會議管理制度

1.0目的制度為規(guī)范會議內(nèi)容和程序，提高公司的辦公質(zhì)量和工作效率，建立健全決策機(jī)制，提高公司管理水平，特制訂本方法。本制度合用于對公司會議的管理。2.0職責(zé)分工2.1會議組織部門：按本方法規(guī)定組織召開會議。2.2會議參加人：按本方法規(guī)定參加會議，按會議決策規(guī)定貫徹，貫徹，并恪守會議制度。2.3會議主持人：按本方法規(guī)定主持會議，維持會議秩序。2.4會議統(tǒng)計員：按本方法規(guī)定作好會議統(tǒng)計，并及時簽發(fā)會議紀(jì)錄。管理內(nèi)容與規(guī)定3.1會議規(guī)定3.1.1會議應(yīng)根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排布署工作。3.1.2會議應(yīng)做到務(wù)實、高效。會前應(yīng)做好充足準(zhǔn)備，充足溝通，進(jìn)行有針對性的討論，要做到能解決實際問題，部門間的日常事務(wù)應(yīng)盡量自行協(xié)調(diào)解決，無需在會議上提報，杜絕空談和形式主義。3.1.3講求實效。會議議定的決策事項、布置的工作任務(wù)、提出的方法方法，與會人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹，貫徹，力求獲得具體成果。3.1.4嚴(yán)格會議紀(jì)律。會議組織部門應(yīng)加強(qiáng)會議管理，做好會議安排；與會人員應(yīng)認(rèn)真準(zhǔn)備、準(zhǔn)時參會，不得缺席或指定別人代表，確因個人緊急事務(wù)需要請假的，須向會議主持人請假，同時指定專人代為參會。3.2公司各類會議及其安排3.2.1總經(jīng)理辦公會3.2.1.1總經(jīng)理辦公會不定時召開，由總經(jīng)理根據(jù)需要決定召開，總經(jīng)理辦公會議題由公司領(lǐng)導(dǎo)組員提出，或由公司各部門提出議題報綜合部，由總經(jīng)理擬定；公司領(lǐng)導(dǎo)組員對議題如故意見或建議，可在會前提出。3.2.1.2總經(jīng)理辦公會研究決定公司重大事項，重要內(nèi)容：1）審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長久規(guī)劃、年度計劃，審批重大投資項目、資產(chǎn)重組和對外合作項目；2）審議決定公司年度財務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤分派方案及彌補(bǔ)虧損方案；3）審議公司業(yè)績考核、薪酬分派方案和基本工資制度；4）研究公司內(nèi)部管理體制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)立與調(diào)節(jié)方案；5）研究公司重大改革方案和布署；6）審議通過公司重要規(guī)章制度；7）研究決定公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的重大問題；8）討論公司年度工作報告，聽取公司各部門的工作報告；9）總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)研究審議的其它問題。3.2.1.3總經(jīng)理辦公會由綜合部負(fù)責(zé)組織，參加人員為：公司高管組員；根據(jù)會議議題，公司有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。3.2.1.4總經(jīng)理辦公會議定事項形成《總經(jīng)理辦公會紀(jì)要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由綜合部根據(jù)會議統(tǒng)計起草，報總經(jīng)理簽發(fā)。3.2.1.5總經(jīng)理辦公會討論的有關(guān)文獻(xiàn)原則上會前要送達(dá)與會人員閱研。3.2.1.6總經(jīng)理辦公會的材料、統(tǒng)計、紀(jì)要均為公司涉密文檔，由綜合部妥善保存、歸檔。查閱會議材料、統(tǒng)計、紀(jì)要須經(jīng)公司行政副總同意。3.2.2月度總結(jié)例會3.2.2.1月度總結(jié)例會每月召開一次，于每月的28日至下月3日前召開，具體日期由總經(jīng)理決定。3.2.2.2月度總結(jié)例會為總級理或行政副總主持，公司高管、各部門負(fù)責(zé)人、生產(chǎn)調(diào)度等人員參加。3.2.2.3月度總結(jié)例會的重要內(nèi)容是：各部門負(fù)責(zé)人就上月工作狀況做報告，提出下月工作計劃，對工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行溝通并提出解決方案建議。3.2.2.4月度總結(jié)例會由綜合部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計，議定事項形成《月度總結(jié)例會紀(jì)要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由綜合部起草，經(jīng)行政副總經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理簽發(fā)。3.2.3銷售例會3.2.3.1銷售例會每月召開一次，于每月的25日至次月5日之間召開，具體日期由市場部長決定。