公司行政管理制度

XXX市XXX有限公司安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化文件公司行政管理制度第一章人事管理一人力資源規(guī)劃二招聘與錄用三培訓(xùn)四考勤五假期六獎(jiǎng)懲第二章行政管理一禮儀紀(jì)律二工作計(jì)劃與報(bào)告三會(huì)議管理五文書作業(yè)六收發(fā)文七用印八文檔九訪客接待十辦公用品十一采購(gòu)十二固定資產(chǎn)管理十三物業(yè)十四公司福利第三章業(yè)務(wù)支持一公司主頁二商業(yè)秘密保護(hù)制度三文件檔案管理制度總綱XX公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是《XXXX公司管理制度》和《XXXX公司員工守則》。本制度由總經(jīng)理、公司總經(jīng)辦、行政人事部及各部門主管直線執(zhí)行。司職機(jī)構(gòu)為公司行政人事部。本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)辦核準(zhǔn)；重大事項(xiàng)的更改須報(bào)執(zhí)行董事或董事會(huì)核準(zhǔn)。第一章人事管理總則1.人事管理是公司“人才為本”價(jià)值的直接體現(xiàn)；2.人事管理以合法、平等為基準(zhǔn)，以實(shí)績(jī)導(dǎo)向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；3.人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標(biāo)。一人力資源規(guī)劃1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行前瞻性人力資源計(jì)劃；2.建立明確的人才標(biāo)準(zhǔn)、工作分析體系；3.短期人力資源計(jì)劃由總經(jīng)理核準(zhǔn)，中長(zhǎng)期人力資源計(jì)劃報(bào)董事會(huì)核準(zhǔn)；4.經(jīng)核準(zhǔn)后由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)制定征用計(jì)劃；5.行政人事部依據(jù)招聘計(jì)劃執(zhí)行招聘流程；6.建立公司人才庫(kù)（全部應(yīng)征人才簡(jiǎn)歷），作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展的儲(chǔ)備。二招聘與錄用1.XXXX公司各部門需招聘新員工時(shí)，應(yīng)該按照公司標(biāo)準(zhǔn)文本《人員增補(bǔ)申請(qǐng)表》進(jìn)行填寫后上交公司行政人事部，由行政人事部上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，開始招聘程序。2.各部門所需招聘的新員工，應(yīng)該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)，在公司內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動(dòng)時(shí)，開始公司對(duì)外的招聘程序。3.行政人事部對(duì)外的招聘方式可以采用：公司內(nèi)部人才庫(kù)尋覓、設(shè)攤招聘、登報(bào)廣告征員等方式。4.行政人事部于招聘前須將本公司用人計(jì)劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求等材料報(bào)政府有關(guān)勞動(dòng)人事部門批準(zhǔn),方可擬稿登報(bào)或設(shè)攤招聘。5.行政人事部負(fù)責(zé)應(yīng)征人員資料的初審工作,并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門審閱,并與其共同商定參加初試者人員名單。6.初試由行政人事部主持,包括筆試和面試，同時(shí)填寫《面試記錄》與《初（復(fù)）試考核表》。7.復(fù)試由行政人事部與錄用部門共同主持,同時(shí)填寫《面試記錄》與《初（復(fù)）試考核表》。8.錄用建議由行政人事部與錄用部門會(huì)同總經(jīng)理共同作出，由行政人事部發(fā)放《聘用通知書》。9.新進(jìn)員工憑《聘用通知書》報(bào)到，應(yīng)繳驗(yàn)以下材料:身份證復(fù)印件一份、最高學(xué)歷影印件，據(jù)此行政人事部建立《人事資料卡》，并由行政人事部保存并管理使用。10.錄用人試用期為三個(gè)月,試用滿一至二個(gè)月時(shí),由行政人事部會(huì)同部門主管對(duì)試用員工按照公司員工考核體系進(jìn)行一次中期考核,若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄用條件者,隨時(shí)解聘。屆滿后再進(jìn)行正式考核。（見公司考核相關(guān)表格）。11.錄用人試用期結(jié)束，成為公司正式員工，公司與之簽定《勞動(dòng)合同》并由公司行政人事部將《勞動(dòng)合同》送至勞動(dòng)監(jiān)察部門進(jìn)行見證，同時(shí)辦理勞動(dòng)人事檔案關(guān)系的調(diào)動(dòng)、三金等相關(guān)福利等事宜。12.對(duì)公司高級(jí)管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長(zhǎng)直接簽發(fā)任命書，然后由行政人事部與其簽訂聘用合同。13.員工人事檔案由行政人事部建立、保存并管理，必須準(zhǔn)確、及時(shí)、保密。14.員工人事檔案包括：《應(yīng)聘人員登記表》、履歷、《面試考核表》、《錄用通知書》、《承諾書》、《人事資料卡》、《勞動(dòng)合同》、《年度IDA》、職務(wù)、工資計(jì)錄。三培訓(xùn)1.行政人事部負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各部門之訓(xùn)練計(jì)劃,訂立各項(xiàng)公司全年教育訓(xùn)練計(jì)劃。2.行政人事部須督導(dǎo)實(shí)施教育訓(xùn)練計(jì)劃,檢討各項(xiàng)訓(xùn)練情況并做效果分析。3.行政人事部負(fù)責(zé)收集、編訂教育訓(xùn)練教材。4.行政人事部協(xié)同公司其他部門進(jìn)行相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.公司培訓(xùn)分為：新員工引導(dǎo)培訓(xùn)、在職培訓(xùn)（主管指導(dǎo)、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓(xùn)等多種。