醫(yī)院檔案管理制度（四篇）

第11頁共11頁醫(yī)院檔案?管理制度?一、從?員工聘用?之日起，?人力資源?部應為每?位員工建?立一份完?整的員工?檔案，并?妥善保存?：1、?員工檔案?的內(nèi)容由?該員工學?習、工作?過的單位?或部門負?責人和員?工本人提?供，人事?檔案主要?由手寫檔?案、電腦?存儲檔案?兩部分組?成。2?、個人檔?案在員工?終止合同?時封存，?并傳遞至?由員工新?單位或本?人戶籍所?在地的人?才交流中?心或職業(yè)?介紹所。?二、員?工人事檔?案主要包?括以下兩?部分的內(nèi)?容：1?、按照國?家要求所?建立的檔?案的內(nèi)容?：（1?）履歷材?料：個人?履歷表包?括教育、?培訓及工?作經(jīng)歷、?配偶及子?女情況等?；（2?）自傳材?料：自傳?或自傳性?質(zhì)的材料?（3）?鑒定、考?察、考核?材料：自?我鑒定、?鑒定材料?、考察材?料、教職?工年度考?核；（?4）學歷?技術(shù)職務?等材料：?高校招生?報考登記?表、畢業(yè)?生登記表?、專業(yè)技?術(shù)職務評?審表、醫(yī)?師資格認?定申請審?核表等；?（5）?政治歷史?____?材料；?（6）入?黨、團材?料；（?7）獎勵?、處分材?料（8?）工資任?免等材料?：工資升?級審批表?、調(diào)動人?員工資審?批表、正?常晉升工?資審批表?、調(diào)整工?資標準審?批表、干?部任免審?批表、出?國人員_?___表?等；（?9）其他?參考材料?。2、?按照jc?i要求所?建立的檔?案的內(nèi)容?：（1?）建檔范?圍：醫(yī)院?正式職工?、派遣制?醫(yī)院職工?、醫(yī)院返?聘醫(yī)師、?進修人員?、在讀研?究生、實?習學生、?復旦后勤?工作人員?（2）?檔案內(nèi)容?：1）?姓名及姓?名的更改?、婚姻狀?況、職務?職稱變動?、學歷情?況、家庭?住址、_?___號?碼、e-?mail?地址等基?本信息；?2）員?工崗位職?責；3?）試用期?、年度工?作評價；?4）有?效執(zhí)照、?證書等的?復印件；?各種證書?包括。學?歷學位（?其中醫(yī)師?職業(yè)人員?的本科學?歷學位證?書屬必備?證書）、?執(zhí)業(yè)證書?、資格證?書、上崗?證書等。?5）崗?前培訓（?包括。新?職工上崗?前培訓記?錄、醫(yī)院?崗位培訓?記錄、科?室崗位培?訓記錄等?）。6?）繼續(xù)教?育記錄，?cpr、?acls?證書的復?印件。?7）醫(yī)療?授權(quán)書（?處方權(quán)/?醫(yī)囑權(quán)）?，包括。?抗菌藥物?權(quán)限、精?/麻藥物?權(quán)限、手?術(shù)/操作?權(quán)限等。?三、由?部門保存?的員工個?人檔案為?按照jc?i要求制?作的紙質(zhì)?全部檔案?，由人力?資源部保?存的員工?人事檔案?為按照中?組部要求?制作的紙?質(zhì)全部檔?案和按照?jci要?求制作的?電子版。?四、做?好員工檔?案保密工?作，人事?檔案資料?只限在下?列情況下?提供：?1.在人?事檔案規(guī)?定范圍內(nèi)?借閱，不?外借，只?能在閱檔?室查閱或?摘抄。?2.外單?位政審時?，需閱檔?的憑閱檔?介紹信。?3.員?工向人力?資源部提?出有效證?明或充分?理由，由?人力資源?部工作人?員代為拷?貝所需材?料。4?.有特殊?需要時，?按相關(guān)規(guī)?定執(zhí)行。?___?_個人檔?案至少每?三年進行?一次回顧?，必要時?隨時更新?。醫(yī)院?檔案管理?制度（二?）檔案?保管權(quán)限?、期限與?類型__?__檔案?保管權(quán)限?1.1?