采購管理制度及流程

采購管理制度及流程貳、采購管理制度

貳、采購管理制度目錄 頁次一、采購計劃 P01–1 二、詢比議價作業(yè) P02–1三、合約采購訂約作業(yè)P03–1四、訂購作業(yè) P04–1五、國外訂購作業(yè) P05–1六、訂購變更作業(yè) P06–1七、進口作業(yè) P07–1八、到貨追蹤作業(yè) P08–1九、驗收作業(yè) P09–1 十、數量驗收不符作業(yè) P10–1十一、質量驗收不符作業(yè) P11–1十二、索賠作業(yè) P12–1十三、應付帳款作業(yè) P13–1十四、非倉儲管理物品之請購作業(yè) P14–1十五、非倉儲管理物品之訂購作業(yè) P15–1 十六、非倉儲管理物品之驗收作業(yè) P16–1

流程圖流程圖流程圖名稱頁次P01詢比議價作業(yè)P02－2P02合約采購訂約作業(yè)P03－3P03訂價作業(yè)P04－2P04國外訂購作業(yè)P05－2P05訂購變更作業(yè)P06－2P06進口作業(yè)(一)P07－2P06-1進口作業(yè)(二)P07－3P07到貨追蹤作業(yè)P08－2P08驗收作業(yè)P09－2P09數量驗收不符作業(yè)P10－2P10質量驗收不符作業(yè)P11－2P10-1質量驗收不符作業(yè)--特采P11－3P11索賠作業(yè)P12－2P12應付帳款作業(yè)P13－2P13非倉儲管理物品請購作業(yè)P14－2P14非倉儲管理物品訂購作業(yè)P15－2P15非倉儲管理物品驗收作業(yè)P16－2

附表附表附表名稱頁次P01原材料采購預計明細表P01－3P02詢比議價呈核表P02－3P03訂購單P04－3P04進貨日報表P08－3P05驗收單P09－3P06進料檢驗日報表P09－4P07驗退通知單P11－4P08特采認證單P11－5P09索賠通知單P12－3P10請購單(非倉儲管理物品專用)P14－3P11訂購單(非倉儲管理物品專用)P15－3P12驗收單(非倉儲管理物品專用)P16－3

一、采購計劃

一、采購計劃P011.作業(yè)程序適用于配合公司銷售計劃、生產計劃及庫存政策擬定材料、商品之采購計劃作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)采購單位(二)倉儲單位3.采購單位對于各項材料、商品,應依其重要性不同,設定標準及前置期間,以決定其訂購時期,并提供倉儲單位作為存量控制及提出請購時間之依據。4.所謂前置期間系指從開始請購材料、商品到驗收、備料、發(fā)料所需的時間,包括:(一)處理訂購單時間。(二)供貨商制造準備期間。(三)運送交貨時間。(四)進料檢驗、收料、備料、發(fā)料的時間。5.為使材料、商品供應順利,并降低庫存量,配合庫存政策對不同材料、商品類別實施不同的采購計劃,其區(qū)分如下:(一)A類:每年耗用量大且值巨之主要原料,如CHIP,DRAM,PCB(1)采購單位配合年度營運預算之編制,依銷售計劃、生產計劃、對所需材料,做通盤規(guī)劃,調查各種材料,商品未來市埸供需情形、市場行情、預計用量變動、前置期間等因素擬定『原物料采購預計明細表』(附表P01),注明日期、編號、安全存量、計劃進廠量、用量及預計單價、金額,經單位主管簽核后,據以編制年度預算。P01-1

(2)采購單位對于主要原料之供應,應于平時即尋訪市場上可供應本公司需求之供貨商,且為確保供貨來源的穩(wěn)定,應依據采購計劃對每項主要原料至少取得三家以上之供貨商資料,以作為與供貨商訂定長期供應合約或訂購之參考。(3)為因應未來市場狀況之影響,對主要原料之采購,采購單位得衡量現貨,期貨市場價格變化、經濟動向、匯率要動等因素,規(guī)劃最佳之采購數量及進貨時機。(二)B類:包括包裝材料及被動配件等(1)根據銷售狀況,以批次采購盡量降低庫存為原則。(2)得視存貨性質,依實際接單狀況采購。(三)C類:一般消耗性物料(1)依存貨性質以定量采購或需要時再行采購方式處理。(2)得視需要依合約采購訂約作業(yè)與供貨商簽訂長期供應合約于需用時,隨時訂貨。(四)商品:(1)購進商品以零庫存為原則,以批次采購為之,按每次客戶訂單之數量為采購數量。(2)對來源不易,前置期間長及考慮經濟采購量等因素之商品,則同A類原料管理,惟應注意其周轉性,預防形成呆滯。P01-2

