201文件控制程序

文件控制程序（管理制度）1目的對(duì)起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保公司所屬各有關(guān)場所使用相應(yīng)文件的有效版本，從而保證起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系正常有效地運(yùn)行。2范圍合用于與起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的的文件的控制。3術(shù)語和定義文件：指本公司所購買、編制和接收的對(duì)起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的有效書籍、文字材料、圖紙、照片、計(jì)算機(jī)磁盤、光盤、磁帶等圖文和電子載體。文件管理：指對(duì)起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的文件進(jìn)行的編制、審核、批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、使用、評(píng)審、更改、回收、作廢、銷毀和歸檔等的控制工作。4職責(zé)最高管理者、授權(quán)代理人、質(zhì)量保證工程師、各部門負(fù)責(zé)人（各質(zhì)量控制系統(tǒng)責(zé)任人）、技術(shù)負(fù)責(zé)人等負(fù)責(zé)相關(guān)文件的審批。各部門負(fù)責(zé)相應(yīng)歸口管理文件的發(fā)放、回收、銷毀、原件保存及作好相關(guān)記錄。各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和使用保管。技術(shù)質(zhì)量部是文件控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定本程序（管理制度），并定期對(duì)各部門的文件操縱情況進(jìn)行催促和檢查。5工作內(nèi)容和要求文件的分類以下文件均為公司起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系所要求的文件，必須予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，必須按照本手冊(cè)425《記錄控制程序（管理制度）》的規(guī)定進(jìn)行控制。a）起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證手冊(cè)、質(zhì)量保證程序（管理制度）、作業(yè)（工藝）文件;b）與起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的行政文件；C）合同文件；d）采購文件、分包、對(duì)外委托的文件；e）質(zhì)量計(jì)劃（包括過程控制表卡、施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、操作規(guī)程、專項(xiàng)技術(shù)措施方案）;f）起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系的記錄；g）外來文件（包括法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，型式試驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告，分供方產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、資格證明文件等。其中安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)必須有正式版本。）;h）培訓(xùn)工作資料、編制方案的依據(jù)資料等。文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)公司起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系所要求的文件，在正式發(fā)布實(shí)施前必須得到審批。審批人在審批文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審查文件的充分性和適宜性，把好文件審查關(guān)，不充分和不適宜的文件應(yīng)進(jìn)行修改完善后再批準(zhǔn)，通過文件審批應(yīng)確保公司制定的文件具備充分性和適宜性?！顿|(zhì)量保證手冊(cè)》（管理體系說明），由技術(shù)質(zhì)量部組織各職能部門及各質(zhì)量控制系統(tǒng)責(zé)任人員編寫，授權(quán)代理人（質(zhì)量保證工程師）審核，最高管理者審批。質(zhì)量保證體系程敘文件（管理制度），由技術(shù)質(zhì)量部組織各職能部門及各質(zhì)量控制系統(tǒng)責(zé)任人員編寫，授權(quán)代理人（質(zhì)量保證工程師）審核，最高管理者審批。納入《質(zhì)量保證手冊(cè)》（管理體系說明）中各章節(jié)條款。作業(yè)（工藝）文件和質(zhì)量記錄由技術(shù)質(zhì)量部組織相關(guān)部門編寫，質(zhì)量保證工程師或者技術(shù)負(fù)責(zé)人審批。524起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量計(jì)劃（施工組織設(shè)計(jì)或者施工方案、過程控制表卡），由技術(shù)質(zhì)量部組織相關(guān)部門編寫，質(zhì)量保證工程師或者技術(shù)負(fù)責(zé)人審批。525公司與起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的行政文件，由設(shè)備物資供應(yīng)分公司編寫，公司辦公室審核，最高管理者審批。