致遵循效用規(guī)則。要適應(yīng)設(shè)備儀器檔案管理特點(diǎn)，追求分類的整體適用效果。有行業(yè)特點(diǎn)遵循排它規(guī)則。即同一級(jí)類目必須互相排斥而不能重合編制一個(gè)合理和切實(shí)可行的設(shè)備儀器檔案分類方案。分類方案是進(jìn)行科學(xué)分類的依據(jù)性文件，在編制設(shè)備儀器檔案分類方案時(shí)，要了解和掌握本單位設(shè)備儀器檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，確定明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法，設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，形成完整的設(shè)備儀器檔案分類方案注意實(shí)體分類與邏輯分類的區(qū)別科技檔案的分類一般采用對(duì)象分類法和特征分類法對(duì)象分類法：以一個(gè)實(shí)物對(duì)象的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造等活動(dòng)形成的整套科技檔案為單元進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是型號(hào)分類法、工程項(xiàng)目分類法和課題分類法。特征分類法：以科技檔案的內(nèi)容特征為依據(jù)進(jìn)行分類的方法，其典型的形式是專業(yè)特征分類法、時(shí)間特征分類法和地域特征分類法。工程項(xiàng)目分類法。它適用于對(duì)基本建設(shè)工程檔案的分類，就是在本單位全部基建檔案范圍內(nèi)，以工程項(xiàng)目為分類單元，劃分科技檔案的類別。專業(yè)特征分類法。按照科技檔案所反映的專業(yè)性質(zhì)劃分科研檔案的類別。地域特征分類法。根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分科技檔案的類別。時(shí)間特征分類法。按科技檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間特征劃分科技檔案的類別。適用于設(shè)備檔案的分類法型號(hào)分類法。它適用于產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案的分類，就是以各個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元，劃分科技檔案的類別。性質(zhì)——型號(hào)分類法、工序——型號(hào)分類法課題分類法。適用于對(duì)科研檔案的分類，以各個(gè)獨(dú)立的研究課題為分類單元，劃分科技檔案的類別。學(xué)科——課題分類法、專業(yè)——課題分類法一般采用專業(yè)——常規(guī)或大、中、小型等方法，以下再按臺(tái)（套）排列。根據(jù)各單位設(shè)備儀器工作實(shí)際采用最適合自己的分類方法，由檔案部門統(tǒng)一制定分類方案分類方法一經(jīng)確定，分類方案隨之確立，兩者一定要統(tǒng)一。案卷的組織與排列（由設(shè)備儀器檔案形成部門完成）組卷原則：以設(shè)備儀器臺(tái)（套）為單位，區(qū)分不同文件材料的價(jià)值，遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。組卷要求：案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。案卷內(nèi)科技文件材料要齊全完整、準(zhǔn)確。案卷內(nèi)科技文件材料的書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。每臺(tái)（套）設(shè)備儀器的文件材料可以組成一個(gè)或若干個(gè)案卷反映設(shè)備儀器購(gòu)置概況的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告、批復(fù)文件、論證文件、訂購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等整理組成案卷，排放在各類文件之首。其余設(shè)備儀器文件材料按設(shè)備的工作秩序及重要程度，依次系統(tǒng)排列。設(shè)備儀器文件材料中的非紙質(zhì)載體材料，除密不可分者外，應(yīng)放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標(biāo)明參見(jiàn)號(hào)卷內(nèi)文件材料排列：文字材料可按重要程度或按時(shí)間順序排列；有圖樣目錄的圖紙，按圖樣目錄的順序進(jìn)行排列；沒(méi)有圖樣目錄的圖紙，按總體與局部的關(guān)系排列；圖文混合材料文字材料在前，圖樣材料在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。組卷方法直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其結(jié)構(gòu)或階段等分別組卷。引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說(shuō)明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)。底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時(shí)，保留新形成的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購(gòu)設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列?？蒲蓄惏妇戆凑n題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列?；惏妇戆错?xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維修等排列。案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。4-3-2設(shè)備儀器檔案編目案卷基本編目：以案卷為對(duì)象，通過(guò)一定的形式固定案卷系統(tǒng)整理成果，揭示案卷內(nèi)設(shè)備儀器文件內(nèi)容與成分的工作。內(nèi)容包括：編頁(yè)號(hào)、填制文件目錄，填寫備考表，填制案卷封面、脊背標(biāo)簽。

