跨部門溝通與協(xié)作212

“推倒部門墻〞——跨部門溝通與協(xié)作鄧光輝部門墻是企業(yè)內(nèi)部之間阻礙各部門、員工之間信息傳遞，工作交流的一種無形的“墻〞。企業(yè)間的部門墻分為兩種形式：企業(yè)內(nèi)部中部門之間的部門之墻和員工之間的員工之墻；部門之墻即部門本位主義：在企業(yè)中的具體表達在各部門在企業(yè)中形成了一個個的獨立系統(tǒng)，部門之間畫地為牢，部門利益高于企業(yè)利益；員工之墻即個人本位主義：在企業(yè)中具體表達在員工之間缺乏交流、互不信任、思想不能及時跟上公司的開展步伐，導(dǎo)致工作效率低下、推卸責任。在一個企業(yè)當中，為什么一件事情由一個部門主導(dǎo)其他部門協(xié)助就配合乏力？部門間的交叉與真空地段如何處理？怎樣才能打破“部門墻〞，克服部門間的溝通障礙？這是關(guān)系企業(yè)有效開展的重要課題。前言目錄一二三案例分析目前現(xiàn)象行動倡導(dǎo)某中型文具生產(chǎn)企業(yè)的行政部經(jīng)理向總經(jīng)理匯報，說廁所的屎沖不干凈，且已屢次和集團工程總監(jiān)反映水壓不夠，但工程總監(jiān)認為是使用廁所的人未沖水，而不是水壓問題，埋怨行政部沒有做好衛(wèi)生宣傳工作。于是，總經(jīng)理委派助理到廁所進行實地“考察〞。總經(jīng)理助理向總經(jīng)理匯報，有8個存在水壓問題，主要集中在辦公樓第4層。于是，總經(jīng)理責成行政部經(jīng)理進行協(xié)調(diào)。案例：小問題久拖能成大問題翌日，行政部經(jīng)理將書面報告呈交給了總經(jīng)理，根據(jù)集團工程總監(jiān)的意見，由于加壓泵將消耗10萬元投資，于是建議增加2名后勤人員專門負責廁所衛(wèi)生?？偨?jīng)理考慮到人員本錢的問題，沒有批準，于是該問題被暫時擱置。

1個月后，因董事長辦公室?guī)M行維修，光臨4樓廁所時不幸目睹了“慘像〞。董事長大怒并立刻找到陳經(jīng)理當面怒斥。陳經(jīng)理聽后委屈地解釋說：“1個月前，已將解決該問題的書面報告呈交總經(jīng)理，但由于人員本錢問題總經(jīng)理沒有批準。〞1個月的時間+三個部門共同努力，為什么廁所的沖水問題還沒得到解決？1個月后問題依然沒有得到解決，責任應(yīng)該由誰來承擔？

如果連這個小問題都解決不了，那公司的務(wù)實、求真、高效的管理方略何年才可以實現(xiàn)？董事長的困惑處理久拖不決的問題會比在問題出現(xiàn)時立刻處理花費更高的管理本錢；經(jīng)過時間的催化和跨部門的工作交接，小問題會逐漸變成大問題；如果有很多小問題經(jīng)常久拖不決，除了人的因素外，更多的是企業(yè)未形成“解決問題的機制〞。企業(yè)管理中哪怕是再小、再無關(guān)重要的問題，如果得不到解決，會為企業(yè)帶來至少以下三方面的危害：

案例中，行政部經(jīng)理、工程總監(jiān)和總經(jīng)理各自都履行了自己的崗位職責，且都在發(fā)現(xiàn)問題時迅速作出了相應(yīng)的動作，因此他們的責任心沒有問題。那問題究竟出在哪里？

小問題蘊含大學(xué)問問題一：行政部經(jīng)理和工程總監(jiān)看到的問題是廁所，而忽略了他們潛在的崗位職責；小問題蘊含大學(xué)問問題二：從總經(jīng)理、行政部經(jīng)理到工程總監(jiān)都沒有對問題形成具體的時間表。就像有部門開會一樣，一份書面的議程都沒有，團隊長提出問題后，員工也分別闡述意見，結(jié)果3個小時過去了，散會時沒有人知道自己接下來該干什么，也不知道誰會來檢查他們的作業(yè)。小問題蘊含大學(xué)問問題三：內(nèi)部市場化的概念都將同事看作是自己的尊貴客戶，那企業(yè)里那么到處都會彌漫著效率的味道了。小問題蘊含大學(xué)問

