數(shù)理學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法試行

PAGEPAGE4數(shù)理學(xué)院教學(xué)檔案管理辦法(試行)(二○○五年三月)教學(xué)檔案管理是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。為加強(qiáng)我院教學(xué)檔案工作，提高教學(xué)檔案管理水平，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理、教學(xué)活動、教學(xué)研究等各項工作中的作用，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有效地保護(hù)和利用教學(xué)檔案，為學(xué)院各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《黃石理工學(xué)院檔案管理暫行辦法》(試行)等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院教學(xué)檔案工作的實際，特制定本辦法。第一章總則第一條教學(xué)檔案是指學(xué)院在從事教學(xué)、教研以及其他各項教學(xué)活動中直接形成的對學(xué)院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子載體材料等不同形式的歷史記錄。是反映教學(xué)運行、教學(xué)管理和教學(xué)建設(shè)的重要標(biāo)志性材料。第二條學(xué)院教學(xué)檔案記錄反映了學(xué)院教學(xué)建設(shè)和發(fā)展的歷史過程，是學(xué)院各項工作的重要組成部分，是評估和衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的重要依據(jù)，它為學(xué)院教學(xué)、科研、管理水平的提高創(chuàng)造了必要條件，是反映和維護(hù)學(xué)院歷史面貌的一項重要工作，是辦好學(xué)院的重要基礎(chǔ)工作。

第三條學(xué)院各門類、不同載體的教學(xué)檔案必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理、維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全、便于開發(fā)利用的原則，任何院二級單位和個人不得將應(yīng)歸檔的材料截留在部門或據(jù)為己有。

第四條學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)對教學(xué)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格實行部門立卷制度，逐步做到“三納入”、“四同步”，即：納入學(xué)院教學(xué)工作計劃和規(guī)劃、納入教學(xué)管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。第五條學(xué)院各教研室要將教學(xué)檔案管理工作列入年度及日常工作計劃。學(xué)院由分管教學(xué)的副院長負(fù)責(zé)教學(xué)檔案管理工作，設(shè)專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案材料的收集、歸類、裝訂、移交及保管工作。教學(xué)檔案保管要做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。設(shè)置專用檔案資料柜，使教學(xué)檔案材料保管做到集中、妥善、安全。第二章教學(xué)檔案的形成與歸檔要求第六條教學(xué)檔案一般按教學(xué)年度或?qū)W期立卷。立卷時按學(xué)院檔案室確定的辦法歸類，案卷的題名（標(biāo)題）要確切，能簡明地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，卷內(nèi)文件材料要逐件在目錄上登記，并逐頁編號。每卷厚薄適中，裝訂牢固。第七條歸檔的教學(xué)文件材料必須是原件（定稿）。做到審查手續(xù)完備、制成材料優(yōu)良、格式統(tǒng)一。項目填寫完整、字跡工整、圖像清晰、裝訂整齊，折除卷內(nèi)所有金屬物，禁用字跡不牢固的書寫工具（鉛筆、圓珠筆等）。第八條在組卷時，應(yīng)按不同問題進(jìn)行組卷，每卷材料力求保持有機(jī)聯(lián)系，即批復(fù)在前，請示在后；正稿在前，底稿在后等。可按保管時間長短順序或發(fā)文時間排列，也可按由上而下的單位級別等排列。第九條歸檔份數(shù)。凡是原始材料、各種文件材料手稿及正本，一般歸檔各一份。重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本，以便保護(hù)原件。第三章教學(xué)檔案的保管期限及歸檔時間第十條教學(xué)檔案保管期限分永久、長期、短期三種。第十一條凡在長久時期內(nèi)具有利用價值的教學(xué)檔案定為永久保存資料；凡在一定時期內(nèi)具有利用價值的教學(xué)檔案定為長期保存資料，長期保存資料的年限為15年以上直至不用；凡在短時間內(nèi)具有利用價值的教學(xué)檔案定為短期保存資料，短期保存資料年限為5年以上直至不用。第十二條教學(xué)檔案應(yīng)按學(xué)年在次年度的十一月底前歸檔第四章保管的教學(xué)檔案歸檔范圍(六)教師工作材料序號類目名稱保存期限備注1每學(xué)期專兼職外聘教師情況一覽表永久每學(xué)期匯總每學(xué)年裝訂2教師教學(xué)任務(wù)聘任書永久3教室日志永久4教師工作量統(tǒng)計表永久6教師基本情況登記表永久7外聘教師基本情況登記表及學(xué)歷、職稱證書復(fù)印件永久8教師個人參加中長期進(jìn)修、實踐鍛煉、學(xué)術(shù)交流、提高學(xué)歷等的申請材料，相關(guān)附件、批件，總結(jié)匯報材料、評價意見等永久9教師參加教學(xué)競賽、教學(xué)獎勵相關(guān)材料永久(七)教師教學(xué)工作質(zhì)量評價材料序號類目名稱保存期限備注1教師教學(xué)質(zhì)量評估結(jié)果永久每學(xué)期匯總每學(xué)年裝訂2教學(xué)計劃與進(jìn)度檢查表永久3教案與備課筆記檢查表永久4聽課記錄及評議表永久5作業(yè)檢查表永久6成績考核檢查表永久7教學(xué)紀(jì)律檢查匯總表永久8學(xué)生測評及教學(xué)質(zhì)量考核小組測評材料永久9教研活動及教研成果匯總表、永久10教師個人聽課記錄永久(八)專業(yè)建設(shè)類：序號類目名稱保存期限備注1專業(yè)設(shè)置一覽表永久每學(xué)期分類裝訂每學(xué)年匯總2專業(yè)建設(shè)規(guī)劃永久3有關(guān)專業(yè)建設(shè)的調(diào)查、論證、申報、審批等原始資料永久4重點專業(yè)建設(shè)材料、階段總結(jié)材料永久(九)教學(xué)計劃教學(xué)大綱：序號類目名稱保存期限備注1各專業(yè)教學(xué)計劃及審定意見永久每學(xué)年裝訂2所有課程教學(xué)大綱及審定意見永久3教學(xué)計劃調(diào)整的申請和批件永久(十)教學(xué)研究序號類目名稱保存期限備注1教學(xué)質(zhì)量分析報告永久每學(xué)期匯總每學(xué)年裝訂2教研室活動臺帳(含計劃、記錄、總結(jié))及相關(guān)材料永久3各級公開課的報名統(tǒng)計、公開課教案及評議等相關(guān)材料永久4各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎原始材料和結(jié)果永久5各類優(yōu)秀課程建設(shè)申報、批文、檢查、驗收、總結(jié)材料永久6合格課程評估的材料永久7上級、校級教學(xué)研究、教學(xué)改革課題分類一覽表；等相關(guān)記錄、資料等。永久8上級、校級教學(xué)研究、教學(xué)改革課題立項申報、檢查、項目驗收及獎勵的有關(guān)文件、證書（復(fù)印件）及相關(guān)記錄、資料等永久(十一)教材類序號類目名稱保存期限備注1院各專業(yè)每學(xué)期使用教材一覽永久每學(xué)期匯總每學(xué)年裝訂2本院教師參加自編、協(xié)編、統(tǒng)編教材永久3本院教師參加自編、協(xié)編、統(tǒng)編教材，實習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題集等申報立項書、批件永久4自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集永久5教學(xué)軟件(包括電化教學(xué)資料、CAI軟件及課件)6其它有價值的自編教學(xué)參考資料永久第五章附則