費用報銷管理制度

費用報銷管理制度第一章借支管理第一條原則只允許因公借款，未辦妥入職手續(xù)的員工不準借款。借支起點為500元以上，原則上500元以下的支出由個人預先墊支。除經(jīng)批準的備用金外，實行“前款不清，后款不借”制度。發(fā)生費用支出后，應于7個工作日內(nèi)報銷沖賬。月末逾期未還清借款者，財務部門須通知人力資源部從其工資中扣回；如有特殊情況，應事先向財務部門申請延期，未有申請者，財務部門照扣不誤。借支差旅費用時，須憑審批后的《出差申請單》的限額填寫《借款審批單》方可向財務借支款項（格式見附件）。第二條借支流程及審批權限副總經(jīng)理級以上人員的借款，其借款余額在其審批額度內(nèi)可先由財務經(jīng)理事前電話請示審核后給予辦理，并在當天內(nèi)報總經(jīng)理或董事長審批。第三條異地借支和私人借款公司嚴禁出差人員到異地公司借支，如有特殊情況須暫時在異地借支的，必須按第二條規(guī)定的流程及限權辦理手續(xù)，同時把借支單傳真到對方所在單位的財務部入賬。公司原則上禁止私人借款，特殊情況需寫詳細的書面報告并經(jīng)董事或董事長特批，寫明借款的事由和還款計劃，沒有按計劃還款的財務部門須通知人力資源部從工資中扣回。第二章差旅費報銷制度第四條出差的定義出差人員是指因工作需要，受公司委托，離開工作崗位所在地到異地執(zhí)行任務的人員。公司派駐各地區(qū)的分公司經(jīng)理、各辦事處工作人員以及業(yè)務人員不在此定義之列。出差分長途出差和短途出差。長途出差指出差地距離日常工作地（居住地）超過250公里以上或單程交通時間在3.5個小時以上，原則上當天不能回來應安排住宿的情況。短途出差指出差地距離日常工作地（居住地）超過150公里以上250公里以內(nèi)或單程交通時間在2個小時以上3.5個小時以內(nèi)的情況。第五條出差申請長途出差事前應填寫《出差申請單》，三個工作日內(nèi)（含三日）由直接主管審批，超過三個工作日由所在公司負責人審批。審批后須交到人力資源部備案，分公司交財務主管備案，報銷時取回作為報銷憑證的附件。5.2《出差申請單》是財務部費用審核的依據(jù)之一，報賬時必須附上，否則財務不予報銷。出差人員的出差地、出差時間段的安排，必須由其主管領導決定。擅自更改出差地及時間者，其費用除自理外，公司可追究其行政責任。長途出差必須按次在出差返回公司后的七個工作日內(nèi)報銷，短途出差的報銷可以每周匯總一次，并且集中在每周三報銷。第六條交通費及伙食費補貼交通工具：一般職員原則上按乘坐汽車或火車硬坐的標準報銷；特殊情況乘坐飛機或火車軟臥必須經(jīng)過職能中心總經(jīng)理同意，分公司經(jīng)理或生產(chǎn)基地公司部門經(jīng)理級以上人員，除選擇飛機或火車軟臥兩項需征得公司職能中心總經(jīng)理或生產(chǎn)基地公司總經(jīng)理級以上人員同意外，可自由選擇適當?shù)慕煌üぞ?。公司部門經(jīng)理級以上人員因工作需要，可乘市內(nèi)出租車，但應在每張出租車票上注明時間、起止地點、事由、實際支付金額（嚴格要求機打票）等，未按上述要求詳細注明的票據(jù)，財務不得報銷。公司分管副總經(jīng)理級以上管理人員可根據(jù)工作需要本著節(jié)約成本的原則，可自由選擇適當?shù)慕煌üぞ?。市?nèi)交通費及出差期間伙食補貼：出差期間的伙食補貼標準為每餐10元，出差期間每日按三餐標準計算（指出差當?shù)毓緵]有安排伙食的情況下才適用）。所有人員在所在單位的市內(nèi)辦理事務時原則上不享受伙食補助，有伙食補助的外派人員不適應此條款。市內(nèi)交通費是指在出差地發(fā)生的公共汽車費和摩托車費，可以按工作需要實報實銷（駕駛公司車輛出差的人員不得報銷交通費）。報銷時須在單據(jù)背面上填寫起止地點和日期。對取不到票的摩托車費，須填寫取不到車票的證明并注明起止地點日期，經(jīng)分公司經(jīng)理或部門經(jīng)理以上證明方可報銷。經(jīng)理級以下人員原則上不可以報銷“的士”車費，如有特殊情況，必須在征得部門經(jīng)理（分公司由經(jīng)理）同意的情況下可以根據(jù)實際情況給予部分或者全部報銷，但必須在車票后寫明起止地址、時間和原因方能報銷。