二、詢、比、議價作業(yè)

二、詢、比、議價作業(yè)P021.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品、固定資產及工程發(fā)包之詢、比、議價作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)采購單位(二)財務單位(三)會計單位3.采購單位人員收到『請購單』第一聯后,如為合約采購,則依訂購作業(yè)程序辦理訂購,如非合約采購,則依請購品名、規(guī)格、尋找供貨商詢價并建立『協(xié)力廠商基本數據表』,并依下列不同情況,以徑行采購或透過書面比、議價方式辦理訂購事宜,茲敘述如下:合乎下列條件者由采購單位人員徑行采購,勿須先行辦理書面比議價。(一)采購金額未達比議價額度者。(二)采購金額雖超過比議價額度,但采購項目非首次采購,且價格未變動及前次之『詢比議價呈核表』未逾有效期間者。除合乎上述條件者外,采購單位人員須透過書面化比議價作業(yè)辦理訂購。4.采購單位人員辦理詢比議價時應選擇三家以上供貨商進行比議價工作．并填寫『詢比議價呈核表』(附表P02)注明日期、品名規(guī)格、用途、最近進貨日期、廠商、單價、數量、請購單號碼、數量、日期、比議價廠商、單價、交貨期、付款條件?并就擬購對象之選擇加以分析及建議。5.『詢比議價呈核表』一式二聯,依核決權限送呈簽核,并加注有效日期,選定供貨商后,分送如下:第一聯:連同『請購單』由采購單位據以辦理訂購事宜后,依編號順序存盤備查。第二聯:送會計單位依編號順序存盤備查。P02－1

三、合約采購訂約作業(yè)

三、合約采購訂約作業(yè)P031.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品、固定資產及工程發(fā)包之合約訂立作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)采購單位(二)測試單位(三)品管單位(四)會計單位(五)行政單位(六)財務單位3.本作業(yè)程序中之大宗采購、項目性訂購．其意義如下:(一)大宗采購:系該項材料每年耗用量大且值巨,為產品之主要原料,如CHIP、DRAM(二)專案性訂購:系依市場行情及國外總代理權或總經銷權爭取或為開發(fā)主要原料之貨源,項目申請屬之。4.采購經辦人員應調閱『協(xié)力廠商基本資料表』了解過去采購及詢價記錄,并選出三家適合之供貨商詢價(若合格之供貨商少于(含)三家．則應全選)。5.采購單位若向新廠詢價,應同時請該廠商提供樣品,并由廠商提供規(guī)格書或承認書一式三份,經單位主管簽核,連同樣品交由測試單位測試。6.測試單位完成測試后,將測試結果填入『承認書』經由單位主管簽核后,分送如下:第一份:送采購單位列為比價之對象。第二份:連同『樣品』送品管單位作為進料驗收之依據。第三份:測試單位依填單日期順序存盤備查。P03-17.采購單位收到『承認書』后,根據測試結果于『詢出議價呈核表』上簽注意見經單位主管簽核后應依規(guī)定會財務單位主管就資金狀況及各供貨商付款件簽注意見,再依核決權限送呈簽核,選定供應廠商。8.采購單位簽訂合約時應會同行政單位與供貨商訂定合約書正本二份,依財務管理印鑒管理作業(yè)辦理用印后,影印二份分送如下:(一)合約書正本二份,一份送供貨商留存,一份送行政單位存盤備查。(二)合約書復印件一份,連同『詢比議價呈核表』第二聯送會計單位,作為付款核對之依據,另『詢比議價呈核表』第二聯則依編號順序存盤備查。(三)合約書復印件一份連同『詢比議價呈核表』第一聯『承認書』單依編號順序存盤并據以登入供貨商檔案及辦理采購事宜。P03－2

四、訂購作業(yè)

