視頻會議的準備工作及注意事項

第一章會議規(guī)范2.1.1會議前準備1.2會議進行中5.1.3會議結(jié)束后6.第二章常用故障應急排查及處理辦法2.1故障診斷方法：6.1.分類處理6.2.先本地后遠端3.充分利用系統(tǒng)診斷功能.72.2音頻故障：常見音頻故障與解決方法.8.常見音頻故障與解決方法.8.1.0.1.0.1.0.1.0.2.3視頻故障：視頻故障處理常見視頻故障與解決方法.1.02.4網(wǎng)絡(luò)故障：1.2.常見網(wǎng)絡(luò)處理1.2.2.5其他故障：1.2.第三章其他注意事項.1.31.環(huán)境要求1.42.使用注意事項1.4.第一章會議規(guī)范1.1會議前準備每次會議召開前半天，為了保障會議效果，要組織全網(wǎng)聯(lián)調(diào)，各市局等待省局統(tǒng)一發(fā)起呼叫（不要呼叫省局或者其他會場）。在聯(lián)調(diào)結(jié)束后，請不要更改設(shè)備的任何設(shè)置。在會議召開當天，要提前一個小時再次進行聯(lián)調(diào)并確定所有會議設(shè)備都是經(jīng)過ups電源。麥克風與發(fā)言者的距離約為1米左右，且遠離音箱，防止自激現(xiàn)象的發(fā)生（有調(diào)音臺等音響設(shè)備的各市局將調(diào)音臺等設(shè)備參數(shù)固定在已調(diào)試好的狀態(tài)，不要在會議中進行改動）。將HDX7000設(shè)置成“靜音自動應答呼叫”，同時將“自動應答多點呼叫”功能設(shè)置為“請勿打擾”。修改HDX7000的最長連接時間為“0”，即不限制通訊時間。如果會議安排有各市局領(lǐng)導發(fā)言，建議由各市局的操作員提前預先設(shè)置好預設(shè)位，以便在會議中及時將鏡頭位置切換，提高會議的效率和質(zhì)量。每次會議都有專人負責，要熟悉會議流程及設(shè)備操作，要有技術(shù)人員作會議保障。如在會議前調(diào)試過程中有解決不了的問題，請及時和各自

施工公司聯(lián)系，及時協(xié)調(diào)、解決。切勿影響會議質(zhì)量。8、本地設(shè)備檢測流程工作說明備注1連接設(shè)備連接HDX7000、攝像機、顯示以及音響設(shè)備。連接完成后可以用診斷工具測試。2檢查攝像、檢查本地會場1、 在HDX7000、攝像機預顯示設(shè)備加電后，查時顯示設(shè)備是否正常顯示HDX7000主畫面。2、 用遙控器將畫面切換到本地攝像機畫面，勿畫面是顯示設(shè)備否正常（畫面是否清晰，室內(nèi)光照是否合適），并遙控攝像機左右轉(zhuǎn)動，看攝像機是否工作正常。3、 根據(jù)會議議程，對0設(shè)攝像機位置及，建議預設(shè)參看會人員全景和發(fā)言人近景。

預發(fā)言人的座位事先定位，以便于在會議期間能夠迅速切換視頻鏡頭。3檢查麥克風及發(fā)音設(shè)備1、用遙控器將 HDX7000切換到近端回路狀態(tài)，進行試音。聽會議室內(nèi)聲音是否清晰、音量是否合適、是否存在回音、嘯叫，如果有問題請檢查本地音量，調(diào)整麥克風與發(fā)音設(shè)備距離，直到聲音正常。4檢查網(wǎng)絡(luò)1. 總部指定的HDX7000的IP地址，各市局可以PING來檢查網(wǎng)絡(luò)是否暢通，保證網(wǎng)絡(luò)暢通、狀態(tài)良好。2.提前半小時開機準備接受呼叫。9、雙流的使用說明（各地市只能接收雙流）1雙流的接收1.將顯示設(shè)備換成投影儀，投影的大畫面為雙流畫面。1.2會議進行中不發(fā)言時和發(fā)言結(jié)束時請用終端遙控器將本地麥克風靜音（請各市局注意本地畫面左下角的靜音狀態(tài)）。在省局點到發(fā)言或按會議流程該發(fā)言時， 請首先將鏡頭對準發(fā)言人，打開本地聲音。如果發(fā)言者用（POLYCOM自帶的）全向麥克風發(fā)言，最好把麥克風放在固定的地方，用平常普通說話的聲音講話就可以了，距離麥克風1米左右最佳，不要背對麥克風講話，不要把麥克風放到音箱附近，避免產(chǎn)生噪音。如果發(fā)言人用鵝頸話筒發(fā)言，一個發(fā)言人只用一個麥克風，發(fā)言完畢請關(guān)閉麥克風。將鏡頭調(diào)整為參會人全景。會議過程中發(fā)現(xiàn)掉線時，請及時用電話聯(lián)系省局，請勿呼叫MCU或其它終端，省局會及時發(fā)現(xiàn)掉線情況并進行處理，請等待省局呼叫。嚴禁在會議中使用會前聯(lián)調(diào)沒有測試過的功能。在會議進行中不要隨意操作遙控器，以避免發(fā)生由于人為原因使會議終止的情況。

