成人自考會議運營管理

會議運營管理總復(fù)習(xí)—資料整理-hhP1，會議：會議是指三人以上的群體為了研究問題，交流信息，獲取知識，統(tǒng)一思想等目的中的一個或者數(shù)個而在特定的時間聚集在特定的地點，圍繞一定的主題，按照一定的規(guī)則所進(jìn)行的演講，發(fā)言，講解，討論，商議，交流等行為從而集思廣益，達(dá)成一定結(jié)論的活動。P2，會議的特征：【判斷題、解答題】有明確目的；有明確的主題和各種議題，即有議論的中心，而不是隨意漫談；有一定的結(jié)果；人數(shù)不少于三人；有主持人；遵循一定的規(guī)則；是一種短暫性的行為。P3，會議的本質(zhì)屬性：1、信息性2、社會性3、集聚性01、會議最本質(zhì)的屬性就是信息傳遞，信息交流與信息創(chuàng)造功能。02、會議是一種社會活動；03、會議的社會性正是電視會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議等無法取代一般會議的根本原因所在。P5，會議的性質(zhì)劃分：workshop專題研討會（工作坊）；seminar研修會；panel專題研討會；colloquium非正式的研討會；trainingcourses培訓(xùn)課程；lecture講座；meeting會議P6，按會議參加者的國別劃分，可分為國際會議和國內(nèi)會議。1、國際會議：是指來自不同國家的人們所參加的會議，來自非會議目的地國家或地區(qū)的與會者要占到一定的比例才能成為國際會議。ICCA統(tǒng)計國際會議的標(biāo)準(zhǔn)A，定性的會議B，至少3個國家輪流舉行C，與會人數(shù)至少50人UIA統(tǒng)計國際會議的標(biāo)準(zhǔn)（新加坡）A，與會人數(shù)至少300人；B，國外人士占與會人數(shù)40%以上；C，與會者來自至少5個國家；D，會期至少3天。2、我國的國際會議標(biāo)準(zhǔn)按我國有關(guān)文件的規(guī)定，國際會議是指來自3個或3個以上的國家和地區(qū)（不含港澳臺地區(qū)）的代表參加、以交流為主要目的的研討會、報告會、交流會、論壇以及國際組織的行政會議，二隊參加會議的國外代表人數(shù)和時間長短沒有具體的要求，這就可以認(rèn)為是我國衡量國際會議的標(biāo)準(zhǔn)。P9，會議的作用【簡答、論述題】會議可以傳遞，交流并創(chuàng)造信息會議給所在城市或國家的會議產(chǎn)業(yè)帶來直接受益會議給所在城市或國家的旅游業(yè)，商業(yè)等服務(wù)業(yè)帶來間接收益會議可以提升會議目的地的知名度會議可以促進(jìn)會議目的地的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展會議是社會民生的重要手段會議可以幫助人們消除隔閡，促進(jìn)和平會議可以促進(jìn)會議目的地社會文明程度的提高P19，會議市場：【會議市場的類型】所謂會議市場是對會議服務(wù)企業(yè)而言的，指那些主辦會議的機(jī)構(gòu)和參加會議的人們所組成的消費群體。P20，社團(tuán)是指具有共同興趣，愛好或者目標(biāo)的人群所組成的，為實現(xiàn)成員的共同目標(biāo)，按照其章程開展活動的非營利性社會團(tuán)體組織。P21，社團(tuán)會議的類型：1、年會2、地區(qū)年會3、理事會和委員會會議4、專業(yè)性會議和專題討論會5、專題（學(xué)術(shù)）研討性會議，研修會6、培訓(xùn)課程P25，社團(tuán)會議的決策人：社團(tuán)主席，副主席（總裁，總監(jiān)）秘書長委員會主席，副主席理事會成員秘書P27，新品推介會這是企業(yè)最重要的會議，它直接關(guān)系到企業(yè)生意的好壞。論述題：談?wù)勆鐖F(tuán)會議與企業(yè)會議的區(qū)別和聯(lián)系P22，社團(tuán)會議的特點：【2者對比】會議舉辦的頻率有規(guī)律大會籌辦時間長會員自愿參加與會者常常帶有陪同人員會議節(jié)目內(nèi)容和社會活動很重要會議主辦者事先并不清楚與會者的具體情況會議地點經(jīng)常變換會議人數(shù)確定的比較晚會議組織者通常不直接與會議供應(yīng)商接觸P31，企業(yè)會議的特點：【2者對比】會議舉行頻率多無規(guī)律會議籌備時間較短有關(guān)員工必須參加會議會議人數(shù)確定早不需要通過促銷吸引人們參加沒有各種委員會會議組織者事先就了解與會者的具體情況會議資金有企業(yè)全額支付P47，會議主題是會議目標(biāo)的轉(zhuǎn)化，它是會議主要內(nèi)容和實質