HACCP文件程序文件

HACCP01文獻(xiàn)控制程序1目的對企業(yè)范圍內(nèi)與一體化管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)進行有效的控制，保證各有關(guān)場所使用的文獻(xiàn)為有效版本，防止作廢文獻(xiàn)的非預(yù)期使用。2合用范圍合用于我司所有管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)控制、合用外來文獻(xiàn)的管理。3職責(zé)3.1總經(jīng)理：負(fù)責(zé)《手冊》的同意、公布。3.2HACCP小組：組織編制管理體系文獻(xiàn)，并由小組組長負(fù)責(zé)《手冊》、程序文獻(xiàn)的審核。3.3辦公室：負(fù)責(zé)管理體系文獻(xiàn)、外來文獻(xiàn)及管理性文獻(xiàn)的控制。副總經(jīng)理：負(fù)責(zé)有關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文獻(xiàn)審批。各部門：負(fù)責(zé)有關(guān)文獻(xiàn)的編制、使用和保管。4工作程序4.1文獻(xiàn)的分類4.1.1外來文獻(xiàn)a)國家及上級機關(guān)頒發(fā)的有關(guān)歸規(guī)定、法令、政策等文獻(xiàn)；b)行業(yè)可直接引用或執(zhí)行的規(guī)范、規(guī)則、技術(shù)原則；c)顧客提供的資料、來函及傳真等。4.1.2體系文獻(xiàn)：a)管理體系文獻(xiàn)（管理手冊、程序文獻(xiàn)和管理體系運行中形成的三級文獻(xiàn)）；b)僅限于各部門內(nèi)部使用的部門內(nèi)部文獻(xiàn)。4.1.3受控文獻(xiàn)和非受控文獻(xiàn)：a)受控文獻(xiàn)由辦公室在文獻(xiàn)上加蓋“受控”印章，以便于識別；b)文獻(xiàn)未經(jīng)蓋章為非受控文獻(xiàn)，不得在與管理體系運行有關(guān)的工作場所內(nèi)使用，送到外單位或給顧客的質(zhì)量手冊應(yīng)注明非受控標(biāo)識。4.1.4辦公室建立《受控文獻(xiàn)清單》，依體系運行及時修改、更新《受控文獻(xiàn)清單》。4.2文獻(xiàn)的編號4.2.1文獻(xiàn)分為受控文獻(xiàn)和非受控文獻(xiàn)。文獻(xiàn)統(tǒng)一進行編號，加蓋“受控”和“非受控”印章，非受控文獻(xiàn)在發(fā)放修改本時，原文獻(xiàn)不予以收回。4.2.2體系文獻(xiàn)編號如下：4.2.2.1手冊：企業(yè)代號/手冊代號—年號質(zhì)量管理手冊***/QSC—HACCP管理手冊SC—***—HACCP4.2.2.2程序：企業(yè)代號—程序代號—4.2.2.3其他文獻(xiàn)：企業(yè)代號—程序代號—HACCP計劃書：***—HJH—作業(yè)指導(dǎo)書：***—ZY—序號管理文獻(xiàn)：****—GL—序號4.2.2.4記錄：企業(yè)代號—記錄代號—序號（****—JL—序號）4.2.3各外來技術(shù)資料編號不變。4.2.4其他文獻(xiàn)的編號按原規(guī)定執(zhí)行編號，沒有明文規(guī)定的不作統(tǒng)一規(guī)定。4.2.5各部門內(nèi)部文獻(xiàn)編號：辦公室-BG生產(chǎn)部-SC質(zhì)檢部-ZJ營銷部-YS4.3文獻(xiàn)的編制、審核、同意所有文獻(xiàn)公布前，須由授權(quán)人員審批，保證其內(nèi)容的精確性和合用性，內(nèi)容應(yīng)對的、清晰、完整，且易于理解。手冊、程序文獻(xiàn)，統(tǒng)一由辦公室組織編寫；程序文獻(xiàn)由辦公室主任審核、管理者代表同意，手冊由體系管理者代表審核，企業(yè)總經(jīng)理同意。各部門工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫，體系小組組長負(fù)責(zé)審核，總經(jīng)理同意；外來文獻(xiàn)，各接受部門，統(tǒng)一將文獻(xiàn)交辦公室立案后，方可使用。其他同管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)由我司各有關(guān)部門編寫，審批由管理者代表進行。4.4文獻(xiàn)的形成、下發(fā)與回收4.4.1文獻(xiàn)的形成文獻(xiàn)原稿完畢后，由辦公室確定文獻(xiàn)的發(fā)放范圍，統(tǒng)一進行打印、存盤或印刷。辦公室負(fù)責(zé)將形成的文獻(xiàn)登入《文獻(xiàn)目錄清單》。4.4.2文獻(xiàn)的下發(fā)與回收文獻(xiàn)形成后，辦公室負(fù)責(zé)對文獻(xiàn)進行嚴(yán)格的校對，保證文獻(xiàn)完整、字跡清晰無誤后加蓋“執(zhí)行”印章，按文獻(xiàn)的使用范圍下發(fā)到有關(guān)部門或人員執(zhí)行。文獻(xiàn)的發(fā)放由辦公室負(fù)責(zé)人同意后，按發(fā)放范圍發(fā)放。文獻(xiàn)下發(fā)時，辦公室應(yīng)登記《文獻(xiàn)發(fā)文登記表》，填定文獻(xiàn)的受控編號，由文獻(xiàn)接受人核算文獻(xiàn)后，簽字收取。