1.3會議結(jié)束后在會議結(jié)束后，各分會場操作人員不要急于離開會場，應對會議效果進行總結(jié)匯報，確認一切正常，等待省局與各市局終端斷開連接后，再將設(shè)備關(guān)閉離開。注意關(guān)閉所有與視頻會議有關(guān)的設(shè)備電源。第二章常用故障應急排查及處理辦法第二章常用故障應急排查及處理辦法2.1故障診斷方法：分類處理當您的HDX7000發(fā)生故障后，請您首先根據(jù)故障現(xiàn)象判斷故障的類型，是屬于網(wǎng)絡(luò)故障還是音視頻故障，以便于進一步處理。發(fā)現(xiàn)故障先本地后遠端當您在判斷故障類型后，應按照先本地后遠端的順序進行故障分析處理。視頻會議設(shè)備屬于通訊設(shè)備，同時又是音視頻設(shè)備，在作故障診斷時請對本地參數(shù)設(shè)置和設(shè)備連接等情況進行診斷，然后再與遠端進行聯(lián)合（通訊）診斷。充分利用系統(tǒng)診斷功能Polycom作為全球領(lǐng)先的視頻設(shè)備供應商，在設(shè)計時充分考慮了用戶接口，在系統(tǒng)中提供了大量的診斷工具，供用戶診斷排除錯誤。2.2音頻故障：在發(fā)現(xiàn)音頻故障后，首先應當依靠系統(tǒng)提供的兩個音頻

診斷工具進行故障診斷。常見音頻故障與解決方法1、“對方無法聽到我方會場聲音”解決方法：1、確認是否本地處于靜音狀態(tài)，麥克風、調(diào)音臺等音頻設(shè)備是否關(guān)閉。2、 麥克風對應調(diào)音臺的那路音量是否沒打開，調(diào)音臺給HDX7000的那路音量是否沒打開。3、 用系統(tǒng)自帶的兩個音頻診斷工具來確定故障原因。2、“本地嘯叫”解決方法：當采用全向話筒時，若產(chǎn)生本地嘯叫（按靜音鍵即消失），通常為將本地的音頻輸出（即對方送來的聲音）插頭位置錯接了對錄像機的音頻輸出端。檢查全向麥克離音響設(shè)備的距離，太近了會出現(xiàn)嘯叫3、“無法聽到對方”解決方法：1、 對方靜音。提醒對方解除靜音。在非通訊狀態(tài)，進入“診斷中的音頻”菜單，并開啟發(fā)音。確認本方會場能夠以適當音量聽到該音。否則檢查接線和擴音設(shè)備。2、 調(diào)音臺的設(shè)置是否正確。3、 用系統(tǒng)自帶的兩個音頻診斷工具來確定故障原因。4、說話時近端出現(xiàn)回音解決方法：1、回音一般是由遠端引起的，遠端麥克風可能太接近播放近端聲音的揚聲器，在遠端確保麥克風遠離揚聲器。2、調(diào)音臺的設(shè)置也會造成回音。5、關(guān)于調(diào)音臺音頻問題請注意調(diào)音臺設(shè)置，建議由專人操作和調(diào)節(jié)。