現(xiàn)象猶如一面鏡子，折射出來的是現(xiàn)象背后的本質(zhì)和潛在的隱患。作為管理者，需要的是透過現(xiàn)象看本質(zhì)的睿智和敏感！而我們自己？思考：是否忽略過崗位職責？是否敢于承擔起責任？是否對每次的會議內(nèi)容進行跟蹤？………目錄一二三案例分析目前現(xiàn)象行動倡導(dǎo)部門權(quán)限之間交叉地帶的事，無人管。部門之間理解出現(xiàn)偏差，任務(wù)無法按時完成。3.外表理解與認同，實際不認同時的肚皮官司。4.相互推卸責任，多一事不如少一事，一路爭吵到總經(jīng)理室。5.在與其他部門產(chǎn)生沖突時，常常認為是其他部門的錯。目前團隊現(xiàn)象案例:職場內(nèi)的垃圾誰來管？背景：公司某系列職場搬遷涉及部門：Ａ部門負責對職場內(nèi)的辦公資產(chǎn)進行搬遷Ｂ部門入駐新職場辦公情景：Ａ部門如期完成搬遷工作，Ｂ部門入駐職場。因老職場公共區(qū)域〔洗手間、走廊〕的垃圾桶破舊，Ａ部門未進行搬移。B部門進入職場后，人員較多，偶爾午間在職場內(nèi)吃飯，造成大量的垃圾、紙削堆積在職場內(nèi)和洗手間下水道堵塞。三天后，公司領(lǐng)導(dǎo)進入新職場視察，發(fā)現(xiàn)這一現(xiàn)象并追問原因，A部門答復(fù)：“不是我部門的責任，搬遷已順利完成，B部門沒有讓我們搬垃圾桶，新的垃圾桶B部門也沒有提出需求。〞B部門答復(fù)：“A部門應(yīng)該對職場內(nèi)環(huán)境進行檢查，這是A部門的責任。〞…….案例:公司的形象誰來維護？背景：公司某系列制定鼓勵方案涉及部門：Ａ部門負責獎品確實定Ｂ部門負責獎品的采買情景：A部門為鼓勵隊伍、提升團隊士氣特制定本月鼓勵方案，經(jīng)過與相關(guān)部門屢次溝通、研討，確定購置“美的〞品牌的XX商品作為本月鼓勵獎品，并向業(yè)務(wù)團隊進行了宣導(dǎo)，向B部門提交申請。B部門按公司相關(guān)要求對XX商品進行了詢價，但忽略了品牌的重要性，以價格略低于“美的〞品牌的“TCL〞品牌公司為供給商。獎品下發(fā)機構(gòu)后，造成業(yè)務(wù)團隊因所得獎品與公司宣導(dǎo)不符而對公司不滿。告狀？一旦部門配合出了問題，向上司告狀是最愚蠢的選擇。原因極其簡單，即使這個問題由上司出面干預(yù)解決了，但以后的溝通協(xié)調(diào)可能更麻煩。甚至，上司都疑心你的能力。這就需要我們站在更高的角度來思考問題。不是解決問題的方法目錄一二三案例分析目前現(xiàn)象行動倡導(dǎo)行動倡導(dǎo)：明確定位勇?lián)熑斡行Ю脮h資源有效溝通的五個好習(xí)慣明確定位經(jīng)營理念目標管理職責管理團隊建設(shè)制度管理部門定位一是為了有所取舍二是為了認定方向三是為了追求目標