3.2.3.2銷售例會由市場部長主持，市場部全體組員參加，總經(jīng)理、行政副總根據(jù)需要出席。根據(jù)需要，可規(guī)定公司有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。3.2.3.3銷售例會的重要內(nèi)容是：會議主持人通報公司總體市場狀況；市場部全體組員總結(jié)當(dāng)月工作狀況；提出下月工作安排方案；與會人員討論有關(guān)事項；會議主持人對下一月度市場部工作進(jìn)行預(yù)測，研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；通報重要事項并提出工作規(guī)定。3.2.3.4銷售例會由市場部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計，議定事項形成《銷售例會紀(jì)要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由市場部起草，經(jīng)市場部部長審核后，報公司行政副總或總經(jīng)理審核簽發(fā)。3.2.4生產(chǎn)調(diào)度會3.2.4.1生產(chǎn)調(diào)度會每月最少召開二次，具體時間由主持人決定。3.2.4.2生產(chǎn)調(diào)度會由分管生產(chǎn)的總工程師或生產(chǎn)部長主持，參加人員：行政副總、總工程師、生產(chǎn)部、質(zhì)保部、技術(shù)部、市場部等有關(guān)管理人員及班組長等。3.2.4.3生產(chǎn)調(diào)度會的重要內(nèi)容是：主持人總結(jié)生產(chǎn)狀況，對生產(chǎn)過程中存在的問題進(jìn)行討論并提出解決方案，各部門就工作中需協(xié)調(diào)、溝通的問題進(jìn)行討論并形成會議紀(jì)要。3.2.4.4生產(chǎn)調(diào)度會由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計，議定事項形成《生產(chǎn)調(diào)度會紀(jì)要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由生產(chǎn)部起草，報主持人審批后簽發(fā)。3.2.5質(zhì)量例會3.2.5.1質(zhì)量例會每月31日前召開，具體時間由質(zhì)保部長決定。3.2.5.2質(zhì)量例會由質(zhì)保部長主持，參加人員/部門：行政副總、總工程師、質(zhì)保部班組長以上人員、技術(shù)負(fù)責(zé)人及技術(shù)員、生產(chǎn)部現(xiàn)場管理人員、采購員、倉管員等。3.2.5.3質(zhì)量例會的重要內(nèi)容是：質(zhì)保部長通報質(zhì)量狀況，各參會人員對存在的質(zhì)量問題進(jìn)行討論，提出解決方案。質(zhì)保部長對會議進(jìn)行總結(jié)并對下月度質(zhì)量工作進(jìn)行布署及提出規(guī)定。3.2.5.4質(zhì)量例會由質(zhì)保部組織和統(tǒng)計，對議定事項形成《質(zhì)量例會紀(jì)要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，報行政副總審批后簽發(fā)。3.2.6周碰頭會3.2.6.1周碰頭會每七天召開一次，時間:每七天六上午9：00-10：00。3.2.6.2周碰頭會出席人員為：公司高管、各部門負(fù)責(zé)人；會議由總經(jīng)理或行政副總主持。3.2.6.3周碰頭會的重要內(nèi)容是：會議主持人通報重要事項；各部門負(fù)責(zé)人需提前一天報告提出需要公司協(xié)調(diào)解決的問題，并提出臨時對策及永性解決方案的建議，由綜合部收集并于會前發(fā)于各部門，在會議上進(jìn)行有針對性的討論及研究并最后制訂出方案，檢討上周會議各項內(nèi)容與否按規(guī)定完畢，安排和布署下周公司整體工作并宣布議定事項。3.2.6.4周碰頭會由綜合部負(fù)責(zé)組織和統(tǒng)計。對議定事項形成《周碰頭會會議紀(jì)要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》，由綜合部起草，報總級理或行政副總審批。3.3會議組織3.3.1會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則3.3.2會議主持人須恪守下列規(guī)定：3.3.2.1主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘達(dá)成會場，檢查會務(wù)貫徹狀況，做好會前準(zhǔn)備。3.3.2.2主持人普通應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的\o"問題有關(guān)"問題及目的、議程推動中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的闡明。3.3.2.3會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實際狀況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定講話時間和中斷與議題無關(guān)的講話，以確保議程順利推動及會議效率。3.3.2.4屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。