國家行政機關(guān)公文格式

公文的概念公文，全稱公務文書，是指行政機關(guān)在行政管理活動中產(chǎn)生的，按照嚴格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制訂的含有傳遞信息和統(tǒng)計作用的載體。什么是公文？自古以來定義甚多，眾說紛紜，見仁見智。取其共識，公文乃公務活動的產(chǎn)物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。換言之，公文是各級各類國家機構(gòu)、社會團體和企事業(yè)單位在解決公務活動中有著特定的效能和廣泛的用途的文書，它能夠超越時空的限制，為國家管理提供所需的信息。公文解決是圍繞公文形成并產(chǎn)生效力的整體過程，它涉及了國家機關(guān)和社會組織的各級各類人員。認識公文的特點、內(nèi)涵是寫好公文的先決條件。公文的特點第一、公文的制作者是依法成立的組織。第二、公文含有特定效力，用于解決公務；公文含有行政機關(guān)賦予的特定的效能和影響力。第三、公文含有規(guī)范的構(gòu)造和格式，多個類型的公文都有明確規(guī)定的格式，而不是像私人文獻那樣重要靠多個“商定俗成”的格式。公文區(qū)別于其它文章的重要特點是公文是含有法定效力于規(guī)范各式的文獻。公文的種類實施的《國家行政機關(guān)公文解決方法》對“公文”種類是這樣規(guī)定的：第九條行政機關(guān)的公文種類重要有：（一）命令（令）合用于根據(jù)有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政方法；嘉獎有關(guān)單位及人員。（二）決定合用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適宜的決定事項。（三）公示合用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。(四）通告合用于公布社會各有關(guān)方面應當恪守或者周知的事項。（五）告知合用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相附屬機關(guān)的公文，傳達規(guī)定下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（六）通報合用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者狀況。（七）議案合用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。（八）報告合用于向上級機關(guān)報告工作，反映狀況，回復上級機關(guān)的詢問。（九）請示合用于向上級機關(guān)請求批示、同意。（十）批復合用于回復下級機關(guān)的請示事項。（十一）意見合用于對重要問題提出見解和解決方法。（十二）函合用于不相附屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和回復問題，請求同意和回復審批事項。（十三）會議紀要合用于記載、傳達會議狀況和議定事項。公文的審美價值人們能從一篇成功的公文中感受到審美的愉悅，是由于公文的內(nèi)容體現(xiàn)著一種社會美。“所謂社會美，普通是從形式里能看到內(nèi)容，顯出社會的目的性。在合目的性和合規(guī)律性的統(tǒng)一中，更多體現(xiàn)出一種實現(xiàn)了的目的性?！泵兰炔淮嬖谟趯徝缹ο螅膊淮嬖谟趯徝乐黧w，而存在于人的社會性物質(zhì)實踐活動中，美與審美主體都是社會實踐的產(chǎn)物。公文恰恰直接而集中地體現(xiàn)了社會實踐性的特性，同時又含有了形成社會美的本身機制。在“在合目的性和合規(guī)律性的統(tǒng)一中”，形成了一種社會美。和人類其它精神產(chǎn)品同樣，公文的審美價值同樣根植于它的人文內(nèi)涵，只是體現(xiàn)的形式不同而已。國家行政機關(guān)公文格式附件：條文釋義1范疇

本原則規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張規(guī)定、印制規(guī)定、公文中各要素排列次序和標記規(guī)則。

本原則合用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其它機關(guān)公文可參考執(zhí)行。

使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參考本原則按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

本章規(guī)定了原則的內(nèi)容范疇、合用范疇和特定范疇。

(1)內(nèi)容范疇

內(nèi)容范疇只涵蓋國家行政機關(guān)公文（下列簡稱“公文”）格式中的紙張規(guī)定、印制規(guī)定、公文各要素的排列次序和標記規(guī)則，并不是公文格式的全部范疇。對公文格式的完整規(guī)定應是把《國家行政機關(guān)公文解決方法》中對公文格式的規(guī)定與本原則結(jié)合起來學習。

(2)合用范疇

本原則合用于國家各級行政機關(guān)的公文，其它機關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參考執(zhí)行。所謂參考執(zhí)行的含義是能夠結(jié)合自己的實際執(zhí)行(3)特定范疇

