第九講會(huì)議策劃與管理-浙江旅游職業(yè)學(xué)院

第九講會(huì)議籌劃與營(yíng)銷

浙江旅游職業(yè)學(xué)院康保苓

APCL第一節(jié)會(huì)議籌劃教學(xué)目的與要求：通過本章的學(xué)習(xí)了解會(huì)議籌劃的要素、會(huì)議籌劃的內(nèi)容和要求，能夠撰寫會(huì)議總體籌劃文案。APCL本節(jié)主要內(nèi)容：一、會(huì)議籌劃的概況二、會(huì)議前期的準(zhǔn)備工作APCL一、會(huì)議籌劃的概況〔一〕會(huì)議工作流程1、會(huì)前

〔1〕與會(huì)議主辦方洽談

〔2〕提供會(huì)議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會(huì)議場(chǎng)所、交通等信息。并制定完備的會(huì)議預(yù)案書給會(huì)議方

〔3〕派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會(huì)議舉辦地的吃、住、會(huì)議場(chǎng)地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

〔4〕確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。APCL2、會(huì)中

〔1〕會(huì)議接待

〔2〕會(huì)前準(zhǔn)備〔3〕會(huì)議場(chǎng)所

〔4〕會(huì)議住宿

〔5〕會(huì)議餐飲〔6〕會(huì)議旅游〔7〕會(huì)議娛樂

〔8〕會(huì)議效勞APCL3、會(huì)后

〔1〕結(jié)帳

〔2〕資料收集等等APCL〔二〕會(huì)議籌劃的要素5W1H(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)1、WHO:誰來參加會(huì)議？會(huì)議規(guī)模、預(yù)期參加會(huì)議的人數(shù)，是否邀請(qǐng)與會(huì)代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？

APCL2、WHAT:會(huì)議是什么類型的會(huì)議？APCL3、WHEN組織會(huì)議的有效時(shí)間：會(huì)議的準(zhǔn)備時(shí)間，與會(huì)人員的日常工作時(shí)間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會(huì)議擬邀請(qǐng)嘉賓的工作時(shí)間、會(huì)議時(shí)間前后相關(guān)活動(dòng)是否會(huì)影響參會(huì)人數(shù)等(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時(shí)間)等因素.

APCL4、WHERE:會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址〞。既是指會(huì)議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。會(huì)議選址，考慮交通、食宿、旅游資源、地點(diǎn)與會(huì)議主題的關(guān)系等

APCL5、WHY:舉辦會(huì)議的目的6、HOW:具體的會(huì)議形式(包括:會(huì)議空間、設(shè)備、餐飲、娛樂等)APCL〔三〕會(huì)議籌辦的時(shí)間周期籌辦的時(shí)間周期小型專項(xiàng)研討會(huì)---幾個(gè)月中型新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)----半年大型培訓(xùn)班---1年國(guó)際協(xié)會(huì)舉辦的大型會(huì)議---2-3年APCL〔四〕會(huì)議籌劃的根本流程落實(shí)時(shí)間地點(diǎn)確定主題和目標(biāo)初步設(shè)計(jì)方案確立所有關(guān)鍵任務(wù)落實(shí)到人或機(jī)構(gòu)確定日程表定期交流、過程監(jiān)控制定預(yù)算詳細(xì)方案、制定企劃書方案得到認(rèn)可會(huì)議整體構(gòu)思市場(chǎng)調(diào)研、確定方案APCL二、會(huì)議的前期準(zhǔn)備工作〔一〕確定會(huì)議目標(biāo)和主題1、確定會(huì)議目標(biāo)會(huì)議目標(biāo)是會(huì)議各項(xiàng)工作的指揮棒，是會(huì)議日程安排和內(nèi)容的根底。APCL2、確定會(huì)議的主題主題：就如同寫文章的題目，把會(huì)議的實(shí)質(zhì)問題畫龍點(diǎn)睛地勾畫出來，并盡可能反映時(shí)代特征或問題的緊迫感。