四、訂購作業(yè)P041.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品時之訂購作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(－)采購單位(二)會計單位3.采購單位根據『請購單』第一聯『詢比議價呈核表』第一聯,長期供應合約或項目核準之買賣契約,填寫『訂購單』(附表P03),注明訂購日期、『請購單』及『詢比議價呈核表』編號、付款條件、廠商名稱、聯絡人、電話或傳真號碼、送貨地址、材料編號、規(guī)格說明、數量、單價、金額,連同『請購單』第一聯、『詢比議價呈核表』第一聯,依核決權限送呈簽核。4.『訂購單』一式四聯經核準后,『請購單』第一聯、『詢比議價呈核表』第一聯,由采購單位存盤備查,如為國外采購則依國外訂購作業(yè)辦理訂購事宜,如為國內采購,即將『訂購單』分送如下:第一聯:送會計單位第二聯:依郵寄、快遞、傳真、電話等方式請供貨商確認。第三聯:送倉儲單位依編號順序存盤并作為驗收核對之依據。第四聯:由采購單位依編號順序存盤,并據以跟催供貨商如期交貨,其后續(xù)作業(yè)詳見『到貨追縱作業(yè)』。5.會計單位收到『訂購單』第一聯后,應與『請購單』第二聯核對,并將有關訂購資料輸入計算機后,依編號順序存盤備查。P04－1

五、國外訂購作業(yè)

五、國外訂購作業(yè)P051.本作業(yè)程序適用于采購材料和商品時之國外訂購作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)采購單位(二)會計單位3.采購單位依訂購作業(yè)填寫『訂購單』一式四聯,依核決權限送呈簽核后,將『訂購單』分送如下:第一聯:送會計單位依順序存盤備查。第二聯:送國外采購單位,據以依郵寄、快遞、傳真、電報、電話等方式發(fā)出訂購承諾電子國外廠商。第三聯:送倉儲單位作為驗收核對之依據并依編號順序存盤。第四聯:由采購單位依編號順序存盤,據以利于到貨追蹤作業(yè)。4.國外采購單位收到國外廠商之擬制發(fā)票(PRO-FORMAINVOICE),應先與『訂購單』核對后,訂購單第二聯存檔備查,再依據國外廠商之擬制發(fā)票辦理進口作業(yè)。P05－1

六、訂購變更作業(yè)

六、訂購變更作業(yè)P061.本作業(yè)程序適用于訂購后數量、單價、交期、付款條件、規(guī)格、變更或取消訂單等作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)采購單位(二)會計單位3.采購單位接獲供貨商通知,必須變更『訂購單』項目時,如為價格變動,則應依詢比 議價作業(yè),辦理詢、比、議價,再根據變更項目填『異動事項通知單』,注明日期、 原單據號碼、異動型態(tài)、原內容、異動內容及異動原因等數據后,依核決權限送呈簽核。4.『異動事項通知單』經核淮后,影印三份分送如下:(一)送會計單位(二)送供應廠自存。送倉儲單位,置于原訂購單下存檔備查。正本由采購單位,連同『訂購單』第四聯依『訂購單』編號順序存盤,并將異動料登入供貨商資料表。5.會計單位收到『異動事項通知單』復印件,與原『訂購單』第一聯核對后將異動資料輸入計算機更改原『訂購單』數據后,依原訂購單編號順序存盤。P06-1

七、進口作業(yè)

七、進口作業(yè)P071.本作業(yè)程序適用于向國外采購之進口處理作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:采購單位進出口單位(二)財務單位3.采購單位收到『擬制發(fā)票』經單位主管簽核后,若申請開立信用狀時,進出口單位應與財務單位協(xié)商決定開狀銀行,自行填妥各項必要數據后,如為FOBTERMS交易時,應即查詢船公司或船務代理或空運公司,安排最適當之船期,在FOB及C&FTERMS時,即依貨物之性質,選定運輸保險,以及其它必要之附加險。4.進出口單位依一般費用報支作業(yè)申請開狀費用,將信用狀申請書(如為T/T則無信用狀申請書)交由財務單位至開狀銀行開立信用狀。5.財務單位于開狀日后數日自銀行取回有關單據文件后,送進出口單位存盤備查。6.采購單位接獲國外廠商之裝船通知,應即通知進出口單位。7.進出口單位收到國外廠商送來之裝船文件副本后,與信用狀核對,不相符通知國外廠商補運后,再依一般費用報支作業(yè)向財務單位申請贖單用款,并備具贖單所需文件交財務單位向開狀銀行贖回全部進口文件正本,交采購單位。8.進出口單位填進口貨物到貨通知單收到進口文件正本應影印一份副本送驗收單位作為驗收核對之依據。9.進口貨物到港時,進出口單位應備報關文件交報關行辦理報關提貨,并應負責催促報關行盡辦理。10.進出口單位接到報關行轉來之繳費通知,應即依一般費用報支作業(yè)向財務單位申請關稅款,請報關行代繳后,據以向海關提貨。P07-1

八、到貨追蹤作業(yè)