《方法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文能夠同時使用少數(shù)民族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習慣與中文不同，執(zhí)行本原則在某些地方可參考本原則另行規(guī)定。

2引用原則

GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

在本原則中引用的國標GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，重要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在普通的公文用紙中，重要是采用印刷紙和書寫紙。由于該原則是根據(jù)國際原則ISO218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際原則一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為土3mm。因此GB／T9704一1999《國家行政機關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的根據(jù)就是GB／T148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。

3定義

本原則采用下列定義。

3．1字Word

標記公文中橫向距離的長度單位。一種字指一種中文所占空間。

3．2行l(wèi)ine

標記公文中縱向距離的長度單位。本原則以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。

在本原則中為擬定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是中文的橫向距離。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在原則中所指的一行就是一種固定的數(shù)量單位。由這兩個定義能夠把公文中橫縱坐精確地將公文中的任何一種要素加以定位。

4公文用紙重要技術(shù)指標

公文用紙普通使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。

由于公文的特殊地位，首先要考慮其外觀嚴肅、莊重，另首先更要考慮其頻繁使用和作為檔案長久保存的規(guī)定，因此對公文用紙的技術(shù)指標必須作出對應的規(guī)定。

公文用紙的質(zhì)量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。經(jīng)濟條件相對差某些的單位能夠采用紙張質(zhì)量不低于60g／m2的膠版印刷紙，普通公文用紙能夠采用70g／m2的膠版印刷紙。對于某些使用高檔印制設(shè)備的單位能夠采用紙張質(zhì)量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的狀況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合原則的。

公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙有關(guān)的國標和行業(yè)原則有關(guān)紙張白度的指標，進行分析總結(jié)得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，猶如報紙普通，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒適。

橫向耐折度≥15次是為了確保公文用紙的紙張不能太脆，必須確保一定的柔韌性。由于諸多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。

不透明度≥85％是為了確保公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現(xiàn)互相洇透，看上去文字很花很亂，造成印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。

pH值為7．5—9．5是根據(jù)國家檔案局制訂的行業(yè)原則DA／T11一1994《文獻用紙耐久性測試法》中的有關(guān)規(guī)定擬定的。

這項行業(yè)原則規(guī)定，存檔時間在2以上的普通耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長久保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規(guī)定。

5公文用紙幅面及版面尺寸5．1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T148。

5．2公文頁邊與版心足寸

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±lmm

公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

本原則變化了我國公文用紙長久以來始終沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際原則紙型A4型。作出這項規(guī)定應當說是在進行大量調(diào)查研究和對變化公文用紙紙型將對我國對應工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。

作出這項重大變化重要是基于下列三方面的考慮：

(1)采用國際原則已成為國際范疇公文用紙的普遍趨勢

國際原則化組織(ISO)早在1975年就制訂了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格原則，即ISO262：1975，其重要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型(2l0mm×297mm我國在1987年和1988年分別等效ISO6716和ISO216制訂了我國國標GB／T788和GB／T148。但考慮到我國的實際狀況，在這兩項原則中，還規(guī)定了我國自己的原則16開型。隨著國際原則A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時多個辦公自動化設(shè)備含有解決A4型紙的功效，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規(guī)定國際原則A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際原則A4型，使我國公文用紙與國際原則接軌奠定了基礎(chǔ)。

(3)裁減16開型紙的必要性及基本條件分析

長久以來，我國在公文用紙方面始終沿用16開型。這種紙型原則實際是日本早期用的原則?，F(xiàn)今天本已不再使用該種紙型。

用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙尚有一種弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，尚有用B5型紙與l6開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，造成有的政府文獻的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴肅。而國際原則A4型規(guī)格比較嚴格，無論在哪里

買到的A4型紙其誤差不會超出lmm，可確保文獻用紙紙型的統(tǒng)一。因此裁減l6開型公文用紙紙型，采用國際原則A4型作為

公文用紙是十分必要的。

將公文用紙由l6開型改為國際原則A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從現(xiàn)在理解到的狀況看，我國的印刷設(shè)備制造公司已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際原則A系列的印刷設(shè)備，并將逐步裁減舊式生產(chǎn)設(shè)備。并且現(xiàn)在使用中的復印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，諸多政府部門的文印設(shè)備也逐步進行了更新，能夠印制A4型公文。