①編頁(yè)號(hào)為案卷內(nèi)每頁(yè)文件編制順序號(hào)，以便固定案卷內(nèi)設(shè)備儀器文件的順序，便于確切統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)科技文件的數(shù)量，有助于保護(hù)和查找使用。凡是有書寫內(nèi)容的頁(yè)面，都要采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始依次逐頁(yè)標(biāo)注；單面書寫的文件在右下角編號(hào)，雙面書寫的文件，正面在右下角編號(hào)，背面在左下角編號(hào)；卷內(nèi)目錄、備考表和案卷封面不編寫頁(yè)號(hào)；成套圖樣或印刷成冊(cè)的設(shè)備儀器文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào)。只有在案卷內(nèi)科技文件沒(méi)有統(tǒng)一順序號(hào)，或者編號(hào)順序不連貫，或者排列次序不連貫，或者排列次序有了變動(dòng)及出現(xiàn)差誤時(shí)，才需要編頁(yè)號(hào)或重新編頁(yè)號(hào)。圖樣頁(yè)號(hào)編寫在標(biāo)題欄外②編制卷內(nèi)目錄

設(shè)備儀器成套圖樣或科技文字材料，一般在編制時(shí)就有圖樣目錄或文件目錄，編目時(shí)應(yīng)盡量利用原有目錄。文件形成時(shí)沒(méi)有編制目錄，或原有目錄不適用時(shí)，則要編制或重新編制目錄。卷內(nèi)目錄位于卷內(nèi)文件材料首頁(yè)。內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁(yè)號(hào)（次、數(shù)）、備注等七項(xiàng)序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1開始依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)順序文件編號(hào)：科技文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等責(zé)任者：科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者文件材料題名：科技文件材料的全稱日期：填寫科技文件材料的形成日期頁(yè)號(hào)：填每件科技文件材料首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)③填寫備考表。備考表是用來(lái)記載說(shuō)明歸檔前和歸檔后案卷內(nèi)科技文件基本情況和變化情況的一種工具。它對(duì)于案卷的保管和使用，鑒定和統(tǒng)計(jì)都有一定的作用。備考表項(xiàng)目：互見(jiàn)號(hào)、說(shuō)明、立卷人及日期、檢查人及日期等?；ヒ?jiàn)號(hào)：反映同一內(nèi)容但形式不同并另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式并用括號(hào)括起。如：Z-2009-1-5（光盤）為紙質(zhì)檔案標(biāo)號(hào)

Z-2009-3-8（紙質(zhì)）為光盤檔案標(biāo)號(hào)