XXXX公司迎新引導(dǎo)培訓(xùn)體系表培訓(xùn)人培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)時(shí)間考核基準(zhǔn)總經(jīng)理公司介紹行政人事部《員工守則》《行政管理制度》《檔案管理制度》財(cái)務(wù)部《財(cái)務(wù)管理制度》業(yè)務(wù)部《業(yè)務(wù)管理制度》法律顧問法律事務(wù)*商業(yè)秘密*合同、文本管理*商業(yè)信息四考勤1.XXX公司每位員工在每一正常工作時(shí)日，必須自行、準(zhǔn)確打卡。2.凡是漏打，錯(cuò)打卡者須在24小時(shí)內(nèi)申請(qǐng)補(bǔ)辦，經(jīng)部門主管核定后報(bào)行政人事部。3.公司員工出差,須填報(bào)出差申請(qǐng)單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后須將申請(qǐng)單復(fù)印件一份交行政人事部備查。4.行政人事部將人員出差情況記入員工出勤情況表，出差期間之例假記入員工出勤資料表。5.出差日期由行政人事部以公假記入員工出勤資料表。6.如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫《外出登記表》并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有效，通知行政人事部專職人員，作為考勤之依據(jù)。7.員工在規(guī)定工作時(shí)制外繼續(xù)工作者，須填寫《加班申請(qǐng)表》并經(jīng)本部門主管及行政人事部批準(zhǔn)后方可以加班論，行政人事部負(fù)責(zé)加班人員之出勤考核。8.行政人事部若發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)加班人員無出勤記錄,須向申請(qǐng)人部門核查,若無確鑿證明,以作廢論。9.員工不得任意加班,行政人事部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準(zhǔn)之加班單,即使有考勤記錄，也不將其視作加班。10.員工按政府規(guī)定進(jìn)行日常工作及休假，同時(shí)實(shí)行帶薪或無薪假。11.申請(qǐng)假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報(bào)行政人事部核準(zhǔn)，緊急事項(xiàng)于事后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)申請(qǐng)。12.假期的請(qǐng)休嚴(yán)格按照公司《管理制度》規(guī)定執(zhí)行。13.行政人事部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時(shí)填寫并上交《工作時(shí)間控制表》并于每周二之前將公司員工上周所交《工作時(shí)間控制表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作成《周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》并上交總經(jīng)理。14.公司行政人事部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計(jì)作業(yè),匯集“出勤卡”、《周工作時(shí)間統(tǒng)計(jì)表》、《請(qǐng)假單》、《加班申請(qǐng)表》等相關(guān)記錄,統(tǒng)計(jì)填制員工《出勤資料表》,交財(cái)務(wù)部計(jì)算工資之用，并入案?jìng)洳?。?duì)一切不合制度之情事向有關(guān)主管提出處理意見,并填寫《員工假期規(guī)劃提示單》提交給公司員工。15.行政人事部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達(dá)2日或超出2日者、請(qǐng)假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂改毀壞者,應(yīng)即時(shí)提請(qǐng)行政人事部主管核辦。五假期（一）請(qǐng)休假1.XXX公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計(jì)劃生育假和探親假,各種給假標(biāo)準(zhǔn)參見《管理制度》。2.因突發(fā)事件或疾病而不得已請(qǐng)假者，須在半日內(nèi)通知行政人事部負(fù)責(zé)人，并在請(qǐng)假后24小時(shí)補(bǔ)填請(qǐng)假單。3.各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥《請(qǐng)假申請(qǐng)單》，經(jīng)行政人事部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時(shí)安排妥后續(xù)工作方可。4.普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前一至二天填寫請(qǐng)假單，由本部門主管批準(zhǔn)，交行政人事部備案；若員工請(qǐng)假在二天以上者，在本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。5.行政人事部在經(jīng)辦請(qǐng)假手續(xù)人員審查所附請(qǐng)假材料,病假者需附醫(yī)院診斷證明,請(qǐng)產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請(qǐng)假者須有充足理由。（二）假期規(guī)劃六獎(jiǎng)懲1．獎(jiǎng)懲依據(jù)為公司《員工守則》2．公司各級(jí)主管均有提出獎(jiǎng)懲的建議權(quán)3．行政人事部負(fù)責(zé)事實(shí)調(diào)查并報(bào)告總經(jīng)理4．各級(jí)主管按公司權(quán)限行使獎(jiǎng)懲5．各類獎(jiǎng)懲由行政人事部執(zhí)行6．各類獎(jiǎng)懲須報(bào)備行政人事部備案，登記入《人事資料卡》七考核1.考核管理是XXX投資管理顧問公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計(jì)劃指標(biāo)和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。2.對(duì)司內(nèi)各部門的管理狀況及個(gè)人的行為活動(dòng)制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評(píng)判，激勵(lì)先進(jìn)，褒揚(yáng)正氣，有功則獎(jiǎng)，有過則罰。調(diào)動(dòng)員工工作積極性，完成指標(biāo)，提高工作效率。3.XXX公司對(duì)部門的考核，主要內(nèi)容為費(fèi)用情況、資金狀況、業(yè)績(jī)完成進(jìn)展情況以及公司運(yùn)作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況；對(duì)員工的考核主要為業(yè)績(jī)、品德和行為的執(zhí)行情況。