3.3.2.5主持人應(yīng)將會議議決事項貫徹實施的責(zé)任部門、負(fù)責(zé)人，并明確完畢時限及跟進(jìn)人。并填寫在《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》上，同時將《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》抄送一份給綜合部。3.3.3參會人員須恪守下列規(guī)定：3.3.3.1應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到，部門負(fù)責(zé)人不能出席須委托本部派人員參加，并將會議狀況向負(fù)責(zé)人報告；3.3.3.2會議講話應(yīng)言簡意賅，緊緊圍繞議題；3.3.3.3遵照會議主持人對議程控制的規(guī)定；3.3.3.4屬工作布署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性講話；3.3.3.5恪守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼喊轉(zhuǎn)移，原則上不允許接聽電話，如須接聽，須離開會場；3.3.3.6參會人員做好本人的會議紀(jì)錄。3.3.4會議紀(jì)要和會議統(tǒng)計的發(fā)放、傳閱、歸檔：3.3.4.1公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范疇由會議主持人擬定，并由綜合部存檔備查；3.3.4.2各部門的會議統(tǒng)計，由本部門會議統(tǒng)計員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管。3.3.4.3會議統(tǒng)計為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得私自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。各《會議紀(jì)要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》應(yīng)于會議次日16時之前完畢及下發(fā)。3.4管理權(quán)責(zé)和處分3.4.1綜合部負(fù)責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。3.4.2會議主持部門負(fù)責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處分。3.4.3遲到、早退、缺席3.4.3.1遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到；3.4.3.2早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同旨在會議結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退;3.4.3.3缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假私自不參加會議或請假未同意而不參加會議的，計為缺席。3.4.4會議紀(jì)律處分3.4.4.1無正當(dāng)理由遲到、早退每次處20元的罰款；3.4.4.2無正當(dāng)理由缺席每次處以50元的罰款；3.4.4.3凡因告知因素造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處分由傳達(dá)人承當(dāng)。3.4.4.4《會議記要》或《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》應(yīng)于會議結(jié)束的次日16:00前完畢并簽發(fā)，未準(zhǔn)時完畢會議紀(jì)錄，對會議記要人員/部門處以50元的罰款。3.4.5會議決策執(zhí)行狀況獎罰3.4.5.1會議決策沒按規(guī)定時間完畢（已在執(zhí)行中），每項次處10元的罰款；當(dāng)月超出3項沒按規(guī)定時間完畢處50元罰款。3.4.5.2對會議決策在規(guī)定完畢時間內(nèi)沒執(zhí)行的或超出規(guī)定完畢時間10天以上完畢的，每項處20元的罰款，當(dāng)月沒執(zhí)行超出2項，處50元罰款。3.4.5.3會議決策因不可控因素?zé)o法按規(guī)定時間完畢的，執(zhí)行人提前通報給跟進(jìn)人，經(jīng)跟進(jìn)人確認(rèn)屬實，報會議主持人承認(rèn)的決策項，未按規(guī)定時間完畢的，可免予處分。3.4.5.4會議決策跟進(jìn)人沒及時跟進(jìn)執(zhí)行狀況的，將依情予以適宜處分。3.4.5.5當(dāng)月會議決策均按規(guī)定時間完畢，當(dāng)月可予以獎勵20元/人。4檢查與考核考核按本制度中考核條款及公司另行制訂的績效考核方法執(zhí)行。5附則5.1本制度解釋權(quán)屬江西省萍鄉(xiāng)市三善機(jī)電有限公司綜合部。5.2附表5.2.1《三善機(jī)電例會一覽表》5.2.2《各會議紀(jì)要》5.2.3《會議簽到表》5.2.4《會議決策執(zhí)行狀況跟進(jìn)表》 批準(zhǔn) 審核 編制三善機(jī)電例會一覽表序號會議名稱組織部門主持人時間參會人員1總經(jīng)理辦公會綜合部總經(jīng)理隨時高管、及其它指定的人員2月度