八、到貨追蹤作業(yè)P081.本作業(yè)程序適用于完成訂購、國外訂購、訂購變更之到貨追蹤作業(yè)。2.本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:采購單位3.采購單位依據『訂購單』第四聯或『異動事項通知單』由計算機打印預定進貨日期、供應商名稱、電話或傳真號碼、訂購單號碼、料號、品名規(guī)格、數量、單價、金額累積進貨數、未交數等資料,據以查核各供貨商并督促交貨進度。4.采購單位查核供貨商,獲悉將如期交貨,應通知驗收單位排定收料時間其后續(xù)作業(yè)詳見『驗收作業(yè)』,如供貨商不能如期交貨,應即填寫『異動事項通知單』通知相關單位,其后續(xù)作業(yè)詳見『訂購變更作業(yè)』。P08－1

九、驗收作業(yè)

九、驗收作業(yè)P091.本作業(yè)程序適用于采購材料及商品之驗收作業(yè)。2.本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)倉儲單位(二)品管單位3.倉儲單位于收到『訂購單』第三聯及『異動事項通知單』復印件后,依采購類別、數量及約定送貨日期預先安排適當儲位及卸料工具之準備。4.供貨商交貨時,門禁人員應就供貨商交貨卡車數據輸入進出廠登記薄,并通知倉儲單位收料。5.倉儲單位辦理驗收時應先查閱『訂購單』、『異動事項通知單』復印件無誤后,指示供應商卸貨地點,且要求依規(guī)定之堆棧方式卸料。6.卸貨完畢后,倉儲單位應核對『訂購單』、『異動事項通知單』登載之數量,如數量不相符則依規(guī)定辦理收料或退貨,其作業(yè)詳『數量驗收不符作業(yè)』。7.倉儲單位經驗收數量后,依實際交貨量填寫『驗收單』(附表P05)注明驗收日期、廠商編號、名稱、料號、品名規(guī)格、單位、送貨量、累計交數量、訂購單號碼、訂單量,品管單位依材料檢驗規(guī)范檢驗或使用單位抽檢樣品。8.品管單位檢驗后于『驗收單』上簽注驗收意見后送回倉儲單位并將驗收結果登入『進料檢驗日報表』(附表P06)。如檢驗不合格應填『驗退通知單』,其后續(xù)作業(yè)詳『質量驗收不符作業(yè)』。9.倉儲單位收到品管或使用單位簽注合格之『驗收單』將交貨量及累計交貨量填入送單位主管簽核后,分送如下:第一聯:送會計單位依序存盤備查。第二聯:連同廠商送來之發(fā)票二、三聯,送貨單送會計單位據以核對入帳。第三聯:送采購單位存盤備查。第四聯:倉儲單位據以登入材料卡并按編號順序存盤,材料、商品則存放于適當儲位。10.采購單位收到『驗收單』并于窗體上加注單價、金額、營業(yè)稅、應付金額及付款條件,如注明補貨或扣款者,應即通知廠商,其后續(xù)作業(yè)詳見『索賠作業(yè)』。P09-1

十、數量驗收不符作業(yè)

十、數量驗收不符作業(yè)P101.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品及固定資產之數量驗收不符作業(yè)。2.本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)倉儲單位(二)采購單位3.倉儲單位辦理驗收發(fā)現數量不符時,如系供貨商超交,應通知采購單位,了解超交之原因決定是否收料,如超交部份拒收,采購單位應通知供貨商限期取回．如超交數準予收料,則將實收數填入『驗收單』辦理質量驗收其后續(xù)作業(yè)詳『驗收作業(yè)』。4.倉儲單位于辦理驗收時,經核對發(fā)現供貨商短交時,應通知采購單位,了解供貨商短交原因,如短交不予收料應由采購單位通知供貨商限期取回,如短交不拒收則依實際驗收數量填入『驗收單』辦理質量驗收。P10-1十一、質量驗收不符作業(yè)

