淺談會計憑證的訂成

淺談會計憑證的訂成

一、會計證書1.會計憑證的裝填會計的確認(rèn)是將一到一系列會計證書標(biāo)記為文件，方便維護(hù)和使用。裝訂之前,要設(shè)計一下,看一個月的記賬憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應(yīng)基本保持一致,不能把幾張應(yīng)屬一份記賬憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊之中。一本憑證,厚度一般以1.5～2.0厘米為宜。過薄,不利于戳立放置;過厚,不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊,一般以月份為單位,每月訂成一冊或若干冊。憑證少的單位,可以將若干個月份的憑證合并訂成一冊,在封皮注明本冊所含的憑證月份。由于原始憑證往往大于記賬憑證,從而需要折疊,這樣一本憑證就顯得中間厚。裝訂線的位置薄,訂出的一本憑證像魚一樣。這時可以用一些紙折成許多三角形,均勻地墊在裝訂線的位置。這樣裝訂出來的憑證就顯得整齊了。裝訂前,要以會計憑證的左上側(cè)為準(zhǔn),放齊,準(zhǔn)備好鐵錐、裝訂機(jī)或小手電鉆,還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。會計憑證裝訂前的整理工作:(1)分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全。(2)按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù)。(3)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針)。對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱,保持?jǐn)?shù)字完整。(4)整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有無漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資及獎金發(fā)放單是否隨附齊全。(5)記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。會計憑證裝訂時的要求:(1)用“三針引線法”裝訂。裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上三個針眼兒,實行三眼一線打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是活的,并放在憑證封皮的里面。裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。(2)憑證外面要加封面,封面紙用上好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證。(3)裝訂憑證厚度一般為1.5厘米,方可保證裝訂牢固、美觀大方。下面介紹一種角訂法:(1)將憑證封皮和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封皮上角,做護(hù)角線。(2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機(jī)在底線上分布均勻地打兩個眼兒。(3)用大針引線繩穿過兩個眼兒,如果沒有針,可以將回形別針順直,然后兩端折向同一個方向,折向時將線繩夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機(jī)打出的眼兒是可以穿過的。(4)在憑證的背面打結(jié),線繩最好把憑證兩端也系上。(5)將護(hù)角向左上側(cè)面折,并將一側(cè)剪開至憑證的左上角,然后抹上膠水。(6)向上折疊,將側(cè)面和背面的線繩扣粘死,以上過程參見下圖。(7)待晾干后,在憑證本的側(cè)脊上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章?，F(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。2.會計憑證的格式根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,會計憑證的封面在填寫時應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:單位名稱、所屬的年度和月份、起訖日期、憑證種類、起訖號碼等。3.原始憑證的排列和安裝裝訂前首先應(yīng)將憑證進(jìn)行整理。會計憑證的整理工作,主要是對憑證進(jìn)行排序、粘貼和折疊。(1)對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向后,再自下向后兩次折疊。注意應(yīng)把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來,以便裝訂后還可以展開查閱。(2)對于紙張面積過小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類別排列,再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時以膠水為宜。小票應(yīng)分張排列,同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起,同時在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證(如火車票),可以將票面票底輕輕撕開,厚紙板棄之不用。(3)對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證,可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面,待裝訂憑證時,抽去回形針或大頭針。有的原始憑證不僅面積大,而且數(shù)量多,故可以單獨(dú)裝訂,如工資單、耗料單等,但在記賬憑證上應(yīng)注明保管地點(diǎn)。原始憑證附在記賬憑證后的順序應(yīng)與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致,不應(yīng)按原始憑證的面積大小來排序。經(jīng)過整理后的會計憑證,為匯總裝訂打好了基礎(chǔ)。所有匯總裝訂好的會計憑證都要加具封面。會計憑證裝訂前,要先設(shè)計和選擇會計憑證的封面。封面應(yīng)用較為結(jié)實、耐磨、韌性較強(qiáng)的牛皮紙等。4.及時存出重要的原始憑證根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,會計憑證裝訂時,對于那些重要的原始憑證,比如各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件、契約等,為了便于日后查閱,可以不附在記賬憑證之后,另編目錄,單獨(dú)保管,然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號,以便日后核對。5.單獨(dú)裝訂成冊,背景后又加了原始憑證根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,會計憑證裝訂時,對于那些較多的原始憑證,例如發(fā)貨票、收貨單、領(lǐng)料單等,也可以不附在記賬憑證之后,單獨(dú)裝訂成冊,在封面上注明記賬憑證的日期、編號、種類,然后在記賬憑證上注明“附件另訂”(或“所附原始憑證另訂”)和原始憑證的名稱、編號。6.憑證需要濫用的社會條件根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十五條的規(guī)定,已經(jīng)存檔的會計憑證需要調(diào)用時,必須經(jīng)本單位會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員批準(zhǔn),可以復(fù)印。如果是外單位調(diào)用提供復(fù)印件,提供時應(yīng)當(dāng)在專設(shè)的登記簿中登記,并由提供人員和接收人員共同簽名或者蓋章。7.各類保管年限(1)會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管年限都是15年。(2)會計賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬(除現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬)、輔助賬簿的保管年限是15年;現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的保管年限是25年;固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。(3)財務(wù)報告類:月、季度財務(wù)報告(包括文字分析),保管年限是3年;年度財務(wù)報告(決算)(包括財務(wù)分析)屬于永久性保管。(4)其他類:會計移交清冊的保管年限是15年;會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久性保管;銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單的保管年限是5年。8.單位負(fù)責(zé)人和會計機(jī)構(gòu)共同檢查撤銷清冊的程序規(guī)范(1)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明所銷毀的會計憑證的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀的時間等等。(2)由單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見。(3)銷毀時,應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)督。(4)監(jiān)銷人員在會計憑證銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照銷毀清冊所列的內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計憑證;銷毀后,應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。