財務部檔?案由財務?部保存；?___?_人事部?檔案由人?事部保存?；1.?3醫(yī)院證?、章、信?由院長指?定負責人?保存；?1.4其?它各類檔?案由辦公?室保存。?____?檔案保管?期限2?.1財務?檔案應嚴?格遵照國?家有關(guān)規(guī)?定的保管?期限執(zhí)行?。2.?2醫(yī)院證?、章、信?及相關(guān)文?件資料屬?永久保存?檔案。?2.3政?府職能部?門授予、?發(fā)放的各?種許可證?書、等級?證書、資?格證書、?獎狀、獎?章、獎杯?、錦旗等?原件屬永?久保存檔?案。2?.4本醫(yī)?院的歷史?沿革、重?要事項記?載及反映?本醫(yī)院重?要活動的?剪報、照?片、錄音?、錄像等?屬永久保?存檔案。?2.5?普通文檔?保管期限?為___?_年至_?___年?。2.?6保密文?檔須于失?效當日即?刻銷毀。?3文檔的?保存形式?：3.?1文字性?普通文檔?分為文字?與電子兩?種方式保?存。3?.2計算?機存儲的?____?文件應采?取加密保?護措施，?文件__?__由指?定的文件?保管人設(shè)?定，并須?將該文件?路徑及_?___報?院辦公室?備存，并?保證其真?實性。?3.3_?___文?檔以書面?或?qū)嵨镄?式保存。?____?檔案類型?4.1?行政檔案?，包括。?營業(yè)執(zhí)照?正、副本?，復印件?；法定代?表人__?__（護?照）（復?印件）；?對內(nèi)、對?外收、發(fā)?的《__?__》、?《決定》?、《函》?、《總結(jié)?》、《報?告》等各?類正式公?文；各項?重要活動?的___?_流程、?領(lǐng)導講話?稿、聲像?圖片等相?關(guān)資料；?各部門（?含財務、?醫(yī)務科室?）現(xiàn)行的?各項規(guī)章?制度、規(guī)?定、流程?等；院級?會議的_?___、?決議；醫(yī)?院年度（?季、月、?周）工作?計劃匯總?表；《辦?公房屋租?賃合同》?、或自置?房屋產(chǎn)權(quán)?證等固定?資產(chǎn)檔案?；購置車?輛所有權(quán)?證、購置?稅證、保?險、__?__（復?印件）等?車輛管理?檔案；對?外簽訂的?各類購買?（租賃、?服務）性?質(zhì)的合同?文件；其?它應歸檔?保管的文?件、資料?。__?__人事?檔案，包?括。全院?員工個人?信息資料?（花名冊?）；勞動?合同及保?密協(xié)議；?勤打卡數(shù)?據(jù)；工資?、社保等?薪酬相關(guān)?資料；招?聘表格、?人才庫等?相關(guān)資料?；員工績?效考核相?關(guān)資料；?其它應歸?檔保管的?文件、資?料。4?.3財務?會計檔案?，包括。?各類審計?帳冊及報?表；各類?會計帳冊?及報表；?固定資產(chǎn)?資料；其?它須保存?文檔。?4.4藥?械設(shè)備檔?案，包括?。設(shè)備臺?帳；設(shè)備?出廠合格?證、使用?說明書；?設(shè)備__?__、調(diào)?試、驗收?報告；設(shè)?備保修卡?、保修協(xié)?議及維修?____?；設(shè)備運?行維修、?保養(yǎng)記錄?；設(shè)備更?新改造記?錄；設(shè)備?管理制度?；其它應?保存的設(shè)?備資料。?4.5?醫(yī)療檔案?，包括。?檔案內(nèi)容?由醫(yī)療管?理部門提?供。檔案?查閱與復?制1院?長有權(quán)查?閱醫(yī)院所?有檔案。?2病區(qū)?、科室負?責人有權(quán)?查閱本科?室所有檔?案。3其?他員工因?工作需要?應經(jīng)過審?批后可借?閱有關(guān)檔?案。4?文檔查（?借）閱應?在辦公室?進行登記?，___?_文檔及?