某某學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范

合肥學(xué)院聲像載體類檔案工作規(guī)范為了提高我院聲像載體檔案（以下簡稱聲像檔案）工作的質(zhì)量和管理水平，有效地為學(xué)院工作服務(wù)，充分發(fā)揮聲像檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，并為考核聲像檔案工作提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，中共中央宣傳部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》的通知（有關(guān)聲像檔案部門），及原國家教委頒布《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際情況，特制訂本規(guī)范。一聲像檔案的收集和歸檔1、確定聲像檔案歸檔范圍的原則（1）歸檔學(xué)院各項活動中形成的、或校外單位形成的與本院有關(guān)的聲像載體材料，必須對學(xué)院和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用。（2）歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（3）歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的自然聯(lián)系，注意其成套性特點(diǎn)。2、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)（1）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、制作工作和聲像載體材料三個方面，具體范圍見附件一《合肥學(xué)院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》。（2）歸檔的重點(diǎn)是本院各項活動中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。3、不歸檔的文件材料（1）不能反映本院工作、活動的聲像材料；（2）音響、畫面嚴(yán)重失真、內(nèi)容殘缺無使用價值的聲像材料；（3）重份聲像材料。4、形成積累（1）宣傳部、電教中心和其它聲像材料形成部門，均為立卷單位，分工歸口立卷。（2）立卷單位聲像項目負(fù)責(zé)人、編導(dǎo)和其他制作人員，要按分工認(rèn)真作好制作記錄，整個工作結(jié)束后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。（3）各單位兼職檔案員對收集上來的聲像載體材料，按規(guī)定程序進(jìn)行系統(tǒng)整理后向檔案部門移交。5、整理組卷（1）立卷原則根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類組成保管單位。對單位聲像載體材料，要附以文字說明，對同一載體多項內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對同一內(nèi)容、多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號，既保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。（2）立卷分類1）按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料。2）紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項目的文件材料。3）聲像載體材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等。4）同一類型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細(xì)分。（3）立卷分工1）綜合管理材料由院宣傳部、電教中心等部門立卷歸檔。2）制作項目文件材料和聲像制品，由制作項目單位或個人立卷歸檔。3）兩個以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔。4）外單位制作的反映本院活動的聲像載體材料，由檔案部門負(fù)責(zé)征集或委托負(fù)責(zé)收集。（4）歸檔材料的整理1）檢查歸檔的材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套、音響、畫面是否清楚，對有局部劃傷、斷裂者，應(yīng)及時修補(bǔ)、粘結(jié)，發(fā)霉、發(fā)潮的，要及時沖淡、風(fēng)干。2）根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。3）照片及底片要有文字說明（包括內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、人物和制作者），其他載體形式要有相應(yīng)的文字材料，包括完成原本、定稿本、長度、時間、內(nèi)容簡介、色彩、密級、制作單位和人員等。4）聲像制作材料和聲像制品的檔號要與文字材料的檔號互相照應(yīng)，互記參見號。5）聲像制品的裝具，一般應(yīng)使用現(xiàn)有裝具。經(jīng)制作后的單件聲像制品和照片，可用符合規(guī)范的專門的盒、冊、封套裝載。6、歸檔驗收（1）聲像材料形成部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)向院檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄一式二份，各執(zhí)一份備查。（2）歸檔的聲像載體的文字材料，必須符合本規(guī)范的案卷質(zhì)量要求。（3）綜合管理材料檔案時間一般為次年4月份以前。聲像載體材料在完成制作后3個月內(nèi)歸檔。二聲像檔案的管理1、分類編號（1）按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引，給出檢索分類號。（2）根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、不同載體，編制用于檔號的二級類目（載體）代號簡表。（3）聲像類檔案檔號=年度號+聲像檔案分類型號+保管單位號模式如下：保管單位依不同載體而定，可以是卷、冊、盒、盤，也可以是張、件。保管單位號依載體代號（代碼）流水。年度用聲像檔案形成的自然年度。2、編目（1）檔案部門對接收的聲像檔案在裝具脊背上填寫檔號，也可另行在底邊20毫米處貼上注有檔號的標(biāo)簽。（2）登錄聲像檔案目錄，按不同載體檔號先后順序，以保管單位為對象填寫，并注明相應(yīng)的參見號。