excel在財(cái)務(wù)管理信息化中的應(yīng)用

excel在財(cái)務(wù)管理信息化中的應(yīng)用

0中小型企業(yè)單位管理信息采集技術(shù)存在的問題在世界激烈競(jìng)爭(zhēng)和計(jì)算機(jī)科學(xué)快速發(fā)展的時(shí)代，公司和社會(huì)各界開始朝著提高工作效率和財(cái)務(wù)管理水平發(fā)展。一些部門毫不猶豫地開發(fā)和購買了專業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件。然而，這是件好事。在短時(shí)間內(nèi)，很難建立一個(gè)完整的現(xiàn)代信息財(cái)務(wù)管理平臺(tái)。該管理模式的效率和有效性仍然很小，因此提供的管理信息的內(nèi)涵是有限的，難以支撐和保證各部門的中心職能。分析其原因主要是不同的企事業(yè)單位在行業(yè)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)內(nèi)容和數(shù)據(jù)核算等方面存在巨大差異,模塊化的專業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件往往使用起來并不是很方便,于是需要一個(gè)更加靈活有效的計(jì)算軟件來實(shí)現(xiàn)。而對(duì)于中小企事業(yè)單位而言,其信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息技術(shù)應(yīng)用能力還相當(dāng)薄弱,亟待加強(qiáng)。Excel是MicrosoftOffice的一個(gè)重要組成部分,是一種強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析工具。它可以進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的自動(dòng)計(jì)算,快速對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、匯總,用折線圖、條形圖和餅圖等直觀地顯示數(shù)據(jù),并通過統(tǒng)計(jì)分析實(shí)現(xiàn)輔助決策操作。本文分析了企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化的必要性,探討了將Excel運(yùn)用于企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作中的靈活性和可操作性,對(duì)于提升企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作效率具有一定的借鑒意義,對(duì)提高企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平和財(cái)務(wù)管理信息化有良好的促進(jìn)作用。1財(cái)務(wù)管理信息的構(gòu)建現(xiàn)狀和必要性1.1提高行政管理效率,提高企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的單財(cái)務(wù)管理信息化是指企事業(yè)單位利用現(xiàn)代信息技術(shù),通過對(duì)信息資源的深化開發(fā)和廣泛利用,不斷提高行政管理、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策的效率和水平,進(jìn)而提高事業(yè)單位行政管理效率和企業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益與企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過程。當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展,使企業(yè)的生存和競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境發(fā)生了根本性變化,財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)必將成為企業(yè)獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的重要砝碼。1.2關(guān)于標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用于整合的一個(gè)重要課題隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及度不斷提高,財(cái)務(wù)管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)緊密結(jié)合,會(huì)計(jì)電算化在實(shí)踐中得到了普及。但隨著科技的發(fā)展和財(cái)務(wù)工作的日益繁雜,如何利用計(jì)算機(jī)的新技術(shù),并融入先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理理論和方法,成為財(cái)務(wù)管理信息化的一個(gè)重要課題?？傮w上來說,我國(guó)企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化應(yīng)用還處于初級(jí)發(fā)展階段,各地區(qū)、各行業(yè)及不同規(guī)模的企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)與應(yīng)用水平極不平衡,遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有深入到企事業(yè)單位的運(yùn)行、管理等層次,尤其是中小企事業(yè)單位信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息技術(shù)應(yīng)用能力亟待加強(qiáng)。