文件管理程序

編制會(huì)簽審核同意文獻(xiàn)編制和修訂狀況序號(hào)修訂時(shí)間修訂頁(yè)次修訂內(nèi)容摘要版本號(hào)公布日期文獻(xiàn)分發(fā)范圍□董事長(zhǎng)（1）份□人事行政部（1）份□財(cái)務(wù)部（1）份□客戶服務(wù)部（1）份□質(zhì)量管理部（1）份□供應(yīng)鏈管理部（1）份□市場(chǎng)部（1）份□采購(gòu)部（1）份□軟件/硬件開發(fā)部（1）份□物料部（1）份□生產(chǎn)部（1）份配置總份數(shù)：份1.目的對(duì)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)的編制、審批、發(fā)放、修訂、廢止和管理進(jìn)行控制，保證在合適的工作場(chǎng)所能得到現(xiàn)行有效的、清晰的、完整的文獻(xiàn)。2.合用范圍合用于企業(yè)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)和外來文獻(xiàn)的控制。3.定義3.1質(zhì)量手冊(cè)：它是規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文獻(xiàn)。闡明：質(zhì)量手冊(cè)是對(duì)質(zhì)量管理體系的總體描述，是一份大綱性文獻(xiàn)。屬于管理類文獻(xiàn)。3.2程序文獻(xiàn)，為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑。闡明：我司質(zhì)量管理體系所波及之運(yùn)作程序文獻(xiàn)，是對(duì)質(zhì)量手冊(cè)的支持并被質(zhì)量手冊(cè)引用。屬于管理類文獻(xiàn)。3.3工作指導(dǎo)書：意在詳細(xì)描述管理中的某一種流程或過程怎樣執(zhí)行，一般不波及詳細(xì)的產(chǎn)品、設(shè)備等。闡明：工作指導(dǎo)書一般用于對(duì)程序文獻(xiàn)作深入展開和詳細(xì)闡明，此類文獻(xiàn)根據(jù)運(yùn)作及管理需要可隨時(shí)新增或取消。屬于管理類文獻(xiàn)。3.4技術(shù)類文獻(xiàn)：意在詳細(xì)描述產(chǎn)品和機(jī)器設(shè)備等的設(shè)計(jì)、作業(yè)或操作環(huán)節(jié)、檢查過程等。（如圖紙、工藝工序卡、檢驗(yàn)指導(dǎo)書、作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備操作指導(dǎo)書等）3.5外來文獻(xiàn)：非我司內(nèi)部制定的文獻(xiàn)與資料,包括外部原則和法規(guī)、客戶圖紙等資料。3.6內(nèi)部文獻(xiàn):企業(yè)內(nèi)部自行規(guī)劃或參照外來資料制定發(fā)行的書面原則文獻(xiàn),如質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書、一般文獻(xiàn)等。3.7受控文獻(xiàn):是企業(yè)質(zhì)量管理體系運(yùn)行中作業(yè)的根據(jù)性文獻(xiàn)(含內(nèi)/外部文獻(xiàn)),如需修訂,受到更改的控制。3.8非受控文獻(xiàn)：作業(yè)參照文獻(xiàn)或與產(chǎn)品品質(zhì)無直接關(guān)系的文獻(xiàn),只做登錄不需作變更管理的文獻(xiàn)。4.職責(zé)和權(quán)限4.1質(zhì)量部（主職部門）4.1.1負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交資料和文獻(xiàn)進(jìn)行原則化審核確認(rèn)，保證受控文獻(xiàn)原則化；4.1.2嚴(yán)格按照質(zhì)量體系文獻(xiàn)規(guī)定的編號(hào)、保管、發(fā)放、更改、回收、銷毀等的規(guī)定進(jìn)行控制；4.1.3組織對(duì)質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)定期評(píng)審和更改，保證使用部門獲得有效版本，同步對(duì)本程序文獻(xiàn)進(jìn)行維護(hù)和修訂。