2.3視頻故障:視頻故障處理視頻坡障9L利用設(shè)備軫斷H| 遜行診斷具thijv>——檢査鏑入電纜、顯示設(shè)備是完成排錯囲擊物理連樓或夢數(shù)設(shè)世問理解堪？是完成排錯囲擊物理連樓或夢數(shù)設(shè)世問理解堪？在系統(tǒng)菜單中點視頻診斷選項，應當可以看到彩條畫面，如果色條的顏色顯示正常，則可以證明顯示（電視機、投影等）設(shè)備工作正常，并且設(shè)備間物理連接沒有問題，否則應檢查視頻連線或顯示設(shè)備。常見視頻故障與解決方法1、“無本地圖像”一一開機畫面中本地圖像為藍屏解決方法：1、主攝像機選擇不正確，按遙控器上的攝像機按鍵，選擇正確的主攝像機即可。2、檢查攝像機接線。2、“有圖像但攝像機不能動作”解決方法：1.遙控器是否沒電。2.檢查攝像機接線。3、“畫中畫消失”——通訊正常，畫中畫本地畫面沒有了解決方法：1.若設(shè)置了畫中畫，且一直正常，突然消失，則為遙控器頭部下側(cè)的輕觸開關(guān)關(guān)閉。將遙控器指向紅外接收器或主機，輕按幾下輕觸開關(guān)。2.未設(shè)置畫中畫功能。4、“閑置狀態(tài)下畫面變黑”——一直沒有操作，攝像機自行轉(zhuǎn)成側(cè)向，同時顯示器黑屏解決方法：不是故障。是設(shè)備進入休眠和屏幕保護功能。一旦用遙控器啟動或遠方會場呼叫，設(shè)備即自動恢復工作。2.4網(wǎng)絡(luò)故障：常見網(wǎng)絡(luò)處理1、“無法通訊”解決方法：1.確認本地網(wǎng)絡(luò)接口正常。2.注意開機時的標記。注意網(wǎng)線正確連接，網(wǎng)線一定要連接在橙色的接口上。2、通話過程中畫面總是凍結(jié)解決方法：線路傳輸錯誤。檢查診斷菜單下的錯誤數(shù)據(jù)，通過選擇診斷菜單下的本地回放檢查您的系統(tǒng)，如果畫面不凍結(jié)，在遠方做相同的測試。檢查網(wǎng)絡(luò)。3、通話過程中發(fā)現(xiàn)畫面有明顯馬賽克，進入系統(tǒng)診斷工具發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)丟包嚴重解決方法：1、檢查HDX7000網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，（10/100M，全雙工/半雙工是否與HDX7000連接的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備匹配。2、檢查端到端網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量。2.5其他故障：1、“遙控器不能操作”——開機正常，遙控器不引起動作解決方法：1、遙控器未指向紅外接收器或主機。2、遙控器沒有電池或電池失效（對鏡頭按遙控器鍵無白色閃光）。會議前按照順序檢查設(shè)備，如果在某一個步驟出現(xiàn)問題，可以參照第二章的故障排查和處理辦法解決，如確實解決不了的問題，請及時與施工公司技術(shù)人員聯(lián)系。其他注意事項1.環(huán)境要求工作狀態(tài)下溫度： 0°C―-35°C工作狀態(tài)下濕度： 15%―-80%非工作狀態(tài)下溫度： -40°C以下，70°C以上非工作狀態(tài)下濕度： 10%---90%環(huán)境噪聲： <40dB房間最小亮度： 7lux建議亮度： >300lux2.使用注意事項嚴禁帶電插拔任何連接線盡量避免變更IP地址和本機名稱嚴禁帶電清潔和維護設(shè)備絕對禁止用手扭轉(zhuǎn)攝像機鏡頭方向或俯仰嚴禁震動和擠壓設(shè)備，特別是鏡頭嚴禁隨意拆卸設(shè)備嚴禁煙火、曝曬設(shè)備的系統(tǒng)設(shè)置已調(diào)好，不要隨意更改開會時應盡量避免使用遠端攝像機控制不發(fā)言的會場應將麥克風關(guān)閉設(shè)備用畢將攝像機鏡頭蓋上如果本地交流電源不穩(wěn)定，建議使用交流穩(wěn)壓電源或UPS