說(shuō)明：歸檔時(shí)的說(shuō)明由有關(guān)科技人員填寫內(nèi)容包括：案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。卷內(nèi)科技文件基本情況的有關(guān)記載和說(shuō)明，如圖樣、照片、文字材料等數(shù)量的記載歸檔單位或案卷組織者對(duì)卷內(nèi)科技文件完整、準(zhǔn)確情況的說(shuō)明。歸檔后的說(shuō)明由科技檔案部門的有關(guān)人員填寫內(nèi)容包括：設(shè)備儀器檔案管理過(guò)程中，對(duì)有關(guān)該案卷變化情況的記載和說(shuō)明。立卷人及日期：立卷人簽名并完整填寫完成立卷的日期。檢查人及日期：案卷質(zhì)量審核者簽名并填寫審核的日期。備考表排列在案卷內(nèi)所有科技文件的尾頁(yè)之后。④填寫案卷封面案卷封面項(xiàng)目：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、檔號(hào)、檔案館號(hào)等案卷題名（案卷標(biāo)題）案卷內(nèi)科技文件的綜合名稱，概括反映案卷的內(nèi)容特征，是直接指引和幫助利用科技檔案的向?qū)?。案卷題名結(jié)構(gòu)：項(xiàng)目名稱，即案卷內(nèi)科技文件所屬設(shè)備、產(chǎn)品、課題等的名稱；案卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容特征；科技文件的文件名稱特征案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，進(jìn)口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題，控制在100個(gè)字符以內(nèi)，一般由立卷人擬寫。例如：POCH-100I全自動(dòng)血液細(xì)胞分析儀采購(gòu)，安裝、調(diào)試，使用及維修的合同、記錄、總結(jié)、報(bào)告POCH-100I全自動(dòng)血液細(xì)胞分析儀——設(shè)備名稱采購(gòu)，安裝、調(diào)試，使用及維修——內(nèi)容合同、記錄、總結(jié)、報(bào)告——文件名稱立卷單位填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止時(shí)間。保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。密級(jí)就依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí)。檔號(hào)項(xiàng)。案卷的科技檔案號(hào)。由分類號(hào)和案卷排列順序號(hào)組成；編制檔號(hào)時(shí)，首先要編制同設(shè)備儀器檔案分類有關(guān)的代字、代號(hào)表，再進(jìn)行具體編制。檔案館（室）號(hào)，填寫國(guó)家給定的本檔案館（室）的編號(hào)；設(shè)備儀器檔案卷盒應(yīng)根據(jù)案卷組成的具體情況靈活采用。案卷封面分為兩種形式，一種印制在卷盒的正表面，一種印制在可與卷內(nèi)文件材料裝訂在一起的內(nèi)封面上。卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，60mm六種。⑤編制案卷脊背案卷脊背項(xiàng)目：保管期限、檔號(hào)、案卷題名等內(nèi)容。填寫方法及要求與編制案卷封面相同。采用內(nèi)封面形式的案卷，可不填寫案卷脊背。設(shè)備儀器分類編碼管理制度樣本目的：建立設(shè)備儀器分類編碼體系，使企業(yè)設(shè)備儀器有統(tǒng)一、唯一的代碼,便于設(shè)備儀器的識(shí)別、使用和管理。適用范圍：適用于固定資產(chǎn)及生產(chǎn)和質(zhì)量相關(guān)的所有設(shè)備。責(zé)任：設(shè)備工程管理人員負(fù)責(zé)制度實(shí)施。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)制度監(jiān)督執(zhí)行。各部門負(fù)責(zé)本部相關(guān)設(shè)備儀器的管理和使用。正文：1定義：設(shè)備儀器編碼：由設(shè)備工程科給設(shè)備儀器指定的唯一代碼（編號(hào)）。在企業(yè)內(nèi)具有唯一性、終身性和統(tǒng)一性。2設(shè)備儀器分類和代碼儀器設(shè)備編碼：SB設(shè)備YQ儀器BG辦公SC生產(chǎn)舉例：裝配車間第一臺(tái)設(shè)備的編號(hào)：

ZP

SB

01

設(shè)備序號(hào)設(shè)備車間（系統(tǒng)代碼）3設(shè)備儀器編碼的發(fā)布儀器設(shè)備編碼由設(shè)備（技術(shù)）部門統(tǒng)一分配。使用部門在購(gòu)買設(shè)備或啟用新設(shè)備時(shí)向設(shè)備（技術(shù)）部門申請(qǐng)，由設(shè)備（技術(shù)）部門分配并記錄備案，發(fā)布后隨設(shè)備終身使用，儀器設(shè)備編碼是該儀器設(shè)備終身編碼，其它部門不得變更。4設(shè)備儀器編碼標(biāo)識(shí)由設(shè)備（技術(shù)）部門在設(shè)備儀器的安全、顯著位置銘貼或標(biāo)注儀器設(shè)備編碼。應(yīng)易于識(shí)別，不宜脫落。5設(shè)備儀器終止使用。其編碼繼續(xù)保留，不可重復(fù)使用，并在儀器設(shè)備編碼一覽表中注明。同類新設(shè)備也不可繼用。該編碼具有永久追溯性。6設(shè)備（技術(shù)）部門建立并保持最新的儀器設(shè)備編碼一覽表，并定期發(fā)給相關(guān)部門。7各部門保持一份本部門的設(shè)備儀器清單，并定期檢查核對(duì)。8儀器設(shè)備編碼在單位內(nèi)具有唯一性，可識(shí)別及通用管理，也可用于設(shè)備儀器檔案管理，是設(shè)備儀器的“身份證”編碼。購(gòu)置設(shè)備、年久設(shè)備和無(wú)制造廠設(shè)備圖紙的編號(hào)，按下列辦法進(jìn)行，即第一節(jié)為設(shè)備型號(hào)，第二節(jié)為部件號(hào)，第三節(jié)為零件號(hào)，每節(jié)用短橫線連接。每個(gè)部件的零件號(hào)都從1開始

