PD13-MD01 合同管理規(guī)定

合同管理規(guī)定版本狀態(tài)記載版次實(shí)施日期更改單號(hào)更改原因編制審核批準(zhǔn)A/02017.08.01//付茂田龔圣彬姚春峰1目的規(guī)范合同管理，完善合同的簽訂和執(zhí)行情況，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障合同的合法性,最大限度地維護(hù)公司的合法權(quán)益。2適用范圍以公司名義各部門對(duì)外應(yīng)簽訂的各類合同一律適用本制度。3職責(zé)'權(quán)限3.1綜合管理部：是合同的管理部門，全面監(jiān)督、檢查、評(píng)價(jià)各部門合同的簽訂與履行工作，并對(duì)合同對(duì)方的經(jīng)營(yíng)主體資質(zhì)、資信及履行能力等相關(guān)資料加蓋公章的原件復(fù)印件，與合同原件一并登記分類存檔。3.2各類合同經(jīng)辦部門：是合同的責(zé)任部門，應(yīng)對(duì)其所簽訂及履行的合同負(fù)全責(zé)，經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同的起草,在合同簽訂前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的經(jīng)營(yíng)主體資質(zhì)、資信及履行能力等進(jìn)行考察和審查，并收集相關(guān)信息資料，并分類建檔存檔。3.3技術(shù)中心：負(fù)責(zé)相關(guān)合同中技術(shù)協(xié)議的編制與簽訂。3.4品質(zhì)部：負(fù)責(zé)相關(guān)合同中質(zhì)量協(xié)議的編制與簽訂，并配合、審查對(duì)方技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議的要求、執(zhí)行能力。3.5財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)合同條款中的價(jià)格核算、收付款方式進(jìn)行審核把關(guān)。3.6服務(wù)部:負(fù)責(zé)對(duì)合同條款中的服務(wù)要求條款進(jìn)行審核把關(guān)。7相關(guān)經(jīng)辦部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同條款中的產(chǎn)品交貨要求條款進(jìn)行審核把關(guān)。4合同擬定4.1合同語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)，不能含糊其詞、前后矛盾，責(zé)任、權(quán)利要明確、具體，文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。2簽約人在簽訂經(jīng)濟(jì)合同之前，必須認(rèn)真了解對(duì)方當(dāng)事人的情況。包括：對(duì)方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營(yíng)權(quán)、有否履約能力及其資信情況，對(duì)方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權(quán)限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟(jì)效益，又要考慮對(duì)方的條件和實(shí)際履約能力，防止簽訂無(wú)效經(jīng)濟(jì)合同，確保所簽合同有效、有利。3簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償、擇優(yōu)簽約”的原則。4所有的合同均應(yīng)以書面形式訂立。5合同擬定時(shí)必須具備合同雙方的名稱全稱、詳細(xì)地址、代表人、聯(lián)系電話；以及開具增值稅發(fā)票信息的齊備，且前后一致；標(biāo)的（含貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等）的名稱,規(guī)格型號(hào)、技術(shù)配置狀態(tài)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、付款方式、交貨期限、服務(wù)期限、指定交貨地點(diǎn)、包裝方式以及相關(guān)費(fèi)用承擔(dān)方、違約責(zé)任等主要條款，方可加蓋印章；對(duì)于合同標(biāo)的沒有國(guó)家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，由合同雙方共同封存，加蓋印章，分別保管。6公司確認(rèn)的傳真件、一次性合同。合同除正文之外，雙方簽訂的技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、服務(wù)協(xié)議、補(bǔ)充合同等均為主合同的補(bǔ)充組成部分且具有同等效力。7任何人對(duì)外簽訂合同，都必須以維護(hù)本公司合法權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴(yán)懲。8經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，公司總經(jīng)理對(duì)合同擬定條款等具有最終決定權(quán)。5合同評(píng)審與審批1合同評(píng)審在提供/采購(gòu)產(chǎn)品（如在投標(biāo)、接受合同或訂單）之前，公司應(yīng)逐項(xiàng)逐條對(duì)合同項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)審，以確保：a）產(chǎn)品要求已明確并進(jìn)行有效確認(rèn)；b）與投標(biāo)或報(bào)價(jià)單不一致的合同或訂單要求已得到妥善解決；c）供方主體資格和履約能力；d）供方企業(yè)設(shè)備能力、生產(chǎn)協(xié)調(diào)能力和人力資源能力。5.1.2評(píng)審方式5.1.2.1常規(guī)合同：常規(guī)合同（包括正式合同文本、訂單、面談、電話、傳真、郵件等）合同內(nèi)容所涉及產(chǎn)品為本公司常規(guī)產(chǎn)品，同時(shí)其技術(shù)要求、銷售價(jià)格均在本公司規(guī)定之內(nèi)，且數(shù)量與交貨周期也在本公司綜合生產(chǎn)能力之內(nèi)。常規(guī)產(chǎn)品、無(wú)特殊要求的合同,報(bào)各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽署意見并由總經(jīng)理審批后執(zhí)行；5.1.2.2特殊合同：特殊合同（包括正式合同文本、協(xié)議書等）a）非本公司常規(guī)產(chǎn)品的產(chǎn)品買賣合同；b）技術(shù)要求超出本公司規(guī)定的產(chǎn)品買賣合同；c）批量大且交貨周期短（超出本公司綜合生產(chǎn)能力）的產(chǎn)品買賣合同；d）價(jià)格低于本公司規(guī)定的正常銷售價(jià)格的產(chǎn)品買賣合同；e）標(biāo)書。有以上情形出現(xiàn)時(shí)，按照《接單和評(píng)審過(guò)程文件》執(zhí)行，應(yīng)由合同涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)部門組織評(píng)審，評(píng)審結(jié)果和隨后的跟蹤措施應(yīng)予以記錄，報(bào)各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽署意見并由總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2合同審批1合同經(jīng)辦人持評(píng)審后可執(zhí)行的《合同/訂單評(píng)審表》，到綜合管理部加蓋公章或合同專用章。2.2公司對(duì)外簽訂合同（含補(bǔ)充合同）所加蓋的印章，一律使用合同專用章且加蓋騎縫章，其他印章一律不準(zhǔn)替代使用。附件中的各類技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等非合同可加蓋部門印章。6合同存檔1公司留存的年度合同原件不少于2份，經(jīng)辦部門、綜合管理部分別存檔，若財(cái)務(wù)部門做帳需留存原件時(shí)，經(jīng)辦部門留存復(fù)印件，原件送財(cái)務(wù)。其它部門或個(gè)人嚴(yán)禁留存。2我方需先行蓋章且加蓋騎縫章，對(duì)方后蓋章的合同，經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同返回后第一時(shí)間及時(shí)交綜合管理部備案存檔。3合同經(jīng)辦部門設(shè)立專職或兼職合同管理人員，負(fù)責(zé)搜集整理所承辦的合同在簽訂、履行、變更、終止或解除中的所有資料原件。4合同經(jīng)辦部門需確保技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議等簽訂后，隨同合同建立《合同管理臺(tái)帳》并一事一記存檔備案，妥善管理合同資料并建立出借、領(lǐng)用臺(tái)賬，以保證合同的完整性。7合同履行7.1經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)合同履行的日常管理工作，及時(shí)、如實(shí)記錄合同履行情況；如有必要，還應(yīng)提請(qǐng)合同負(fù)責(zé)人及對(duì)方確認(rèn)。2合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠(chéng)實(shí)守信原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行協(xié)助、保密等義務(wù)。3在合同履行過(guò)程中出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，合同經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司，并按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。a）由于不可抗拒因素導(dǎo)致合同不能繼續(xù)履行的；b）由于對(duì)方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定義務(wù)的；c）由于情況變更，致使我方無(wú)法按約定履行合同，或雖能履行但會(huì)導(dǎo)致我方重大損失的；d）其它合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。8合同變更和解除合同在履行過(guò)程中，發(fā)生相關(guān)方要求變更、修訂、補(bǔ)充、撤銷、終止等情況的通知，需在第一時(shí)間向部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理匯報(bào)，依照訂立流程經(jīng)經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)方可。9合同保密在合同管理的整個(gè)過(guò)程中，公司參與人員對(duì)合同信息進(jìn)行保密。需要合同對(duì)方保密的在合同條款中約定。10考核10.1對(duì)不按職責(zé)和流程辦理的責(zé)任部門，發(fā)現(xiàn)一次罰款100元，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的部門獎(jiǎng)勵(lì)20元;10.2對(duì)合同審查、簽訂或執(zhí)行過(guò)程中工作失誤給公司造成經(jīng)濟(jì)損失