工程項目合同管理作業(yè)指導書

項目合同管理作業(yè)指導書一般規(guī)定合同管理主控部門為合同預算部，負責對合同進行評審、談判、交底、履約策劃、履約管理、綜合評價。基層單位應設置商務組，具體負責合同管理工作，每季度向企業(yè)上報《項目合同履約、商務報告》，接受企業(yè)合同預算部的業(yè)務指導和檢查。項目合同管理責任部門為基層單位商務組，負責合同起草，并配合合同預算部對合同進行評審、談判、交底、履約策劃、履約管理、綜合評價。項目合同管理應遵循下列程序：合同起草一合同評審一合同談判一合同訂立一合同交―同實施―合同監(jiān)一同評價。項目合同管理應做到事前策劃、過程控制、事后總結，把風險防范和增強效益緊密結合，切實提高項目管理水平。項目經(jīng)理部對外簽訂各類經(jīng)濟合同，必須以企業(yè)的名義、并采用書面合同形式訂立。合同實施中發(fā)生的各種洽商變更等，必須以書面形式簽認，并作為合同的組成部分。合同印鑒使用必須嚴格執(zhí)行企業(yè)《印章管理辦法》。附表：《項目合同履約、商務報告》合同評審項目合同評審包括建設工程施工合同評審和各分項合同（指勞務分包、材料采購、機械租賃、專業(yè)分包等合同）評審，應在合同簽訂之前進行，合同評審工作由合同預算部負責，并按合同評審程序和要求進行。建設工程施工合同的評審，分投標前評審和中標后評審：投標前評審：主要內容包括：建設項目的合法合規(guī)性、招標文件的合法合規(guī)性及投標項目風險評估。中標后評審按下列程序和要求進行：（1）合同預算部對項目經(jīng)理部報送的合同初稿進行初審。就初審中提出的問題由項目經(jīng)理部與建設單位協(xié)商。具體見本管理辦法3.1款。（2）中標后合同評審主要內容包括：擬簽訂的合同內容是否符合招、投標文件要求和有關法律法規(guī)、政策的規(guī)定，合同雙方責任、權益和項目范圍的認定等是否明確。（3）經(jīng)與建設單位協(xié)商一致的合同文本，項目經(jīng)理部填寫《施工合同審閱記錄》報合同預算部，由合同預算部組織公司相關業(yè)務部門進行評審，并最終報總經(jīng)理審核、董事長審定。2.3項目經(jīng)理部各分項合同按下列程序和要求進行：分項合同簽訂前，商務組（項目商務經(jīng)理）必須審查合同當事人的專業(yè)資質、營業(yè)執(zhí)照、安全生產(chǎn)許可證、法人代碼證及法人證明書、法人授權委托書、代理人身份證明等相關證件原件，保證合同當事人的資質、規(guī)模滿足公司要求，相關證件真實、有效。項目經(jīng)理部須留存復印件備查，復印件必須與原件核對，并在復印件上加蓋對方印章。商務組（項目商務經(jīng)理）協(xié)助項目經(jīng)理進行擬簽訂合同的起草工作，合同文本必須按照企業(yè)分項合同示范文本進行擬定，合同的相關條款應與建設工程施工合同主要條款相一致，并滿足建設工程施工合同的要求。分項合同起草完成后，項目經(jīng)理部填寫《分項合同審閱記錄》報合同預算部評審，必要時由合同預算部組織相關業(yè)務部門會審，審核的內容主要包括合同的合法性與條款的完備性、合同雙方的責任與權利、違約責任的承擔、爭議的解決方式及其他等，分項合同由總會計師最終審定。項目分項合同經(jīng)公司審定后，應先由對方簽字、蓋章，公司后簽字、蓋章。合同簽訂后須及時報送至合同預算部歸檔、發(fā)放。