公司副總級以上管理人員出差地市內(nèi)交通費及伙食費可以根據(jù)實際需要報銷，原則上伙食費控制在100元/天以內(nèi)，財務憑發(fā)票報銷。上述補助填報原則：（1） 出席會議，有工作餐安排的，不得另填補助；（2） 跟公司高層管理人員出差，有安排的，不得另填補助；（3） 經(jīng)公司同意，當天凡有一次招待活動的，則扣除當天一餐的補助；（4） 出差地公司的辦事機構(gòu)及工廠有客餐安排的，不得另填伙食補助；（5） 長期出差、工作借調(diào)及受指派到異地蹲點工作的工作人員，凡在同一地區(qū)連續(xù)滯留10日以上時，對超過日數(shù)的補貼按每天15元標準進行伙食補助。對公司安排到汕頭、四川化工廠或紫光廠開展業(yè)務的人員按第（4）條辦理。第七條住宿費用基本報銷費用標準（1）出差地為京、津、滬、穗、經(jīng)濟特區(qū)其基本住宿報銷標準為每1天60元，部門經(jīng)理級住宿報銷標準為每天200元。（2）其他地方出差的，基本住宿報銷標準為每天120元，部門經(jīng)理級住宿報銷標準為每天160元。（3） 公司高層管理人員住宿標準根據(jù)公務情況自行安排，原則上控制35在0元以內(nèi)。（4） 隨同高層人員出行的低職人員，確實無法按原標準執(zhí)行時，住宿費可由高層人員統(tǒng)報銷。同行出差辦事的人員，必須協(xié)同辦理交通和住宿事宜，避免人為浪費現(xiàn)象。報銷費用時安排一人報銷，在單據(jù)上注明同行人員并經(jīng)同行人員簽字證明，不得分開報銷及重復報銷。公司與當?shù)氐馁e館飯店簽訂協(xié)議，出差人員須優(yōu)先考慮到簽約賓館住宿。住宿發(fā)票應詳細填列住宿人員姓名或所屬公司名稱、住宿起止時間、人數(shù)等。住宿費用超過標準，出差人員要承擔超支部分的30%，有節(jié)約的可按節(jié)約部分獎勵30％。特殊情況經(jīng)請示單位負責人的除外。出差地在出差人家庭所在地城市的，不允許報銷當?shù)刈∷拶M。第三章業(yè)務招待費報銷制度第八條業(yè)務招待費的定義是指企業(yè)為經(jīng)營開展業(yè)務的合理需要而支付的費用，嚴格控制業(yè)務招待費的開支，非招待客戶或其他公務用餐，原則上不得報銷。第九條招待費開支具體規(guī)定9.1業(yè)務招待費總體控制標準：按實現(xiàn)銷售額的比率核定限額，財務部門憑發(fā)票在限額內(nèi)據(jù)實入賬。具體比率標準為：全年銷售額V500萬元的，在不超過年銷售額的%°內(nèi)開支；1500萬元W全年銷售額＜5000萬元的，不超過該部分的%;5000萬元W全年銷售額＜億元的，不超出過該部分的％;全年銷售額習億元的，不超過該部分的％。此處銷售額定義：為扣除折讓后的銷售凈額。此總額控制標準為考核業(yè)務招待費開支的最高限額，財務部門每月應按上月銷售凈額計算并預提招待費，并且以當月已累計預提減去累計核銷后的余額作為控制標準，嚴禁超標準開支。9.2具體執(zhí)行辦法9.2.1職務招待(指聯(lián)絡感情、溝通工作的企業(yè)內(nèi)部員工招待)費用報銷最高限額如下:職能部門 月度最高限額生產(chǎn)基地或職能部門(總經(jīng)理/副總經(jīng)理) 1000/800副總級以上干部招待內(nèi)部員工，要本著節(jié)約的原則，嚴格控制費用支出，原則上控制在50元/人/次范圍內(nèi)。非聚餐的娛樂招待，不能同時與聚餐舉行。娛樂招待費用控制標準同聚餐標準。原則上，副總級以上的干部招待內(nèi)部員工聚餐或娛樂，一月內(nèi)不能超過兩次，招待同部門或同批次人員原則上一個季度不超過一次。副總級以上的干部到分公司或生產(chǎn)基地出差，原則上，不能接受當?shù)氐恼写?。同時，也要嚴格控制內(nèi)部招待，確實需要鼓舞士氣或?qū)Ξ數(shù)爻煽儍?yōu)異給予獎勵性的招待，原則上，一個季度不超過一次，同時當次對當?shù)厝藛T的內(nèi)部招待費用控制標準不超過50元/人/次；10人以上，不超過40元/人/次。副總級以上的干部一個月度總的內(nèi)部招待費用不能超過上述規(guī)定的月度限額。