4.2各部門：負(fù)責(zé)本部門體系文獻(xiàn)的管理和控制（包括外來文獻(xiàn)），制定或修改文獻(xiàn)時(shí)嚴(yán)格按照程序文獻(xiàn)規(guī)定執(zhí)行。4.3文獻(xiàn)的編制、修訂、審核和同意職責(zé):文獻(xiàn)類型編制/修訂審核同意備注質(zhì)量方針和目的質(zhì)量部管理者代表董事長(zhǎng)登記表單應(yīng)與對(duì)應(yīng)的文獻(xiàn)一同審批質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量部管理者代表董事長(zhǎng)程序文獻(xiàn)部門負(fù)責(zé)人管理者代表董事長(zhǎng)工作指導(dǎo)書性文獻(xiàn)跨部門部門負(fù)責(zé)人部門總監(jiān)總經(jīng)理本部門部門有關(guān)人員部門經(jīng)理部門經(jīng)理技術(shù)文獻(xiàn)技術(shù)人員部門經(jīng)理開發(fā)總監(jiān)外來文獻(xiàn)有關(guān)人員搜集，由部門經(jīng)理確認(rèn)登記表單格式部門有關(guān)人員部門經(jīng)理管理者代表5.工作流程圖（見附件1）6.工作程序和內(nèi)容6.1文獻(xiàn)的分類、編號(hào)和版本控制：6.1.1質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)為：ICT+QM-001。ICT為企業(yè)名稱代號(hào)，QM表達(dá)為質(zhì)量手冊(cè)，001為次序號(hào)；6.1.2程序文獻(xiàn)的編號(hào)為：ICT+COP-001。ICT+為企業(yè)名稱代號(hào)，COP表達(dá)為程序文獻(xiàn)，001為次序號(hào)；6.1.4工作指導(dǎo)書等指導(dǎo)性文獻(xiàn)的編號(hào)為：ICT+XX-WIN-001。ICT+為企業(yè)名稱代號(hào)，XX為部門代號(hào)，WIN表達(dá)工作指導(dǎo)性文獻(xiàn)，001表達(dá)流水號(hào)，其中部門代號(hào)規(guī)定如下：部門代號(hào)部門代號(hào)部門代號(hào)部門代號(hào)質(zhì)量部QC開發(fā)部（硬件）HW人事行政部HR財(cái)務(wù)部CW物控部PM開發(fā)部（軟件）SW市場(chǎng)部SC生產(chǎn)部PR客戶服務(wù)部CS供應(yīng)鏈GY采購(gòu)CI文獻(xiàn)次序號(hào)由各編寫部門按次序進(jìn)行編號(hào)，也可征詢體系部編號(hào)措施。6.1.5技術(shù)圖紙文獻(xiàn)格式及編號(hào)按技術(shù)文獻(xiàn)的有關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行；6.1.6記錄的編號(hào)為：XX-FORM-001-00XX為部門代號(hào)，F(xiàn)ORM表達(dá)登記表單,001為次序號(hào)，00為登記表單版本號(hào)。6.1.7外來文獻(xiàn)的編號(hào)：ICT+DE-XX-001ICT+為企業(yè)名稱代號(hào)，DE表達(dá)為外來文獻(xiàn)，XX企業(yè)接受部門代號(hào)，001為次序號(hào);6.1.8所有的文獻(xiàn)在初版發(fā)行時(shí)版本號(hào)A.0,當(dāng)文獻(xiàn)發(fā)行后內(nèi)部條款有修訂時(shí)，版本號(hào)從A.1、A.2、A.3……的次序進(jìn)行編排,修訂號(hào)最大為5，當(dāng)超過5則進(jìn)行換版即文獻(xiàn)版本改為B.0,C.0,D.0依次排序；記錄在初版發(fā)行時(shí)版本號(hào)00,當(dāng)記錄發(fā)行后發(fā)生修訂時(shí)，版本號(hào)從01、02、03……的次序進(jìn)行編排。