公司文件管理制度

單位名稱XX公司文件編號(hào)KC01/RL-01文件名稱文件管理制度版次A00頁次1OF5批準(zhǔn)：XX審核：XX編制：XX文件密級(jí)：受控文件生效日期：2021.12.231.目的?規(guī)范公司內(nèi)部文件行文規(guī)范及簽發(fā)管理，提高公司文件執(zhí)行效率及質(zhì)量，特制定本制度。?2.適用范圍適用于寧波XX技術(shù)有限公司及其所屬分公司、子公司，各業(yè)務(wù)單元參照?qǐng)?zhí)行。3.定義3.1文件：指公司內(nèi)部的紅頭文件、管理制度、其他公文文件（公告、通告、通知、通報(bào)等）以及以公司名義對(duì)外發(fā)放的文件（包括但不限于聯(lián)絡(luò)函、告知書等加蓋有“XX”字樣印章的公文）。3.1.1上行文：請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、計(jì)劃、方案、總結(jié)等呈文;3.1.2下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào)、規(guī)定、辦法等告知;3.1.3平行文：制度、信(復(fù))函、工作聯(lián)系單、會(huì)簽（評(píng)審）表、會(huì)議紀(jì)要等用作流轉(zhuǎn)、規(guī)范或具有記錄、參考意義的文件。3.2文件類別：3.2.1公司級(jí)文件：主要指紅頭文件、涉及多個(gè)職能管理部門的制度文件、追責(zé)（問責(zé)）通告、獎(jiǎng)懲通告、調(diào)配任免通知等。3.2.2中心或部門級(jí)文件：主要是指不涉及其他中心或部門的、獨(dú)立應(yīng)用于職能中心或部門內(nèi)部管理規(guī)范類文件。3.3文件保密級(jí)別：分為受控文件、秘密文件兩類。受控文件指可在公司范圍內(nèi)公開發(fā)行的文件；秘密文件指限定在公司內(nèi)部部分職能部門或特定人員范圍內(nèi)公開的文件。3.4文件代碼：公司級(jí)文件，代碼01；中心級(jí)文件，代碼02；子公司級(jí)、職能部門級(jí)，代碼03。3.5中心級(jí)文件代碼：以職能中心拼音開頭兩個(gè)字母的縮寫來標(biāo)識(shí)，若出現(xiàn)字母重復(fù)的代碼，由各部門自行擬定并報(bào)人力行政中心備查：人力行政中心RL、財(cái)務(wù)中心CW、市場商務(wù)中心SC、運(yùn)營中心YY、工程技術(shù)中心GC、采購供應(yīng)中心CG、研發(fā)中心YF、審計(jì)部SJ、證代部ZD等，中心下屬部門文件代碼參照歸屬中心文件代碼。4.指導(dǎo)文件《內(nèi)部控制管理手冊》5.職責(zé)5.1各職能中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理職責(zé)及業(yè)務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)的文件編制和優(yōu)化，以及組織跨中心/部門級(jí)文件的解讀、培訓(xùn)學(xué)習(xí)和意見反饋。5.2人力行政中心負(fù)責(zé)公司級(jí)文件的審核、發(fā)文流轉(zhuǎn)管理及組織解讀。5.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司級(jí)文件的審批，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)分管職能中心及部門文件的審批，涉及重要職能單位名稱XX公司文件編號(hào)KC01/RL-01文件名稱文件管理制度版次A00頁次2OF5批準(zhǔn)：XX審核：XX編制：XX文件密級(jí)：受控文件生效日期：2021.12.23調(diào)整的或重要人事調(diào)整的，還需要董事會(huì)成員討論，必要時(shí)提請(qǐng)董事長簽字。6.文件要求6.1制度文件6.1.1制度文件內(nèi)容6.1.1.1目的6.1.1.2適用范圍6.1.1.3定義6.1.1.4指導(dǎo)文件6.1.1.5職責(zé)6.1.1.6文件要求: a具體內(nèi)容及實(shí)施的步驟、方法和手段。?b執(zhí)行、監(jiān)督、檢查、解釋、修訂該項(xiàng)制度的部門及其相互關(guān)系。c違反該項(xiàng)制度的處罰辦法。6.1.1.7附件及要求：文件實(shí)施時(shí)間、解釋權(quán)、附件表單等明確。6.1.2行文規(guī)范（具體格式參見附件一：《制度文件模板》）6.1.2.1各級(jí)標(biāo)題均用阿拉伯?dāng)?shù)字（1，1.1，1.1.1，……）區(qū)別。6.1.2.2文件名稱、一級(jí)標(biāo)題及核心內(nèi)容的二級(jí)標(biāo)題字體用楷體小四號(hào)字加粗，其他均用小四楷體字體。6.1.2.3頁面設(shè)置：頁邊距為上1.5厘米，下1.5厘米，左1.4厘米，右1.4厘米；字間距為標(biāo)準(zhǔn)距離，行距為最小值22磅。6.1.2.4文件編號(hào)規(guī)則：XX+文件級(jí)別/部門代碼-序號(hào)，如公司級(jí)人力資源部（歸屬人力行政中心）序號(hào)為01的制度，則文件編號(hào)為KC01/RL-01。6.1.2.5版次：由大寫字母+2位數(shù)字組成，如制度局部修訂，版次數(shù)字變化，可依次為A00，A01，A02，……；如遇制度重大調(diào)整，版次字母變化，依次為A00，B00，……。6.1.2.6頁次：采用XOFX的頁次形式。6.1.2.7文件密級(jí)：一般選擇受控文件或秘密文件。6.1.2.8生效日期：日期格式采用20XX.X.X的形式。6.1.2.9審核批準(zhǔn)權(quán)限：公司制度文件均執(zhí)行會(huì)簽評(píng)審，并由分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理簽發(fā)；各類紅頭文件一律由董事長簽發(fā)；其他類文件由分管領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)人簽發(fā)；各分、子公司各類文件由分、子公司總經(jīng)理簽發(fā)。單位名稱XX公司文件編號(hào)KC01/RL-01文件名稱文件管理制度版次A00頁次3OF5批準(zhǔn)：XX審核：XX編制：XX文件密級(jí)：受控文件生效日期：2021.12.236.1.3制度文件編制程序6.1.3.1制度文件起草各中心/部門制度由相應(yīng)的職能中心/部門起草，在起草過程中起草部門應(yīng)當(dāng)廣泛征詢部門員工、分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)聯(lián)部門負(fù)責(zé)人以及員工的意見和建議。6.1.3.2制度文件審核a初審：初審的重點(diǎn)是把握制度內(nèi)容是否符合國家的方針、政策、法律、法規(guī)；提法是否同已出臺(tái)的有關(guān)制度重復(fù)或沖突；規(guī)定是否符合實(shí)際，是否具有合理性和可操作性；涉及的部門是否經(jīng)過協(xié)調(diào)，意見是否一致；定義是否準(zhǔn)確、措辭是否恰當(dāng)、條理是否清楚、語法是否規(guī)范。b評(píng)審或會(huì)簽：起草部門根據(jù)制度內(nèi)容需要，負(fù)責(zé)組織評(píng)審或會(huì)簽，評(píng)審或會(huì)簽部門由制度內(nèi)容所涉及的相關(guān)部門組成，人力行政中心參與所有制度評(píng)審或會(huì)簽，會(huì)簽詳見附件二《會(huì)簽記錄表》，會(huì)簽結(jié)論由評(píng)審或會(huì)簽組織部門負(fù)責(zé)人填寫。c復(fù)核：制度會(huì)簽后由起草部門送人力行政中心（電子文檔）進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是：制度內(nèi)容是否全面、審核會(huì)簽手續(xù)是否齊全規(guī)范、格式、編號(hào)是否符合標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)布范圍是否合理。凡經(jīng)復(fù)核不合格的，人力行政中心有權(quán)要求起草部門按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善。d討論公示：制度草案經(jīng)復(fù)核基本成文后，根據(jù)文件需要(涉及員工切身利益)由人力行政中心提報(bào)工會(huì)委員會(huì)，由工會(huì)組織在制度生效范圍內(nèi)進(jìn)行討論或公示，廣泛征詢員工意見，并將員工意見反饋書面至人力行政中心。e審批和簽發(fā)：制度草案討論公示結(jié)束，由人力行政中心將制度送總裁/總經(jīng)理審批，審批通過后由人力行政中心組織下發(fā)各部門，原件留存。6.1.3.3制度文件發(fā)放管理a制度文件由人力行政中心加蓋公章后才能發(fā)放，同時(shí)將作廢文件回收，發(fā)、收文件均由文件管理人員做好簽收登記工作,填寫附件三:《文件收發(fā)記錄表》。b原則上受控文件直接在OA系統(tǒng)里發(fā)布、生產(chǎn)車間公告張貼等；秘密文件采用紙質(zhì)發(fā)布至當(dāng)事人。c制度文件均由各部門負(fù)責(zé)人在原稿上簽收，部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)內(nèi)容需要決定是否進(jìn)行傳閱或組織部門人員學(xué)習(xí)，不涉及本部門其他員工或帶有保密性的文件，應(yīng)做好保密工作。d當(dāng)事人需做好文件的簽收記錄及存檔。6.1.3.4制度文件的修訂管理a原則上制度文件修訂每三年集中修訂一次，如公司實(shí)際情況發(fā)生重大變化，可及時(shí)對(duì)制度文件進(jìn)行修訂。單位名稱XX公司文件編號(hào)KC01/RL-01文件名稱文件管理制度版次A00頁次4OF5批準(zhǔn)：XX審核：XX編制：XX文件密級(jí)：受控文件生效日期：2021.12.23b制度文件修訂的前提：與國家規(guī)章制度相沖突或制度文件實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)問題則需對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行修訂、完善。c制度文件修訂可由人力行政中心發(fā)起，也可由制度文件起草部門發(fā)起。6.1.3.5制度文件的存檔管理a所有的制度文件發(fā)放完畢后，人力行政中心文件管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔保存，并更新附件四：《公司內(nèi)部制度文件清單》。?b作廢文件應(yīng)進(jìn)行定期處理。并將作廢文件保留一份，并另加蓋“作廢存留”標(biāo)識(shí)，一級(jí)文件歸檔保存二年備查，其他多余文件及時(shí)銷毀。6.2紅頭文件6.2.1紅頭文件的條件6.2.1.1人力行政中心及下屬子、分公司負(fù)責(zé)人力行政管理的部門或個(gè)人有權(quán)擬訂和發(fā)布所屬范圍內(nèi)生效的紅頭文件，其他部門和個(gè)人均無權(quán)發(fā)布紅頭文件。6.2.1.2紅頭文件僅限于公司發(fā)布對(duì)內(nèi)對(duì)外重要的公文和文件：a公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)相關(guān)的決議性文件。b公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或中層以上管理人員任免事項(xiàng)。?c公布公司的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理等工作的決定。?d發(fā)布有關(guān)重大獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)。6.2.2紅頭文件行文規(guī)范（具體格式參見附件五：《紅頭文件模板》）6.2.2.1紅頭文件編碼規(guī)則：公司+年份+序號(hào)，序號(hào)從001開始，以此類推。如寧波XX技術(shù)有限公司2021年第一份紅頭文件：XX【2021】001號(hào)。6.2.2.2各子公司的編碼：XX：XX；XX；XX；XX等依次類推。6.2.2.3標(biāo)題為三號(hào)宋體加黑,正文及其它為四號(hào)宋體。6.2.2.4頁面設(shè)置：頁邊距為上3厘米，下2.6厘米，左2.3厘米，右1.8厘米；行距為單倍行距。6.2.2.5主題詞：指紅頭文件中關(guān)鍵的詞語，一般從標(biāo)題里摘取關(guān)鍵詞。6.2.2.6發(fā)送：指與紅頭文件直接相關(guān)的部門或人員。6.2.2.7抄送：指與紅頭文件非直接相關(guān)的部門或人員，但有必要讓其知悉的部門或人員。6.2.3紅頭文件管理6.2.3.1所有的紅頭文件由各部門提供原始材料，人力行政中心起草、經(jīng)民主程序定稿后，由董事長/總經(jīng)理審批，蓋章后在OA系統(tǒng)、企業(yè)微信群里公示發(fā)布，如有必要?jiǎng)t由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)傳單位名稱XX公司文件編號(hào)KC01/RL-01文件名稱文件管理制度版次A00頁次5OF5批準(zhǔn)：XX審核：XX編制：XX文件密級(jí)：受控文件生效日期：2021.12.23達(dá)至每位員工。6.2.3.2紅頭文件的存檔、銷毀管理參照制度文件的管理要求。6.3其他公文文件的管理6.3.1其他公文文件由各部門參照制度文件、紅頭文件的行文規(guī)范自行設(shè)計(jì)，自行發(fā)布和存檔管理，必要時(shí)提交人力行政中心備案。7.附件及要求7.1本制度自2021年12月23日起實(shí)施，以前與此相抵觸的各類文件廢止。7.2本制度中與《內(nèi)部控制管理手冊》相沖突的條款，以《內(nèi)部控制管理手冊》條款為準(zhǔn)。7.3本制度最終解釋權(quán)歸人力行政中心所有。7.4附件表單7.4.1《公司內(nèi)部制度文件清單》附件一7.4.2《會(huì)簽記錄表》