權(quán)限外查?借（閱）?須辦理審?批手續(xù)。?5查（?借）閱或?復制除財?務類、人?事類以外?的檔案須?由辦公室?負責人審?批，并進?行相關(guān)登?記。6?查（借）?閱或復制?財務檔案?、人事檔?案須由院?長審批。?檔案的銷?毀1超?過保管期?限的檔案?，由檔案?管理員依?據(jù)檔案保?管期限每?年___?_月前編?制銷毀計?劃及清單?，由辦公?室負責人?審核無誤?后報院長?審批。2?院長審批?同意銷毀?計劃后，?必須指派?兩名（含?）以上監(jiān)?銷人員監(jiān)?督檔案銷?毀過程，?并進行簽?字確認。?3銷毀?檔案清冊?要妥善保?管，并將?所銷毀檔?案在有關(guān)?目錄中注?銷。醫(yī)?院檔案管?理制度（?三）一?、從員工?聘用之日?起，人力?資源部應?為每位員?工建立一?份完整的?員工檔案?，并妥善?保存：?1、員工?檔案的內(nèi)?容由該員?工學習、?工作過的?單位或部?門負責人?和員工本?人提供，?人事檔案?主要由手?寫檔案、?電腦存儲?檔案兩部?分組成。?2、個?人檔案在?員工終止?合同時封?存，并傳?遞至由員?工新單位?或本人戶?籍所在地?的人才交?流中心或?職業(yè)介紹?所。二?、員工人?事檔案主?要包括以?下兩部分?的內(nèi)容：?1、按?照國家要?求所建立?的檔案的?內(nèi)容：?（1）履?歷材料：?個人履歷?表包括教?育、培訓?及工作經(jīng)?歷、配偶?及子女情?況等；?（2）自?傳材料：?自傳或自?傳性質(zhì)的?材料（?3）鑒定?、考察、?考核材料?：自我鑒?定、鑒定?材料、考?察材料、?教職工年?度考核；?（4）?學歷技術(shù)?職務等材?料：高校?招生報考?登記表、?畢業(yè)生登?記表、專?業(yè)技術(shù)職?務評審表?、醫(yī)師資?格認定申?請審核表?等；（?5）政治?歷史審查?材料；?（6）入?黨、團材?料；（?7）獎勵?、處分材?料（8?）工資任?免等材料?：工資升?級審批表?、調(diào)動人?員工資審?批表、正?常晉升工?資審批表?、調(diào)整工?資標準審?批表、干?部任免審?批表、出?國人員審?查表等；?（9）?其他參考?材料。?2、按照?jci要?求所建立?的檔案的?內(nèi)容：?（1）建?檔范圍：?醫(yī)院正式?職工、派?遣制醫(yī)院?職工、醫(yī)?院返聘醫(yī)?師、進修?人員、在?讀研究生?、實習學?生、復旦?后勤工作?人員（?2）檔案?內(nèi)容：?1）姓名?及姓名的?更改、婚?姻狀況、?職務職稱?變動、學?歷情況、?家庭住址?、電話號?碼、e-?mail?地址等基?本信息；?2）員?工崗位職?責；3?）試用期?、年度工?作評價；?4）有?效執(zhí)照、?證書等的?復印件；?各種證書?包括。學?歷學位（?其中醫(yī)師?職業(yè)人員?的本科學?歷學位證?書屬必備?證書）、?執(zhí)業(yè)證書?、資格證?書、上崗?證書等。?5）崗?前培訓（?包括。新?職工上崗?前培訓記?錄、醫(yī)院?崗位培訓?記錄、科?室崗位培?訓記錄等?）。6?）繼續(xù)教?育記錄，?cpr、?acls?證書的復?印件。?7）醫(yī)療?授權(quán)書（?處方權(quán)/?醫(yī)囑權(quán)）?，包括。?抗菌藥物?權(quán)限、精?/麻藥物?權(quán)限、手?術(shù)/操作?權(quán)限等。?三、由?部門保存?的員工個?人檔案為?按照jc?i要求制?作的紙質(zhì)?全部檔案?，由人力?資源部保?存的員工?人事檔案?為按照中?組部要求?制作的紙?質(zhì)全部檔?案和按照?jci要?求制作的?電子版。?四、做?好員工檔?案保密工?