部門經(jīng)理級人員對本部門人員的內(nèi)部招待原則上禁止，特殊情況下，報所分管職能中心負責人（生產(chǎn)基地報基地負責人）批準，原則上，審批部門經(jīng)理級人員對本部門人員的內(nèi)部招待半年度不超過一次，當次招待控制標準不超過50元/人/次。非營銷部門的業(yè)務招待費單筆招待費開支的審批權限規(guī)定：單筆招待費審批審批人200元以下分公司經(jīng)理/生產(chǎn)基地公司總經(jīng)理200元以上-500元以下職能中心分管總經(jīng)理500元以上集團總經(jīng)理9.2.3營銷部門的業(yè)務招待費控制標準：銷售業(yè)務人員當月的招待標準按其上月負責區(qū)域的銷售額計提招待限額，原料銷售額按1%。預提試劑按銷售額的1?％預提年度計劃開發(fā)客戶的特殊招待費用可以提出申請并經(jīng)部門經(jīng)理及分管副總經(jīng)理和財務中心總經(jīng)理以及集團總經(jīng)理批準后交財務部備案方可執(zhí)行，見《客戶開發(fā)計劃費用申請表（》無具體的控制標準。）營銷部門單筆招待費開支的審批權限規(guī)定：單筆招待費審批審批人200元以下分公司經(jīng)理/子公司部門經(jīng)理200元以上-500元以下分管副總500元以上-800元以下營銷中心總經(jīng)理/子公司總經(jīng)理800元以上集團總經(jīng)理9.3所有招待費的發(fā)生必須先填寫《招待申請單》或預先電話請示并征得同意，同時在一個工作日內(nèi)補簽《招待申請單》報銷時作為附件，并由財務審核填上“本年度招待余額”和“已超標金額”。財務部門必須嚴格按限額標準控制，并每月初提醒分公司經(jīng)理或子公司總經(jīng)理，如總額超標準則必須先向財務中心副總經(jīng)理和集團總經(jīng)理申請并經(jīng)批準方能報銷，否則，追究財務部門的責任。9.5所有副總以上級別人員的招待費用開支必須由財務副總經(jīng)理審核、集團總經(jīng)理批準方能報銷，所有超費用限額標準的招待費必須經(jīng)財務副總經(jīng)理審核、集團總經(jīng)理批準方能報銷。（汕頭工作的副總級以上人員的報銷可由汕頭財務經(jīng)理審核后直接交集團總經(jīng)理或董事長批準。）9.6報銷業(yè)務招待費時必須憑有效的發(fā)票或合法的單據(jù)填寫，填寫時必須注明招待的單位或人員、招待的內(nèi)容、招待的時間、地點，否則財務有權不予報銷。公司各級管理人員或業(yè)務人員到各分公司出差，一律不得參加分公司安排的招待宴請，分公司也不得主動招待出差人員，否則財務一律不得報銷。副總級以上人員出差期間如果確因工作需要可在其招待限額內(nèi)安排一次招待，費用由副總級人員向總部報銷（在職務招待費用限額內(nèi)核銷）。各單位務必嚴格控制陪客人數(shù)，無論對方客戶來人多少，原則上只能安排本單位1-2人陪客。個人必須自行承擔的業(yè)務費：（1）超出限額部分；（2）無計劃或未經(jīng)請示的招待費。第四章通訊費報銷制度第十條固定電話按部門年度預算控制，嚴禁使用辦公室電話辦私事或閑談。各級行政部門負有管好辦公室電話的責任。第十一條本公司員工符合下列條件之一者，其使用手機用于公司業(yè)務的電信費用單據(jù)給予報銷。（1） 公司主管級以上職務者及營銷業(yè)務人員。（2） 其他受公司委派臨時出差、確需使用手機的人員。（3） 本人因工作需要提出申請，按程序經(jīng)所在部門及分公司負責人、集團行政與人力資源部總監(jiān)及財務中心副總經(jīng)理審核后，報集團總經(jīng)理批準。第十二條報銷及補助標準：見附頁《費用報銷審批制度--手機通訊費報銷限額》第十三條實行激勵機制或通訊費在工資總額內(nèi)核定者，費用自行負責。第十四條實際報銷金額應按費用發(fā)票的數(shù)額內(nèi)且在上述標準范圍內(nèi)，超過限額部分營銷人員承擔20%，其他人員承擔100%，副總級以上人員當月因出差等原因手機費用超出月度額度30%部分自行承擔，董事會成員手機費用實報實銷。第十五條所有通信費用報銷憑證必須是打印發(fā)票，并且是本人在人力資源部備案使用的電話號碼，其他充值發(fā)票不允許報銷。