信息化項目建議書

***信息化項目提議書

（含可行性分析）項目名稱：電子文獻電子檔案管理系統

申報單位：

（公章）

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填報日期：********

項目需求闡明建設電子文獻電子檔案管理系統，以規(guī)范各級各部門電子文獻歸檔、管理和運用，科學保管全市的電子檔案，增進國家信息資源建設，實現全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機關辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。項目可行性分析1、必要性：完整潔全地保留多種對國家和社會有保留價值的文獻材料，維護歷史的真實面貌，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價值，是《中華人民共和國檔案法》賦予各級政府、各單位、各部門的責任，政府有必要采用包括技術手段在內的一切措施來保留歷史、延續(xù)人類社會的記憶。本市OA系統投入運行后，在系統中生成和流轉的大量電子文獻需要尋找一種“著陸地”、“集聚地”和“歸屬地”，使之在保證各級政府正常運轉中發(fā)揮承上啟下的作用。假如不能及時進行規(guī)范化、原則化地搜集、歸檔、保管，將輕易產生電子文獻尤其是其背景信息和元數據的遺失、毀損，無法保證電子文獻的真實、完整、有效和長期可用，在某種程度上會導致“失憶政府”。因此，必須盡快建設電子文獻電子檔案管理系統，以規(guī)范各級各部門電子文獻歸檔、管理和運用，科學保管全市的電子檔案，增進國家信息資源建設，實現全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機關辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。2、可行性：（1）國家和本省制定公布了一系列有關電子文獻歸檔、管理的原則和規(guī)范，為電子文獻原則化管理提供了根據和保障。，國家檔案局已就電子文獻管理制定了“一種規(guī)章，兩個原則”即《電子文獻歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、《電子公文歸檔管理暫行措施》（國家檔案局6號令）和《CAD電子文獻光盤存儲、歸檔與檔案管理技術》（GB/T17678）。，國家檔案局又公布了兩個針對電子文獻管理的行業(yè)原則《電子文獻管理細則》，其中包括三個原則，即《文書電子文獻元數據方案》、《基于XML的電子文獻封裝規(guī)范》、《電子文獻長期保留格式需求》。（2）計算機技術和網絡技術的迅速發(fā)展，為電子文獻原則化管理系統建設提供了技術保障。

計算機與網絡技術日新月異為電子文獻中心描繪了廣闊前景，海量存貯技術的不停成熟為人們集中管理電子文獻提供了也許，大容量硬盤和磁盤陣列等為電子文獻的生成、歸檔提供了基礎；磁帶與光盤備份技術的推陳出新，為電子文獻的脫機備份與物理歸檔打開了以便之門；數據庫技XML文檔、多媒體技術廣泛使用，以及應用軟件對于數據兼容性的發(fā)展取向，為電子文獻在不一樣平臺上的創(chuàng)立、讀寫與傳遞發(fā)明了條件；網絡互聯及帶寬的高增長為電子文獻的廣泛運用提供了舞臺。（3）項目建設根據：《中華人民共和國檔案法》、《福建省檔案條例》、《電子文獻歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、電子文獻歸檔與電子檔案管理措施（試行》信系統總體設計（一）電子文獻電子檔案管理系統1、應用需求綜述：按照科學發(fā)展觀的規(guī)定，電子文獻電子檔案管理系統專門搜集整頓黨委、政府各職能部門在電子政務平臺上形成的各類文本文獻、數據庫文獻、電子郵件、數字影像等電子文獻，建立一種相對穩(wěn)定、覆蓋面廣的電子文獻搜集和運行機制，保證各單位形成的電子文獻“隨時形成、隨時搜集、隨時公布運用”，增進政務公開，滿足運用需求。根據《中華人民共和國檔案法》、《檔案局工作通則》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》，過去和目前的國家機構、社會組織（包括黨委、政府、人大、政協等）以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動在電子政務和辦公自動化環(huán)境中，直接形成通過數字化的手法文獻、電報、會議文獻、會議記錄、內部文獻、電話記錄、電報、業(yè)務數據、簿冊、圖表、錄音圖象以及其他對國家和社會有保留價值的電子文獻。這些信息都應是電子原則化管理系統采集、管理、提供運用的對象。就應用系統功能而言，它應包括數據采集與數字化加工系統、電子文獻管理系統、電子公布運用系統、系統維護管理系統等。就數據內容而言，它應包括目錄數據（文獻、檔案、資料）、全文數據、多媒體數據（圖片、圖紙、圖像）。2、系統設計基本規(guī)定系統應能對電子文獻進行全面管理，與電子文獻管理的系列規(guī)范相配套并實現如下規(guī)定：l