526設(shè)備物資供應(yīng)分公司的內(nèi)部管理的辦法、措施、制度和加工制作計(jì)劃、施工（生產(chǎn)）計(jì)劃等，由分公司組織有關(guān)人員編寫，分公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，分公司經(jīng)理審批。527中層以上（含中層）管理崗位的任職要求，由人力資源部組織編寫、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核、最高管理者審批。528普通工作崗位的任職要求，由人力資源部組織各職能部門、分公司編寫，公司領(lǐng)導(dǎo)審批。529起重機(jī)械安裝、維修合同文件由設(shè)備物資供應(yīng)分公司起草，設(shè)備物資供應(yīng)分公司負(fù)責(zé)人簽訂。5210起重機(jī)械安裝、維修物資、零部件、原材料采購合同由設(shè)備物資供應(yīng)分公司編寫，設(shè)備物資供應(yīng)分公司負(fù)責(zé)人簽訂。勞保用品和安全設(shè)施的采購合同由設(shè)備物資供應(yīng)分公司編寫，設(shè)備物資供應(yīng)分公司負(fù)責(zé)人簽訂。5212其他文件的審批，按相應(yīng)的程序、作業(yè)文件的規(guī)定執(zhí)行。必要時(shí)，對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)在每次內(nèi)部審核、管理評(píng)審和行政許可評(píng)審機(jī)構(gòu)審核中對(duì)現(xiàn)有起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系文件［質(zhì)量保證手冊(cè)、程序（管理制度）、作業(yè)（工藝）文件等］進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審現(xiàn)有體系文件的適宜性、充分性，必要時(shí)予以修訂。修訂或者更新文件時(shí)，由相應(yīng)責(zé)任部門按原審批程序進(jìn)行批準(zhǔn)和發(fā)放到原文件的發(fā)放范圍。確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別541文件更改時(shí)，由更改申請(qǐng)人填寫文件更改單，說明更改原因，對(duì)重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）還必須附有充分的證據(jù)。542經(jīng)文件的原審批人審批，原審批人不在時(shí)，則由被授權(quán)的接替人予以審批，公司文件主管部門應(yīng)向該次審批人提供必需的背景材料，審批人在審批時(shí)應(yīng)考慮更改的可行性和合用性。543文件更改獲得批準(zhǔn)后，該文件的主管部門將文件更改單予以印制、發(fā)放，發(fā)放應(yīng)按該文件的原發(fā)放范圍予以發(fā)放，確保原文件持有的各部門/人員均獲得更改通知。各部門/人員接到文件更改單后，應(yīng)在原文件上更改處作出局部修改的標(biāo)識(shí)，文件更改單應(yīng)與原文件隨行管理。當(dāng)發(fā)生重大更改或者多次更改時(shí)，普通應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行換版。換版由該文件主管部門制發(fā)新文件進(jìn)行審批、發(fā)放，同時(shí)收回相應(yīng)作廢的文件。填寫好文件回收記錄表。已批準(zhǔn)的文件更改單原件，由該文件的主管部門保存。確保在使用處可獲得合用文件的有關(guān)版本551起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系文件的發(fā)放，由文件的編寫或者主控部門制定文件發(fā)放登記表，交負(fù)責(zé)審批或者決定該文件的主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)文件發(fā)放范圍后，印制與確定范圍相一致的份數(shù)，在發(fā)放的文件上注明分發(fā)號(hào)，以分發(fā)編號(hào)作為受控號(hào)進(jìn)行登記發(fā)放。與起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的行政文件按公文處理辦法進(jìn)行發(fā)放。553通過電子版本形式發(fā)放的文件，在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上辦理簽收；通過紙介質(zhì)形式發(fā)放的文件，領(lǐng)用部門/個(gè)人應(yīng)在文件（資料）發(fā)放登記表上簽收。554因文件丟失、嚴(yán)重破損或者其他情況（如提供給顧客、供方、行政許可鑒定評(píng)審機(jī)構(gòu)等或者本身確認(rèn)發(fā)放范圍時(shí)疏漏）而需申請(qǐng)領(lǐng)用時(shí)，由申請(qǐng)者填寫文件領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)其所在部門審核和該文件主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可領(lǐng)用。555因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件。丟失補(bǔ)發(fā)的文件賦予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效。文件主管部門應(yīng)作相應(yīng)的發(fā)放登記和回收登記。各部門收到有關(guān)文件后，應(yīng)及時(shí)作好文件（資料）接收登記表。559公司辦公室收到外來文件，填寫公文處理單，送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批。