4.于考核作業(yè)前,行政人事部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動(dòng)獎(jiǎng)懲諸種資料作為一般依據(jù)。5.對(duì)部門考核一般周期為半年一次。6.考核由直線上級(jí)主管執(zhí)行行政人事部參與配合，亦可設(shè)立考核小組7.對(duì)公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天內(nèi)，行政人事部協(xié)同公司各部門主管對(duì)公司員工按照公司業(yè)績(jī)指標(biāo)體系，并結(jié)合員工IDE協(xié)議等相關(guān)指標(biāo)，對(duì)員工月、季、年度工作情況進(jìn)行考核，填寫《考核記錄表》，上報(bào)總經(jīng)理。8.考核結(jié)束后,行政人事部負(fù)責(zé)將考核等級(jí)反映于員工的獎(jiǎng)懲與職位、薪資等級(jí)年度的相應(yīng)調(diào)整。八核薪1.財(cái)務(wù)部根據(jù)《出勤資料卡》、《業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金確認(rèn)單》進(jìn)行核薪2.《出勤資料卡》由行政人事部統(tǒng)計(jì)提供3.《業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金確認(rèn)單》由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計(jì)提供4.財(cái)務(wù)部匯總之薪資表報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)5.周考勤、獎(jiǎng)懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司《員工守則》九保險(xiǎn)（一）社會(huì)統(tǒng)籌保險(xiǎn)1．養(yǎng)老保險(xiǎn)1.1養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理流程1.2養(yǎng)老保險(xiǎn)注意事項(xiàng)2．醫(yī)療保險(xiǎn)2.1醫(yī)療保險(xiǎn)辦理流程2.2醫(yī)療保險(xiǎn)注意事項(xiàng)3．失業(yè)保險(xiǎn)4．住房公積金（二）商業(yè)保險(xiǎn)十人員流動(dòng)（一）調(diào)動(dòng)1．部門內(nèi)員工崗位調(diào)動(dòng)，由部門主管向行政人事部提出調(diào)動(dòng)說明；聽取行政人事部建議后決定；報(bào)備總經(jīng)理；2．部門內(nèi)主管崗位調(diào)動(dòng)，由部門主管向行政人事部及上級(jí)主管提出調(diào)動(dòng)說明，聽取意見后決定；報(bào)備總經(jīng)理；3．部門級(jí)以上主管崗位調(diào)動(dòng)，由總經(jīng)理提出動(dòng)議，聽取有關(guān)建議后決定；報(bào)備執(zhí)行董事；4．調(diào)動(dòng)由行政人事部發(fā)布調(diào)動(dòng)令（二）辭職、辭退按制度辦理辭職手續(xù)，填寫《離職申請(qǐng)書》，經(jīng)有任免權(quán)限的主管批準(zhǔn)后由行政人事部辦妥移交手續(xù)并填寫《移交接清單》后方得視為按正常手續(xù)辭職，行政人事部通知財(cái)務(wù)結(jié)算工資。有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫《解聘/開除通知書》，然后交行政人事部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。被解聘員工應(yīng)辦妥移交接手續(xù)，填寫《移交接清單》后方得離職，同時(shí)由財(cái)務(wù)部結(jié)清工資。無論以何種情況離開公司者,由行政人事部簽發(fā)離職證明書，一式二份,一份交離職人，一份留存行政人事部。員工離職后,行政人事部須將離職人員各項(xiàng)手續(xù)、表單歸檔封存。十一關(guān)聯(lián)企業(yè)1．公司對(duì)關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級(jí)主管執(zhí)行人事管理職責(zé)；2．管理范圍外方人員：請(qǐng)休假國(guó)內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退3．各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程4．各項(xiàng)管理之決定均須經(jīng)董事長(zhǎng)校核。第二章行政管理一禮儀紀(jì)律1.行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督；2.行政人事部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部門主管；3.行政人事部確認(rèn)獎(jiǎng)懲事實(shí)，可提請(qǐng)有關(guān)主管研究提出獎(jiǎng)懲申請(qǐng)；4.對(duì)公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政人事部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二工作計(jì)劃與報(bào)告沒有計(jì)劃的行為是無效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對(duì)公司、部門、員工行為的計(jì)劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過對(duì)計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評(píng)估。（一）公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會(huì)計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會(huì)計(jì)年度的發(fā)展計(jì)劃。2公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會(huì)核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。3部門年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。5公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是對(duì)公司、部門經(jīng)營(yíng)發(fā)展的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。