會(huì)議主題與會(huì)議目標(biāo)的關(guān)系：會(huì)議主題服從目標(biāo)案例：日本愛知世博會(huì)目標(biāo)：呼吁保護(hù)環(huán)境、實(shí)現(xiàn)人與自然共存的21世紀(jì)主題---“自然的智慧〞2021年上海世博會(huì)主題“城市---讓生活變得更美好〞副主題：經(jīng)濟(jì)開展、可持續(xù)開展、城鄉(xiāng)相互作用、高技術(shù)開展、城市與多元文化開展APCL〔二〕確定會(huì)議議題議題，是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。APCL議題制定的原那么：1、服從目標(biāo)2、主題立意要高3、處理好主題與議題的關(guān)系主題是議題的集中表達(dá)，表達(dá)上更概括；主題統(tǒng)帥議題，主題通過議題具體化。APCL案例：2007休閑開展國(guó)際論壇APCL〔三〕會(huì)議參加對(duì)象會(huì)議參加人員確實(shí)定，根據(jù)會(huì)議的目的、性質(zhì)、議題、議事規(guī)那么等確定。1、法定會(huì)議，根據(jù)組織章程或議事規(guī)那么確定；2、會(huì)談、談判、國(guó)際多邊會(huì)議等，由發(fā)起者、主辦者和成員之間根據(jù)議題協(xié)商代表人選；3、協(xié)會(huì)和學(xué)術(shù)會(huì)議，由協(xié)會(huì)會(huì)員和學(xué)術(shù)界有關(guān)人士自己做出是否出席會(huì)議。4、縱向會(huì)議和局部橫向性會(huì)議由會(huì)議組織者或領(lǐng)導(dǎo)決定。APCL〔四〕會(huì)議發(fā)言會(huì)議發(fā)言類型傳達(dá)式/講課式匯報(bào)式審議式討論交流式APCL會(huì)議發(fā)言本卷須知APCL〔五〕會(huì)議規(guī)模確實(shí)定1、會(huì)議的規(guī)模主要會(huì)議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括效勞人員)的總體數(shù)量，會(huì)議規(guī)模由會(huì)議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原那么。2、會(huì)議規(guī)模的相關(guān)要素會(huì)議的效率會(huì)議場(chǎng)地情況會(huì)議舉辦的本錢

APCL〔六〕會(huì)議地點(diǎn)1、交通2、會(huì)議設(shè)施和效勞APCLAPCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇1、籌劃人員必須在初選的前提下對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察選擇帶有會(huì)議設(shè)施的飯店場(chǎng)所的標(biāo)準(zhǔn)位置區(qū)位—市區(qū)、鄉(xiāng)村、海濱、山區(qū)環(huán)境優(yōu)美交通便利是否容易尋找APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇2、會(huì)議室數(shù)量與容納量---是否適合舉辦會(huì)議質(zhì)量---隔音效果、斷電應(yīng)急設(shè)備、裝潢、清潔度、座椅、通道、視聽設(shè)備APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇3、住宿客房數(shù)量—是否充裕、各種房型都有質(zhì)量—裝潢、設(shè)施、衛(wèi)生間大小、賞心悅目的外景、家具、娛樂等網(wǎng)絡(luò)APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇4、餐飲食品質(zhì)量效勞速度食品種類特殊食品的供給，如素食食品、清真食品價(jià)格內(nèi)所包含酒水的數(shù)量活動(dòng)參與者就餐的餐廳和餐位是否充足APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇5、飯店相關(guān)設(shè)施活動(dòng)期間會(huì)議主辦者在飯店內(nèi)是否有單獨(dú)的辦公室休閑設(shè)施，如游泳池、網(wǎng)球場(chǎng)、歌舞廳等公共區(qū)域的質(zhì)量停車位配備電腦、、通訊、秘書設(shè)備的商務(wù)中心是否能夠滿足客人對(duì)展覽空間的需求APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇6、人力資源管理—是否是負(fù)責(zé)的、高效的、給予支持的是否配有專業(yè)視聽技術(shù)人員員工培訓(xùn)的水平是否有提供專門活動(dòng)的聯(lián)系人APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇7、價(jià)格公布的房?jī)r(jià)價(jià)格協(xié)商的余地付款的方式與條件APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇8、安排專項(xiàng)效勞的能力攝影師、演藝人員、花商等APCL〔七〕會(huì)議場(chǎng)所的選擇9、其他是否有方便殘疾參與者的設(shè)施是否有同聲傳譯設(shè)備是否有印刷設(shè)備是否有存儲(chǔ)空間是否有免費(fèi)的定點(diǎn)班車APCL〔八〕會(huì)議時(shí)間

包括三種含義：一是指會(huì)議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。

APCL〔九〕會(huì)議的議程

1、什么是會(huì)議議程？會(huì)議議程是一次會(huì)議所討論的問題及進(jìn)展程序，所討論的問題稱為議題或已成工程。一般來說，開幕式、大會(huì)發(fā)言、分組討論、其他事項(xiàng)、通過報(bào)告書、閉幕式等。由會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者和主辦者決定，會(huì)議中由主持人掌握。APCL2、確定會(huì)議議程的方法〔1〕根據(jù)到會(huì)主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會(huì)議主持人；〔2〕是根據(jù)會(huì)議的主題，確定會(huì)議發(fā)言人；〔3〕是圍繞會(huì)議主題，確定會(huì)議討論題目，并根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定討論方式；〔4〕是根據(jù)會(huì)議擬到達(dá)的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的總結(jié)。APCL案例:杭州特色潛力行業(yè)論壇議程APCL〔十〕會(huì)議日程會(huì)議日程會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間安排，一般要落實(shí)到單位時(shí)間。APCL其他會(huì)議相關(guān)活動(dòng)的安排APCL〔十二〕會(huì)議公關(guān)與宣傳