公司辦公室按公司領(lǐng)導(dǎo)批示將文件要求送相關(guān)部門、分公司、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人閱辦或者轉(zhuǎn)發(fā)到相應(yīng)的部門和場所。5510各部門或者分公司收到有關(guān)文件，將文件上的有關(guān)要求進(jìn)行部門內(nèi)的文件信息傳遞（可組織部門人員學(xué)習(xí)文件或者傳閱文件或者再次轉(zhuǎn)發(fā)等）。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按文件要求組織部門人員實(shí)施。當(dāng)收到的文件涉及多個(gè)部門實(shí)施或者涉及全公司的工作時(shí)，應(yīng)及時(shí)將該文件轉(zhuǎn)交公司辦公室進(jìn)行處理。確保文件保持清晰、易于識(shí)別561公司的各類文件通常應(yīng)打印規(guī)范，手抄文件（如技術(shù)交底審等）應(yīng)字跡工整，各類文件應(yīng)印刷或者書寫清晰，保持清晰、易于識(shí)別，任何人不得在受控文件上亂涂亂改,確保文件的清晰、整潔和完好。各部門持有的受控文件應(yīng)有序、妥善保存，以便存取和查閱，各部門應(yīng)建立本部門持有的在用受控文件清單。起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證文件用不同的文件名稱或者文件編號(hào)予以識(shí)別。--手冊(cè)編號(hào)為：--作業(yè)文件編號(hào)為：_____與起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有關(guān)的行政文件編號(hào)按公文處理辦法進(jìn)行。-—起重機(jī)械安全技術(shù)檔案文件，安裝、維修工程檔案文件編號(hào)按設(shè)備檔案管理規(guī)定要求進(jìn)行。確保外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)法律、法規(guī)、安全技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和顧客及相關(guān)方提供的文件的采集、識(shí)別和控制分發(fā)按《法律法規(guī)和其他要求控制程序》執(zhí)行。防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原于是保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件要進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)所有文件的原稿及文件發(fā)放登記表由該文件的主管部門保存。各部門負(fù)責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識(shí)的文件。582作廢的文件，原稿上應(yīng)加蓋或者注明“作廢文件”標(biāo)識(shí)，原稿保存在文件主管部門。583經(jīng)批準(zhǔn)允許留作資料參考的作廢文件，除加蓋或者注明“作廢文件”標(biāo)識(shí)外，還應(yīng)加蓋或者注明“資料參考”標(biāo)識(shí)，以防止作廢文件的非預(yù)期使用。未回收的留為資料參考的批準(zhǔn)記錄應(yīng)由文件主管部門保存。其余作廢文件由該文件主管部門統(tǒng)一回收并銷毀。該文件的主管部門應(yīng)作好回收記錄和銷毀記錄。585重要文件和有保密要求的文件處置時(shí)，應(yīng)在專人監(jiān)督下，采取粉碎的方式進(jìn)行，不能直接變賣、焚燒或者直接交市政垃圾系統(tǒng)處理。其他部門到本部門借閱文件時(shí)，應(yīng)作好借閱登記。文件管理的其他要求當(dāng)文件執(zhí)行中浮現(xiàn)多種發(fā)布形式或者發(fā)布載體時(shí)，電子媒體應(yīng)采取適當(dāng)?shù)募用艽胧┖托薷臋?quán)限控制措施；當(dāng)文件執(zhí)行中產(chǎn)生歧義或者因載體不同而文件內(nèi)容不一致時(shí)，本公司以紙介質(zhì)文件的原件、或者加蓋責(zé)任部門鮮章的復(fù)印件、或者主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字的書面文件為準(zhǔn)；當(dāng)文件發(fā)生更改時(shí)，各類發(fā)布形式或者發(fā)布載體的文件主管部門應(yīng)確保被更改文件的多種發(fā)布形式或者發(fā)布載體同時(shí)進(jìn)行有效更改，并保持內(nèi)容一致。受控文件不許私自外借。對(duì)起重機(jī)械安裝、維修質(zhì)量保證體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場所，都要使用相應(yīng)文件的有效版本。每份受控文件都應(yīng)有編號(hào)，登記在文件（資料）接收登記表或者受控文件清單上，文件之間相互引用應(yīng)注明相關(guān)文件的名稱或者文件編號(hào)，以便于追溯和提供查詢相關(guān)文件的途徑。起重機(jī)械安裝、維修的某一個(gè)文件發(fā)生修改時(shí)，公司的其他相關(guān)文件也應(yīng)在該文件或者相應(yīng)的附件上進(jìn)行修改，確保全公司所有文件協(xié)調(diào)一致。公司各級(jí)部門編制的文件應(yīng)字跡清晰、注明日期、條理通順、保持清晰，用不同的編號(hào)和不同的文件名予以識(shí)別，妥善保管，在規(guī)定期限內(nèi)予以留存。文件應(yīng)按順序或者清單分類存放，應(yīng)便于檢索、查詢。根據(jù)法規(guī)和保留檔案文件的需要，保存的檔案文件應(yīng)采取不同的編號(hào)、不同的