6.1.9文獻(xiàn)每修訂一次，都換一次版本號(hào)，對(duì)于文獻(xiàn)頁(yè)次較多的，但修訂幅度不大的，可采用抽頁(yè)換取的方式進(jìn)行，但版本號(hào)應(yīng)予以更改（限質(zhì)量手冊(cè)文獻(xiàn)）。6.1.10其他記錄，如計(jì)劃、告知、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單、會(huì)議記錄、匯報(bào)、傳真、備忘錄等，原則上應(yīng)具有企業(yè)Logo、標(biāo)題、編號(hào)（以便檢索）、內(nèi)容、時(shí)間、頁(yè)次、發(fā)出部門，收件部門、編制和審核等欄目。6.2文獻(xiàn)的編寫、修訂和審批：6.2.1文獻(xiàn)的制定、修訂和審核及同意按本程序4.3條款進(jìn)行制定和審批，必要時(shí)文獻(xiàn)應(yīng)交由運(yùn)行的有關(guān)部門對(duì)文獻(xiàn)的合適性和充足性，以及組織間的接口的合理性進(jìn)行評(píng)審承認(rèn)后，方可進(jìn)行同意公布。Ea）當(dāng)內(nèi)容波及兩個(gè)或以上部門運(yùn)作時(shí)，流程為：EE調(diào)查研究編寫（或修訂）召集有關(guān)部門討論修改完善合議審核同意受控Eb)當(dāng)內(nèi)容僅波及本部門運(yùn)作時(shí)，流程為：調(diào)查研究編寫（或修訂）部門內(nèi)部討論修改完善審核同意受控6.2.2管理類文獻(xiàn)編寫格式規(guī)定a)文獻(xiàn)構(gòu)成B①一般由封面、正文文獻(xiàn)、附件三部分構(gòu)成；B②封面之格式已經(jīng)固定，其內(nèi)容一般應(yīng)包括文獻(xiàn)名稱、編號(hào)、版本、頁(yè)碼、編制和修訂狀況、文獻(xiàn)分發(fā)范圍等。b)正文重要包括如下9個(gè)序號(hào)、次序及名稱固定的主題：1.目的2.合用范圍3.定義4.職責(zé)和權(quán)限5.工作流程圖6.工作程序7.有關(guān)文獻(xiàn)8.有關(guān)記錄9.附件闡明：1、假如某個(gè)或某幾種上述之主題并不合用新編文獻(xiàn)，則可以考慮使用諸如“無”或“不合用”來注明，但不得將該主題刪去掉。2、根據(jù)詳細(xì)狀況而定與否附加流程圖，假如非流程性或流程性不強(qiáng)的可以不必附加流程圖。6.2.3其他文獻(xiàn)的編寫格式規(guī)定非管理類文獻(xiàn)編寫，可視實(shí)際需要而定，但必須具有文獻(xiàn)名稱，文獻(xiàn)編號(hào)、版本號(hào)、頁(yè)次、制定、審查和同意等欄目。此外必須使用原則統(tǒng)一的模板（表格），不得隨意，以保證同一類文獻(xiàn)整體規(guī)范。6.2.4制定文獻(xiàn)時(shí)，文獻(xiàn)中所有的中文字體必須使用（宋體）文字，英文字體使用（TimesNewRoman）文字，文字除了標(biāo)題和表頭用（加粗）字體，其他均使用（常規(guī)）字體。6.2.5文獻(xiàn)的格式：正文的行距使用固定值20磅。內(nèi)文段落用數(shù)字編號(hào)，條款內(nèi)的子內(nèi)容必須與數(shù)字編號(hào)縮進(jìn)對(duì)齊。6.2.7非質(zhì)量體系類文獻(xiàn)文獻(xiàn)字體及格式規(guī)定見附件2《非質(zhì)量體系類文獻(xiàn)格式》。6.2.8記錄的格式見《質(zhì)量記錄管制程序》的規(guī)定。