第五章其他費用報銷制度第十六條辦公物品、生產(chǎn)易耗品所有辦公用品、電腦耗材及相關易耗品的購買發(fā)放歸口行政部門管理，沒有設置行政部門的銷售分公司其購買管理權歸財務部，未經(jīng)授權其他部門不得自行采購。耐用辦公物品（暫定50元以上）的購置必須填寫《物資購置申請單》，由有管理權的部門集中購買。預算內(nèi)的子公司由總經(jīng)理（分公司由經(jīng)理）審批后交行政部門（分公司由財務部）購買，預算外的購置一律由集團財務中心副總經(jīng)理及集團總經(jīng)理審批才能購置。購買辦公用品須有驗收手續(xù)，對辦公用品應建立領用登記制度，詳細登記領用發(fā)出情況并每月報送明細清單給財務部，以便財務部進行相應的核算，銷售分公司由財務主管指定的專人負責購置和領用登記。50元以上的耐用辦公物品須建立《辦公物品清單》。第十七條駐外房租管理駐外人員的住宿統(tǒng)一由公司按排，住宿的租賃或重租變更須填寫《房屋租賃申請表》，經(jīng)集團行政與人力資源部和財務中心副總經(jīng)理審批后報集團總經(jīng)理批準方可租賃。原則上外派銷售代表由公司統(tǒng)一住宿，二個或三個人一個房間，駐外副經(jīng)理級以上人員可以享受單人房間，駐外副總經(jīng)理級以上人員的房租和費用由集團總經(jīng)理審批，住宿標準為2000元以內(nèi)（只限廣州、上海、北京），其他地方須作相應下調(diào)500-1000元。針對廣州、上海、北京的特殊情況，因家庭或其他原因，不在公司提供的租房居住者，而自行租房，經(jīng)申請審批同意由公司提供住房津貼，與當月薪資一同發(fā)放。具體規(guī)定如下：17.3.1下列人員享受住房津貼部門經(jīng)理級以上人員；資深銷售代表且在廣州、上海、北京無自有住房者；特殊情況，集團總經(jīng)理特批者。有下列情況的人員，不能享受住房津貼：新入職者并與人力資源部門在面試時已經(jīng)約定不提供住房者；廣州、上海、北京已有自有住房者；非新入職，公司原及現(xiàn)在未提供住房者（原入職時與人力資源部門在面試時已經(jīng)約定不提供住房）；主管級以下人員。17.3.3住房津貼標準A.主管級及以下人員（含資深銷售代表），400元/人/月；B.部門經(jīng)理級人員（含副經(jīng)理），800元/人/月；C.副總級以上人員，2000元/人/月。（包括水、電等雜費）自行租房，并享受公司住房津貼者，不再享受公司規(guī)定（下面第十九條規(guī)定）的水電費用補貼。其他地方欲自行租房者，按以上標準的70%給予補貼。第十八條水電費管理辦公場所水電費的開支按在預算內(nèi)開支，外派駐外工作并由公司統(tǒng)一安排租宿的員工，其水電煤氣等費用的控制標準為60元/人/月，夏季為80元/人/月（只限廣州、上海、北京），其他地方相應下調(diào)20元，其超預算的個租和水電費煤氣費按人平均分攤并從工資中扣回。享受住房津貼者不適應此條款。第十九條汽車費用的管理設有行政部門的子公司所有車輛由行政管理部門負責日常的調(diào)配和維護管理，沒有設立行政部門的銷售分公司由總部行政與人力資源部負責管理。汽車費用實行按車輛考核制度，無論是個人還是專職司機報銷汽車費用時都必須填寫《汽車費用報銷明細表》，報銷汽車過路過橋費，應在發(fā)票上注明事由、時間、地點等，經(jīng)相關人員證明方可作為報銷依據(jù)，填報時必須把單據(jù)按實際發(fā)生日期分開粘貼，否則不予報銷。公司車輛管理部門每月應組織編制《車輛費用支出月報表》，詳細記錄反映車輛費用開支情況，作為財務審核和公司領導審批的重要依據(jù)。凡因司機違規(guī)而被交管部門罰款，其費用原則上應由當事人承擔。特殊情況下，經(jīng)所在公司負責人審定并報集團總經(jīng)理審批可酌情予以報銷。公司行政管理部門可出具車輛管理細則經(jīng)集團總經(jīng)理審批后頒布執(zhí)行。路橋費應由本公司乘車人員支付；如果接送外單位人員，應由申請用車人支付。車輛年審費、路橋費年票，統(tǒng)一行政與人力資源部負責辦理。車輛修理費按行政與人力資源部發(fā)布《車輛維修管理辦法》執(zhí)行。

