基于數(shù)字檔案可近性建設準則的網(wǎng)絡檔案信息資源建設研究

基于數(shù)字檔案可近性建設準則的網(wǎng)絡檔案信息資源建設研究

1信息可近性的內(nèi)涵根據(jù)約瑟夫教授提出的最小努力原則，他認為人們的所有社會活動都受這一原則的控制，我們總是期望以最低的成本獲得最大的效率。最小努力原則描述的是人類的各種社會行為,因此檔案用戶在利用檔案時,也有以最小的努力獲取最大的收益的心理和行為趨向?？山?accessibility)是由著名情報學家F.W.蘭卡斯特率先將其引入情報學,他將可近性作為情報信息有效利用的重要因素之一,指出情報信息資源的可近性能隨著機讀數(shù)據(jù)庫和聯(lián)機檢索的發(fā)展而得到極大的改善。信息可近性的原意可以理解為信息的可存取性、可接受性、可獲得性、可排檢性、可體驗性、可理解性、可互動性、可親性、可信性、可用性和可讀性等等方面。進一步說,信息的可近性主要用來描述用戶與信息之間的關系,可以歸納為用戶需求與信息環(huán)境的相關性、用戶知識結構對信息的貼合性、用戶情感對信息服務的親疏性,也就是信息用戶與信息資源之間的物理可近性、智力可近性和心理可近性。這個關系的橋梁就是信息組織與服務,其目的是使用戶獲取和利用更為“省力”。換句話說,信息可近性是遵循用戶獲取信息的“省力”原則,對信息資源建設加以指導,以提高資源的利用效率。2數(shù)字資源的可接近性和用戶選擇服務的理論2.1數(shù)字資源組織的可近性由于網(wǎng)絡信息資源屬于數(shù)字資源,網(wǎng)絡信息資源的可近性也可以稱作數(shù)字可近性。數(shù)字可近性可以分為數(shù)字資源組織的可近性和數(shù)字資源服務的可近性兩個方面。數(shù)字資源組織的可近性是指以信息資源管理為背景的信息、系統(tǒng)和管理者相關的可近性或網(wǎng)絡信息的搜集、分類、存儲和檢索等相關基礎工作的可近性。數(shù)字資源服務的可近性是指與用戶知識結構和心理特性相關的可近性,亦指與網(wǎng)絡信息服務手段、服務方法、服務形式、服務模式、服務渠道、服務內(nèi)容和服務媒介向相關基礎工作的可近性。2.2用戶可近性的文化分析可近性選擇理論是對信息用戶評價與選擇信息資源行為規(guī)律進行實質(zhì)性探討的理論,主要探討信息用戶選擇性確認、吸收和記憶信息資源三個過程中相互聯(lián)系、相互制約的行為規(guī)律,以此為基礎,進行信息資源組織與服務平臺建設,最大限度地發(fā)揮信息資源的利用效率,提升數(shù)字信息資源平臺的競爭力。該理論指出,用戶在選擇利用信息資源的時候,往往采取與自身的某種“模式”進行匹配方式,并利用這種匹配的符合程度來評價和選擇利用信息資源。如果評價不高就會做出拒絕接受服務的選擇。這種基于用戶個體行為的信息資源評價,屬于非綜合性評價,會產(chǎn)生建設者認為好的信息資源反而不受信息用戶青睞的悖論,也可能由多樣性帶來意外收獲現(xiàn)象。因此,研究網(wǎng)絡信息用戶行為模式,如感性習慣模式、理性認知模式、思維判斷模式、期望偏好模式、知識構成模式、理解記憶模式等等對信息資源進行組織和管理,使網(wǎng)絡信息資源更接近于不同類型用戶的行為模式,才能夠提升網(wǎng)絡信息資源平臺的可近性,使其充分發(fā)揮績效?；谶@些分析,用戶可進行選擇理論將信息資源的可近性分為物理的、智力的和心理的可近性三個層面,分別對應于獲知、獲取和利用三個過程,即從用戶的角度實現(xiàn)網(wǎng)絡信息資源平臺的獲知、數(shù)字資源的獲取以及資源的利用等過程。物理可近性描述了用戶獲知網(wǎng)絡信息平臺和系統(tǒng)的方便程度。這種可近程度取決于建設者對網(wǎng)絡信息平臺和系統(tǒng)地宣傳程度、推送程度、推廣渠道以及以各種手段傳達給信息用戶的營銷方式。