檔案管理制度范文

********有限責任企業(yè)檔案管理制度為了加強對檔案資料的管理，有效地保護和使用檔案，使檔案資料管理規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。一、檔案管理職責(一)綜合辦公室負責企業(yè)文書、人事檔案管理工作。(二)財務部負責會計檔案的管理工作。(三)各有關(guān)部門負責有關(guān)檔案的歸檔工作。(四)基建檔案的管理另行規(guī)定。二、歸檔范圍、規(guī)定和時間(一)歸檔范圍1、文書檔案文書檔案包括反應我司從籌建、成立、運行、變遷歷史面貌的，包括我司、上級、同級和下級機關(guān)產(chǎn)生的，并具有在此后工作中有查考價值的文獻、材料、會議記錄、調(diào)查材料、人事組織簡介信、記錄報表、聲像、圖表；反應本單位狀況的重要簡報、照片、光盤以及大事記、年鑒、歷史沿革等均屬于歸檔范圍之列。2、人事檔案人事檔案包括下列材料：=1\*GB2⑴履歷表及其他簡歷材料等。(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。(3)多種鑒定。(4)各類考核、評價材料及畢業(yè)成績單、學歷證明等。(5)政治歷史審查材料及甄別復查材料，工齡更改材料等。(6)參與中國共產(chǎn)黨和共青團的材料。(7)多種獎勵及縣團級以上機關(guān)同意的英雄模范先進事跡材料。(8)處分、撤銷處分和甄別復查材料。(9)任免呈報表，確定或晉升技術(shù)職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。(10)錄取、調(diào)動、離職材料。(11)其他可供組織參照材料，如本人的思想、工作、學習總結(jié)檢查，死者生平簡介，更改民族材料等。3、會計檔案會計檔案包括：財務憑證、帳冊、報表。(二)歸檔規(guī)定1、企業(yè)各單位應注意保留工作中產(chǎn)生的文獻資料，某項工作任務結(jié)束或告一段落后，要及時對產(chǎn)生對文獻進行搜集整頓。2、應歸檔的文獻、材料應搜集齊全、完整，按照有關(guān)規(guī)定進行整頓、裝訂、立卷、裝盒，使之能對的反應企業(yè)各項工作活動的基本歷史面貌，便于保管和使用。3、各有關(guān)單位有責任協(xié)助檔案員做好文獻材料的形成，積累、整頓和歸檔工作。4、文獻材料的歸檔份數(shù)一般只歸檔一份，尤其重要和運用頻繁的可歸檔多份。5、歸檔文獻材料要系統(tǒng)、條理，建立有效索引。6、立卷歸檔的檔案要分類精確，齊全、完整。7、要考慮到檔案的歷史聯(lián)絡，保持公文檔案有一定的持續(xù)性。8、檔安卷宗要裝訂整潔，頁碼齊全精確，無破損、缺頁，字跡清晰。9、符合檔案管理有關(guān)原則。(三)歸檔時間1、文書檔案：由綜合辦公室檔案管理員將上一年度的文獻材料在次年6月份前整頓裝訂完畢，放入檔案室集中管理。2、人事檔案：檔案材料在鑒別審查后應在一種月內(nèi)歸入個人檔案袋。3、會計檔案：財務部在次年五月前完畢裝訂歸檔，按有關(guān)規(guī)定進行保管。三、檔案的管理和查閱運用(一)檔案的管理1、嚴格執(zhí)行檔案搜集、整頓、保管、鑒定、提供運用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，保證其完整、系統(tǒng)和安全。檔案按檔號排放，檔案柜編次序號，庫房內(nèi)懸掛有關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。3、檔案室要有防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫等措施，保持整潔、清潔、通風。4、應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題要采用積極有效措施，保證檔案的齊全完整。5、檔案室鑰匙專人保管，其他人員無端不得入內(nèi)。6、借出的檔案須準時償還，運用后的檔案應隨即放回原處。7、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。8、每六個月對檔案庫進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。(二)檔案的查閱運用1、企業(yè)董事會、辦公會議記錄以及其他屬于保密范圍的檔案資料，一般不予查閱，如確需查閱，應按規(guī)定報經(jīng)領導同意后方可查閱。密級檔案一律不得復印、拍照和摘錄。2、我司工作人員，因工作需要查閱與自身業(yè)務（工作）有關(guān)檔案，準予查閱。借閱本業(yè)務以外的檔案，需經(jīng)企業(yè)領導同意方可在指定地點查閱，不得私自拿出閱覽室。凡以個人名義或為個人目的查閱檔案的，檔案管理人員有權(quán)拒絕。3、除人事管理人員外，其他人員一律不得查閱人事檔案，確需理解有關(guān)狀況的，應報領導同意，由人事管理人員提供有關(guān)狀況。4、執(zhí)法和行政對口管理部門查閱我司檔案，必須持有該單位簡介信，經(jīng)企業(yè)領導同意，派人陪伴方可查閱；其他外單位人員一律不得查閱檔案，確需理解有關(guān)狀況的，報領導同意，由有關(guān)工作人員查閱后向其提供。5、檔案一般不外借，在特殊狀況下，經(jīng)同意可以借出，但借出時要及時登記，按期償還，如不準時償還，要及時催收，以免遺失。6、借閱檔案應注意愛惜，不得私自拆頁、涂改、批注。借閱時應查點清晰，償還時要當面檢查。如償還時發(fā)現(xiàn)檔案有缺、損、污等現(xiàn)象，應由借閱人員負責賠償或恢復原狀。(三)檔案的鑒定與銷毀1、檔案的鑒定工作要由分管領導指派人員進行，對檔案進行直接鑒定，精確地鑒定檔案類別和存毀。2、檔案的鑒定工作由檔案員和有關(guān)業(yè)務部門負責人及分管領導“三結(jié)合”的檔案鑒定小組直接對檔案進行鑒定。3、鑒定小組根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限規(guī)定。制定本單位各類檔案的保管期限表，對檔案進行保管期限的劃分。4、檔案保管期限一般分永久、長期、短期。根據(jù)國家檔案局8號令，機關(guān)文書類檔案保管期限分為永久、30年、，本單位根據(jù)此令執(zhí)行。但凡對本單位有長遠運用價值的檔案列為永久保留；但凡對本單位在一定期期內(nèi)有保留價值的列為長期（30年）或短期（）保留；介于兩者之間的檔案，其保管期限一律從長。5、對已滿或超過保管期限的檔案，應由檔案人員提出銷毀意見，造具清冊，經(jīng)鑒定小組鑒定后，有單位領導同意，并上報有關(guān)部門