PD12-AMD02 檔案管理辦法

檔案管理辦法版次實施日期更改單號更改原因編制審核批準A/02017.08.01//何文蘭邵慶輝姚春峰1目的為加強公司重要檔案、資料管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權(quán)益,特制訂本辦法。2職責(zé)1綜合管理部資料室負責(zé)公司全部檔案的標識、歸檔、保存、檢索及處置。2各部門負責(zé)本部門檔案收集、整理，并定期送資料室存檔。3內(nèi)容1定義本辦法所稱的檔案是指公司籌建以來各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2文件材料的歸檔范圍主要包括1公司開辦和變更的申請、審批、登記、注冊、企業(yè)章程、投資各方簽訂的合同、協(xié)議等方面的文件；2.2總公司董事會及所屬機構(gòu)形成的文件材料；2.3產(chǎn)品生產(chǎn)方面有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝、圖樣和技術(shù)文件；2.4經(jīng)營管理的各種記錄、合同、協(xié)議等文件材料；3.2.5設(shè)備儀器圖樣，設(shè)備儀器安裝、調(diào)議、驗收、維修改進過程中技術(shù)性、憑證性文件材料；3.2.6生產(chǎn)技術(shù)管理的各種計劃、統(tǒng)計報表、分析活動形成的文件材料；3.2.7科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進、技術(shù)改造、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料；3.2.8基本技術(shù)工程竣工圖紙及文件材料；2.9勞動工資、人事、法律事務(wù)等方面的文件材料；10財務(wù)管理的各種賬冊、報表、憑證和文件材料；3.2.11情報信息和專利性文件材料；3.2.12黨群組織和工會組織形成的文件材料；3.2.13教育培訓(xùn)方面的文件材料；2.14所有與管理體系有關(guān)的管理體系手冊、程序文件等；15其它具有利用和保存價值的文件、照片、錄音、錄像等。以上所列各項，要求必須是原件，涉及財務(wù)相關(guān)材料考慮到工作性質(zhì)的特殊性，可以是復(fù)印件。3歸檔管理及利用方式1資料室管理員負責(zé)檔案的收集、整理、借閱及下發(fā)工作。3.3.2各部門指派專人負責(zé)，根據(jù)上述3.2款收集本部門存檔資料到綜合管理部填寫《檔案入檔記錄》歸檔。3.3.3利用方式a）提供檔案原件；b）提供檔案復(fù)印件；c）提供文獻索引資料。4檔案的借閱與索?。?總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱非密級檔案可通過資料管理員直接提檔。3.4.2公司其他人員需借閱/借出檔案時,需填寫《文件/記錄借閱（借出）登記表》并按照證件審批權(quán)限經(jīng)主管審批后,可辦理借閱/借出手續(xù)。借閱/借出檔案必須保持整潔、嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案可由資料室主管人員批準方可摘錄和復(fù)制。4檔案的銷毀4.1任何部門或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。4.2若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可銷毀。4.3經(jīng)批準銷毀