通過宣傳和廣告將網(wǎng)絡信息平臺推薦給用戶,供信息用戶進行選擇。用戶評價與選擇與否,取決于平臺推薦信息與主體用戶的感性習慣模式、理性認知模式、思維判斷模式和期望偏好模式的匹配程度。智力的可近性描述了用戶接受數(shù)字平臺所提供信息的可獲取性。網(wǎng)絡信息用戶選擇了網(wǎng)絡信息資源利用與管理平臺并不等于對網(wǎng)絡信息資源進行了實質(zhì)的選擇和利用,這時的用戶只能作為一般的游客和訪客。如果數(shù)字平臺所提供的信息內(nèi)容與用戶的期望偏好模式和知識構成模式進行了有效的匹配,一般的游客和訪客就會變成平臺的真正用戶,網(wǎng)絡信息資源才有了發(fā)揮作用的機會。心理的可近性描述了用戶對所獲得的信息資源利用價值的判斷。網(wǎng)絡信息資源的獲取并不等于網(wǎng)絡信息資源的利用和穩(wěn)定了用戶。如果網(wǎng)絡信息資源的形式和內(nèi)容能夠與用戶的理解記憶模式也能夠進行比較良好的匹配,也就是說提供的數(shù)字資源具有了足夠的可存取性、可獲得性、可利用性、可排檢性、可接受性、可閱讀性、可理解性、可適用性、可交互性、可趨同性、可表達性、可體驗性以及可信性、親和性和友好性等,就可以比較穩(wěn)定的吸引用戶,使臨時性用戶轉變?yōu)榫W(wǎng)絡信息資源平臺和系統(tǒng)的穩(wěn)定用戶群中的一員,從而達到擴大數(shù)字平臺的用戶群體,增大數(shù)字平臺的人氣指數(shù)的目的。這時,網(wǎng)絡信息資源管理與服務平臺才能夠真正進入良性發(fā)展的軌道。2.3用戶信息選擇心理網(wǎng)絡檔案信息資源的可近性與用戶需求心理具有密切的聯(lián)系,用戶在選擇網(wǎng)絡檔案信息資源并接受服務時,信息選擇心理起到關鍵作用。用戶的信息選擇心理,存在效率主導型、視覺主導型、內(nèi)容主導型、習慣主導型、感情主導型、便利主導型、成本主導型以及娛樂主導型等方面。當某種心理在起主導作用的時候,就會按照這種心理導向去選擇提供網(wǎng)絡信息資源服務的網(wǎng)絡服務機構或網(wǎng)站。2.4開發(fā)多樣化服務對象在用戶層次類別上,可以分為專業(yè)級用戶、學術級用戶、管理級用戶、學習級用戶和大眾級等五個層次。對不同級別的用戶,要提供不同層次的網(wǎng)絡檔案信息服務方式和手段。筆者認為,應當把網(wǎng)絡檔案信息資源服務對象的重點放在大眾級用戶層次上。因為:一方面大眾級用戶最需要傻瓜式網(wǎng)絡信息服務,也就是說對網(wǎng)絡信息服務的便利性要求最高,是檢驗網(wǎng)絡檔案信息服務質(zhì)量和水平的重要用戶群體;另一方面大眾用戶數(shù)量最多,是決定網(wǎng)絡檔案信息平臺人氣指數(shù)主要力量;另外,為大眾級用戶提供便捷的網(wǎng)絡檔案信息服務是國家檔案信息化、實行政務公開和服務民生的主要目標。因此,把大眾級用戶的網(wǎng)絡檔案信息需求作為重點加以研究,兼顧較高層次用戶的信息需求,是提升網(wǎng)絡檔案信息資源可近性的重要通道和途徑。3基于可接近評估標準的數(shù)字文件資源建設3.1舉辦專家論壇和專業(yè)論壇數(shù)字檔案信息平臺的推廣方式有很多,例如利用檔案刊物等媒體加以宣傳、參加網(wǎng)絡信息聯(lián)盟、通過各種學會和協(xié)會推廣應用、利用檔案宣傳月和執(zhí)法檢查活動推介,舉辦專家論壇、在網(wǎng)絡相關論壇中發(fā)布信息等等。通過廣開宣傳渠道,可以加大數(shù)字檔案信息平臺的推廣力度,增強數(shù)字檔案信息平臺的公信力、影響力和知名度。3.2數(shù)字資源的吸引力3.2.1數(shù)據(jù)庫建設為主,網(wǎng)絡化管理手段網(wǎng)絡檔案信息服務平臺建設過程中,應當提升信息數(shù)量和質(zhì)量并舉。