作，人事?檔案資料?只限在下?列情況下?提供：?1.在人?事檔案規(guī)?定范圍內(nèi)?借閱，不?外借，只?能在閱檔?室查閱或?摘抄。?2.外單?位政審時?，需閱檔?的憑閱檔?介紹信。?3.員?工向人力?資源部提?出有效證?明或充分?理由，由?人力資源?部工作人?員代為拷?貝所需材?料。4?.有特殊?需要時，?按相關(guān)規(guī)?定執(zhí)行。?___?_個人檔?案至少每?三年進行?一次回顧?，必要時?隨時更新?。醫(yī)院?檔案管理?制度（四?）一、?檔案保密?：l、?認真學習?、宣傳貫?徹執(zhí)行《?保密法》?；對保密?文件、資?料、檔案?的劃分，?密級的變?更，必須?按國家有?關(guān)制度和?規(guī)定處理?。2、?嚴格執(zhí)行?保密文件?、資料、?檔案的查?、借閱審?批手續(xù)，?并只限于?在閱文室?內(nèi)閱讀，?不得私自?抄錄或拍?照，更不?得帶回家?。3、?保密文件?、資料、?檔案閱讀?完畢，應?交保密員?存放在專?柜內(nèi)，妥?善保管，?以防丟失?、泄密事?件的發(fā)生?。4、?要對全體?干部職工?進行保密?教育，并?對“三密?”文件、?資料定期?清理，重?點保護。?5、對?造成失、?泄密的科?室和個人?，應追究?其責任，?并視其情?節(jié)輕重，?給予必要?處罰。?二、檔案?保管：?l、機關(guān)?全部檔案?必須由中?心檔案室?集中統(tǒng)一?保管，任?何人不得?據(jù)為己有?。2、?加強庫房?管理，做?好防盜竊?、防火、?防潮、防?曬、防塵?、防有害?氣體和微?生物的侵?蝕等工作?，做好庫?房內(nèi)溫、?濕度測記?，保持室?內(nèi)合理溫?度。3?、嚴禁無?關(guān)人員進?入檔案庫?房。4?、室藏檔?案應排列?整齊有序?，并定期?進行清理?，核對工?作，做到?目錄與室?藏檔案相?符。5?、嚴格按?檔案管理?的規(guī)定履?行檔案移?交、接收?等手續(xù)。?6、認?真做好檔?案的鑒定?工作，不?得擅自銷?毀檔案，?如需銷毀?，首先編?制銷毀清?冊，由鑒?定小組批?準鑒定，?在有人監(jiān)?銷的情況?下，方能?銷毀。?7、檔案?保管不善?造成毀冊?和丟失，?要追究有?關(guān)人員法?律責任并?予以處罰?。三、?檔案利用?：l、?凡因公需?到檔案室?利用檔案?的，必須?填寫使用?登記，外?單位利用?者，必須?持單位介?紹信或有?關(guān)證件，?經(jīng)院領(lǐng)導?批準后方?可使用。?2、檔?案原則上?不外借，?利用者可?在閱文室?查閱，特?殊情況需?要借出者?，必須經(jīng)?分管院領(lǐng)?導批準，?并辦理借?閱手續(xù)，?外借時間?不得超過?三天。?3、檔案?利用者必?須愛護檔?案，嚴禁?畫杠、打?圈、涂抹?、篡改、?抽取、拆?散檔案資?料，否則?，按《檔?案法》的?有關(guān)規(guī)定?追究責任?。4、?檔案工作?人員要熱?情招待檔?案利用者?，準確迅?速地調(diào)出?利用者所?需檔案，?同時，要?認真做好?查閱檔案?的登記與?統(tǒng)計工作?，注意反?饋和收集?利用效果?。5、?“三密”?文件借閱?范圍要從?嚴掌握，?必須借閱?時，要經(jīng)?分管領(lǐng)導?批準。?四、檔案?的借、傳?閱：1?、借閱和?傳閱文件?，要辦理?登記手續(xù)?，退還文?件要辦理?注銷手續(xù)?。2、?對檔案或?文件進行?翻拍或復?制要經(jīng)院?辦同意，?任何科室?或個人不?得自行復?印或傳閱?，復印件?視同正式?件一樣管?理，如系?秘密材料?應加蓋檔?案號章并?注明材料?的出版社?和依據(jù)。?3、利?用者應精?心愛護和?妥善