現(xiàn)在，裁減16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經(jīng)基本成熟。因此在《國家行政機關(guān)公文解決方法》和《國家行政機關(guān)公文格式》國標中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格普通采用國際原則A4型。

6公文中圖文的顏色

未作特殊闡明公文中圖文的顏色均為黑色。

公文在普通狀況下，除了發(fā)文機關(guān)標記、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其它部分均為黑色。為避免在本原則背面各章條的敘述重復，在此作總體規(guī)定。

7排版規(guī)格與印制裝訂規(guī)定

7．1排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，普通每面排22行，每行排28個字。

7．2制版規(guī)定

版面干凈無底灰，筆跡清晰無斷劃，尺寸原則，版心不斜，誤差不超出lmm。

7．3印刷規(guī)定

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超出2mm。黑色油墨應達成色譜所標BLl00％，紅色油墨應達成色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7．4裝訂規(guī)定

公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超出4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

長久以來，我們的公文缺少一種較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此某些公文在印制和裝訂時由于不懂得或不清晰有哪些統(tǒng)一規(guī)定，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴肅。因此在修訂原則時將公文印制和裝訂的規(guī)定規(guī)定下來，重要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清晰理解如何印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)原則的。

(1)在原則中給出排版規(guī)格是確保公文行數(shù)和字數(shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問題而采用的必要方法。在正常一面滿排公文正文的狀況下，應按照這一規(guī)定執(zhí)行。但如果碰到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時，就需要調(diào)節(jié)某一面的字數(shù)和行數(shù)，以確保下一面有公文的正文內(nèi)容。這種狀況就屬特殊狀況。因此在原則中規(guī)定的普通狀況是相對特殊狀況而言的。

(2)在原則中給出制版規(guī)定，是確保采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規(guī)定，以確保公文印制質(zhì)量，減少不合格公文的出現(xiàn)。

(3)在原則中給出印刷規(guī)定，是確保公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。有關(guān)印刷制品的質(zhì)量原則是有諸多指標的，在此原則中僅給出最基本和最通用的某些印刷技術(shù)指標；這些指標只要認真看待是很容易實現(xiàn)的。值得提出的是，為使此后公文在油墨的色譜上能夠基本達成一致，在原則中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按原則中給出的油墨色譜來印制公文，就能夠基本確保公文的顏色的相對一致。

(4)在原則中給出裝訂規(guī)定，是確保公文在裝訂過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為確保公文的長久保存，對公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。在我們的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，某些公文在裝訂時不規(guī)范，散頁明訂的現(xiàn)象普遍，壞釘現(xiàn)象時有發(fā)生，釘鋸的釘位也很不規(guī)范，因而造成公文掉頁現(xiàn)象出現(xiàn)，直接影響公文的完整性。本原則將公文的裝訂規(guī)定加以規(guī)定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關(guān)，以確保公文的質(zhì)量。

8公文中各要素標記規(guī)則

本原則將構(gòu)成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)下列至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞下列的各要素統(tǒng)稱版記。

本原則將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了含有數(shù)年從事公文解決工作實踐經(jīng)驗的同志的建議而擬定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業(yè)已數(shù)年使用，“主體”是本原則提出的新概念。之因此這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，含有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本原則對眉首所合各要素位置的規(guī)定，就能夠設(shè)計文獻的“紅頭”部分(具體設(shè)計辦法后文介紹)。主體的特點是位置經(jīng)常變動，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實質(zhì)性的內(nèi)容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按本原則的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一種位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記尚有一種是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一種單獨部分加以敘述。用一種形象的比方，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯(lián)系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區(qū)別。這是本原則對公文構(gòu)造劃分提出的新觀點，也是本原則在構(gòu)造上的最大特點。

8．1眉首

8．1．1公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的次序編號。如需標記公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標記在版心左上角第l行。

并不是全部的公文都需要編制份數(shù)序號。《方法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務院文獻都編有份數(shù)序號。

編份數(shù)序號的目的是精確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范疇和對象。當文獻需要收回保管或銷毀的時候，就能夠?qū)φ辗輸?shù)序號掌握其與否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號能夠掌握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。