6.2.9文獻(xiàn)應(yīng)對(duì)的，清晰，協(xié)調(diào)、易于識(shí)別和檢索。6.3文獻(xiàn)的管理、分發(fā)和控制：6.3.1質(zhì)量方針和質(zhì)量目的、質(zhì)量手冊(cè)、程序文獻(xiàn)、工作指導(dǎo)書、技術(shù)文獻(xiàn)及表格格式的原稿由質(zhì)量部DCC保留。6.3.2所有文獻(xiàn)在得到評(píng)審、審批后，交由質(zhì)量部DCC對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行受控。在原文檔上蓋“原本”章，需要發(fā)放的文獻(xiàn)上加蓋“受控副本”章。并在“文獻(xiàn)發(fā)放記錄清單”上記錄。需要作成電子文檔的由DCC負(fù)責(zé)進(jìn)行掃描，將掃描成為PDF格式（技術(shù)圖紙若不便于掃描者，可電腦直接轉(zhuǎn)換為PDF，由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后轉(zhuǎn)發(fā)質(zhì)量部DCC，且轉(zhuǎn)發(fā)圖紙應(yīng)與簽發(fā)圖紙相似。）的程序文獻(xiàn)存儲(chǔ)在“企業(yè)體系共享文獻(xiàn)檔”中對(duì)應(yīng)的文獻(xiàn)夾；文獻(xiàn)夾應(yīng)包括《一階文獻(xiàn)》《二階文獻(xiàn)》《三階文獻(xiàn)》《作業(yè)指導(dǎo)》《登記表單》《法律法規(guī)》《顧客資料》《技術(shù)圖紙》，其每個(gè)文獻(xiàn)夾皆應(yīng)建立對(duì)應(yīng)之目錄，并修改《企業(yè)受控文獻(xiàn)清單》。同步以企業(yè)電子郵件方式告知需要發(fā)放的部門并修改對(duì)應(yīng)部門的《受控文獻(xiàn)清單》。審批后的原稿由質(zhì)量部DCC建檔管理。6.3.3如發(fā)生文獻(xiàn)替代時(shí)，文控人員需記錄于《文獻(xiàn)替代登記表》中，并將被替代文獻(xiàn)移動(dòng)到“企業(yè)體系共享文獻(xiàn)檔”中的“已失效文獻(xiàn)檔”中；企業(yè)所有作廢保留的文獻(xiàn)由DCC至少保留產(chǎn)品原則使用年限加一年，但從放行產(chǎn)品的日期起不少于2年；對(duì)于出口歐盟產(chǎn)品的有關(guān)資料文獻(xiàn)保留期限不少于5年，對(duì)超過年限的文獻(xiàn)根據(jù)文獻(xiàn)的重要性申請(qǐng)報(bào)廢處理。6.3.5當(dāng)文獻(xiàn)修訂后，應(yīng)將其交由原文獻(xiàn)審批部門進(jìn)行審批，如由其他部門進(jìn)行審批時(shí)，應(yīng)將有關(guān)背景資料提供與該審批部門，以便作出審批決定。6.3.8當(dāng)文獻(xiàn)不再合用時(shí)，由原文獻(xiàn)審批人員決定與否作廢，如需作廢則由文控人員將該份文獻(xiàn)移動(dòng)到“企業(yè)體系共享文獻(xiàn)檔”中的“已失效文獻(xiàn)檔”中，并修改《受控文獻(xiàn)清單》。同步以企業(yè)電子郵件方式告知需要發(fā)放的部門并修改對(duì)應(yīng)部門的《受控文獻(xiàn)清單》。并在作廢的文獻(xiàn)上加蓋“作廢”章。6.3.10當(dāng)文獻(xiàn)需要提供與外單位使用時(shí)，應(yīng)提供《外發(fā)文獻(xiàn)申請(qǐng)單》經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，由DCC打印并蓋“外發(fā)文獻(xiàn)”章，而后發(fā)出。DCC應(yīng)做好《外發(fā)文獻(xiàn)記錄單》應(yīng)包括：發(fā)往單位、發(fā)出文獻(xiàn)名稱、編號(hào)、版本號(hào)，以及申請(qǐng)部門及發(fā)往用途及發(fā)出時(shí)間。