定位的意義不管是對企業(yè)還是部門，其角色定位至少有三個方面的重要意義：明確定位明確定位所謂定位，可以從兩個角度來理解:一種是從實際的情況，還有一種是從未來開展的目標。定位的目的就是要將差異化做出來。當差異化最終通過被理解、被認可表現(xiàn)出來,這種差異化就形成了競爭優(yōu)勢。定位是團隊管理的起點，不恰當?shù)亩ㄎ痪蜁?dǎo)致錯位、占位。辦公室看自己“辦公室工作無小事，工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜應(yīng)急性、突發(fā)性工作較多，需要高度的認真、細致和責任感。同時，為領(lǐng)導(dǎo)、為各部門、為廣闊員工效勞是我們重要的工作職責，效勞工作要做好，就要求我們有前瞻性、全局觀，有無私奉獻和謙虛謹慎的精神。沒有我們辦公室，小到職場平安、衛(wèi)生間干凈、大到公司的品牌宣傳和廣告?zhèn)鞑?，都無法落到實處，更別提一線展業(yè)了。〞明確定位別人看辦公室“辦公室就是一群打雜的，沒有較高的專業(yè)素質(zhì)，整天在職場轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，工作輕松，也不產(chǎn)生效益。什么都想管什么都管不好，連單證管理和前臺管理這么簡單的事情都沒做好，對機構(gòu)的職場建設(shè)也需加大支持力度。〞明確定位人力資源部心中的自己“人是第一位的，市場競爭不是產(chǎn)品的競爭，不是技術(shù)的競爭，實質(zhì)是人才的競爭。沒聽世界上優(yōu)秀的企業(yè)家在說，企業(yè)生產(chǎn)的不是產(chǎn)品，實際上是生產(chǎn)人嗎？我們就是公司生產(chǎn)人的大本營。我們整天做的是選人、用人、留人、激人、育人的事情，公司的各個崗位上的人才都是我們千辛萬苦生產(chǎn)出來的。試想，如果沒有我們業(yè)務(wù)部門能有優(yōu)秀的管理精英嗎？所有部門能有優(yōu)秀的骨干員工嗎？〞明確定位“他們不就是公司的一個衙門嗎？平時神神秘秘定這個制度，立那個規(guī)矩，找這個了解情況，找那個談話。有事找他們，嚴肅那個勁，要多難受有多難受。其實他們常把無能的人招進公司，以勢壓人。工作機械、教條、缺乏結(jié)合現(xiàn)實的靈活性，員工局部福利保障兌現(xiàn)不積極，績效考評意見未及時收集，業(yè)務(wù)一線需要的人才總招不到，內(nèi)勤員工理賠報銷時效慢。他們生產(chǎn)人？開玩笑！我們不是人才能進公司嗎？還用他們生產(chǎn)？他們只要不給我們添亂就算燒高香了……。〞其他部門對人力資源部的看法明確定位財務(wù)部門心目中的自己“我們是公司資金的守護神。我們控制本錢以確保利潤，我們做事小心謹慎，并且防止公司發(fā)生重大錯誤。如果讓業(yè)務(wù)部門的主張得逞，我們會花更多的錢用在本錢上，減少了利潤。放手讓他們?nèi)ジ?，他們可能只會一味花錢。沒有我們的工作，公司豈不變成福利院了。〞明確定位其他人對財務(wù)部門的看法“他們只是一群在例行工作上埋頭苦干的人，有些員工的工作態(tài)度、溝通能力和效勞意識都急需加強，政策改變也不及時以正式的方式告知，對機構(gòu)財務(wù)管理工作過分嚴厲和不近人情的苛刻。OA審批經(jīng)常挑剔，發(fā)票要求也吹毛求疵、缺乏遠見、斤斤計較，只會用數(shù)字來衡量事情。他們只知道要控制本錢，卻無法創(chuàng)造利潤。〞明確定位業(yè)務(wù)部門心目中的自己“公司的利潤靠我們。我們整天風里來、雨里去，看人臉色，把產(chǎn)品一個一個銷出去，把錢一分一分掙回來，加班加點就數(shù)我們。他們那些人，還不都靠我們養(yǎng)活？沒有我們，公司的人吃什么？喝什么？我們戰(zhàn)斗在第一線，不象其他部門，都坐在辦公室里可以喝茶聊天、看報，那有什么用呢？結(jié)果有什么事情還得求他們。〞明確定位其他部門對業(yè)務(wù)部門的看法“業(yè)務(wù)部門因為只有自己才能產(chǎn)生保費，其他部門都要靠他們養(yǎng)活，業(yè)務(wù)越是好就越張狂。不僅這樣，連業(yè)務(wù)部門的人都不好合作，好似他們就是要高人一等，在部門合作中最不好合作的就是這些自以為是的部門員工。遇上公司大型活動就非說是其它部門的事，把自己完全置身事外。