附表：SWJ-PM-0602《施工合同審閱記錄》附表：SWJ-PM-0603《分項合同審閱記錄》合同談判及索賠管理合同訂立和變更前，對合同中的不合理條款、存在風險的條款，必須與建設單位進行協(xié)商、談判，且在談判前進行策劃，分析掌握合同風險，制定談判策略。合同談判由項目經(jīng)理部按策劃組織相關人員參加，選擇談判時機，控制談判進程，保證合同談判達到預期目標。項目經(jīng)理部就建設工程施工合同及分項合同制定索賠與反索賠策略及方案，明確相關人員簽證索賠的職責及技巧。重大簽證索賠由項目經(jīng)理牽頭組織或報請企業(yè)合同主控部門。項目經(jīng)理部應加強分包方履約管理，當分包方發(fā)生以下情況時應進行索賠：a、不按合同規(guī)定時間或程序提交各類計劃、方案、報告；b、不按計劃布置人員、材料、設備；c、不按規(guī)定進行或完成施工作業(yè)活動；d、其它違反現(xiàn)場各項規(guī)定的行為。通過索賠管理促進分包現(xiàn)場管理，預防分包惡意索賠。商務組（項目商務經(jīng)理）必須掌握生產(chǎn)動態(tài)和合同履行情況，重視索賠管理，收集索賠資料，在合同條款規(guī)定的期限內向建設單位提交各種有關索賠費用、工期（含工程量變更）的資料或相關文件（含工程拍照），及時簽證，做到洽商費用、指導材料價預先辦理或即發(fā)生即辦理，當期工程款結算申請單中反映出當期所發(fā)生的索賠費用，爭取及時收回。索賠應按合同約定和索賠程序進行，索賠管理工作應包括下列內容：預測、尋找和發(fā)現(xiàn)索賠機會。收集索賠的證據(jù)和理由，調查和分析干擾事件的影響，計算索賠金額、工期。提出索賠意向和報告。附表：《施工合同談判策劃書》合同履約管理合同依法簽訂后，即具有法律效力，項目經(jīng)理部必須認真策劃、全面履行、嚴格控制。合同訂立后，須進行合同交底，建設工程施工合同交底由合同預算部根據(jù)合同交底辦法進行組織，企業(yè)各相關業(yè)務部門、商務組配合；各分項合同交底由項目經(jīng)理部自行決定是否交底及交底形式、內容。建設工程施工合同交底的主要內容包括：合同構成的主要內容、合同實施的主要風險、合同簽訂過程中的特殊問題等。項目經(jīng)理部應根據(jù)簽訂的建設工程施工合同內容、結合交底情況，按《施工合同責任分解及交底表》的要求將合同責任落實到相應崗位人員。附表：《施工合同交底記錄》附表：《施工合同責任分解及交底表》企業(yè)各職能部門應監(jiān)督項目經(jīng)理部的合同執(zhí)行行為，并協(xié)調各分包人的合同實施工作。項目經(jīng)理部進行合同跟蹤和診斷應符合下列要求：項目經(jīng)理部應按《合同管理文件資料收集參考目錄》全面收集并分析合同實施的信息，對合同實施情況每季度作出分析，找出存在的偏差，及時整改。企業(yè)及項目經(jīng)理部應定期診斷合同履行情況，診斷內容應包括合同執(zhí)行差異的原因分析、責任分析以及實施趨向預測。應及時通報實施情況及存在問題，提出有關意見和建議，并采取相應措施。4.4.3項目經(jīng)理部應重視合同變更管理，區(qū)分合同主體變更和合同內容變更。合同變更事項發(fā)生后，項目經(jīng)理部應及時與企業(yè)有關部門或單位進行溝通，并按下列要求進行：變更協(xié)商；變更處理；制定并落實變更措施；修改與變更相關的資料；結果檢查及信息反饋。附表：《項目合同管理文件資料收集參考目錄》合同變更的處理參見建設工程施工合同、分項合同的評審程序和要求。合同終止和評價合同履行結束即合同終止，合同終止后，