公文處理工作培訓(xùn)教材

公文處理工作培訓(xùn)二、公文種類(lèi)和格式

一、公文和公文處理工作的定義培訓(xùn)內(nèi)容三、公文處理流程四、協(xié)同工作平臺(tái)〔OA系統(tǒng)〕的使用五、印鑒使用管理公文和公文處理工作的定義公司系統(tǒng)公文：是公司機(jī)關(guān)在企業(yè)管理過(guò)程中形成的具有法定效力和標(biāo)準(zhǔn)體式的公務(wù)文書(shū)。是依法經(jīng)營(yíng)、依法管理和進(jìn)行企業(yè)公務(wù)活動(dòng)的重要工具。傳達(dá)指令Descriptionofthecontents指導(dǎo)工作公文的作用公務(wù)聯(lián)系記載憑證

公文和公文處理工作的定義公文處理：是指公文的辦理、管理、整理〔立卷〕、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原那么，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、平安。公文和公文處理工作的定義公文處理公文整理公文管理公文歸檔公文辦理收文辦理：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦發(fā)文辦理：草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)公文和公文處理工作的定義公文種類(lèi)和格式文件式公文種類(lèi)主要有：

1、決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。2、通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布內(nèi)部規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；印發(fā)會(huì)議紀(jì)要；任免人員。3、通報(bào)適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。4、報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)，答復(fù)上級(jí)單位的詢(xún)問(wèn)。5、請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。6、批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的重大請(qǐng)示事項(xiàng)。7、意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法。公文種類(lèi)和格式信函式公文種類(lèi)主要有：

1、函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。2、意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理方法。3、通知傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)；印發(fā)會(huì)議紀(jì)要。4、通報(bào)適用于批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。5、批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位的具體請(qǐng)示事項(xiàng)。公司公文格式一般分為六類(lèi)1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文；2.信函式公文：公司函、公司部門(mén)函；3.會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)；4.信息、簡(jiǎn)報(bào)5.簽報(bào)：適用于單位內(nèi)部部門(mén)向領(lǐng)導(dǎo)人書(shū)面請(qǐng)示、報(bào)告工作，可選文種有“請(qǐng)示〞、“報(bào)告〞和“意見(jiàn)〞；6.電報(bào)：適用于處理緊急公務(wù)；公文種類(lèi)和格式公文紙張要求公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4〔210mm×297mm〕，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文頁(yè)邊和版心尺寸：上白邊〔天頭〕37mm，下白邊〔地腳〕35mm，左白邊〔訂口〕28mm，右白邊〔切口〕26mm，版心156mm×225mm〔不含頁(yè)碼〕。排版規(guī)格：每頁(yè)22行，每行28個(gè)字。印制要求：版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)lmm。公文種類(lèi)和格式公文紙張要求公文一般格式主體版記眉首首面紅色反線〔含〕以上局部紅色反線以下至主

題詞〔不含〕的局部主題詞以下局部秘密等級(jí)、保密期限緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期公文18要素1、發(fā)文機(jī)關(guān)版頭:發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱(chēng)。

公文18要素2．公文份號(hào)：3．密級(jí)程度:本卷須知：〔1〕右上角；〔2〕密級(jí)分為“秘密〞、“機(jī)密〞、“絕密〞3種。保密期限視內(nèi)容而定。一般情況絕密30年，機(jī)密20年，秘密10年。公文18要素4．緊急程度:本卷須知：〔1〕文件急度為：特急、加急；〔2〕電報(bào)急度為：特提、特急、加急、平急；〔3〕行政機(jī)關(guān)右上角，黨委機(jī)關(guān)左上角。公文18要素5．發(fā)文字號(hào):例“×函〔××××〕××號(hào)〞本卷須知：〔1〕年份要全寫(xiě)，并用六角符；〔2〕不能虛位；〔3〕發(fā)文字號(hào)分類(lèi)不宜過(guò)細(xì)。公文18要素6．簽發(fā)人:本卷須知：〔1〕以最后一位或職位最高的審批領(lǐng)導(dǎo)名字為準(zhǔn)；〔2〕只在上行文中標(biāo)注。7．文頭橫線:公文種類(lèi)和格式8.標(biāo)題本卷須知：由發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要，除法規(guī)規(guī)章或文件標(biāo)題加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，不能引用文件字號(hào)代替標(biāo)題內(nèi)容。 9．主送機(jī)關(guān):10．正文:11．附件:公文種類(lèi)和格式12．印章:本卷須知：除會(huì)議紀(jì)要和電報(bào)外，其他公文應(yīng)加蓋印章；印章蓋在成文日期處，上不壓文，下要騎年蓋月；蓋章不落款，落款不蓋章。13．成文時(shí)間:本卷須知：以最后一位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字書(shū)寫(xiě)，“零〞寫(xiě)為“〇〞。