能接受OA系統形成的電子文獻，根據實際狀況實行文獻封裝。l

能證明電子文獻的真實性。有嚴格的管理制度和技術措施保證其真實性。l

能證明電子文獻的完整性。在未授權的狀況下，電子文獻沒有被修改。l

能修改電子文獻元數據進行必要修改。只有授權的顧客才有權對特定的電子文獻元數據進行修改，修改不影響電子文獻的憑證作用。l

能保留電子文獻的背景信息和歷史紀錄。l

提供數據導出功能，可滿足電子文獻轉儲到磁盤、光盤、磁帶等存儲介質上。l

能可靠地保留電子文獻，雖然出現系統故障或劫難時，通過數據備份、數據恢復保證電子文獻不會丟失。l

能按一定的數據輸出規(guī)定把電子文獻輸出到其他系統中，便于其他系統接受。

3、應用系統功能模塊構成電子文獻原則化管理系統詳細功能可以分為如下五大部分：登錄和注銷、檔案分類、檔案業(yè)務、檔案檢索和系統管理，詳細的模塊構造如下圖所示：（1）檔案分類：檔案管理子系統，重要提供對各類檔案和資料的管理。檔案分類管理子系統的管理對象包括：2

各類檔案，如文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案等等2

資料檔案分類管理子系統的重要操作包括：2

文獻搜集（僅限部分檔案分類）2

整頓歸檔（僅限部分檔案分類）2

預歸檔庫2

檔案著錄2

報表打印2

檔案鑒定2

檔案銷毀根據管理操作對象的不一樣，可以將檔案提成幾種大類，詳細闡明如下：1、文書檔案文書檔案，指機關在貫徹執(zhí)行黨和國家有關工作的路線、方針、政策和法律，指導工作，交流經驗，以及在各項管理工作中形成的行政公文和其他通用文書材料。文書檔案包括老式立卷和簡化立卷兩種方式：老式立卷包括文書案卷和卷內文獻；而簡化立卷相對于老式立卷，它沒有案卷，只有文獻記錄。2、業(yè)務檔案業(yè)務檔案，是指在辦理專題業(yè)務工作中所形成的具有保留價值的專用文書材料。3、科技檔案科技檔案，是指科研單位、生產單位和有關業(yè)務部門在科學研究、生產活動和基本建設等活動中直接形成的科技文書材料。4、聲像檔案聲像檔案，是指在業(yè)務活動中形成的以攝錄為手段、以感光磁性材料為載體的檔案，包括照片檔案、錄音帶檔案、錄像帶檔案、影片檔案、磁盤檔案、光盤檔案等。5、會計檔案會計檔案，是指財務部門在進行會計核算業(yè)務活動中所形成的材料，包括會計報表、會計簿冊和會計憑證等。6、人事檔案人事檔案，是指人事部門在平?；顒又兴鸭母黝惾耸虏牧?。7、實物檔案實物檔案，是指在平常行政管理、業(yè)務活動等項工作中直接形成的反應本單位工作面貌、機構變化、表揚獎勵、對外交流等方面的實物材料，如：:獎勵物品檔案、印章名章檔案、交流物品檔案、裝備樣品檔案等。除此之外，在平常工作中還會形成其他某些有保留價值的檔案，也可以作為新的檔案分類來進行管理。（2）檔案業(yè)務：檔案業(yè)務子系統，重要提供如下幾種子模塊，實現對檔案有關業(yè)務的操作和管理：2