（3）按照GB3792.5－85《非書資料著錄規(guī)則》編制題名，案卷級聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計算機(jī)采集卡使用。（4）為方便查閱檔案，應(yīng)編制各種案卷目錄和專題目錄。3、將編制的聲像檔案和資料著錄卡數(shù)據(jù)存貯到計算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，在本院的信息系統(tǒng)建立后，按要求與之聯(lián)網(wǎng)。4、排架、保管（1）按照不同類型、不同規(guī)格聲像載體分別編制的檔號排架。（2）照片庫房保持溫度15~25℃，濕度55~65%。其他聲像檔案的保管，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜18~24℃，相對濕度宜35~45%，要有專用的設(shè)備和必要的保護(hù)措施，要避開30奧斯特以上的磁場。（3）每年定期檢查庫房的“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）情況。定時記錄庫房溫、濕度，保護(hù)庫房整潔。（4）每兩年對庫存檔案進(jìn)行一次全面核對檢查，寫出檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（5）照片、底片要定期檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，要及時進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。（6）錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢后應(yīng)及時倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁場脫落等現(xiàn)象，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)救。（7）聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料的保管期限一致。需長期、永久保管的聲像材料，在保管一定時間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。（8）母帶（片）與復(fù)制帶（片）保管方法一致。母帶（片）必須專柜保管，并特別標(biāo)明。5、鑒定與銷毀按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。在銷毀方式上，應(yīng)注意按不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。6、統(tǒng)計按《合肥學(xué)院檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行。三聲像檔案的開發(fā)利用1、檢索工具的編制由于聲像檔案按載體類型、尺幅、依檔號順序分類排架，因此，在檢索工具上應(yīng)比一般的紙質(zhì)文件材料有更高要求。（1）按載體制成材料和載體規(guī)格編制載體檢索目錄。（2）按《合肥學(xué)院聲像載體類檔案歸檔范圍和保管期限表》編制主題檢索目錄。（3）按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》編制專業(yè)學(xué)科分類檢索目錄。（4）編制檢索到題名、內(nèi)容的著錄卡片，全面標(biāo)引聲像制作、載體及內(nèi)容。2、借閱（1）檔案部門在適當(dāng)條件下應(yīng)設(shè)立審片室（聽音室），提供檢索工具，為利用者查找、閱鑒聲像檔案創(chuàng)造條件。（2）建立借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、對象、觀看人次、數(shù)量、手續(xù)等。若需借出、抄錄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（3）檔案借閱或歸還時，由利用者和檔案部門共同進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對借出的檔案，檔案部門定期催還，需續(xù)借者應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對過期不還者，應(yīng)停止其借閱并給予經(jīng)濟(jì)處罰。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)寫書面報告，經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)人簽署意見后，根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。（4）對調(diào)出及離、退休人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。長期出國人員在出國前應(yīng)及時向檔案部門清退檔案材料。（5）對需經(jīng)常查閱、不涉及保密的檔案材料應(yīng)復(fù)制。3、咨詢服務(wù)、指導(dǎo)交流（1）指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問題。（2）根據(jù)工作需要和條件可能，選擇若干重點(diǎn)聲像檔案的題名，主動介紹有關(guān)部門，進(jìn)行定期跟蹤服務(wù)。（3）了解與本院有關(guān)的動態(tài)，積極開拓服務(wù)。（4）服務(wù)方式：可復(fù)制、征訂、出售等。（5）學(xué)院要結(jié)合現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步應(yīng)用計算機(jī)進(jìn)行聲像檔案的檢索、匯編等，提高開發(fā)利用檔案的能力。四聲像檔案工作人員崗位責(zé)任制1、學(xué)院分管聲像檔案部門的院領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（1）應(yīng)加強(qiáng)全院聲像檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，把聲像檔案形成部門工作納入學(xué)院聲像工作發(fā)展規(guī)劃，并列入學(xué)院聲像工作議事日程，定期加以研究。（2）關(guān)心聲像檔案的建設(shè)與發(fā)展，使聲像檔案工作能與學(xué)院各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2、學(xué)院聲像檔案形成部門負(fù)責(zé)人職責(zé)（1）貫徹執(zhí)行上級有關(guān)聲像檔案工作的指示、規(guī)定，把聲像檔案工作納入本部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)，并認(rèn)真組織實(shí)施。