C（車床）T（鏜床）

01（部件代號(hào)）02（零件號(hào)）

C-01-02

車床部件號(hào)零件號(hào)4-3-3案卷的裝訂科技檔案案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。凡采用內(nèi)封面形式的案卷均應(yīng)進(jìn)行裝訂。不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章裝訂案卷時(shí)，案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型或國(guó)家通用16開型。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。案卷內(nèi)不允許有金屬物。對(duì)不裝訂的文件應(yīng)加蓋有單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的戳記章并依次編寫件號(hào)，制作目錄。折疊參考4-3-4確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限。反映設(shè)備購(gòu)置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、招標(biāo)文件、訂購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等，定為長(zhǎng)期保管設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)文件和維修、改造等文件，由于其價(jià)值是作為設(shè)備的組成部分而存在的，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限定為與設(shè)備共存作為固定資產(chǎn)登記管理的設(shè)備應(yīng)建立卡片，在設(shè)備報(bào)廢清理5年后銷毀。4-3-5確定設(shè)備檔案的密級(jí)。除自制設(shè)備的科研部分隨科研成果檔案定密級(jí)外，設(shè)備檔案文件材料原則上無(wú)密級(jí)。4-4設(shè)備儀器檔案的保管與保護(hù)4-4-1設(shè)備儀器檔案的保管專門的保管庫(kù)房（兩室或三室分開）非紙質(zhì)載體材料，除密不可分者外，應(yīng)放入特殊載體檔案的專柜保管，并按要求標(biāo)明參見(jiàn)號(hào)。科技檔案部門對(duì)重要的科技檔案應(yīng)當(dāng)復(fù)制副本，分別保存，以保證在非常情況下科技檔案的安全和提供利用。底圖嚴(yán)禁折疊，可平放或卷放。引進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的檔案，由引進(jìn)單位的科技檔案部門統(tǒng)一管理。凡是幾個(gè)單位分工協(xié)作完成的科技項(xiàng)目或工程，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)將復(fù)制本送交主辦單位保存。凡單位撤銷或變動(dòng)，以及建筑物、構(gòu)筑物、設(shè)備、儀器等轉(zhuǎn)移使用關(guān)系時(shí)，其檔案要妥善整理，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后向接受單位辦理交接手續(xù)?？萍紮n案部門增添設(shè)備和用品的費(fèi)用，分別從企業(yè)、事業(yè)單位的生產(chǎn)費(fèi)、科研費(fèi)或事業(yè)費(fèi)中開支。新建的企業(yè)、事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)同時(shí)建設(shè)符合要求的科技檔案庫(kù)房。制定庫(kù)房保密制度。內(nèi)容有：設(shè)備儀器檔案的保密范圍和機(jī)密等級(jí)；密級(jí)的調(diào)整；保密檔案的管理與使用規(guī)定。建立庫(kù)位管理制度。存放檔案的空間位置稱為庫(kù)位。庫(kù)位管理制度內(nèi)容有：規(guī)劃庫(kù)房的建筑面積和柜架數(shù)量，針對(duì)檔案存量和增量進(jìn)行估算，對(duì)庫(kù)房合理布局，對(duì)科技檔案實(shí)行定位管理。