（二）部門、員工月度工作計(jì)劃1部門主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、員工下月度工作計(jì)劃安排。2月度工作計(jì)劃通過對(duì)《月度工作計(jì)劃表》的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時(shí)間控制。3員工月度工作計(jì)劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4部門月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。5月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評(píng)估的主要依據(jù)之一。（三）員工日工作時(shí)間控制計(jì)劃1公司員工通過《日工作時(shí)間控制表》進(jìn)行日工作時(shí)間計(jì)劃與安排控制。2公司員工應(yīng)該按照“《日工作時(shí)間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時(shí)間按照規(guī)定的項(xiàng)目如實(shí)填寫并上交公司行政人事部。3在《日工作時(shí)間控制表》中體現(xiàn)出員工對(duì)每日工作安排的合理性與計(jì)劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，因此，該表格將作為對(duì)員工考核的主要依據(jù)之一，同時(shí)也是員工用于控制時(shí)間、提高效率、自我評(píng)估的依據(jù)。4《日工作時(shí)間控制表》是公司對(duì)外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。（四）專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃1在公司進(jìn)行新市場(chǎng)的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時(shí)，該市場(chǎng)和業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)行專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃。2專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對(duì)該市場(chǎng)、業(yè)務(wù)的全面了解，公司主要經(jīng)營(yíng)人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時(shí)該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃和市場(chǎng)需求與競(jìng)爭(zhēng)變化的基礎(chǔ)上。3專項(xiàng)市場(chǎng)、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作《市場(chǎng)規(guī)劃表》和《業(yè)務(wù)規(guī)劃表》來完成，并嚴(yán)格按照規(guī)劃進(jìn)行市場(chǎng)拓展與業(yè)務(wù)推廣。三會(huì)議管理會(huì)議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場(chǎng)合。公司會(huì)議區(qū)分為定期例會(huì)與非定期會(huì)議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會(huì)議記錄，與會(huì)人員遵守會(huì)議秩序安排同時(shí)提高會(huì)議效率。(一）定期例會(huì)會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員業(yè)務(wù)診斷會(huì)議每工作日上午9:30-10:00各部門人員對(duì)外服務(wù)中相關(guān)問題討論、日計(jì)劃各部主管月度總結(jié)、規(guī)劃會(huì)議每月度第一天下午總經(jīng)理各部門主管、工作人員上月度工作總結(jié)月度工作規(guī)劃報(bào)告各部主管主管例會(huì)每月第一天下午總經(jīng)理、各部主管月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理員工大會(huì)每月中旬一次總經(jīng)理全體員工經(jīng)營(yíng)總結(jié)、工作安排、其他相關(guān)內(nèi)容行政人事部/總經(jīng)理董事會(huì)會(huì)議每年度一次董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理公司重大事項(xiàng)決議總經(jīng)理/董事長(zhǎng)（二）非定期會(huì)議會(huì)議名稱時(shí)間安排參加人員會(huì)議內(nèi)容召集/主持人員公司發(fā)展研討會(huì)不定時(shí)總經(jīng)理、部門主管、主要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)人員就市場(chǎng)拓展、業(yè)務(wù)推廣、公司經(jīng)營(yíng)等相關(guān)事項(xiàng)的討論行政人事部主任/總經(jīng)理臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)總經(jīng)理、部門主管、其他有關(guān)人員特殊事宜行政人事部主任/總經(jīng)理董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議不定時(shí)董事長(zhǎng)、董事、總經(jīng)理公司經(jīng)營(yíng)特殊重大事宜總經(jīng)理/董事長(zhǎng)（三）會(huì)議安排1．公司內(nèi)會(huì)議由行政人事部秘書安排，部門內(nèi)會(huì)議由各部自行安排2．主會(huì)人會(huì)前一天需向秘書告知會(huì)議安排、會(huì)議內(nèi)容3．秘書須提前四小時(shí)以上書面通知與會(huì)人地址、時(shí)間、內(nèi)容4．秘書負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排與整理5．開會(huì)期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會(huì)后將會(huì)議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案四辦公設(shè)備管理1．電腦1.1行政人事部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政人事部對(duì)行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼；1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄；1.4員工不得私設(shè)電腦密碼2．傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)：2.1由公司行政人事部統(tǒng)一管理與使用2.2建立嚴(yán)格的使用登記制度2.3未經(jīng)許可，個(gè)人不得自行操作使用3．可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)3.1行政人事部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)\復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)五文書作業(yè)（一）打印1．總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫《文書委派單》，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級(jí)別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2．打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3．對(duì)外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程）4．文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人（二）復(fù)印1．公司復(fù)印作業(yè)由行政人事部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2．一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3．客戶資料、服務(wù)文本、公司級(jí)文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級(jí)、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級(jí)主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4．秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識(shí)等）六收發(fā)文1.文件是經(jīng)營(yíng)信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。XXX顧問管理公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2.本公司對(duì)外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人----文秘統(tǒng)一辦理，她是各級(jí)文件管理的直接承擔(dān)者。附《收、發(fā)文登記表》3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號(hào)、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請(qǐng)傳閱人或承辦人在“收文簽字簿”上簽收，文秘對(duì)有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對(duì)文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5.本公司對(duì)外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見《文檔管理制度》。6.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號(hào)、發(fā)送后歸還原稿人。凡對(duì)外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。7.對(duì)一些機(jī)密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。8.每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政人事部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》9.文件管理應(yīng)參見《文檔管理制度》規(guī)定辦理。對(duì)公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊(cè)工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊(cè)。10.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。七用印1.本公司以公司名義對(duì)外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。2.公司各部申請(qǐng)簽章及總經(jīng)理、董事長(zhǎng)職章，應(yīng)提出申請(qǐng)(匯簽)經(jīng)上級(jí)核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。八文檔（一）圖書雜志1.公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政人事部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。2.文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊(cè)、金額按類型編號(hào)，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱,借書人不得拒絕。附《圖書登記冊(cè)》3.一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊(cè)數(shù)以三冊(cè)為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政人事部處登記。4.對(duì)圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。（二）專業(yè)資料1．資料分類：1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件；1.2公司由政府主管部門購(gòu)買的政策法規(guī)；1.3公司各類剪報(bào);1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2．公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外3．