前臺(tái)接待管理

前臺(tái)接待管理

一、接待主管崗位職責(zé)職責(zé)1制定職責(zé)1制定前臺(tái)接待工作年度計(jì)劃，報(bào)行政部經(jīng)理審批職責(zé)3對(duì)前臺(tái)接待專員進(jìn)行有效的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)素質(zhì)職責(zé)4協(xié)助前臺(tái)接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實(shí)情況職責(zé)5主持前臺(tái)班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦職責(zé)6參加行政例會(huì)，及時(shí)了解員工的思想動(dòng)態(tài)及困難，及時(shí)采取解決措施職責(zé)7受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理職責(zé)8與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動(dòng)等職責(zé)9督導(dǎo)迎送工作，檢查前臺(tái)接待專員的儀表儀容、勞動(dòng)紀(jì)律、禮儀及工作效率職責(zé)10負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)前臺(tái)接待專員績(jī)效考核的建議并協(xié)助實(shí)施考核職責(zé)11負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督前臺(tái)辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作職責(zé)2協(xié)助制定前臺(tái)接待處的崗位責(zé)任、操作規(guī)程及各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行職責(zé)12正確傳達(dá)上級(jí)指示，及時(shí)對(duì)下級(jí)工作中的爭(zhēng)議做出裁決職責(zé)13協(xié)助公關(guān)事務(wù)主管、行政經(jīng)理處理各種社會(huì)公共關(guān)系職責(zé)14負(fù)責(zé)前臺(tái)接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理四、前臺(tái)接待日志表日期年月日記錄人考勤記錄姓名簽到時(shí)間姓名簽到時(shí)間收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備注編制：審核：五、函件收發(fā)登記表信函與快件簽收登記表日期來(lái)件單位編號(hào)數(shù)量密（速）級(jí)接受部門簽收人（簽字）編制：填表人：信函與快件寄送登記表日期送寄部門編號(hào)數(shù)量密（速）級(jí)送達(dá)單位接收人送寄人（簽字）編制：填表人：六、前臺(tái)接待管理流程1．預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程①①整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來(lái)訪者情況開(kāi)始結(jié)束前臺(tái)接待主管前臺(tái)接待專員客人各職能部門②確認(rèn)與提醒訪問(wèn)事宜來(lái)訪③來(lái)訪登記④通知被訪者客人等待接待來(lái)訪客人⑤確認(rèn)來(lái)訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人⑥引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)配合送走客戶⑦來(lái)訪信息錄入，記錄匯總審核⑧存檔2．來(lái)電轉(zhuǎn)接流程開(kāi)始開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待專員外部單位人員各部門或員工①聽(tīng)到電話鈴響②拿起話筒接聽(tīng)③傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否④處理范圍內(nèi)范圍外⑤轉(zhuǎn)接接電在單位不在⑥告知情況⑦留言記錄

七、收發(fā)文件管理流程1．信函收發(fā)工作流程開(kāi)始開(kāi)始①接收信函審核②登記審核③分信接收⑤回信⑥寄信結(jié)束有無(wú)④拆信⑦登記信息是否有明確收信人行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專員各職能部門2．接收信函、快件工作流程各職能部門前臺(tái)接待專員前臺(tái)接待主管外部單位各職能部門前臺(tái)接待專員前臺(tái)接待主管外部單位開(kāi)始開(kāi)始②登記③篩選④分送結(jié)束發(fā)來(lái)信函、文件①簽收接收⑤記錄存檔3．寄送信函、快件工作流程開(kāi)始開(kāi)始③登記④聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺(tái)接待主管前臺(tái)接待專員各職能部門外部單位①交待寄送信函、文件事宜②簽收⑤接到服務(wù)要求4．傳真發(fā)文工作流程開(kāi)始開(kāi)始①提出申請(qǐng)審批結(jié)束②登記③發(fā)傳真④原件存檔填寫申請(qǐng)表行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專員員工5．傳真收文工作流程開(kāi)始開(kāi)始①收文簽收結(jié)束②登記③復(fù)?、蒉D(zhuǎn)交文件④存檔接收行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專員各部門或員工6．收文背簽流程開(kāi)始開(kāi)始①遞交文件結(jié)束②簽字審核③轉(zhuǎn)交④存檔總經(jīng)理前臺(tái)接待專員各部門或員工

八、前臺(tái)接待流程看到客人，禮貌招呼看到客人，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶或