工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則

工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（1991年7月4日國家檔案局發(fā)布）為深化企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理，提高現(xiàn)代化科學(xué)管理水平，促進(jìn)企業(yè)檔案工作的整體建設(shè)，更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理和技術(shù)進(jìn)步，特制定本規(guī)則。第一條本規(guī)則規(guī)定了工業(yè)企業(yè)檔案的分類原則、分類方法和類目設(shè)置及其所含基本范圍。第二條本規(guī)則適用于全國工業(yè)企業(yè)檔案的分類整理、組織案卷和排架管理。交通、郵電、建筑施工、農(nóng)林和商業(yè)服務(wù)等企業(yè)亦可參照執(zhí)行。第三條工業(yè)企業(yè)檔案分類原則是以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。第四條工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級類目。第五條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點(diǎn)設(shè)置(詳見附表)，附表中設(shè)置的二級類目是工業(yè)企業(yè)檔案分類的基本二級類目，企業(yè)可結(jié)合實(shí)際需要增設(shè)或減少二級類目。第六條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級以下類目設(shè)置，參照附表中的基本范圍，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)實(shí)際確定。工業(yè)企業(yè)檔案分類層次不宜過多。第七條工業(yè)企業(yè)檔案分類二級及二級以下類目的設(shè)置方法如下：1、黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類的二級及二級以下類目一般按問題或組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；2、產(chǎn)品、設(shè)備儀器類的二級及二級以下類目按產(chǎn)品和設(shè)備儀器種類或型號設(shè)置；3、科學(xué)技術(shù)研究類的二級及二級以下類目按課題性質(zhì)或課題設(shè)置；4、基本建設(shè)類的二級及二級以下類目按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置。5、會計檔案類的二級及二級以下類目按文件形式(名稱)設(shè)置；6、干部職工檔案類的二級及二級以下類目按干部、工人分別設(shè)置、干部檔案類目設(shè)置按《干部檔案工作條例》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八條工業(yè)企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識符號不作統(tǒng)一規(guī)定。第九條聲像、照片或其他非紙質(zhì)載體形式的檔案，其形成、反映的內(nèi)容和作用與紙質(zhì)載體檔案有著不可分割的聯(lián)系，一般不單獨(dú)設(shè)置類目，可視其內(nèi)容特征同紙質(zhì)檔案對應(yīng)分類編號?？紤]其載體形式和保管要求不同，應(yīng)分庫保管，其他則不作統(tǒng)一規(guī)定。第十條本規(guī)則于1992年起執(zhí)行，這之前形成的檔案，已經(jīng)整理組卷的維持不動。第十一條各地區(qū)、各部門可結(jié)合各自的實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則和分類編號方案。第十二條本試行規(guī)則由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

附表：《工業(yè)企業(yè)檔案分類表》工業(yè)企業(yè)檔案分類表一級類目

名

稱二級類目名稱基本范圍黨

群

工

作

類黨務(wù)工作

黨委綜合性工作、黨員代表大會或黨委其他有關(guān)會議，黨委辦公室其他事務(wù)性工作等。組織工作

組織建設(shè),整黨建黨,黨員和黨員干部管理，黨費(fèi)管理等。宣傳工作

理論教育,各種工作活動宣傳,政治思想工作與精神文明建設(shè)等。統(tǒng)戰(zhàn)工作

民主黨派工作，無黨派人事工作，港澳臺工民主黨派工作，無黨派人事工作，港澳臺工作，華僑工作，民族事務(wù)，宗教事務(wù)等。紀(jì)檢工作

黨風(fēng)治理,黨紀(jì)檢查,案件審理,信訪工作等.工會工作

職工代表大會,職工民主管理,勞動競賽，勞保福利,女工工作,文化藝術(shù)和體育活動等。共青團(tuán)工作

組織建設(shè)，政治思想教育，團(tuán)員大會，團(tuán)員管理，團(tuán)費(fèi)管理，青少年工作等。協(xié)會工作

各專業(yè)學(xué)會、協(xié)會工作,各群眾團(tuán)體活動等行政管理類行政事務(wù)

企業(yè)綜合性行政事務(wù)工作，廠務(wù)會議，廠長(經(jīng)理)辦公室工作，文秘工作，機(jī)要保密工作等。公安保衛(wèi)

社會治安，武裝保衛(wèi)，槍支彈藥管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件審理，人防工作等。法紀(jì)監(jiān)察

法律事務(wù)，政紀(jì)監(jiān)察，違紀(jì)案件審理等。審計工作

各專項(xiàng)審計工作活動等。人事管理

干部管理，工人招聘、錄用、調(diào)配工作，企業(yè)勞務(wù)出口工作等。教育工作

普通教育，中專和職業(yè)教育，高等教育，職工在職培訓(xùn)，幼兒教育等。醫(yī)療衛(wèi)生

衛(wèi)生監(jiān)督與管理，職工防病治病，計劃生育工作等。后勤福利

職工生活福利，食堂，商店，幼兒園，農(nóng)牧副業(yè)，職工住房，企業(yè)第三產(chǎn)業(yè)等。外事工作

企業(yè)涉外活動。經(jīng)

營

管

理

類經(jīng)營決策

企業(yè)改革，重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，方針目標(biāo)管理等。計劃工作

企業(yè)中、長期計劃,年(季)度計劃,各項(xiàng)專企業(yè)中、長期計劃,年(季)度計劃,各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計劃，全面計劃管理工作等。統(tǒng)計工作

各種統(tǒng)計報表,企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析工作等。財務(wù)管理

資金管理,價格管理,會計管理,資金流通等。物資管理

物資供應(yīng)，倉庫管理，廢舊物資回收與修舊利廢等。產(chǎn)品銷售

市場分析,用戶調(diào)查,產(chǎn)品銷售，廣告宣傳，市場分析,用戶調(diào)查,產(chǎn)品銷售，廣告宣傳，售后服務(wù)工作等。企業(yè)管理

企業(yè)普查，企業(yè)整頓和企業(yè)升級，經(jīng)濟(jì)責(zé)任制管理，企業(yè)管理現(xiàn)代化工作等。生

產(chǎn)

管

理

類生產(chǎn)調(diào)度

生產(chǎn)組織，調(diào)度指揮工作等。質(zhì)量管理

企業(yè)全面質(zhì)量管理，產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。勞動管理

勞動定額、定員，勞動調(diào)配，勞動工資，勞動保護(hù)等。能源管理

能源消耗定額管理，節(jié)能降耗工作等。安全管理

安全生產(chǎn),工傷事故處理,職工安全教育等。科技管理

新產(chǎn)品開發(fā),科技成果管理,技術(shù)引進(jìn)，技術(shù)革新和采用新技術(shù)，合理化建議等。環(huán)境保護(hù)

環(huán)境保護(hù)檢測與控制，污染治理等。計量工作

各種計量檢測工作。標(biāo)準(zhǔn)化工作

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作，各種標(biāo)準(zhǔn)檔案。檔案和信息管理

企業(yè)檔案工作，各類數(shù)據(jù)管理，電子計算機(jī)系統(tǒng)，情報工作，圖書資料工作等。產(chǎn)品類產(chǎn)品檔案二級

類目按產(chǎn)品種類或型號設(shè)置

同一產(chǎn)品型號內(nèi)，包含產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計、工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)工藝、工裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)廣告和產(chǎn)品評優(yōu)的全過程。科學(xué)技術(shù)研究類科研檔案二級類目按課題設(shè)置

同一科研項(xiàng)目內(nèi)，包含課題立項(xiàng)、研究準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果報獎、推廣應(yīng)用等項(xiàng)目研究和管理的全過程。基本建設(shè)類基本建設(shè)檔案

二級類目按工程項(xiàng)目或建筑

項(xiàng)目設(shè)置

同一工程項(xiàng)目內(nèi)包含工程的勘探測繪、設(shè)計、施工、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。設(shè)備儀器類設(shè)備儀器檔案

二級類目按設(shè)備種類或型號

設(shè)置

同一設(shè)備儀器內(nèi)，含設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)修理和設(shè)備管理等全過程。會計檔案類憑證

各種會計憑證。帳薄

各種財務(wù)帳薄。報表

各種財務(wù)報表。其他

干部職工檔案類干部檔案

工人檔案

離退休職工檔案

死亡職工檔案

(國檔發(fā)〔1991〕20號)工業(yè)企業(yè)檔案分類編號規(guī)則DB37/T180-931

主題內(nèi)容和適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了工業(yè)企業(yè)檔案的分類整理、類目標(biāo)識、案卷排架、檔號編制及編制檢索工具的一般方法和要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各類工業(yè)企業(yè)的檔案管理。交通、建筑施工、電力、郵電、農(nóng)業(yè)、林業(yè)和商業(yè)服務(wù)等企業(yè)可參照執(zhí)行。

2

引用標(biāo)準(zhǔn)

GB3792.5檔案著錄規(guī)則

3

名詞術(shù)語

3.1

企業(yè)檔案

是指企業(yè)在各項(xiàng)管理工作、生產(chǎn)、科研及經(jīng)營等活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.2

檔案分類

是根據(jù)檔案的共同點(diǎn)和差異點(diǎn)，將檔案區(qū)分為不同類別的邏輯方法。

3.3

類目標(biāo)識

識別與區(qū)分檔案類別的符號。

3.4

檔號

檔案的編號。包括分類號、項(xiàng)目代號、案卷號。

3.5

目錄

按照一定的次序編排而成的條目組合，是檔案檢索和報導(dǎo)的工具。

3.6

檔案著錄

在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

4

檔案分類

4.1

分類原則

以企業(yè)全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。

4.2

一級類目的設(shè)置

設(shè)置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入十大類目時，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級類目。

4.3

二級及二級以下類目的設(shè)置

二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案的形成特點(diǎn)設(shè)置，如附錄A（補(bǔ)充件），附錄A中設(shè)置的二級類目，是工業(yè)企業(yè)檔案分類的基本二級類目，企業(yè)可結(jié)合實(shí)際需要增設(shè)或減少二級類目。

工業(yè)企業(yè)檔案分類二級以下類目設(shè)置，參照附錄A中的基本范圍，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)和企業(yè)實(shí)際確定。工業(yè)企業(yè)檔案分類層次不宜過多。

4.3.1黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案分別按時間--問題（機(jī)構(gòu)）分類設(shè)置二級及二級以下類目。

4.3.2產(chǎn)品類檔案二級類目按產(chǎn)品種類設(shè)置，三級類目按產(chǎn)品型號設(shè)置，四級類目按產(chǎn)品結(jié)構(gòu)或產(chǎn)品、工藝、工裝設(shè)計文件材料的內(nèi)容設(shè)置。

4.3.3科學(xué)技術(shù)研究類檔案二級類目按課題性質(zhì)設(shè)置，三級類目按課題設(shè)置。

4.3.4基本建設(shè)類檔案二級類目按工程性質(zhì)或用途（生產(chǎn)設(shè)施、輔助生產(chǎn)設(shè)施、生活設(shè)施……）設(shè)置，三級類目按建筑項(xiàng)目設(shè)置，四級類目按子項(xiàng)工程或?qū)I(yè)分工設(shè)置。

4.3.5設(shè)備儀器類檔案二級類目按設(shè)備儀器種類（性能、用途）設(shè)置，三級類目按設(shè)備儀器型號設(shè)置。特大型企業(yè)的分廠、車間規(guī)模較大，設(shè)備數(shù)量多，可按分廠或工藝流程設(shè)置二級類目，按設(shè)備儀器種類設(shè)置三級類目，按設(shè)備儀器型號設(shè)置四級類目。

4.3.6會計檔案按其形成特點(diǎn)和文件材料形式分別設(shè)置會計憑證、會計帳簿、會計報表及其他四個二級類目，會計憑證下設(shè)現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)帳憑證、銷售憑證、成本核算憑證等三級類目，會計帳簿下設(shè)會計總帳、現(xiàn)金日記帳、銷售利潤明細(xì)帳等三級類目，會計報表下設(shè)年度會計報表、月（季度）會計報表等三級類目。

4.3.7干部職工檔案按干部、工人分別設(shè)置二級類目，共設(shè)置干部、工人、離退休職工、死亡職工檔案四個二級類目，三級類目按干部、工人個人進(jìn)行設(shè)置。

5、類目標(biāo)識

5.1

一級類目采用大寫漢語拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次標(biāo)識。亦可采用阿拉伯?dāng)?shù)字0～9或01～99標(biāo)識。

5.2

二級及二級以下類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字1～9或01～99標(biāo)識。產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、設(shè)備儀器、基本建設(shè)類檔案亦可直接采用型號或項(xiàng)目代號標(biāo)識相應(yīng)級類目。黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、會計檔案類檔案要將年度號編入分類類目標(biāo)識中。

5.3

阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識的類目層次中間用間隔號"·"隔離開，大寫漢語拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不加間隔號。

5.4

標(biāo)識示意

A

黨群工作（一級類目）

A02

組織工作（二級類目）

A02·04·1988

組織結(jié)構(gòu)設(shè)置（三級類目）

或

01

黨群工作（一級類目）

01·02

組織工作（二級類目）

01·02·04·1988

組織結(jié)構(gòu)設(shè)置（三級類目）

6、案卷排架

企業(yè)檔案按大類分別排架，大類之間不得交叉混排。

6.1

黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案，分別按大類、年度、問題排架，即把同一大類的案卷首先按年度分排，在各年度內(nèi)，再將同一問題的案卷按長久、定期順序排列。亦可按大類、年度、保管期限排架，即在各年度內(nèi)將同一保管期限案卷按問題順序排列。

6.2

產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案，分別按大類、項(xiàng)目（一個產(chǎn)品、一個課題、一項(xiàng)工程、一臺設(shè)備儀器）排架。對于分階段和項(xiàng)目更新、改造、維護(hù)、維修中形成歸檔的文件材料，采取預(yù)留空位或倒架的方式保持項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)。

6.3

會計檔案按會計憑證、會計帳簿、會計報表分別進(jìn)行排架。

6.4

干部職工檔案案卷的編號和排架方法，按中組部、勞動部、國家檔案局的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7

檔號編制

7.1

企業(yè)檔案的檔號由分類號、案卷號組成。

7.2

黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、會計檔案類檔案，分別按年度編寫案卷順序號，一個年度一個案卷流水號。

7.3

產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案，分別以最低分類類目編寫案卷順序號，便于補(bǔ)充案卷。

7.4

分類號與案卷號中間用間隔號"-"隔離開。

7.5

檔號示意如附錄B（補(bǔ)充件）所示。

8

檢索工具

8.1

企業(yè)要依據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置十個一級類目，結(jié)合各類檔案管理的特點(diǎn)，對企業(yè)檔案進(jìn)行登記著錄，建立企業(yè)檔案檢索體系。

8.2

企業(yè)檔案應(yīng)建立總目錄、分類目錄、底圖目錄等三種書本式目錄和文件級卡片式目錄。

8.2.1

企業(yè)檔案總目錄，亦稱總登記帳，主要是對產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案案卷進(jìn)行登記著錄。登記著錄時，按照歸檔時間的先后順序，以案卷為單位進(jìn)行流水登記著錄。

8.2.2

企業(yè)檔案應(yīng)建立黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器