4-4-2設(shè)備儀器檔案的保護(hù)保管科技檔案必須有專用庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)保持適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸龋?4-24℃、50-65%），并有防盜、防火、防曬、防蟲、防塵等安全措施?？萍紮n案部門應(yīng)當(dāng)定期檢查設(shè)備儀器檔案的保管狀況。重點(diǎn)放在利用較少的檔案上。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制。檔案管理和利用中的保護(hù)措施設(shè)備儀器檔案的整理立卷應(yīng)由設(shè)備管理部門統(tǒng)一進(jìn)行，待設(shè)備進(jìn)入正常使用或到達(dá)規(guī)定移交期限時(shí)按規(guī)定移交檔案室，設(shè)備管理部門應(yīng)配合進(jìn)行移交工作。所有設(shè)備儀器檔案由單位檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對(duì)于只有一套的設(shè)備檔案，一律交檔案室保管。常用部分使用單位可借閱或自行復(fù)印。設(shè)備儀器使用單位必須有專人負(fù)責(zé)檔案的使用和保管，具備一定的保管條件，配備檔案櫥柜，不具備條件的，設(shè)備檔案仍由檔案室保管。檔案的借閱要履行一定的手續(xù)。檔案室保管的設(shè)備儀器檔案憑工作證借閱，秘密級(jí)以上的經(jīng)該設(shè)備使用單位負(fù)責(zé)人同意，辦理借出登記手續(xù)后，方可借閱。一般情況下，借閱時(shí)間不得超過(guò)兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時(shí)交檔案人員當(dāng)面點(diǎn)清。雙方簽字確認(rèn)。使用單位保管的檔案借閱時(shí)也應(yīng)辦理登記手續(xù)，以便管理。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)由使用單位復(fù)印，使用復(fù)印件，盡量不用原件。設(shè)備儀器報(bào)廢后，采購(gòu)設(shè)備的檔案也要鑒定銷毀，自制設(shè)備的檔案由檔案室長(zhǎng)期保管。實(shí)現(xiàn)雙套制的設(shè)備儀器檔案應(yīng)建立軟件系統(tǒng)的完善功能，對(duì)于檔案利用權(quán)限作出明確規(guī)定。作為后備件的光盤一律不提供利用；作為保管件的光盤只供復(fù)制；作為利用件的光盤應(yīng)掌握其詳細(xì)的使用動(dòng)向；紙質(zhì)檔案不到萬(wàn)不得已不提供利用。利用頻繁但未數(shù)字化的設(shè)備檔案只有一套的應(yīng)制作復(fù)印件，以復(fù)印件提供利用。設(shè)備管理部門應(yīng)組織技術(shù)人員及有關(guān)人員對(duì)設(shè)備的易損件、傳動(dòng)件等進(jìn)行測(cè)繪，經(jīng)校對(duì)后將測(cè)繪圖紙匯總成冊(cè)以便利用。常用圖紙如裝配圖、傳動(dòng)系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤(rùn)滑系統(tǒng)圖等，組織人員進(jìn)行描曬制后供維修使用，原圖未經(jīng)批準(zhǔn)一律不外借。進(jìn)口設(shè)備需提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機(jī)說(shuō)明書上的電器圖，在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制，以指導(dǎo)安裝施工，原圖妥善保管。型號(hào)相同的設(shè)備，因制造廠和出廠年份不同，零件尺寸可能不同，應(yīng)與實(shí)物核對(duì)，并在圖紙索引中加以注明。設(shè)備經(jīng)改裝或改造后，圖紙應(yīng)及時(shí)修改；圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上，并在修改索引上注明。凡原制造廠的圖紙，一律沿用原制造廠的編號(hào)。4-5設(shè)備儀器檔案的鑒定與銷毀4-5-1設(shè)備儀器檔案的鑒定根據(jù)一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判定科技檔案的歷史與現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，確定其保管期限的活動(dòng)。

國(guó)務(wù)院所屬各專業(yè)主管機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)編制本專業(yè)的科技檔案保管期限表?？萍紮n案的保管期限，分為永久、30年、10年三種。各單位應(yīng)當(dāng)定期做好科技檔案保存價(jià)值的鑒定工作。鑒定的方法是直接鑒定檔案的內(nèi)容。鑒定工作要在總工程師或科研負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技領(lǐng)導(dǎo)干部、熟悉有關(guān)專業(yè)的科技人員和科技檔案人員共同進(jìn)行。科技檔案質(zhì)量的核心問(wèn)題———完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性