公文種類(lèi)和格式14．附注:本卷須知：請(qǐng)示性公文一定要標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系。應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注15．主題詞:主題詞的標(biāo)注最多不超過(guò)5個(gè)詞，標(biāo)引順序：先標(biāo)類(lèi)別詞，再標(biāo)類(lèi)屬詞，最后標(biāo)明公文種類(lèi)。公文種類(lèi)和格式16．抄送機(jī)關(guān):本卷須知：除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉的其他機(jī)關(guān)，稱(chēng)謂應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)化全稱(chēng)或簡(jiǎn)稱(chēng)。17．印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間:本卷須知：印發(fā)時(shí)間以本機(jī)關(guān)印制時(shí)間為準(zhǔn)18．頁(yè)碼公文種類(lèi)和格式1．發(fā)文字號(hào)用3號(hào)方正仿宋；

2．簽發(fā)人用3號(hào)方正仿宋，領(lǐng)導(dǎo)姓名用3號(hào)方正楷體；

3．標(biāo)題用2號(hào)方正小標(biāo)宋；

4．主送機(jī)關(guān)用3號(hào)方正仿宋；

5．正文用3號(hào)方正仿宋；〔其中第一層“一、〞；第二層“〔一〕〞；第三層“1．〞；第四層“〔1〕〞公文各要素層次字體用字標(biāo)準(zhǔn)6．附件和附件內(nèi)容用3號(hào)方正仿宋；

7．落款日期用3號(hào)方正仿宋；8．標(biāo)識(shí)附注用3號(hào)方正仿宋；

9．“主題詞〞3個(gè)字用3號(hào)方正黑體，主題詞內(nèi)容即詞目用3號(hào)方正小標(biāo)宋；

10．抄報(bào)、抄送、印發(fā)及印刷機(jī)關(guān)用3號(hào)方正仿宋。公文各要素層次字體用字標(biāo)準(zhǔn)發(fā)文處理流程發(fā)文辦理指以制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、歸檔等程序。 草擬公文幾點(diǎn)本卷須知：1.符合國(guó)家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 2.情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。3.公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。發(fā)文處理4.擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)表達(dá)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。5.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。6.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、〞，第二層為“〔一〕，第三層為“1.〞，第四層為“〔1〕〞。層次較少時(shí)，第二層亦可為“1.〞，第三層為“〔1〕〞。7.公文內(nèi)使用非標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)領(lǐng)先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文處理工程部、分公司

收文處理流程工程部、分公司辦公室負(fù)責(zé)所有來(lái)文的接收、登記、傳閱、催辦工作，負(fù)責(zé)辦公室及綜合性收文的歸檔工作。1.公司各工程部、分公司要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，每天開(kāi)機(jī)聯(lián)網(wǎng)查閱電子公文。電子公文下載后，按收文時(shí)間進(jìn)行收文登記處理，同時(shí)，將其保存以備查閱。所有收文都須經(jīng)辦公室進(jìn)行登記、傳遞，以保證公文來(lái)龍去脈清楚，辦理或查詢(xún)及時(shí)方便。收文處理2.工程部、分公司收到需要辦理的電子公文后，由負(fù)責(zé)處理電子公文的專(zhuān)〔兼〕職人員下載并打印A4大小的紙質(zhì)文件，填寫(xiě)?公司收文處理箋?，及時(shí)送工程部負(fù)責(zé)人閱批。工程部辦公室收到來(lái)文后，在一個(gè)工作日內(nèi)完成登記、呈批，送工程部負(fù)責(zé)人批閱。如工程部負(fù)責(zé)人不在，緊急和重要公文應(yīng)請(qǐng)示，經(jīng)請(qǐng)示后先行辦理。收文處理3.緊急公文應(yīng)按時(shí)限要求辦理，一般公文應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)，最長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò)7個(gè)工作日。4.工程部、分公司應(yīng)建立收文登記本，收到文件后及時(shí)進(jìn)行登記。收文處理印鑒使用管理1.依據(jù)

印鑒使用管理填寫(xiě)印鑒使用審批單項(xiàng)目（指揮）部負(fù)責(zé)人審核簽字需用印資料加蓋單位公章，并填寫(xiě)公章使用臺(tái)賬2.流程印鑒使用管理

印鑒使用必須堅(jiān)持手續(xù)齊全、先審批后用印、登記備查的原那么?！?〕工程部一切需用印資料必須經(jīng)工程經(jīng)理簽字前方可使用?！?〕申請(qǐng)用印人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)印鑒使用審批單