目前企事業(yè)單位信息化的現(xiàn)狀是:信息化建設(shè)資金的投入依然不夠;信息化人才,特別是復(fù)合型人才匱乏;信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用水平仍然不高,導(dǎo)致集成和資源共享水平低,不能滿足企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需求。企事業(yè)單位現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理工作方式在信息化背景下存在諸多可待優(yōu)化的方面,如財(cái)務(wù)管理中信息資源整合、共享與協(xié)同工作問題,在開發(fā)模式上注重上級(jí)對(duì)下級(jí)的信息控制問題,與其他應(yīng)用軟件的接口問題等。1.3單位管理信息化:單位財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型之路財(cái)務(wù)管理是一個(gè)單位管理工作中的核心,財(cái)務(wù)管理信息化是單位信息化管理的一個(gè)重要組成部分。隨著行政管理體制和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的縱深發(fā)展,企事業(yè)單位不斷地體會(huì)到信息的重要,將信息化建設(shè)作為推動(dòng)和實(shí)現(xiàn)體制創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新,增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力,提高管理水平的重要手段和必由之路。單位管理所需的信息有大部分是由財(cái)務(wù)部門提供的,財(cái)務(wù)管理信息化在單位管理中顯得尤為重要,單位要全面實(shí)現(xiàn)信息化管理,必須首先實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化,財(cái)務(wù)管理信息化為單位管理信息化的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。一個(gè)單位財(cái)務(wù)管理信息化程度的高低將直接影響單位的經(jīng)營(yíng)決策,也決定單位是否能夠適應(yīng)日益復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展,必須逐漸全面實(shí)行財(cái)務(wù)管理信息化,提高單位財(cái)務(wù)管理水平和效率,提高單位決策能力和在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力。2采用excel財(cái)務(wù)管理計(jì)算2.1利用ssr軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)接口財(cái)務(wù)管理信息化利用信息系統(tǒng)對(duì)各種事務(wù)進(jìn)行處理,減少人為因素的影響,可以增加會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。財(cái)務(wù)管理信息化對(duì)提高企業(yè)的管理水平有極大的促進(jìn)作用。Excel是一個(gè)公共軟件平臺(tái),它是微軟公司的主導(dǎo)產(chǎn)品之一,兼容性好,與其他軟件容易建立良好的數(shù)據(jù)接口。在沒有專門的財(cái)務(wù)管理軟件的情況下,利用Excel開發(fā)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)周期縮短,費(fèi)用低,維護(hù)簡(jiǎn)單方便,可有效地推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)程。Excel可方便地使用外部數(shù)據(jù)功能,借助于Excel函數(shù)可讀取和輸出多種格式的數(shù)據(jù)文件,從很多數(shù)據(jù)源包括會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)庫中引人數(shù)據(jù),節(jié)省獲取基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的時(shí)間,提高效率和減少錯(cuò)誤。Excel簡(jiǎn)單易學(xué),操作靈活,可以削減采用大型專業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件產(chǎn)生的高額購置成本和培訓(xùn)費(fèi)用,將其應(yīng)用于企事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)中具有良好的可行性和實(shí)用性。Excel在企事業(yè)單位成本核算、編制工資報(bào)表、檢索記賬憑證、核對(duì)賬證一致性、固定資產(chǎn)登記與管理、經(jīng)費(fèi)預(yù)算與決算等方面均有很強(qiáng)的適用性。2.2工資統(tǒng)計(jì)及風(fēng)壓工資管理是企業(yè)財(cái)務(wù)工作中的一項(xiàng)重要工作,Excel能方便準(zhǔn)確的實(shí)現(xiàn)工資管理,包括人員檔案、自動(dòng)計(jì)算工資數(shù)據(jù)、打印工資條、統(tǒng)計(jì)與匯總工資數(shù)據(jù)、計(jì)算個(gè)人所得稅,并自動(dòng)填制憑證等相關(guān)功能。2.2.1崗位績(jī)效工資工資表一般包括人員的序號(hào)、姓名、部門、銀行賬號(hào)、薪級(jí)、基本工資、各種補(bǔ)貼、應(yīng)發(fā)工資、各種扣款、所得稅和應(yīng)發(fā)工資等信息,每種信息各占用一列表格,見圖1。按照崗位績(jī)效工資制度,崗位績(jī)效工資由崗位工資、薪級(jí)工資、績(jī)效工資和津貼補(bǔ)貼四部分組成,其中崗位工資和薪級(jí)工資為基本工資。