接受臺賬：用于記錄處室下面各單位向處室移交檔案的狀況。2

檔案鑒定：鑒定檔案的保留價值，包括保管期限、密級和劃控鑒定。2

檔案保管：用于記錄保留檔案的庫房及其環(huán)境、檔案保留位置、檔案出入庫等信息。2

檔案記錄：可以根據顧客輸入的記錄條件，得到對應的記錄成果，并且可以把記錄成果導出到Excel文獻中，以供后續(xù)處理。2

借閱登記：用于登記和管理整個檔案處室的借閱信息。2

檔案移交：根據移交條件（檔案分類、歸檔年度、保管期限等），將滿足條件的檔案庫記錄（包括案卷、文獻及其數字化文獻等信息）按照固定的格式導出到當地硬盤中。導出完畢后，可以將導出的數據手工移交給檔案管理機構。檔案登記：根據《福建省檔案登記措施》的規(guī)定，將對應登記事項設計成表格，便于各單位直接在OA系統內向檔案部門辦理檔案登記手續(xù)。電子目錄數據報送：自動生成已歸檔電子文獻目錄信息，實目前線向檔案部門報送。2

檔案編研：檔案分類匯編、提供多種編研文獻模板（MSOfficeWord格式）的下載、提供編研成果庫的查詢、增長、刪除、修改等功能。2

全宗卷管理：記錄各全宗單位在所有檔案管理過程中產生的記錄信息、報表等電子文獻信息的管理工作，包括組織沿革、全宗內檔案狀況簡介、全宗內檔案內容簡介、全宗指南(全宗簡介)、立檔單位大事記、檔案搜集、檔案整頓、檔案鑒定、檔案保管、檔案記錄、檔案運用、現代化管理等。（3）檔案檢索：檔案檢索子系統，提供跨庫檢索和對所有檔案分類（包括案卷和文獻）的檢索，所有的檢索均可以在全文檢索的基礎上實現。系統的檢索方式是靈活多樣的，一共提供了如下三種檢索方式：2

跨庫檢索：僅提供一種輸入框，實現跨庫檢索。尤其合用于已經懂得某個關鍵字（詞），但不懂得屬于哪個檔案庫的哪個字段的狀況。2

簡樸檢索：針對某個庫查詢，系統提供簡樸的檢索視圖。一般來說可以滿足我們大多數的查詢，合用于一般顧客。2

高級檢索：針對某個庫查詢，每個顧客可以根據需要自己定義自己的檢索視圖。系統可以將這些檢索習慣保留下來，以便于顧客的下次檢索。合用于當簡樸查詢中沒有我們所需要的查詢字段的狀況。（4）系統管理：系統管理子系統，重要負責整個檔案系統的配置和維護，進行某些系統參數和系統顧客的設置與管理，只有具有系統管理員權限的顧客才能進入操作。對系統某些配置的修改，會對已經有數據導致一定的影響，因此，在更改系統配置和進行系統維護時要謹慎。系統管理子系統，詳細包括如下幾種子模塊：2

日志管理2

視圖管理2

屬性定制2

界面定制2

系統配置2

公文配置2

存儲管理2

檢索服務2

顧客管理（二）硬件模塊構成與功能設計本期硬件系統及網絡總體架構示意圖（如下）光纖互換機：用于歸檔電子文獻的傳送與接受物理帶庫：用于存儲和備份歸檔電子文獻（2臺）磁盤陣列：用于存儲OA系統中生成和運轉的電子文獻高端服務器：用于電子文獻的監(jiān)控、采集、處理、檢索、公布（內網外網各2臺）備份系統：用于電子文獻信息的自動備份。四、項目經費預算：（初步估計約156萬元）序號產品名稱估價數量合計(RMB)含稅和運費備注1B24IBM24口光纖互換機，單臺實配8個8GbSFP模塊，8條5米光纖線￥52,3542￥104,7082TS3200IBMTS32OO物理帶庫，單臺實配20個800GB的磁帶，2個驅動器￥137,8032￥275,6063N6040IBMN6040NAS存儲，單臺配置22塊300GB硬盤，配置CIFS協議￥578,6771￥578,6774X3650M3配置2個4核2.13GHz(4MB三級緩存，最高支持800MHz內存頻率，4.8GT/sQPI),4GB內存，2個146GB熱插拔SAS硬盤,集成雙口千兆以太網。ServeRAIDM1015陣列卡，支持RAID0、1,可選RAID5。￥24,1502￥48,3005SymantecSymantec自動備份軟件（VeritasNetBackup6.0，含VMware、Linux、Windo