1、時(shí)段

會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后

2、方法

媒體溝通法、內(nèi)部宣傳法、氣氛渲染法APCL〔十三〕會(huì)議預(yù)算房費(fèi)、餐費(fèi)、門票、交通費(fèi)、會(huì)議室費(fèi)用等預(yù)算創(chuàng)造一定程度的利潤(rùn)保持收支平衡即便超支，也必須保持在一定的金額之內(nèi)APCL〔十三〕會(huì)議預(yù)算預(yù)算固定本錢：不管參加者人數(shù)多寡都需要承擔(dān)的那局部費(fèi)用。如：發(fā)言人的出場(chǎng)費(fèi)、場(chǎng)地租賃費(fèi)、市場(chǎng)營(yíng)銷開支、設(shè)備租金?？勺儽惧X：根據(jù)參加人數(shù)的多寡而發(fā)生變化的那局部費(fèi)用。如：餐飲、住宿、打印與郵費(fèi)等。收入的來源：會(huì)務(wù)費(fèi)、贊助費(fèi)、與會(huì)議相關(guān)的展覽中租出的展位、會(huì)議廣告橫幅、會(huì)議宣傳手冊(cè)中登廣告等。APCL〔十三〕會(huì)議預(yù)算實(shí)現(xiàn)最正確資金流動(dòng)狀況：提早獲取收入，如收取訂金；盡可能推遲支付包括場(chǎng)所在內(nèi)的供給商的費(fèi)用。一般會(huì)留出10%的應(yīng)急費(fèi)用如活動(dòng)有可能取消，必須保證有足夠的資金支付違約金等費(fèi)用。通常主辦者不得不通過削減餐飲費(fèi)來減少支出，但須注意不能影響活動(dòng)的整體質(zhì)量。APCL〔十四〕會(huì)議中的休閑活動(dòng)會(huì)議旅游、考察等APCL〔十五〕會(huì)議報(bào)名表的設(shè)計(jì)應(yīng)該一次性地列出主辦者需要知道的一切信息APCL文案寫作：會(huì)議總體方案構(gòu)成要素1、會(huì)議的名稱2、會(huì)議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想、意義3、會(huì)議的主題、議題和日程4、會(huì)議的對(duì)象和規(guī)模5、會(huì)議的時(shí)間6、會(huì)議地點(diǎn)：適宜的舉辦地〔什么國(guó)家或地區(qū)、什么城市〕、適宜的場(chǎng)館〔會(huì)場(chǎng)、賓館的布置及要求〕7、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等8、會(huì)議的舉行方式、配套活動(dòng)、輔助活動(dòng)的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等9、會(huì)議的接待、后勤保障措施和手段10、會(huì)議的宣傳方式〔召開新聞發(fā)布會(huì)、編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、邀請(qǐng)記者采訪、發(fā)送新聞稿件等〕11、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌措經(jīng)費(fèi)的渠道、方式12、其他需要說明的事項(xiàng)APCL作業(yè)1、撰寫一份國(guó)際會(huì)展產(chǎn)業(yè)論壇的會(huì)議籌劃方案APCL第二節(jié)、會(huì)議營(yíng)銷〔一〕會(huì)議營(yíng)銷策略1、會(huì)議營(yíng)銷對(duì)象2、會(huì)議營(yíng)銷策略會(huì)議產(chǎn)品“顧客化〞追求品牌的知名度尋求產(chǎn)品生命周期的延續(xù)產(chǎn)品差異化銷售APCL〔二〕廣告技巧1、原那么2、會(huì)議廣告的方式信函媒體宣傳APCL〔三〕主題活動(dòng)促銷酒店獨(dú)立承擔(dān)一家酒店與有關(guān)單位共同實(shí)施多家酒店與其他有關(guān)單位參加的目的地營(yíng)銷APCL

〔四〕參加世界旅游貿(mào)易展銷會(huì)APCL〔五〕編制重要的客戶方案〔六〕會(huì)議報(bào)價(jià)1、報(bào)價(jià)種類會(huì)議散價(jià)會(huì)議套價(jià)2、報(bào)價(jià)技巧APCL案例：深圳富苑酒店銷售方案深圳富苑酒店十二個(gè)可分別容納10-1000人的多功能會(huì)議及宴會(huì)廳均配備了先進(jìn)完善的設(shè)施設(shè)備，專業(yè)營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)將為您提供全方位籌劃、熱情周到的效勞。全城獨(dú)一無二的無柱式天幕中庭宴會(huì)廳高達(dá)21米，可輕松舉辦500多人的大型宴會(huì)。不管是私人壽筵喜筵、親朋聚會(huì)還是公司會(huì)議慶典，都可以在此感受至尊至上的貴賓待遇。

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鉛筆、瓶裝蒸餾水、薄荷糖、2支麥克風(fēng)、寬頻上網(wǎng)系統(tǒng)APCL案例解讀：會(huì)議產(chǎn)業(yè)鏈與會(huì)議營(yíng)銷對(duì)策APCLAPCL〔七〕酒店會(huì)議營(yíng)銷與傳播對(duì)策1、主要客戶在哪兒——確定目標(biāo)會(huì)議類型APCL