特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn)（三）客戶檔案1．客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2．客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3．客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4．特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)報(bào)批5．服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任（四）辦公文檔1．行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理2．行政人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告司內(nèi)行政3．業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告司內(nèi)行政拓展資料談項(xiàng)目A、B、C……執(zhí)行項(xiàng)目A、B、C……九訪客接待1.來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。2.接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3.秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。十辦公用品（一）文具1．行政人事部負(fù)責(zé)辦公文具的采購(gòu)與領(lǐng)用登記2．行政人事部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行（二）茶、水1．行政人事部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購(gòu)與使用登記2．定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購(gòu)買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序3．公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動(dòng)時(shí)，行政人事部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動(dòng)的正常進(jìn)行十一采購(gòu)1.公司辦公日用品和低耗品由行政人事部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購(gòu)置。2.辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政人事部統(tǒng)一處理。3.行政人事部須對(duì)固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4.公司各業(yè)務(wù)部門將需要購(gòu)置的固定資產(chǎn)以申請(qǐng)單形式上報(bào)行政人事部，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政人事部對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價(jià)格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政人事部下達(dá)采購(gòu)指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、談判及草擬合同條款，最后確定采購(gòu)價(jià)格及合同條款，委任采購(gòu)人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政人事部門備案。十二固定資產(chǎn)管理1.行政人事部對(duì)公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊(cè)2.固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無再使用價(jià)值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”一式二聯(lián),注明申請(qǐng)單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號(hào)、名稱、數(shù)量、購(gòu)入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購(gòu)買金額、累計(jì)折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。3.“固定資產(chǎn)申請(qǐng)單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政人事部。4.財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。如為出售則暫時(shí)存檔。5.行政人事部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請(qǐng)單”存檔。6.固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。十三物業(yè)1．行政人事部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項(xiàng)物業(yè)管理2．負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜3．負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理4．負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔5．負(fù)責(zé)辦公室的鑰匙管理十四公司福利1.公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日,行政人事部得以公司名義安排祝賀。3.行政人事部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎(jiǎng)金分配之討論。4.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政人事部申請(qǐng)補(bǔ)助或救濟(jì)。5.辦理補(bǔ)助程序如下：由申請(qǐng)人填具申請(qǐng)書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政人事部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會(huì)財(cái)務(wù)部支付。