文書管理制度化

文書管理規(guī)則本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司(含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)門)與外界來(lái)往的文書(包括電報(bào))及關(guān)系企業(yè)(含公司內(nèi)容)各部門間來(lái)往文書(包總公司各部門與外界來(lái)往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工(二)各公司(工廠)所在地與外界來(lái)往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或④總管理處各部、室、中心代表各公司對(duì)外的行文(但本款第六項(xiàng)另有規(guī)定者從對(duì)本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營(yíng)企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長(zhǎng)或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。否答復(fù)及處理期限，記入收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天2.經(jīng)辦人應(yīng)將處理經(jīng)過(guò)、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以文書簽辦單補(bǔ)充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第收發(fā)人員收到發(fā)文文件、原稿收(發(fā))文登記單(一式五聯(lián))，即將發(fā)文文件及原稿送請(qǐng)監(jiān)印人員用印。文件封發(fā)投郵后，登記單第一聯(lián)依收發(fā)文編號(hào)的流水號(hào)裝文原稿及底本依其類別編寫檔號(hào)，將檔號(hào)及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三3.受文部門依前二項(xiàng)的規(guī)定免辦收文者仍應(yīng)處理呈核后依收文日期先后順序歸(二)以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，依第十六條規(guī)定辦理。管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號(hào)并記載于收(發(fā))文編號(hào)登記表再送監(jiān)印人員出第一聯(lián)銷案，再一并編定檔號(hào)填記于檔號(hào)欄，第一聯(lián)依發(fā)文流水編號(hào)的順序核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會(huì)辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會(huì)辦部門協(xié)同門主管交由經(jīng)辦人填注擬完成日期及遲延原因經(jīng)主管批核后，經(jīng)辦部門自存一以(處)、部(室)為單位裝入內(nèi)部信封予以遞送，內(nèi)部處、部、室名稱不另注明經(jīng)辦人姓名，由受文部門收發(fā)人員統(tǒng)一拆封分發(fā)。4.收發(fā)人員將文件遞交寄送中心后，寄送中心人員應(yīng)將同一受文部門之廠(處)部(室)的文件集中整理，開(kāi)具文件遞送清單一式三聯(lián)，第一聯(lián)自存，第二、三聯(lián)(一)公章、董事長(zhǎng)及各公司總經(jīng)理之職章及職銜簽字章均經(jīng)總管理處董事長(zhǎng)核定，由總管理處總經(jīng)理室為管理部門統(tǒng)一制發(fā)。(三)各事業(yè)部經(jīng)理、廠(處)長(zhǎng)的職銜簽字章、特定業(yè)務(wù)之主管職章及各部門的部1.印信的印文磨損申請(qǐng)換發(fā)時(shí)，由監(jiān)印人員填具請(qǐng)(換)發(fā)印信申請(qǐng)表一份，于備3.遺失的印信尋獲時(shí)，應(yīng)即交由監(jiān)印人員于二日內(nèi)依本規(guī)定第三十六條規(guī)定辦(四)印信增刊的申請(qǐng)(一)中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原一。