如果車輛不幸發(fā)生事故,根據(jù)有關責任認定書,扣除保險公司賠款后所發(fā)生的凈損失原則由當事人負責。特殊情況,應由行政與人力資源部提請集團財務副總經(jīng)理及集團總經(jīng)理酌情處理。第六章報銷及付款程序第二十條報銷及付款費用的報銷由經(jīng)辦人依據(jù)公司相關的費用報銷制度的規(guī)定,取得正規(guī)票據(jù)單據(jù)填列《費用報銷單》,差旅費報銷須填寫《差旅費報銷單》,汽車費用、辦公費、業(yè)務招待費實行按月考核制,一般情況下一月一報,最多不超過兩次,最遲不得推遲兩個月報銷。確實沒法取得正規(guī)的單據(jù)須經(jīng)財務主管同意并分開另行填列說明,否則財務不予報銷。銷售分公司報銷實行直線歸口管理原則,費用報銷按相應的報銷制度規(guī)定由財務審核,報分公司經(jīng)理批準,財務主管和分公司經(jīng)理的費用由直接上司審批方能報銷。（流程如下：町主管③超過權限和標準的費用報銷①符合制度規(guī)定權限的費用報銷經(jīng)辦人財務主管審核分公司經(jīng)理職能中心分管

副總經(jīng)理財務中心副總經(jīng)理出納復核付款町主管③超過權限和標準的費用報銷①符合制度規(guī)定權限的費用報銷經(jīng)辦人財務主管審核分公司經(jīng)理職能中心分管

副總經(jīng)理財務中心副總經(jīng)理出納復核付款20.3集團總部及子公司的費用審批實行上級負責制,一般職能部門的符合制度規(guī)定的費用由部門經(jīng)理審批后，報財務部審核，報子公司總經(jīng)理或生產(chǎn)基地總經(jīng)理批準即可報銷。（流程如下：）①符合制度規(guī)定權限的費用報銷②子公司總經(jīng)理及職能中心總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理費用和超標準費用報銷①符合制度規(guī)定權限的費用報銷②子公司總經(jīng)理及職能中心總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理費用和超標準費用報銷副總級以上人員的費用報銷以及所有超規(guī)定標準的費用報銷必須由報集團財務副總經(jīng)理審核，集團總經(jīng)理批準。（汕頭工作的副總級以上人員的報銷可由汕頭財務經(jīng)理審核后直接交集團總經(jīng)理或董事長批準）所有簽名必須標明簽字日期，按年月日順序排列，如2006年9月1日應寫為：2006-9-1。第二十一條原始憑證有效性的規(guī)定22.1經(jīng)辦人報銷費用、支出時，應取得真實合法的原始憑證，以下憑證視為合法憑證，準予報銷：?稅務機關批準的帶防偽水印底紋和全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的稅務發(fā)票；?財政機關批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；?郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單。經(jīng)辦人取得的合法憑證，按以下要求規(guī)范填寫，否則，視為無效憑證，不予報銷：?“客戶名稱”一欄按其所屬單位的名稱填寫，例如：總部管理人員其“客戶名稱”為“廣東西隴化工有限公司”，其他分支機構(gòu)按相應的公司名稱填定；不允許采用“**辦事處或**分公司”的名稱，必須是完整的公司名稱。?“品名規(guī)格”一欄按實際情況分項目填寫，在具備銷售、提供勞務單位開具的購貨或支出清單的情況下，可合并填寫，其他必須有明細清單；“金額”一欄：小寫前以“￥”封頭，大寫金額合計欄前以“幣”或“?封頭，尾數(shù)為“0”時以“零”填充；開票人：填寫具體完整的開票人姓名；?發(fā)票印鑒：加蓋銷貨單位或提供勞務單位發(fā)票專用章或財務專用章，且清晰可見；票面痕跡：發(fā)票不得有任何的涂改、偽造；?經(jīng)辦人取得報銷憑證時，憑證內(nèi)容應填寫完整；住宿發(fā)票填明起止日期及天數(shù)，租賃發(fā)票填明