十五午餐第三章業(yè)務(wù)支持一公司主頁1．行政人事部負(fù)責(zé)公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜2．企劃部根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負(fù)責(zé)主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改3．行政人事部根據(jù)經(jīng)確認(rèn)的主頁內(nèi)容，進(jìn)行下載、修改及上傳的技術(shù)處理4．行政人事部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜5．行政人事部負(fù)責(zé)主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計(jì)和報(bào)告事宜二商業(yè)秘密保護(hù)制度（一）目的保護(hù)公司與客戶的商業(yè)秘密，維護(hù)公司的安全與利益。（二）使用范圍本規(guī)則適用于XXXX公司全體員工。（三）定義1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。其中：不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報(bào)紙、新聞、出版物等）由外界直接獲?。荒転楣編斫?jīng)濟(jì)利益、具有實(shí)用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實(shí)的或者潛在的經(jīng)濟(jì)利益或競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識(shí)、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實(shí)施。2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，包括：（1）公司管理、財(cái)務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計(jì)、制度文本內(nèi)容及方法；（2）公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。（3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法；（4）公司客戶名冊(cè)；（5）公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與營(yíng)銷策略；（6）招投標(biāo)的規(guī)劃與標(biāo)底；（7）客戶資料；（8）上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。3、公司商業(yè)秘密的來源：（1）公司自行制作并符合所述定義者；（2）公司以外第三方制作并符合所述定義者；（3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的：（1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）；（2）公司《文件檔案管理制度》規(guī)定的各類秘密文件、資料等。（四）保護(hù)原則保護(hù)商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級(jí)管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項(xiàng)工作的原則。（五）責(zé)任部門與人員1由行政人事部與法律顧問協(xié)同負(fù)責(zé)公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。2公司全體員工負(fù)有保護(hù)商業(yè)秘密的責(zé)任和義務(wù)。（六）保護(hù)措施1．在《XXXX公司勞動(dòng)合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護(hù)條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。2．公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對(duì)特定事項(xiàng)的保密承諾書。3．行政人事部對(duì)電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同時(shí)公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。4．行政人事部對(duì)傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一管理，由專人使用，建立嚴(yán)格的使用登記管理流程。5．行政人事部建立嚴(yán)格的管理流程對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行管理。6．行政人事部負(fù)責(zé)根據(jù)《文件檔案管理制度》進(jìn)行對(duì)各類載體設(shè)置警示標(biāo)識(shí)的工作。警示標(biāo)識(shí)包括：密級(jí)標(biāo)識(shí)、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。（七）泄密應(yīng)急1．員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時(shí)，均有義務(wù)報(bào)告主管部門立即采取防范措施；2．公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當(dāng)事人均有義務(wù)立即報(bào)告主管部門即采取補(bǔ)救措施；（八）泄密責(zé)任追究1．當(dāng)公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任；2．根據(jù)情況，公司同時(shí)可追究主管部門和人員的連帶責(zé)任。（九）培訓(xùn)行政人事部組織對(duì)公司全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。三文件檔案管理制度（一）意義（二）文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏（硬盤存藏、磁盤存藏）形式。1.公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì)文件：董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等3.公司管理制度：公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)