（2）對本院各部門聲像檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作進(jìn)行檢查、督促，確保聲像檔案材料的完整、準(zhǔn)確。（3）積極做好聲像檔案的七防（防火、防盜、防蟲、防光、防潮、防高溫、防鼠）工作。3、各聲像部門科技人員職責(zé)（1）各聲像工作部門及負(fù)責(zé)聲像工作的科技人員在每項工作完成后，立即將聲像材料和文字簡介整理好，向本部門兼職檔案人員歸檔。（2）填好聲像材料歸檔的有關(guān)表格，辦完移交手續(xù)。4、學(xué)院檔案部門職責(zé)（1）院綜合檔案室的負(fù)責(zé)人定期或不定期的對校聲像檔案形成部門的相應(yīng)工作進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)。（2）對聲像材料部門兼職檔案人員的提出的疑難問題，應(yīng)及時與有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)研究解決。（3）關(guān)心檔案人員的學(xué)習(xí)、工作等情況。5、聲像檔案形成部門兼職檔案人員職責(zé)（1）在部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下，監(jiān)督、指導(dǎo)、協(xié)助科技人員做好聲像檔案的平時積累工作，接收本部門人員交來的聲像材料，并檢查是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷是否符合要求。（2）將已收集的案卷，于次年4月底以前向檔案部門辦理移交。（3）完成學(xué)院檔案部門委托辦理的其他任務(wù)。附件一：合肥學(xué)院聲像載體類歸檔范圍和保管期限表SX11綜合（黨政群團(tuán)）序號類目名稱保管期限123456789本院領(lǐng)導(dǎo)的活動材料（參加國內(nèi)會議、座談、探望等）本院各類重大會議（黨代會、工代會、教代會、團(tuán)代會、學(xué)代會等）本院校慶等重大紀(jì)念、慶?；顒硬牧现醒搿⑹∈屑吧霞夵h政領(lǐng)導(dǎo)來院視察等材料省級以上代表團(tuán)、兄弟院校代表來院活動材料本院機(jī)構(gòu)成立的活動材料本院民主黨派重大活動的材料本院重大宣傳活動材料本院社團(tuán)活動的材料長期長期長期長期長期長期長期長期長期SX12教學(xué)序號類目名稱保管期限1234567本院開學(xué)、畢業(yè)典禮活動場面及學(xué)士論文答辯活動材料本院教授、專家，國內(nèi)知名專家、教授，外籍教師授課場面本院學(xué)生業(yè)余生活、課外閱讀、參加各科競賽、演講等活動場面及評比先進(jìn)材料本院畢業(yè)生（含成人教育）照片本院體育運(yùn)動會材料本院學(xué)生軍事訓(xùn)練活動場面本院教學(xué)活動獲獎的獎狀照片長期長期長期長期長期長期長期SX13科學(xué)研究序號類目名稱保管期限1234本院舉辦的國際性、全國性和省級學(xué)術(shù)活動及本院學(xué)術(shù)年會等活動材料本院教職工在重大科研課題研究過程中及鑒定活動中形成的材料本院科研獲獎項目成果獎狀照片本院科學(xué)研究評優(yōu)活動等照片長期長期長期長期SX14產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)序號類目名稱保管期限12長期長期SX15基本建設(shè)序號類目名稱保管期限1234本院重大工程的基地原貌、建設(shè)過程及竣工驗收的聲像材料長期長期長期長期SX16儀器設(shè)備序號類目名稱保管期限1本院大型儀器設(shè)備聲像材料長期SX17出版序號類目名稱保管期限1本院出版物有關(guān)聲像材料長期SX18外事序號類目名稱保管期限1234長期長期長期長期SX19財會序號類目名稱保管期限1本院在財務(wù)會計工作中形成的聲像材料長期合肥學(xué)院2004.2.27

個性化培訓(xùn)需求調(diào)查表公司概況公司全稱：公司地址：員工規(guī)模（人）：其中管理人員（人）：聯(lián)系人（培訓(xùn)負(fù)責(zé)人）：職務(wù)：電話：手機(jī)傳真：電子信箱：公司網(wǎng)站：1、貴公司每年都有一定的內(nèi)部培訓(xùn)計劃和培訓(xùn)預(yù)算嗎？□計劃、預(yù)算都有□無計劃有預(yù)算□有計劃無預(yù)算□臨時決定2、您所希望的培訓(xùn)形式？□公開課□研討會□案例分析□企業(yè)內(nèi)訓(xùn)□其它3、您能接受的培訓(xùn)時間？□半天□一天□兩天□兩天以上4、您希望培訓(xùn)時間定在？□周五□周六□周日□其他5、您所希望的培訓(xùn)規(guī)模？□20人以內(nèi)□30人以內(nèi)□30－50人□50－100人□100人以上6、貴公司所屬行業(yè)：□機(jī)械□電子□化工□紡織□住宿餐飲□建筑房地產(chǎn)□農(nóng)林漁□金融□貿(mào)易 □物流□教育□食品□交通運(yùn)輸□IT□其它：7、貴公司存在的主要問題：□領(lǐng)導(dǎo)力問題，描述：□執(zhí)行力問題，描述：□銷售問題，描述：□財務(wù)管理問題,描述：□人力資源管理問題，描述：□生產(chǎn)管理問題，描述:□對相關(guān)法律、政策不了解，如：□其它：8、貴公司最希望得到的培訓(xùn)(空格處可填您感興趣的其它課題)：綜合管理類課程序號課程名稱預(yù)計天數(shù)參訓(xùn)學(xué)員1天2天2天以上基層員工中層主管高層領(lǐng)導(dǎo)1企業(yè)管理創(chuàng)新與領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)2中國式管理3如何成為一個成功的職業(yè)經(jīng)理人4如何有效激勵你的員工5中高層管理干部核心管理技能提升6執(zhí)行力提升7打造高績效團(tuán)隊8企業(yè)創(chuàng)新經(jīng)營9情緒管理10企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略11壓力管理12時間管理13營銷類課程序號課程名稱預(yù)計天數(shù)參訓(xùn)學(xué)員1天2天2天以上基層員工中層主管高層領(lǐng)導(dǎo)1職業(yè)營銷經(jīng)理人的六項修練2如何有效激勵銷售團(tuán)隊3銷售團(tuán)隊的建設(shè)與管理4銷售目標(biāo)的有效設(shè)定與管控5銷售人才招聘6銷售經(jīng)理的自我認(rèn)知與發(fā)展7銷售談判8大客戶顧問式銷售9電話銷售技巧10柜臺門面銷售技巧1112人力資源管理課程序號課程名稱預(yù)計天數(shù)參訓(xùn)學(xué)員1天2天2天以上基層員工