二、會計賬簿1.賬簿登記在本頁功能(1)會計賬簿的啟用。啟用會計賬簿時,應(yīng)當(dāng)在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱,并在賬簿扉頁上附啟用表。啟用訂本式賬簿應(yīng)當(dāng)從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù),不得跳頁、缺號。使用活頁式賬頁應(yīng)當(dāng)按賬戶順序編號,并須定期裝訂成冊;裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定頁碼,另加目錄,記明每個賬戶的名稱和頁次。(2)會計賬簿的記賬規(guī)則。(1)登記會計賬簿時,應(yīng)當(dāng)將會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。(2)登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號表示已經(jīng)記賬。(3)賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格,不要寫滿格,一般應(yīng)占格距的1/2。(4)登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。(5)下列情況可以用紅色墨水記賬:按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯誤記錄;在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數(shù);在三欄式賬戶的余額欄前,如未印明余額方向,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;根據(jù)國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。(6)各種賬簿應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁,應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷,或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。(7)凡需要結(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶,應(yīng)在“借或貸”欄內(nèi)寫“平”字,并在“余額”欄用“0”表示。(8)每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時,應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計數(shù)及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。對需要結(jié)計本月發(fā)生額的賬戶,結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本月末止的發(fā)生額合計數(shù);對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶,結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁末止的累計數(shù);對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額,也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶,可以只將每頁末的余額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。2.銀行存款日記賬的登記操作(1)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。登記會計賬簿時,應(yīng)當(dāng)將會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。對于每一項會計事項,一方面要記入有關(guān)的總賬,另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬簿記錄中的日期,應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期;以自制的原始憑證(如收料單、領(lǐng)料單等)作為記賬依據(jù)的,賬簿記錄中的日期應(yīng)按有關(guān)自制憑證上的日期填列。此外,負(fù)責(zé)登記賬簿的會計人員,在登記賬簿前應(yīng)對已經(jīng)專門復(fù)核人員審查過的記賬憑證再復(fù)核一遍,這是崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽制制度的要求。如果記賬人員對記賬憑證中的某些問題弄不明白,可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請教;如果認(rèn)為記賬憑證的處理有錯誤,可暫停登記,及時向會計主管人員反映,由其做出更改或照登的決定。在任何情況下,凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。(2)登記賬簿要及時。登記賬簿的間隔時間應(yīng)該多長,沒有統(tǒng)一的規(guī)定,這要依單位所采用的具體會計核算形式而定?？傮w來說是越短越好。一般情況下,總賬可以3～5天登記一次;明細(xì)賬的登記時間間隔要短于總賬,日記賬和債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬一般一天就要登記一次。現(xiàn)金、銀行存款日記賬,應(yīng)根據(jù)收、付款記賬憑證,隨時按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記,每日終了應(yīng)結(jié)出余額。經(jīng)管現(xiàn)金和銀行存款日記賬的專門人員,必須每日掌握銀行存款和現(xiàn)金的實有數(shù),謹(jǐn)防開出空頭支票和影響經(jīng)營活動的正常用款。(3)注明記賬符號。登記完畢后,要在記賬憑證上簽名或者蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號,表示已經(jīng)記賬。在記賬憑證上設(shè)有專門的欄目注明記賬的符號,以免發(fā)生重記或漏記。(4)書寫留空。賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格,不要寫滿格,一般應(yīng)占格距的1/2。這樣,在一旦發(fā)生登記錯誤時,能比較容易地進(jìn)行更正,同時也方便查賬工作。(5)正常記賬使用藍(lán)黑墨水。登記賬簿要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬簿除外)或者鉛筆書寫。在會計上,數(shù)字的顏色是重要的語素之一,它同數(shù)字和文字一起傳達(dá)出會計信息,書寫墨水的顏色用錯了,其導(dǎo)致的概念混亂不亞于數(shù)字和文字的錯誤。(6)特殊記賬使用紅墨水。對在登記賬簿中使用紅色墨水的問題,依據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的規(guī)定,下列情況可以用紅色墨水記賬:(1)按照紅字沖賬的記賬憑證,沖銷錯誤記錄。(2)在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數(shù)。(3)在三欄式賬簿的余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額。(4)根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。(7)順序連續(xù)登記。各種賬簿應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記,不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁,應(yīng)當(dāng)將空行、空頁劃線注銷,或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。這對避免在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞,是十分必要的防范措施。(8)結(jié)出余額。凡需要結(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”欄內(nèi)寫“平”字,并在余額欄內(nèi)用“0”表示。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。一般說來,對于沒有余額的賬戶,在余額欄內(nèi)標(biāo)注的“0”應(yīng)當(dāng)放在“元”位。(9)過次承前。每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時,應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計數(shù)及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣?！斑^次頁”和“承前頁”的方法有兩種:一是在本頁最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額,然后過次頁并在次頁第一行承前頁;二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計數(shù)及余額,不在上頁最后一行結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額后過次頁?！稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》還對“過次頁”的本頁合計數(shù)的結(jié)計方法,根據(jù)不同需要作了規(guī)定:(1)對需要結(jié)計本月發(fā)生額的賬戶,結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)。這樣做便于根據(jù)“過次頁”的合