采購貨物質(zhì)量管理控制制度

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我所受貴司委托，為健全貴司采購貨物質(zhì)量管理控制制度（以下簡稱“該制度”），多次召開供應(yīng)、財(cái)務(wù)、倉庫等部門的座談會(huì)，經(jīng)調(diào)研討論，現(xiàn)就該制度的流程作如下建議和說明：一、

初步檢驗(yàn)程序1、貨物送達(dá)到貴司后，由訂購該批貨物的經(jīng)辦業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)對(duì)該批貨物進(jìn)行初步檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容：即對(duì)貨物的數(shù)量、外觀情況及供應(yīng)商向貴司出具的使用說明書、權(quán)威機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)證明、質(zhì)量保證書、質(zhì)量合格證等相關(guān)單據(jù)進(jìn)行目測(cè)檢驗(yàn)。2、貨物經(jīng)業(yè)務(wù)員或倉庫保管人員初步檢驗(yàn)后，在數(shù)量齊全、外觀情況符合貴司要求且上述單據(jù)齊全的情況下，可以辦理貨物入庫的相關(guān)手續(xù)。業(yè)務(wù)員或倉庫保管人員在《采購貨物收貨情況檢驗(yàn)總表》上（詳見附件）簽字并注明“初檢合格”后，及時(shí)將該表與貨物樣品送交給質(zhì)量檢驗(yàn)部門，由專業(yè)技術(shù)人員對(duì)該批貨物的質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)的檢測(cè)檢驗(yàn)。3、貨物經(jīng)業(yè)務(wù)員或倉庫保管人員初步檢驗(yàn)后，若有其中一項(xiàng)以上不符合要求或單據(jù)欠缺的，即認(rèn)為是不合格的產(chǎn)品，該貨物不得辦理入庫手續(xù)。業(yè)務(wù)員或倉庫保管人員應(yīng)在收貨情況檢驗(yàn)表上簽字、注明“不合格”的原因并將該情況向上級(jí)部門作出書面報(bào)告。上級(jí)部門應(yīng)積極采取應(yīng)對(duì)措施，由業(yè)務(wù)員聯(lián)系供應(yīng)商，雙方協(xié)商解決方案，在協(xié)商過程中業(yè)務(wù)員應(yīng)做好資料、證據(jù)的收集工作，如合同文書的備份、與供應(yīng)商會(huì)議的錄音等，必要時(shí)可由律師參與。

二、專業(yè)檢驗(yàn)程序1、貨物經(jīng)初步檢驗(yàn)合格后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門的兩名專業(yè)技術(shù)人員對(duì)該批貨物的質(zhì)量進(jìn)行詳細(xì)的檢測(cè)檢驗(yàn)，包括但不限于上述第一步初步檢驗(yàn)中的檢測(cè)項(xiàng)目，必要時(shí)可以采取高科技手段進(jìn)行檢驗(yàn)或送檢。2、若兩名專業(yè)技術(shù)人員經(jīng)檢驗(yàn)后，均認(rèn)為該批貨物符合要求，則應(yīng)在收貨情況檢驗(yàn)總表上簽字并注明“合格”，并及時(shí)將該表送交給倉庫主管。3、若兩名專業(yè)技術(shù)人員在檢驗(yàn)過程中對(duì)貨物質(zhì)量的鑒定發(fā)生爭議或無法評(píng)斷的，則應(yīng)向質(zhì)量檢驗(yàn)部門的主管作出書面報(bào)告，必要時(shí)可以請(qǐng)權(quán)威質(zhì)量鑒定部門進(jìn)行鑒定檢驗(yàn)。4、若兩名專業(yè)技術(shù)人員經(jīng)檢驗(yàn)后，均認(rèn)為該批貨物不符合要求，則應(yīng)在收貨情況檢驗(yàn)總表上簽字、注明“不合格”的原因并將該情況向上級(jí)部門作出書面報(bào)告。上級(jí)部門應(yīng)積極采取應(yīng)對(duì)措施，由業(yè)務(wù)員聯(lián)系供應(yīng)商，雙方協(xié)商解決方案，在協(xié)商過程中應(yīng)做好資料、證據(jù)的收集工作，如合同文書的備份、技術(shù)人員的書面鑒定說明、權(quán)威鑒定機(jī)構(gòu)的鑒定報(bào)告、與供應(yīng)商會(huì)議的錄音等，必要時(shí)可由律師參與。

三、入庫前的最后檢驗(yàn)1、貨物經(jīng)初步檢驗(yàn)合格且經(jīng)專業(yè)檢驗(yàn)合格后，兩名專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)及時(shí)將收貨情況檢驗(yàn)表達(dá)至倉庫主管處，由倉庫主管進(jìn)行入庫前的最后檢驗(yàn)。2、倉庫主管應(yīng)詳細(xì)檢查收貨情況檢驗(yàn)總表上的初步檢驗(yàn)程序及專業(yè)檢驗(yàn)程序的簽字情況及貨物的使用說明書、權(quán)威機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)證明、質(zhì)量保證書、質(zhì)量合格證等相關(guān)單據(jù)。上述項(xiàng)目經(jīng)倉庫主管檢驗(yàn)全部齊全后，倉庫主管應(yīng)在收貨情況檢驗(yàn)表上簽字確認(rèn)；若發(fā)現(xiàn)材料欠缺的，則應(yīng)將收貨情況檢驗(yàn)表與貨物退回相關(guān)部門。3、收貨情況檢驗(yàn)表須經(jīng)業(yè)務(wù)員、專業(yè)技術(shù)人員、倉庫主管三方簽字確認(rèn)貨物合格后，方可將該批貨物編號(hào)入庫。

四、材料的保存1、上述三個(gè)環(huán)節(jié)的書面材料應(yīng)分別由相關(guān)部門自行建檔保存，期限為10年。2、三方簽字的收貨情況檢驗(yàn)表及貨物的使用說明書、權(quán)威機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)證明、質(zhì)量保證書、質(zhì)量合格證等相關(guān)單據(jù)，應(yīng)由辦公室建檔保存，期限為10年。3、購貨合同原件應(yīng)由財(cái)務(wù)室建檔保存，期限為10年；復(fù)印件應(yīng)由辦公室建檔保存，期限為10年。

以上建議僅供貴司參考。

江蘇漫修律師事務(wù)所

董家友律師

二○○九年元月三日

附件：

采購貨物收貨情況檢驗(yàn)總表

編號(hào)：供應(yīng)商信息單位全稱：地址：法定代表人姓名：聯(lián)系電話：業(yè)務(wù)員姓名：聯(lián)系電話：貨物信息貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)(元)合同總價(jià)(元)交貨日期

初步檢驗(yàn)

檢驗(yàn)時(shí)間數(shù)量符合外觀符合單據(jù)齊全符合初步檢驗(yàn)結(jié)果(合格或