如需回收的圖紙資料，發(fā)出部門應(yīng)向外單位發(fā)出《外發(fā)資料管理措施》并保證文獻(xiàn)的回收工作得到貫徹。6.4外來文獻(xiàn)的控制：企業(yè)的外來文獻(xiàn)分為兩類予以控制，一類為國(guó)家或行業(yè)原則、國(guó)家法律、法規(guī)文獻(xiàn)（包括政府和其他事業(yè)管理機(jī)關(guān)的有關(guān)文獻(xiàn)），一類是顧客提供的文獻(xiàn)及其他外來的資料文獻(xiàn)等。6.4.1對(duì)于國(guó)家或行業(yè)原則、國(guó)家法律、法規(guī)文獻(xiàn)，接受人員應(yīng)填寫《外來文獻(xiàn)受控發(fā)放申請(qǐng)表》將其交部門經(jīng)理進(jìn)行審核，如其規(guī)定合用于企業(yè)產(chǎn)品和經(jīng)營(yíng)，則應(yīng)將其記錄于《外來文獻(xiàn)受控發(fā)放申請(qǐng)表》內(nèi)，并在表內(nèi)注明合用的條款，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后交體系部受控按6.3執(zhí)行。6.4.2各部門對(duì)外接受到的圖紙經(jīng)內(nèi)部確認(rèn)無誤后，填寫《外來文獻(xiàn)受控發(fā)放申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，將填寫《外來文獻(xiàn)受控發(fā)放申請(qǐng)表》與對(duì)外接受到的圖紙一起交DCC統(tǒng)一編號(hào)后再按照6.3執(zhí)行。6.4.3文獻(xiàn)主管部門負(fù)責(zé)人對(duì)也許更新版本的外來文獻(xiàn)及時(shí)跟蹤，搜集文獻(xiàn)的最新版本，按6.4.1或6.4.2執(zhí)行。6.5企業(yè)體系共享文獻(xiàn)檔的使用權(quán)限：按上述6.3及6.4建立的“企業(yè)體系共享文獻(xiàn)檔”，應(yīng)有充足的方案保證其儲(chǔ)存安全性，并保證寄存文獻(xiàn)中：一階、二階、三階文獻(xiàn)所有顧客只具有查閱權(quán)，作業(yè)指導(dǎo)及登記表單對(duì)應(yīng)使用部門指定顧客有下載的權(quán)，其他部門及人員只有查閱權(quán)。法律法規(guī)、顧客資料、技術(shù)圖紙只有對(duì)應(yīng)部門指定用戶具有查閱權(quán)及下載權(quán)。任何人不具有對(duì)存檔文獻(xiàn)的修改、編輯權(quán)。6.6記錄是一種特殊的文獻(xiàn)，其控制執(zhí)行《質(zhì)量記錄管制程序》。7.有關(guān)文獻(xiàn)7.1質(zhì)量記錄管制程序……………………ICT+COP-0038.有關(guān)記錄8.1文獻(xiàn)發(fā)放記錄8.2文獻(xiàn)替代登記表8.3外發(fā)文獻(xiàn)申請(qǐng)單8.4外來文獻(xiàn)受控發(fā)放申請(qǐng)表8.5受控文獻(xiàn)清單9．附件9.1附件1：文獻(xiàn)管制工作流程圖9.2附件2：非質(zhì)量體系類文獻(xiàn)編寫格式附件1：文獻(xiàn)管制工作流程圖序號(hào)作業(yè)流程責(zé)任部門有關(guān)表單重點(diǎn)闡明12345文獻(xiàn)編寫或修訂文獻(xiàn)的管理、分發(fā)和控制文獻(xiàn)接受組織培訓(xùn)文獻(xiàn)實(shí)行各部門質(zhì)量部各部門質(zhì)量部各部門各部門《外來文獻(xiàn)受控發(fā)放申請(qǐng)表》《文獻(xiàn)發(fā)放記錄》《受控文獻(xiàn)清單》《文獻(xiàn)替代登記表》《外發(fā)文獻(xiàn)申請(qǐng)單》《部門受控文獻(xiàn)清單》《培訓(xùn)記錄》*文獻(xiàn)的制定、修訂和審核及同意按本程序4.3條款進(jìn)行制定和審批，必要時(shí)文獻(xiàn)應(yīng)