文獻(xiàn)在使用過程中，各持有人應(yīng)對文獻(xiàn)進行妥善保管，不得遺失和損壞，如出現(xiàn)文獻(xiàn)遺失應(yīng)立即報經(jīng)辦公室補發(fā)；凡私自翻印或復(fù)制文獻(xiàn)等一律無效。文獻(xiàn)持有者的文獻(xiàn)嚴(yán)重破損而影響使用時，應(yīng)向辦公室申請辦理更換手續(xù)，交回破損文獻(xiàn)，補發(fā)新文獻(xiàn)。新文獻(xiàn)的分發(fā)號沿用原文獻(xiàn)分發(fā)號。辦公室將破損文獻(xiàn)銷毀。當(dāng)文獻(xiàn)使用人將文獻(xiàn)丟失后，應(yīng)按規(guī)定辦理申請領(lǐng)用手續(xù)，但必須在領(lǐng)用申請中闡明理由。辦公室在補發(fā)文獻(xiàn)時，應(yīng)予以新的分發(fā)號，并注明丟失的分發(fā)號作廢，必要時將作廢文獻(xiàn)的分發(fā)號告知各部門，防止誤用。4.5文獻(xiàn)的受控狀況文獻(xiàn)分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與管理體系運行緊密有關(guān)的文獻(xiàn)應(yīng)為受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文獻(xiàn)必須在該文獻(xiàn)封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。4.6文獻(xiàn)的更改4.6.1文獻(xiàn)需要更改時，應(yīng)由文獻(xiàn)更改提出人和文獻(xiàn)更改提出部門負(fù)責(zé)人填寫《文獻(xiàn)更改審批單》，闡明更改理由，對重要更改應(yīng)附充足的根據(jù)。4.6.2對更改的文獻(xiàn)進行評審，文獻(xiàn)更改的審核、同意應(yīng)由原審批人進行，當(dāng)原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。該接替審批人員應(yīng)獲得審批所需根據(jù)的有關(guān)背景資料。4.6.3文獻(xiàn)更改審批單同意后，由辦公室實行更改，注明更改標(biāo)識和更改生效時間，并按《合用文獻(xiàn)清單》的名單發(fā)放更改后的文獻(xiàn)，同步收回作廢的舊文獻(xiàn)。對重要的更改還應(yīng)發(fā)放《文獻(xiàn)更改告知單》，告知文獻(xiàn)使用人。4.7文獻(xiàn)的換版與作廢4.7.1文獻(xiàn)經(jīng)多次更改和文獻(xiàn)需進行大幅度更改時，應(yīng)進行換版。原版次文獻(xiàn)作廢，換發(fā)新版本。4.7.2當(dāng)文獻(xiàn)的更改內(nèi)容超過原文獻(xiàn)的1／3時，應(yīng)對文獻(xiàn)進行更新或換版。4.7.3辦公室，作為質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的歸口部門，應(yīng)隨時檢查文獻(xiàn)的執(zhí)行狀況，即文獻(xiàn)的有效性與合適性；需要時，隨時進行更改與換版。4.7.4作廢文獻(xiàn)由辦公室按《文獻(xiàn)收文登記表》收回并記錄，作廢文獻(xiàn)加蓋“作廢”印章，填寫《文獻(xiàn)銷毀清單》，由辦公室負(fù)責(zé)人同意后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文獻(xiàn)，經(jīng)辦公室同意后，加蓋“作廢留用”或“參照”印章后方可留用。4.8文獻(xiàn)的管理4.8.1文獻(xiàn)應(yīng)定期整頓，編入《合用文獻(xiàn)清單》中。4.8.2存入軟盤文獻(xiàn)也應(yīng)由辦公室進行歸檔登記，并將存入軟盤的文獻(xiàn)立案、標(biāo)識。4.8.3需臨時借閱文獻(xiàn)的人員，必須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意，借閱者應(yīng)在指定日期償還文獻(xiàn)，到期不還由辦公室追回。原版本文獻(xiàn)一律不外借，可借復(fù)印件。4.8.4辦公室在每次內(nèi)部審核前，應(yīng)檢查各類在用文獻(xiàn)的有效性，檢查各使用者手中的文獻(xiàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保證在各使用處都是有效版本的合用文獻(xiàn)。4.9外來文獻(xiàn)的控制4.9.1外來文獻(xiàn)的收取企業(yè)各部門接受的外來文獻(xiàn)，一律交由辦公室統(tǒng)一記錄，并登記《外來文獻(xiàn)目錄清單》，加蓋“外來文獻(xiàn)”印章。辦公室在收取文獻(xiàn)時，應(yīng)進行詳細(xì)的檢查，如發(fā)既有不清晰或有異議的條款，應(yīng)親自或委托業(yè)務(wù)人員與來文機構(gòu)獲得聯(lián)絡(luò)進行確認(rèn)，并做好更改記錄。外來文獻(xiàn)一律由辦公室負(fù)責(zé)將文獻(xiàn)下發(fā)到應(yīng)用單位，填寫《外來文獻(xiàn)下發(fā)與回收臺帳》。外來文獻(xiàn)的更改、處置，按4.6和4.7規(guī)定執(zhí)行。5有關(guān)文獻(xiàn)《記錄控制程序》6記錄a、《文獻(xiàn)發(fā)文登記表》b、《