根據(jù)各類崗位薪級(jí)工資套改政策,工作人員按照本人套改年限、任職年限和所聘崗位,結(jié)合工作表現(xiàn),套改相應(yīng)的薪級(jí)工資。2.2.2填充單元格及參數(shù)化填充根據(jù)人員工資表中崗位績(jī)效工資和按薪級(jí)確定的補(bǔ)貼規(guī)定,用Excel函數(shù)自動(dòng)計(jì)算工資表中補(bǔ)貼、應(yīng)發(fā)工資、所得稅、實(shí)發(fā)工資等。比如車改補(bǔ)貼按照崗位級(jí)別設(shè)定標(biāo)準(zhǔn):高級(jí)1100元,副高級(jí)800元,中級(jí)600元,助理級(jí)300元。可以在I3單元格輸入公式“=IF(E3=”高級(jí)”,1100,IF(E3=”副高級(jí)”,800,IF(E3=”中級(jí)”,600,300)))”,將公式填充至I3:I9單元格區(qū)域。又如,個(gè)人所得稅起征點(diǎn)為2000元,計(jì)算公式為應(yīng)繳納的個(gè)稅=[(應(yīng)發(fā)工資-三金或四金)-2000]×稅率,用Excel函數(shù)可以在L3單元格輸入公式“=IF((G3+H3+I3-K3-2000)<=500,(G3+H3+I3-K3-2000)×0.05,IF((G3+H3+I3-K3-2000)<=2000,(G3+H3+I3-K3-2000)×0.1,IF((G3+H3+I3-K3-2000)<=5000,(G3+H3+I3-K3-2000)×0.15,(G3+H3+I3-K3-2000)×0.2)))”,將公式填充至L3:L9單元格區(qū)域。2.2.3工資條內(nèi)容獲取打開“工資數(shù)據(jù)與工資條.xls”文件,“工資表”中有M列數(shù)據(jù),為工資的原始數(shù)據(jù)。將Sheet2改名為“工資條”。采用Excel的IF函數(shù)很容易制作出由三行組成個(gè)人工資條,即在“工資條”的A1單元格中輸入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,””,IF(ROW(),3)=1,工資表!A￥1,INDEX(工資表!￥A:￥M,INT((ROW()+4)/3),COLUMN())))”,如圖2所示。該公式運(yùn)用IF函數(shù),對(duì)MOD函數(shù)所取的引用行號(hào)與3的余數(shù)進(jìn)行判斷。如果余數(shù)為0,則產(chǎn)生一個(gè)方便裁剪的空行;如果余數(shù)為1,則固定取工資表中第一行的內(nèi)容;否則運(yùn)用INDEX函數(shù)和INT函數(shù)來取工資表對(duì)應(yīng)行上的數(shù)據(jù)。2.3流動(dòng)資產(chǎn)銷售預(yù)測(cè)模型分析財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)是估計(jì)企業(yè)未來融資需求,制定融資計(jì)劃的前提,有助于改善投資決策。財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的回歸分析是利用一系列歷史資料,分析資產(chǎn)、負(fù)債與銷售額的函數(shù)關(guān)系,建立預(yù)測(cè)計(jì)劃銷售額與資產(chǎn)、負(fù)債數(shù)量的數(shù)學(xué)模型,確定融資需要。由于歷史數(shù)據(jù)繁雜,回歸分析預(yù)測(cè)計(jì)算工作量打,易出錯(cuò),但采用Excel工具可以輕松解決這個(gè)問題?，F(xiàn)假設(shè)表1為某公司歷年財(cái)務(wù)狀況部分相關(guān)數(shù)據(jù)。下面用表中流動(dòng)資產(chǎn)與銷售額資料來說明如何運(yùn)用Excel進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的回歸分析。具體步驟如下:(1)建立工作表。將表1中流動(dòng)資產(chǎn)銷售額不同年度的資料從”A1”單元格順序輸入到“C9”區(qū)域(見圖3)。(2)利用Excel圖表向?qū)纬伞癤Y散點(diǎn)圖”,“數(shù)據(jù)區(qū)域”欄中填入“￥B￥2:￥C￥9”數(shù)據(jù),并調(diào)整圖表的標(biāo)題、圖例、橫縱坐標(biāo)軸等選項(xiàng),單擊“完成”,即得到流動(dòng)資產(chǎn)與銷售額關(guān)系散點(diǎn)圖。(3)右擊散點(diǎn)圖上的任意一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn),打開“圖表”菜單,單擊“添加趨勢(shì)線”命令,在“趨勢(shì)預(yù)測(cè)/回歸分析類型”中選擇“線性”,并勾選“顯示公式”和“現(xiàn)實(shí)R平方值”兩個(gè)選項(xiàng),即可得到回歸關(guān)系的相關(guān)參數(shù)數(shù)值(見圖3)?；貧w分析結(jié)果表明流動(dòng)資產(chǎn)與銷售額之間存在高度相關(guān)關(guān)系,相關(guān)系數(shù)為R=0.992。如果企業(yè)2011年銷售額增加到4500萬元,則流動(dòng)資產(chǎn)將增加到574.5萬元。同理可以建立銷售額與存貨、固定資產(chǎn)、流動(dòng)負(fù)債、長(zhǎng)期負(fù)債等的線性回歸方程進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)。3提升企單位水平,構(gòu)合理、技術(shù)過硬的復(fù)合型信息技術(shù)隊(duì)伍隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,財(cái)務(wù)管理信息化必將成為財(cái)務(wù)管理工作的主導(dǎo)發(fā)展方向。企事業(yè)單位必須重視人才培養(yǎng),盡快培養(yǎng)出一支既懂技術(shù)又懂管理、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理