本原則規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。普通來說，應根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但最少應不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會使人不知其意，覺得是誤印上去的。對份數(shù)序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號功效，能夠與成文同時印刷，對此本原則不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機夫可自行掌握。本原則規(guī)定份數(shù)序號的位置在版心左上角頂格第1行。

8．1．2秘密等級和保密期限

如需標記秘密等級，用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標記秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

秘密等級是標記公文保密程度的一種標志。根據(jù)《方法》的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范疇的規(guī)定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是普通的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關(guān)的公文中應按照上述規(guī)定在公文中標記公文的秘密等級。

保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的闡明。如公文針發(fā)單位能夠懂得保密期限，可按照國家保密局的規(guī)定在密級程度后標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要闡明的是，如不標記保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。

8．1．3緊急程度

如需標記緊急程度，用3號黑體字，頂格標記在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標記秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標記在版心右上角第1行，緊急程度頂格標記在版心右上角第2行。

緊急程度是對公文送達時限的規(guī)定。根據(jù)《方法》規(guī)定，緊急公文應當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間規(guī)定是多少，由各地行政機關(guān)主管自行擬定。在原則中只規(guī)定緊急程度的標記位置是居于版心右上角頂格第l行。

如果碰到秘密等級和緊急程度需同時標記時，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。

8．1．4發(fā)文機關(guān)標記

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文獻”構(gòu)成；對某些特定的公文可只標記發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標記上邊沿至版心上邊沿為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標記上邊沿至版心上邊沿為80mm。如需標記公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標記上空2行向下依次標記(見圖三)。

發(fā)文機關(guān)標記推薦使用小標宋體字，用紅色標記。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但普通應不大于22mm×15mm(高×寬)。

聯(lián)合行文時應使主辦機關(guān)名稱在前，“文獻”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須確保公文首頁顯示正文。

發(fā)文機關(guān)標記即人們普通所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文獻”二字構(gòu)成的。發(fā)文機關(guān)全稱應以同意該機關(guān)成立的文獻核定的名稱為準。規(guī)范化簡稱應由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。

有某些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱背面不加“文獻”二字，如國務院就有“國務院任免告知”紅頭形式，本原則給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文獻”二字，但只限于特定的公文。普通來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應加“文獻”二字。

發(fā)文機關(guān)標記的字體，本原則推薦使用小標宋體字，是由于小標宋體字顯得莊重，其它字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某些書法藝術(shù)的成分，應當說不適于標記含有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。

發(fā)文機關(guān)標記的字號，本原則以22mm×15mm為高限，現(xiàn)行“國務院文獻”的字號即是22mm×15mm。本原則以此為高限，就是規(guī)定除“國務院文獻”以外，其它各級行政機關(guān)標記的字號要不大于“國務院文獻”，以顯示國務院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來定。

有關(guān)發(fā)文機關(guān)標記的位置，本原則提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標記上邊沿至版心上邊沿為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標記上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標記，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文獻紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。

第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標記上邊沿至

版心上邊沿為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關(guān)批示文獻用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標記距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。

各行政機關(guān)在設(shè)計文獻“紅頭”時，兩種形式均應含有，即

平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標記距上頁邊為62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標記距上頁邊為117mm。

有關(guān)聯(lián)合行文，本原則規(guī)定“文獻”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱

右側(cè)上下居中。本原則還特別提出“文獻首頁必須顯示正文”這

一明確規(guī)定。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)

合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的狀況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不懂得文獻內(nèi)容是什么，是極不嚴肅甚至能夠說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至確保公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標題以及最少一行正文的位置)。

8，1．5發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號構(gòu)成。發(fā)文機關(guān)標記

下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標記；年份應標全稱，用六角括號“〔]”括入；序號不編虛

位(即1不編為O01)，不加“第”字。

發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號構(gòu)成。機關(guān)代字普通由兩個層次構(gòu)成。第一種層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文獻的部門的代字。如鐵道部文獻的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文獻的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是懂得了文獻的主辦部門是誰，能夠比較精確地對文獻進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包合其它的層次，如國務院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、“國函”，“國”代國務院，而“發(fā)”和“函”則代“國務院文獻”和“國務院函”這兩種發(fā)文形式。有的文獻機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。

年份要用全稱，不