《科技檔案工作條例》規(guī)定:“各單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科技文件材料的形成、積累、歸檔制度,做到每一項(xiàng)科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng),都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔保存?！蓖暾澡b定?？萍紮n案的完整性是指歸檔的科技文件材料能完整反應(yīng)出科技人員的設(shè)計(jì)思想和設(shè)計(jì)意圖，能夠客觀反映出科技人員的設(shè)計(jì)思想和設(shè)計(jì)意圖，能夠客觀地描述圍繞該科技項(xiàng)目所進(jìn)行的科技活動(dòng)，并且能夠全面、系統(tǒng)地反映出科技項(xiàng)目的內(nèi)容和水平。每個(gè)階段中是否形成和歸檔了應(yīng)歸檔的各種文件材料。比如在某型號(hào)產(chǎn)品研制過(guò)程中，有沒(méi)有形成產(chǎn)品技術(shù)協(xié)議、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)圖樣;科研項(xiàng)目是否有可行性分析報(bào)告、階段總結(jié)報(bào)告、評(píng)審鑒定材料；引進(jìn)設(shè)備是否各項(xiàng)說(shuō)明齊全等等。不同載體形式的材料是否全部歸檔。每份文件本身內(nèi)容是否完整。比如試驗(yàn)報(bào)告的內(nèi)容要有試驗(yàn)?zāi)康?、依?jù)、條件、方法、記錄、分析、結(jié)論等內(nèi)容。準(zhǔn)確性鑒定。準(zhǔn)確性是指科技文件材料的內(nèi)容能夠真實(shí)地反映科研生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際情況和過(guò)程。檔案被視為一種憑證,準(zhǔn)確是它的重要屬性之一。準(zhǔn)確性表現(xiàn)在兩方面相關(guān)的科技文件材料之間互相對(duì)應(yīng)、彼此協(xié)調(diào)、內(nèi)容一致。要注意歸檔的設(shè)計(jì)圖樣是否與實(shí)物一致,試驗(yàn)記錄是否真實(shí),計(jì)算結(jié)果是否可靠等等;能夠真實(shí)地記載和反映科技生產(chǎn)活動(dòng)的現(xiàn)象、過(guò)程和結(jié)果,同實(shí)際設(shè)備儀器引進(jìn)、研發(fā)活動(dòng)保持一致。要注意文件、圖樣簽字手續(xù)是否完備,目錄文件與實(shí)際產(chǎn)生的設(shè)備儀器檔案、庫(kù)藏檔案與專業(yè)部門、建造部門現(xiàn)行使用的設(shè)備儀器及其圖樣、技術(shù)文件材料是否協(xié)調(diào)一致。系統(tǒng)性鑒定。系統(tǒng)性是指遵循科技文件材料的自然規(guī)律和成套性的特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)地分類和系統(tǒng)地排列,便于保管和利用。在鑒別系統(tǒng)性時(shí),主要鑒別文件之間的關(guān)系,看其是否遵循了科技檔案的形成規(guī)律和文件之間的有機(jī)聯(lián)系,文件排列是否有條不紊、便于查找和提供利用。另外,還要注意科技檔案的系統(tǒng)分類和系統(tǒng)所屬,一般按照先大類后小類、先總體后專業(yè)的原則自上而下地形成體系,分類編號(hào)。對(duì)設(shè)備檔案價(jià)值的鑒定，除堅(jiān)持技術(shù)原則外，還必須正確運(yùn)用功能原則科技檔案價(jià)值鑒定的程序：鑒定準(zhǔn)備工作→價(jià)值判定工作→銷毀與后處理工作設(shè)備儀器檔案保管期限參考表（一）綜合類序號(hào)

類目名稱

保管期限1

設(shè)備管理?xiàng)l例、辦法、方案、規(guī)定、通告等30年2

設(shè)備管理規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)，設(shè)備運(yùn)行管理文件，備品備件管理文件10年3

設(shè)備技術(shù)管理文件

30年4

設(shè)備臺(tái)賬

永久（二）單臺(tái)（套）設(shè)備儀器序號(hào)

類目名稱

保管期限1

調(diào)研、考察材料；購(gòu)買設(shè)備的申請(qǐng)、批復(fù)文件30年2

購(gòu)置合同、協(xié)議30年3

洽談?dòng)涗?、紀(jì)要、備忘錄、來(lái)往函件及商檢材料30年4

設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收記錄

30年5

設(shè)備儀器合格證、裝箱單、出廠保修單、說(shuō)明書、環(huán)保材料等隨機(jī)圖樣及文字材料30年6

設(shè)備儀器安裝調(diào)試、試車記錄、總結(jié)、竣工圖樣、檢測(cè)驗(yàn)收等材料