在數(shù)量上以特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設為主,不斷補充和積累檔案信息。在質(zhì)量方面注重數(shù)據(jù)庫建設和網(wǎng)絡化管理手段的增強。在檔案信息資源的組織上,要根據(jù)不同用戶的特點以及用戶的信息需求對一次、二次和三次信息以網(wǎng)絡為平臺進行有效的開發(fā)、組織與管理。3.2.2整體上實現(xiàn)數(shù)字檔案資源平臺與其他系統(tǒng)平臺的融合數(shù)字資源平臺的協(xié)同性。其一,檔案網(wǎng)站風格和視覺傳達設計上的協(xié)同和一致,符合認知規(guī)律。其二,檔案網(wǎng)站與相關信息平臺的融合。網(wǎng)絡檔案信息資源協(xié)同體系應當包括有機聯(lián)系的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、協(xié)作網(wǎng)和外聯(lián)網(wǎng)三個部分,在整體上實現(xiàn)數(shù)字檔案資源平臺與電子政務平臺、辦公自動化系統(tǒng)平臺的融合,打通電子文件歸檔管理的信息管理平臺通道。其三,與現(xiàn)行文件管理利用中心平臺、各種類型的檔案信息資源網(wǎng)站建立邏輯聯(lián)系,形成分布式多媒體網(wǎng)絡檔案信息管理與服務體系。其四,網(wǎng)站欄目的多樣化設置,更加貼近民生的實際需求。數(shù)字資源組織的融合性。在網(wǎng)絡檔案信息資源的建設上,要主動實現(xiàn)開放與共享,在標準化、互聯(lián)互通、資源聚合和優(yōu)勢互補等方面互相取長補短,充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢與特色,充分發(fā)揮網(wǎng)絡集群優(yōu)勢,從信息收集、資源管理和服務利用各個層面實現(xiàn)協(xié)同化和一體化管理。3.2.3案信息種類的可近性體現(xiàn)用戶信息需求的可近性。在用戶信息需求研究方面,要以網(wǎng)站信息平臺為手段,對用戶個性化的信息需求進行采集和管理,做到用戶信息需求與檔案信息資源相結合,建立檔案信息資源與用戶信息需求相統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫,使網(wǎng)絡檔案信息資源與用戶實際需求相匹配。體現(xiàn)網(wǎng)絡檔案信息種類的可近性。首先,按網(wǎng)站內(nèi)部檔案信息種類的可近性要求,提供盡可能多的檔案種類,包括視頻檔案、音頻檔案、照片檔案、全文檔案等等。其次,按網(wǎng)站外部信息共享檔案種類的可近性要求,以網(wǎng)站檔案信息聯(lián)盟的形式提供盡可能多的檔案門類,包括外交、電影、藝術、城建、企業(yè)等種類。其三,存量檔案的數(shù)字化加工,建立并積累數(shù)字檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。要根據(jù)現(xiàn)有的物質(zhì)條件和用戶需求,統(tǒng)籌兼顧、分輕重緩急,循序漸進的開展。一般按照特色檔案、高齡檔案、重要檔案、一般檔案的優(yōu)先次序進行數(shù)字化和數(shù)字檔案的網(wǎng)絡信息組織與管理。體現(xiàn)信息組織與檢索手段的可近性。在加強檔案信息的計算機管理水平的同時,在檔案信息的組織方面要投入更多的精力,加強檔案信息原文的網(wǎng)絡管理、檔案目錄的優(yōu)化與調(diào)整、檔案檢索工具的編制與補充、檔案檢索方式的豐富與完善,以滿足不同用戶的多層次和多樣化需求。3.2.4安全部分部分網(wǎng)絡檔案信息資源建設必然面臨安全與共享的矛盾。數(shù)字檔案信息資源的安全包括信息平臺的安全和信息利用的安全兩個部分。