如果部門有足夠的人手，我們寧愿自己做也不想與他們合作，得意什么，不就是人多嘛，人多本錢也高啊……〞明確定位認知差異帶來的啟發(fā)1.部門容易出現(xiàn)本位主義2.部門管理者的思想是指導(dǎo)部門思想的源頭3.部門間換位思考與積極、主動的協(xié)調(diào)是企業(yè)血管通暢的清道夫4.內(nèi)部效勞意識的建立在企業(yè)至關(guān)重要5.通過觀念的改變和管理流程的改造解決協(xié)調(diào)問題明確定位部門定位內(nèi)勤效勞于外勤后援效勞于前線分公司效勞于機構(gòu)上級效勞于下級原那么：明確定位部門定位營銷部客戶營業(yè)區(qū)支公司營服企劃培訓(xùn)督導(dǎo)財務(wù)人力資源辦公室運營明確定位關(guān)系：總經(jīng)理室管理者是整個公司經(jīng)營管理的主要責任人，要完成好崗位工作，就必須要有強烈的責任感。勇?lián)熑问裁词秦熑胃校坑懈矣诔袚熑蔚挠職鈱ψ约郝殬I(yè)生涯負責對團隊的職業(yè)生涯負責對下屬員工的職業(yè)生涯負責勇?lián)熑沃鲃映袚诓块T良好風氣的樹立所有的企業(yè)中，不管部門之間的權(quán)限怎樣清晰劃分，都一定存在一些被遺漏或難以界定的地帶，各個部門都可管可不管，便是所謂的“灰色地帶〞。但“灰色地帶〞的事常常關(guān)乎各個部門的利益，因此，主動地去處理這些事情，一定會利人利己。敢于承擔灰色地帶的責任！勇?lián)熑嗡谢诉M場前都要提前通知，但稽核檢查時仍于職場發(fā)現(xiàn)違規(guī)印刷彩頁，該崗位推卸責任說是前任的事，在稽核離場半月后，分公司去到機構(gòu)仍發(fā)現(xiàn)違規(guī)彩頁擺放在公司職場；公章管理規(guī)定不允許三級機構(gòu)保存部門印章，但稽核時仍出現(xiàn)違規(guī)用章情況，該機構(gòu)解釋稱不知道此規(guī)定。承擔前任的連帶責任！勇?lián)熑斡行Ю脮h資源最大可能地利用部門長會議傾聽其他部門的工作及需求，并吸引其他部門主管關(guān)心你的部門所做的工作。內(nèi)部溝通的及時安排如果部門主管之間約定的事情沒有及時通知下屬，也會增加合作的摩擦與降低工作的效率。因此，保持部門內(nèi)部時刻處于溝通暢通的狀態(tài)是必需的。把問題解決在暴露之前在正式的討論溝通之前，先進行私下的溝通，爭取事先取得一致，也就是常說的“通通氣〞。這樣做的好處，一是可以把對面子的考慮本錢降到最低，盤旋余地大;另外也可以獲得上司的贊賞，還可以為公司內(nèi)友好溝通的企業(yè)文化助一臂之力。為此，部門主管之間保持適當?shù)乃饺擞颜x是需要的。有效利用會議資源寓言故事一把堅實的大鎖掛在鐵門上，一根鐵桿費了九牛二虎之力，還是無法將它撬開。鑰匙來了，它瘦小的身子鉆進鎖孔，只輕輕一轉(zhuǎn)，那大鎖就“啪〞地一聲翻開了。鐵桿奇怪地問：“為什么我費了那么大力氣也打不開，而你卻輕而易舉地就把它翻開呢？〞鑰匙說：“因為我最了解他的心。〞進入心靈的頻道!人際溝通的金鑰匙!數(shù)據(jù)統(tǒng)計良好的人際關(guān)系者,可使工作成功與個人幸福獲得率達85%以上針對10000人的記錄進行分析,成功的因素中85%決定于人際關(guān)系,而知識、技術(shù)、經(jīng)驗只占15%根據(jù)5年的跟蹤調(diào)查，人際關(guān)系好的人平均年薪比優(yōu)等生高15%，比劣等生高33%有效溝通的五個好習(xí)慣合格部門主管，溝通能力應(yīng)占80%。溝通能力強的人更善于管理。目前大多數(shù)企業(yè)之中,主管最缺乏的是溝通能力。有效溝通的五個好習(xí)慣好習(xí)慣之一：跟蹤到底阿里巴巴對主管有個明確的要求：NoSurprise，意思是“不要驚訝〞。指的是主管必須對本部門內(nèi)的事情時刻掌握，不出現(xiàn)因不了解而震驚的情況。在部門配合中也一樣。當對方接受了你提出的要求后，必須時刻跟蹤進展，不要等到最后才發(fā)現(xiàn)他們做的不是你想要的，或者他們做得太慢了。溝通跟蹤未達成達成目標反饋有效溝通的五個好習(xí)慣好習(xí)慣之二：換位思考這條人際交往的根本法那么在部門溝通中也同樣適用。盡管企業(yè)總體利益一致，但不可防止的，各個部門也存在自己的小利益，而這很有可能是與其他部門利益相沖突的。只想著自己的利益和道理，一味地需要對方犧牲，自然難以贏得配合