公司合同檔案管理制度

公司合同檔案管理制度一、制定目的公司合同是公司與外部單位或個人所簽訂的法律文件，具有極高的法律效力。為了更好地管理公司的合同檔案，避免合同檔案的丟失、損毀和泄密等情況的發(fā)生，保障公司合同的合法性和保密性，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有的合同檔案，包括公司與其他單位、個人所簽訂的各種合同文件。三、文件分類公司合同文件根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)的不同，分為以下幾種：1.勞動合同：指公司與職工簽訂的雇用合同，包括正式員工、實(shí)習(xí)生和勞務(wù)派遣人員等的勞動合同。2.貸款合同：指公司與金融機(jī)構(gòu)簽訂的貸款協(xié)議。包括一般貸款、信用卡業(yè)務(wù)、借款擔(dān)保等形式的貸款合同。3.戰(zhàn)略協(xié)議：指公司與其他機(jī)構(gòu)簽署的戰(zhàn)略合作協(xié)議，如科研合作協(xié)議、市場分成協(xié)議等。4.采購合同：指公司與供應(yīng)商簽訂的采購合同，包括產(chǎn)品采購和服務(wù)采購兩種形式。5.租賃合同：指公司與房東或其他機(jī)構(gòu)簽訂的租賃協(xié)議。6.其他合同：指公司與其他單位或個人簽訂的其他形式的合同文件。四、文件歸檔為了保障公司合同檔案的安全性和可追溯性，應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行文件歸檔：1.文件的電子版和紙質(zhì)版應(yīng)同時備份并歸檔。2.將所有歸檔文件按照時間先后順序進(jìn)行歸類，按照年份、月份等方式編號并將歸檔信息記錄在檔案目錄中。3.將所有合同文件以及變更文件、續(xù)簽文件等與原合同相關(guān)的資料交由公司檔案室負(fù)責(zé)保管。4.合同的登記、歸檔、借閱和返還必須由專人操作，并在操作時記錄相應(yīng)的時間和信息。五、借閱管理公司合同檔案的借閱應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行：1.所有借閱人必須提供自己的身份證明，并在借閱登記簿上填寫自己的姓名、日期、電話、借閱的文件名稱以及借閱目的等信息。2.合同文件在借閱后，必須由借閱人自行還回公司檔案室。離開公司辦公室時，不能將合同文件帶離公司。3.借閱時間一般不超過7天，如需延長借閱時間，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)或檔案室負(fù)責(zé)人同意并在借閱登記簿上記錄相關(guān)信息。4.借閱人違反規(guī)定借閱后，未按時歸還合同文件，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、合同檔案保密公司的合同檔案是公司的重要保密資料，為了保障資料的機(jī)密性，應(yīng)按照以下規(guī)定進(jìn)行保護(hù)：1.檔案室只有在必要的情況下，方可向其他員工提供檔案內(nèi)容，且必須經(jīng)過檔案室負(fù)責(zé)人同意。2.檔案室內(nèi)的電子設(shè)備、復(fù)印件機(jī)等必須開啟安全密碼，只有經(jīng)過授權(quán)的人員方可操作。3.合同檔案不得在公司之外存儲，包括云端存儲，不能將合同的原件外借、贈送、抵押或作為抵債品，以免泄露公司機(jī)密資料。4.合同檔案中的敏感信息如應(yīng)稅價值、價格標(biāo)準(zhǔn)、商業(yè)機(jī)密等，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)處理以保證公司資產(chǎn)安全。七、制度監(jiān)督和改進(jìn)公司管理人員和員工都應(yīng)遵守本制度，歸檔和借閱時間須認(rèn)真記錄，遵循公司打印文件的規(guī)定，操作規(guī)范，未經(jīng)許可不得私自更改任何檔案信息。如發(fā)現(xiàn)制度在操作中存在問題，應(yīng)及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)，提出建議并修改完善相關(guān)規(guī)定。八、制度的宣傳和培訓(xùn)為了使員工在公司合同檔案管理方面能夠嚴(yán)格按照制度操作，公司應(yīng)對新員工進(jìn)行制度宣講和相關(guān)操作培訓(xùn)，使其對公司合同檔案的歸檔、借閱、保密等規(guī)定了解并能夠掌握相關(guān)操作技能。對于持續(xù)工作的員工，亦應(yīng)在定期的培訓(xùn)中著重講解合同文件的歸檔、借閱和保密等方面的操作