文件控制程序

重慶安來動(dòng)力機(jī)械有限企業(yè)管理原則重慶安來動(dòng)力機(jī)械有限企業(yè)管理原則APQP-4.2-002文獻(xiàn)控制程序版本號(hào)：B密級(jí)：JM編制：審核：標(biāo)準(zhǔn)化：審定：批準(zhǔn)：共享：重慶安來動(dòng)力機(jī)械有限企業(yè)全體員工-09-05公布-10-01實(shí)行重慶安來動(dòng)力機(jī)械有限有限企業(yè)發(fā)布目錄第1條目的和范圍第2條引用原則第3條術(shù)語(yǔ)和定義第4條職責(zé)第5條程序第6條支持文獻(xiàn)第7條記錄第1條目的和范圍1.1目的通過對(duì)重慶安來動(dòng)力有限企業(yè)（如下簡(jiǎn)稱安來企業(yè)）質(zhì)量管理體系的文獻(xiàn)進(jìn)行控制，保證各有關(guān)場(chǎng)所使用的文獻(xiàn)為有效版本，特制定本程序。1.2合用范圍本程序所指文獻(xiàn)是指企業(yè)因業(yè)務(wù)需要編制、接受的文獻(xiàn)或所掌握的情報(bào)、數(shù)據(jù)的記錄。不過,企業(yè)以外的公開發(fā)行刊物(書籍、雜志)除外。第2條引用原則2.1GB/T19000-《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》2.2GB/T19001-《質(zhì)量管理體系規(guī)定》2.3APQSB0001《質(zhì)量手冊(cè)》第3條術(shù)語(yǔ)和定義本程序使用GB/T19001-idtISO9001∶《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》原則和安來企業(yè)質(zhì)量手冊(cè)第4.2.3條的規(guī)定編制中的術(shù)語(yǔ)與定義。第4條程序執(zhí)行者及職責(zé)4.1總經(jīng)理、各副總和管理者代表負(fù)責(zé)職權(quán)范圍內(nèi)的文獻(xiàn)的審核和同意。4.2各部門部長(zhǎng)負(fù)責(zé)組織編制、整頓和維護(hù)本部門各類文獻(xiàn)，并負(fù)責(zé)按規(guī)定的規(guī)定進(jìn)行報(bào)批、標(biāo)識(shí)和使用。4.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)和程序文獻(xiàn)的編制、發(fā)放、修改、存檔；種類認(rèn)證資料、專利申報(bào)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料、法律、法規(guī)、原則等文獻(xiàn)管理的歸口、存檔。4.4管理部負(fù)責(zé)文書、文獻(xiàn)、證件的歸口管理。4.5進(jìn)出口企業(yè)負(fù)責(zé)進(jìn)出口協(xié)議、銷售訂單的歸口、存檔。4.6銷售部負(fù)責(zé)銷售協(xié)議、銷售訂單的歸口、存檔。4.7采購(gòu)部部是采購(gòu)協(xié)議、計(jì)劃、訂單的歸口、存檔。4.7技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文獻(xiàn)的歸口、存檔。程序正文5.1文獻(xiàn)控制流程見圖1。5.2文獻(xiàn)的分類文獻(xiàn)分為內(nèi)部文獻(xiàn)和外來文獻(xiàn)兩大類；文獻(xiàn)可以呈任何媒體形式，如硬拷貝或電子媒體。5.3內(nèi)部文獻(xiàn)的編制5.3.1質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)：質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、支持文獻(xiàn)，由品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門編制；5.3.2技術(shù)文獻(xiàn)由品技部、研究所負(fù)責(zé)編制；5.3.3協(xié)議文獻(xiàn)由采購(gòu)部、銷售部、進(jìn)出口企業(yè)負(fù)責(zé)組織編制；5.3.4文書文獻(xiàn)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織編制；5.3.5各職能管理部門在其職能范圍內(nèi)的文獻(xiàn)由各職能部門負(fù)責(zé)編制。5.4文獻(xiàn)編號(hào)5.4.1品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的編號(hào)。技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)文獻(xiàn)的編號(hào)，采購(gòu)部部、銷售部、進(jìn)出口企業(yè)負(fù)責(zé)協(xié)議文獻(xiàn)的編號(hào)，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)文書、文獻(xiàn)的編號(hào)；5.4.2外來文獻(xiàn)保留原文獻(xiàn)編號(hào)；5.4.3文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)則5.4.3.1質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)編號(hào)·質(zhì)量手冊(cè)APQS-B-001編號(hào)版本號(hào)質(zhì)量手冊(cè)企業(yè)原則企業(yè)代號(hào)·程序文獻(xiàn)（二級(jí)文獻(xiàn)）APQP–X.X.X-XX-B版本號(hào)：序號(hào)原則條款編號(hào)程序文獻(xiàn)企業(yè)原則企業(yè)代號(hào)·作業(yè)指導(dǎo)書（三級(jí)文獻(xiàn)）APQL–XX-XXB版本號(hào)次序號(hào)部門代號(hào)三級(jí)文獻(xiàn)企業(yè)原則企業(yè)代號(hào)·登記表單編號(hào)XX-XX–XXX-XX部門代碼次序號(hào)編制月份編制年份企業(yè)各部門的代碼，如下表所示：NO123456789部門技術(shù)品質(zhì)管理物控采購(gòu)生產(chǎn)財(cái)務(wù)計(jì)劃銷售代碼JSQCGLWGCGSCCWJHXS5.4.3.2外來文獻(xiàn)的措施：本來有編號(hào)時(shí)，使用本來的編號(hào)；假如本來沒有編號(hào)時(shí)，使用企業(yè)的編號(hào)，如APEF–XX-XXX-X版本號(hào)次序號(hào)部門代號(hào)外來文獻(xiàn)企業(yè)代號(hào)5.4.3.3協(xié)議文獻(xiàn)CG[201]第號(hào)版本號(hào)年份號(hào)文獻(xiàn)屬性（★）★符為CG（“采購(gòu)協(xié)議”中的“采購(gòu)”二字漢語(yǔ)拼音的首位大寫字母），按協(xié)議實(shí)際性質(zhì)來確定，“XS”即代表為銷售協(xié)議，“CK”即代表為出口協(xié)議。5.5文獻(xiàn)的審批5.5.1企業(yè)內(nèi)部與質(zhì)量管理活動(dòng)有關(guān)的所有文獻(xiàn)公布前，必須通過有關(guān)人員審批，以保證文獻(xiàn)的充足性和合適性。5.5.2質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理同意。5.5.3程序文獻(xiàn)由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表同意。5.5.4技術(shù)文獻(xiàn)的審批，執(zhí)行《文獻(xiàn)控制程序》。5.5.5協(xié)議文獻(xiàn)的審批執(zhí)行《協(xié)議訂單評(píng)審管理程序》、《采購(gòu)控制程序》。5.5.6文書文獻(xiàn)由行政部辦負(fù)責(zé)審核，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批。5.5.7外來文獻(xiàn)由行政部識(shí)別其合用性，填寫“收文處理單”并注明擬辦意見報(bào)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理，按其閱批意見處理，同步由行政部進(jìn)行分類登記。5.5.8外來文獻(xiàn)中的技術(shù)文獻(xiàn)由技術(shù)副總按《技術(shù)文獻(xiàn)管理措施》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行.5.6 文獻(xiàn)的標(biāo)識(shí)5.6.1文獻(xiàn)分為受控文獻(xiàn)和非受控文獻(xiàn)。受控文獻(xiàn)范圍包括：質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)、技術(shù)文件、協(xié)議文獻(xiàn)以及文書文獻(xiàn)、外來文獻(xiàn)；注：有明確執(zhí)行期限的文獻(xiàn)，在執(zhí)行期內(nèi)按受控文獻(xiàn)控制，超過執(zhí)行期時(shí)轉(zhuǎn)為非受控，原件視同記錄進(jìn)行控制。