信息平臺的安全是基礎,要按照和信息安全的相關標準的信息平臺的各種設施、應用軟件和系統(tǒng)軟件以及平臺的運行進行有效的管理;同時,加強用戶與管理人員的信息平臺角色和權限管理,在職業(yè)道德、技術技能、規(guī)范與制度等方面建立完備的管理機制,提高網(wǎng)絡檔案信息資源的可靠性和安全性。3.3重視檔案信息服務效率的建設信息獲取的廉價度主要體現(xiàn)在信息獲取的效率方面,包括廉價的付費方式和節(jié)約的時間兩個方面。在效率和付費并存的信息服務上,效率是第一位的要素。因此,在數(shù)字檔案信息平臺的建設上,要重視檔案信息服務效率的建設,將其放在頭等重要的位置。在此基礎上,才可以兼顧收取適當?shù)馁M用。付費服務也要把付費的便捷性放在第一位加以考慮,其次才是付費金額的合理性。只有這樣,才能不斷增強用戶信息獲取的可近性,增強網(wǎng)絡檔案信息資源平臺對用戶的吸引力。3.4增強檔案信息載體的靈活性網(wǎng)絡信息用戶最關心的往往是信息平臺界面的友好性、交互性、便利性。只有很好地提供網(wǎng)上檢索咨詢服務、導航幫助服務、電子信箱服務、在線問答服務、用戶交流服務、便捷付費服務、用戶定制服務、分析推送服務和信息傳遞等方面的功能,才能夠充分地體現(xiàn)信息利用的靈活度。網(wǎng)絡資源檢索與利用功能應具有足夠的靈活度。首先,以目錄級檢索功能為基礎,完善全文檢索功能。其次,檢索界面美觀、簡潔、實用,具有一定的交互功能。其三,提供檢索個性化服務功能,可以提供信息導航、信息檢索、信息服務、信息推送、電子郵件、信息定制等多重服務。其四,將檢索功能嵌入到網(wǎng)絡檔案信息管理平臺的各個板塊之中,做到論壇、留言簿、聊天、導航、簡訊、學習、網(wǎng)上展覽和專家答疑等欄目和板塊中無處不在。檔案信息載體傳遞應具有足夠的靈活度。從數(shù)字檔案利用的角度來看,檔案信息載體可以分為網(wǎng)絡載體和實物載體兩大部分。檔案用戶通過網(wǎng)絡可以自由方便地下載所需要的數(shù)字檔案信息的同時,也能夠非常自由的獲取以實物形式傳遞的檔案信息。增進檔案信息載體傳遞的自由度,需要現(xiàn)代信息技術手段和傳統(tǒng)的檔案服務手段緊密結合,使檔案利用的信息流和物流跨越時間、空間的限制,相互補充、互相促進。數(shù)字檔案利用信息交流與溝通應具有足夠的靈活度。把利用者的反饋信息作為網(wǎng)絡檔案信息資源管理平臺建設績效的評價標準,可以不斷地改進和完善網(wǎng)絡檔案信息資源建設手段和方法,提高網(wǎng)絡檔案信息資源平臺的質(zhì)量和水平。數(shù)字檔案平臺應提供利用者與管理者相互對話、溝通與交流的功能并有效的征集、記錄、存儲、組織和管理交流信息,建立數(shù)字檔案系統(tǒng)平臺的閉環(huán)控制機制,使網(wǎng)絡檔案信息資源建設向更貼近于用戶信息需求的方向發(fā)展,使數(shù)字檔案管理、服務與利用步入良性循環(huán)。3.5堅持“適度”的信息呈現(xiàn)方式,提高信息可近性信息表達的接受度包括信息表達者、信息表達形式和信息表達內(nèi)容的接受度等三個方面。對信息表達者來說,要盡量營造可近的信息表達形象。網(wǎng)絡檔案信息資源的信息表達者分為檔案管理機構、檔案管理人員和信息發(fā)布媒介等。對于檔案管理機構來說要樹立面向社會開放的新型文化事業(yè)機構形象;對于檔案管理者來說,要充分體現(xiàn)熱情主動的服務形象;對于信息發(fā)布媒介來說,要形成親切平實的視覺傳達形象。在信息形式和內(nèi)容的表達上,要按照“省力”原則,提高其可近性。即根據(jù)不同用戶的水平、層次、專業(yè)、職業(yè)和狀況采取靈活多樣的呈現(xiàn)方法,以適應來自各方面的信息需求。信息表達的形式可以是文字、圖形、圖像、音頻、視頻和動畫等多種形式的結