十一、質量驗收不符作業(yè)P111.本作業(yè)程序適用于采購材料及商品之質量驗收不符作業(yè)。2.本作業(yè)程序之功能單位依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)倉儲單位(二)會計單位(三)品管單位(四)采購單位視購置物品授權狀況區(qū)分:3.品管單位或使用單位人員檢驗后,如檢驗不合格,應填『驗退通知單』(附表P07)一式三聯,注明單號、供貨商名稱、材料／商品名稱、編號、訂單、驗收單編號、交貨數量、抽驗數量、收料日期、檢驗日期、檢驗結果及建議等數據,送單位主管簽核并判定處理方式后?分送如下:第一聯:送采購單位據以轉銷訂購單及聯絡客戶。第二聯:送生管單位據以規(guī)劃制程。第三聯:送品管單位存盤備查。4.品管單位于『驗收單』上注明檢驗結果?若不良品經判定拒受后送倉儲單位辦理退貨,經單位主管簽核后,一式四聯分送如下:第一聯:送會計單位入帳附于傳票后。第二聯:送會計單位依序號存盤備查。第三聯:送采購單位據以轉銷訂購單及聯絡客戶。第四聯:倉儲單位并據以辦理退料作業(yè)。6.不良品經判定以特采方式處理收料時,另填寫『特采認證單』一式四聯(附表P08),注明編號、日期、供貨商名稱、材料、商品名稱及編號、進料日期、特采方式、數量、特采原因、不良內容及建議事項,送相關單位主管簽核決定特采之處理方式后?分送如下:第一聯:送生管單位據以排定制程并存檔備查。第二聯:送品管單位作為驗收之依據并存檔備查。第三聯:送生產單位存盤備查。第四聯:送采購單位存盤備查。7.品管單位或使用單位人員依相關單位主管簽核后判定處理方式,如為有條件特采其后續(xù)作業(yè)詳見『索賠作業(yè)』不論有無條件特采,均將『特采認證單』第二聯依編號順序存檔,并將『驗收單』、『驗退通知單』、『特采認證單』送采購單位。P11－1十二、索賠作業(yè)

十二、索賠作業(yè)P121.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品及固定資產數量、質量驗收不符之索賠作業(yè)。2.本作業(yè)程序之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:(一)采購單位(二)會計單位3.采購單位取得數量及質量不符『驗收單』,如屬進口之材料、商品、固定資產,應即找公證行公證并出公證報告影印寄給廠商及保險公司,如屬非進口之材料、商品、固定資產應即通知供貨商補足數量或以折讓扣款。4.采購單位依據『驗收單』、『驗退通知單』、『特采認證單』填『索賠通知單』(CreditNote)一式三聯(附表P09)注明編號、日期、供貨商名稱、訂購單號碼、驗收單號碼、處理情形、索賠或扣款金額,經單位主管簽核后,分送如下:第一聯:送會計單位據以填折讓單或索賠款收入入帳事宜。第二聯:送交供應廠商。第三聯:連同『驗收單』、『驗退通知單』、『特采認證單』依編號順序由采購單位存盤。P12-1十三、應付帳款作業(yè)十三、應付帳款作業(yè)P131.本作業(yè)程序適用于采購材料、商品之應付帳款作業(yè)。2.本作業(yè)程序之功能單位?依本公司現行組織系統(tǒng)及職掌劃分如下:會計單位3.會計單位收到『驗收單』廠商之統(tǒng)一發(fā)票第二、三聯及送貨單等相關單據?應審核其記載是否符合下列規(guī)定:買受人:耕宇股份有限公司統(tǒng)一編號:12479560開立發(fā)票日期:應與交貨或預付貨款之日期相同品名及數量:應與所購材料商品相符單價及金額:審核單價是否與訂購單或異動事項通知單相符?并驗算其金額。營業(yè)稅屬應稅統(tǒng)一發(fā)票應蓋妥供貨商之『統(tǒng)一發(fā)票專用章』前項供貨商名稱應與實際交貨之供貨商相符?并以統(tǒng)一發(fā)票所載供貨商為付款對象所載買受人名稱及營利事業(yè)統(tǒng)一編號?如有錯誤不得任意刪改?應請供貨商作廢重開?如于次月使發(fā)現錯誤;亦要求作廢重開?不得按銷貨退回或折讓處理。5.會計單位核對無誤后?應即將『驗收單』輸入計算機(應付帳款管理系統(tǒng))?定期打印『進貨明細表』核對無誤后?送單位主管簽核后?編制傳票及有關憑證依編號順序存盤。6.本公司之采購付款?除特殊情形或與供貨商合約規(guī)定須實時付款外?每月按供貨商匯總于次月一次支付之?會計單位應于付款日前打印『應付帳款明細表』送財務單位開立支票?其后續(xù)作業(yè)詳見『財務管理出納支出作業(yè)』。P13-1

十四、非倉儲管理物品請購作業(yè)

十四、非倉儲管理物品請購作業(yè)P14本作業(yè)程序適用于非倉儲管理物品之請購作業(yè)。2.本作業(yè)程序中之功能單位,依本公司現行組織系統(tǒng)及職