(zhì)問題的高度概括，會議的潛在參加者通過它就可以了解會議的大題內(nèi)容P47，會議的議題是圍繞會議主題而設(shè)立的一個個擬討論的問題，它是會議主題的具體化P46，會議產(chǎn)品就是指參加者從會議所得到的信息，服務(wù)，物質(zhì)等方面的東西；它屬于服務(wù)性的產(chǎn)品，與一般的物質(zhì)性產(chǎn)品有很大的不同P50，會議演講人是指在會議上演講，發(fā)言，做報告講話的人【填空或選擇題】P51，會議演講人的挑選：【填空或選擇題】會議演講人一般由會議主辦者挑選，大型會議由會議議程委員會挑選，挑選的主要途徑有：挑選相關(guān)行業(yè)和專業(yè)方面的專家、權(quán)威做會議演講人；從應(yīng)征論文中擇優(yōu)選定一些人作為會議演講人。P51，會議演講人注意事項：【重點記記】講話時口與話筒報紙30公分距離；不要說得太快安排好發(fā)言內(nèi)容，遵守會議規(guī)定時間熟悉投影儀等會議基本設(shè)施、設(shè)備提前到達(dá)會議場所，作好演講準(zhǔn)備，一般至少提前10分鐘P52，會議通知就是報要召開會的各種信息以廣告，小冊子，通訊報道，電子郵件，網(wǎng)頁等形式公開告知潛在會議參加者，以吸引其注意并爭取其參加的一種會議宣傳，促銷方法。**第一輪通知可以做的比較簡單，主要告知大家關(guān)于要舉行會議的基本信息：會議的目的，主題和議題會議的日期會議的地點會議聯(lián)系途徑**第二輪通知主要是關(guān)于論文征集的，所以也叫論文征集通知論文征集通知書的主要內(nèi)容有：大會主席的邀請信會議組織機(jī)構(gòu)會議主題與議題征文要求會議初步日程初步旅游線路會議秘書處聯(lián)系方法：聯(lián)系人姓名、通訊地址、郵編、電話、傳真、電子信箱和網(wǎng)址等重要日期論文摘要表反饋表**第三輪通知如果會議只發(fā)兩輪通知，那么第二輪通知主要是關(guān)于會議注冊（報名）的，要對潛在的會議參加者發(fā)出邀請，它必須包含非常詳細(xì)的信息，以供潛在的會議參加者據(jù)此作出是否參加此次會議的決策。如果會議總共發(fā)三輪通知，那么上述內(nèi)容放在第三輪通知中，這輪通知也叫注冊通知。P71，會議的核心內(nèi)容就是進(jìn)行交流，因此會議專業(yè)活動主要圍繞這各種演講進(jìn)行的，演講主要包括三種形式，即大會演講、分組演講和張貼演講；會議專業(yè)活動還包括專業(yè)參觀。P73，會議場地：主會場與其他各種大小會議室休息處大廳注冊臺辦公室展覽場地存儲區(qū)P73，會議室的布置：劇場（禮堂）形中空圓（正方，多邊）形中空橢圓（長方）形董事會長方（橢圓）形U形與馬蹄形疊形U形（馬蹄）形E教室形T形教室形宴會形混合型P87，會議室的布置：【屏幕一般100英寸、150英寸和200英寸3種】會議主持人一般使用臺式固定話筒，演講人使用小型無線話筒很多會議需要講臺寫字板及水筆，這是會議最簡單的設(shè)施視聽設(shè)備（計算機(jī)投影儀、膠片投影儀、幻燈投影儀、屏幕、錄像機(jī)、DVD/VCD、音響設(shè)備）鐳射筆定時鐘預(yù)演室免費電子郵件服務(wù)P103，社會活動包括：【會議的社會活動有哪些？】會議開幕式歡迎招待會茶歇/咖啡雞尾酒會體育，休閑活動參觀，游覽活動歡送/閉幕宴會P105，安排會議附設(shè)展覽的作用【簡答】安排會議附設(shè)展覽對會議主辦者、與會者和參展商都有好處對會議主辦者的好處（1、增加會議收入2、可以增加預(yù)先籌款3、增加會議產(chǎn)品的價值4、有助于會議產(chǎn)品的促銷，增加參會人數(shù)）對與會者的好處（1、看到新產(chǎn)品，了解專業(yè)、行業(yè)的產(chǎn)品發(fā)展情況2、與專業(yè)、行業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)商直接交流，提高自己的研究水平3、比較各家參展商產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、服務(wù)，利于對未來的購買做出正確的決策4、享受到豐富多彩的會議內(nèi)容）對參展商的好處（1、市場導(dǎo)向，直接接觸目標(biāo)市場2、可以在短時間內(nèi)與潛在的顧客進(jìn)行信息交流3、獲得向潛在的顧客進(jìn)行產(chǎn)品展示的機(jī)會，從而獲得商機(jī)4、可以通過得到的會議論文了解本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)世界上最新技術(shù)和未來的發(fā)展動向5、參展商還可以了解到同領(lǐng)域競爭者的產(chǎn)品性能和銷售方式，以便及時調(diào)整自己企業(yè)的生產(chǎn)和銷售策略）P107，會議附設(shè)展覽會與商業(yè)性展覽會的不同觀眾面不同同聲傳譯接收器付給PCO的服務(wù)費P265，人工費用是指支付給會議工作人員的工資，獎金和其他福利費用；是會議固定支出；P280，會議成本費用的控制方法：指定會議成本費用標(biāo)準(zhǔn)成本費用控制的方法P283，會議的主要收入來自會議代表所繳納的注冊費，當(dāng)注冊費不能全部承擔(dān)會議的支出時，會議組織者采用兩個措施，一是降低會議一些活動的檔次，另一個有效的辦法就是尋求贊助來保證會議財務(wù)的收支平衡；P284，企業(yè)贊助：在所有會議中科技類會議是最容易得到企業(yè)贊助的，這是由于“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”的思想已被越來越多的企業(yè)所認(rèn)同P284，尋找企業(yè)贊助尋找贊助企業(yè)是做好贊助工作的關(guān)鍵。主要采用以下運作會議主要領(lǐng)導(dǎo)人出面聯(lián)系會議機(jī)構(gòu)中的工作人員出面聯(lián)系國際組織出面聯(lián)系其他渠道贊助形式分為綜合贊助和單項贊助兩大類。P301，舉辦會議附設(shè)展覽的必要性和可能性：不需要或難以成功舉辦附設(shè)展覽的會議A，基礎(chǔ)理論學(xué)術(shù)會議B，哲學(xué)，社會科學(xué)范疇的理論學(xué)術(shù)會議C，政治性或宗教性會議D，會議發(fā)起者平時與較多相關(guān)領(lǐng)域企業(yè)沒有什么聯(lián)系E，會議的權(quán)威性很低，影響力很小有必要且容易成功舉辦附設(shè)展覽的會議A，應(yīng)用性的專業(yè)會議B，自然科學(xué)領(lǐng)域里的專業(yè)性會議C，會議組織者與較多相關(guān)領(lǐng)域企業(yè)有密切的聯(lián)系D，會議的權(quán)威性較高，影響力較大P302，會議附設(shè)展覽的收入比較簡單，主要就是向參展商收取的展臺費，展臺有標(biāo)準(zhǔn)的3米x3米和2米x3米；9平方米x標(biāo)準(zhǔn)展臺的數(shù)量=展覽凈面積；展覽凈面積x2.2=實際使用展覽面積P302，會議附設(shè)展覽的支出1、展場租金2、展臺搭建費用3、消防和安保費用4、保潔費5、展區(qū)整體布置的費用6、編輯和印刷費7、辦公費用8、人工費用P319，會議附設(shè)展覽的現(xiàn)場管理：展臺搭建和布置(會議附設(shè)展覽現(xiàn)場的第一件最重要的工作就是搭建展臺，橫幅是最常用的一種宣傳形式)展覽期間的服務(wù)與管理撤展（會議附設(shè)展覽的結(jié)束應(yīng)該比會議的結(jié)束提前一段時間，通常結(jié)束時間確定在會議結(jié)束當(dāng)天中午12點，之后參展商就可以安排撤展工作）P331，會議評估：會議評估是一個收集有關(guān)會議目標(biāo)實現(xiàn)情況的信息的過程，他不是一項給人看的、例行公事的工作，有效地會議評估不僅能獲得關(guān)于已結(jié)束的會議質(zhì)量信息，而且更重要的是可以通過對已經(jīng)結(jié)束的會議的總結(jié)分析二獲得會議的經(jīng)驗教訓(xùn)，從而對會議組織，服務(wù)的有關(guān)人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)提高，使以后舉辦的會議的質(zhì)量越來越高；P301，會議評估的作用：【或者問會議評估的意義】檢查會議目標(biāo)是否實現(xiàn)看看與會者是否滿意明確會議的成功與不足之處為寫會議的總結(jié)報告準(zhǔn)備材料P302，會議評估的內(nèi)容：會議的議程及內(nèi)容（1、會議主題、議題的恰當(dāng)性2、會議議程安排的合理性3、會議演講的質(zhì)量4、會議張貼論文5、分組討論的充分性）會議各項活動（1、會議的歡迎宴會、歡迎宴會是否得當(dāng)？2、參觀、訪問、瀏覽活動安排的合理性）會議附設(shè)展覽活動（1、展覽場地的合適性2、展覽裝卸、存儲服務(wù)的質(zhì)量3、展覽服務(wù)的質(zhì)量4、參展效果）會議場所設(shè)施，服務(wù)與環(huán)境（1、會議場所的音響效果2、會議場所的溫度、適度、照明度3、會議場所的同聲翻譯設(shè)備的質(zhì)量4、會議場所指引系統(tǒng)的完美性5、會議飲水服務(wù)的質(zhì)量6、會議的茶/咖歇服務(wù)質(zhì)量7