5.6.2文獻(xiàn)的標(biāo)識(shí)為完整的文獻(xiàn)編號(hào)加分發(fā)號(hào)，在企業(yè)內(nèi)部門使用文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)時(shí)容許省略企業(yè)原則碼，在不會(huì)混淆時(shí)也可省略版本號(hào)和分發(fā)號(hào)。5.6.3受控文獻(xiàn)中質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)需加蓋受控章和編分發(fā)號(hào)，其他受控文獻(xiàn)與否需加蓋受控章由文獻(xiàn)發(fā)出部門確定。所有受控文獻(xiàn)需列入“受控文獻(xiàn)清單”作為標(biāo)識(shí)。注：有明確執(zhí)行期限和執(zhí)行范圍的文獻(xiàn),可以不加蓋受控文獻(xiàn)章.5.6.4技術(shù)文獻(xiàn)的標(biāo)識(shí)按《技術(shù)文獻(xiàn)管理措施》執(zhí)行.5.7 文獻(xiàn)的發(fā)放5.7.1受控文獻(xiàn)發(fā)放前，由文獻(xiàn)編制部門確定發(fā)放范圍，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意后，由編制部門負(fù)責(zé)其發(fā)放；5.7.2文獻(xiàn)領(lǐng)用人在“文獻(xiàn)發(fā)放登記表”上簽名后領(lǐng)??；每份文獻(xiàn)都應(yīng)注有不一樣的分發(fā)號(hào)或分發(fā)標(biāo)識(shí)，以便追溯。5.7.2.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文獻(xiàn),每份文獻(xiàn)都應(yīng)標(biāo)注分發(fā)號(hào)。用于存檔的原件分發(fā)號(hào)為0號(hào)。5.7.2.2其他文獻(xiàn)與否需要分發(fā)標(biāo)識(shí)和標(biāo)識(shí)措施由文獻(xiàn)歸口部門根據(jù)追溯需要決定。5.7.3外來文獻(xiàn)需要轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行時(shí)，由受理部門負(fù)責(zé)復(fù)制或轉(zhuǎn)化并視同內(nèi)部文獻(xiàn)進(jìn)行發(fā)放和控制。5.8文獻(xiàn)資料的復(fù)制與換發(fā)5.8.1加蓋受控章的文獻(xiàn)不得私自復(fù)制。當(dāng)需要增印、復(fù)制時(shí)，由文獻(xiàn)首發(fā)部門填寫“受控文獻(xiàn)復(fù)制（換發(fā)）審批表”，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后增印或復(fù)制。5.8.2當(dāng)文獻(xiàn)（一般指受控文獻(xiàn)）嚴(yán)重破損，影響使用時(shí)，文獻(xiàn)使用人應(yīng)到該文獻(xiàn)受控文獻(xiàn)復(fù)制（換發(fā)）審批表”。5.8.3當(dāng)文獻(xiàn)（一般指受控文獻(xiàn)）領(lǐng)用人將文獻(xiàn)丟失，應(yīng)辦理重新領(lǐng)用手續(xù)，同步填寫“受控文獻(xiàn)復(fù)制（換發(fā)）審批表”作出闡明。文獻(xiàn)管理員在補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)時(shí)應(yīng)給與新的分發(fā)號(hào)，登入“文獻(xiàn)發(fā)放登記表”，并注明丟失的文獻(xiàn)分發(fā)號(hào)作廢。5.9文獻(xiàn)的更改5.9.1文獻(xiàn)（除技術(shù)文獻(xiàn)外）需要更改時(shí)，由更改部門填寫“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”，闡明更改原因。對(duì)重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）要附有充足的證聽闡明。5.9.2文獻(xiàn)更改應(yīng)由原審批人審批。若需由其他人審批應(yīng)經(jīng)授權(quán)并獲得審批所需根據(jù)的有關(guān)背景資料。5.9.3文獻(xiàn)更改同意后，由更改部門發(fā)出“文獻(xiàn)更改申請(qǐng)單”或采用換頁(yè),文獻(xiàn)持有部門資料員或持有者對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行更改或換頁(yè)并作更改記錄。5.9.4協(xié)議文獻(xiàn)更改按有關(guān)協(xié)議的控制程序進(jìn)行。5.9.6文獻(xiàn)的評(píng)審與更新5.9.6.1文獻(xiàn)公布后，當(dāng)外部環(huán)境發(fā)生重大變化、內(nèi)部機(jī)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整或領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為必要時(shí)，編制部門根據(jù)使用狀況對(duì)文獻(xiàn)的充足性和合適性進(jìn)行評(píng)審；5.9.6.2當(dāng)評(píng)審結(jié)論是文獻(xiàn)不需更新時(shí)，由有關(guān)負(fù)責(zé)人批精確認(rèn)后繼續(xù)使用該文獻(xiàn)；5.9.6.3當(dāng)評(píng)審結(jié)論是文獻(xiàn)需要更新時(shí)：由原文獻(xiàn)編制部門負(fù)責(zé)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行更新,更新程序按5.8.1～5.8.4條執(zhí)行.5.9.6.4對(duì)外來文獻(xiàn)的有效性進(jìn)行評(píng)審，與內(nèi)部文獻(xiàn)相似。5.10文獻(xiàn)的換版與作廢5.10.15.10.2作廢文獻(xiàn)由文獻(xiàn)管理員按文獻(xiàn)簽收登記收回并記錄。作廢文獻(xiàn)加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。文獻(xiàn)管理員填寫“文獻(xiàn)、記錄留用/銷毀審批表”，經(jīng)文獻(xiàn)控制部門負(fù)責(zé)人同意后統(tǒng)一銷毀。需作歷史資料保留的作廢文獻(xiàn)，申請(qǐng)人填寫“文獻(xiàn)、記錄留用/銷毀審批表”，經(jīng)文獻(xiàn)控制部門負(fù)責(zé)人同意后，由文獻(xiàn)管理員加蓋“作廢留存”標(biāo)識(shí)后，方可保留。5.11文獻(xiàn)的歸檔和管理5.11.1質(zhì)量體系文獻(xiàn)由品質(zhì)部負(fù)責(zé)歸檔和保管，文書文獻(xiàn)由管理部負(fù)責(zé)歸檔和保管，技術(shù)文獻(xiàn)由管理部負(fù)責(zé)歸檔和保管，協(xié)議文獻(xiàn)中產(chǎn)品銷售協(xié)議文獻(xiàn)、物資采購(gòu)協(xié)議文獻(xiàn)正本由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔和保管，副本由有關(guān)部門負(fù)責(zé)歸檔和保管，價(jià)格協(xié)議正本由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔和保管，副本由采購(gòu)部負(fù)責(zé)歸檔和保管，對(duì)外開發(fā)協(xié)議由研究所負(fù)責(zé)歸檔和保管，技術(shù)文獻(xiàn)的歸檔管理由技術(shù)部負(fù)責(zé)；宣傳、廣告、人事類協(xié)議由管理負(fù)責(zé)歸檔和保管；5.11.2各有關(guān)部門需指定專人管理文獻(xiàn)，文獻(xiàn)管理人員要建立“文獻(xiàn)管理目錄”，統(tǒng)一管理，分類裝組，專柜保留；5.11.3當(dāng)受控文獻(xiàn)破損嚴(yán)重、影響使用時(shí)，使用人應(yīng)到文獻(xiàn)歸口管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文獻(xiàn)，補(bǔ)發(fā)新文獻(xiàn)。新文獻(xiàn)的分發(fā)號(hào)仍沿用原文獻(xiàn)分發(fā)號(hào)，文獻(xiàn)管理人員將破損文獻(xiàn)銷毀。5.11.4若使用人將受控文獻(xiàn)丟失，應(yīng)提出重新領(lǐng)用文獻(xiàn)申請(qǐng)，經(jīng)文獻(xiàn)歸口管理部門同意后重新領(lǐng)用，文獻(xiàn)管理人員在補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)時(shí)予以新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文獻(xiàn)的分發(fā)號(hào)作廢。5.11.5對(duì)作廢受控文獻(xiàn)由發(fā)文部門管理人員按“文獻(xiàn)發(fā)放登記表”上的記錄狀況所有收回，并填寫“文獻(xiàn)、記錄留用/銷毀審批表”，經(jīng)文獻(xiàn)歸口管理部門同意后統(tǒng)一處置。5.11.6對(duì)需保留的作廢文獻(xiàn)，經(jīng)文獻(xiàn)歸口管理部門同意，由文獻(xiàn)使用人注明“作廢”標(biāo)識(shí)，以防與有效版本文獻(xiàn)混淆或