企業(yè)采購管理制度（匯編2）

標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購案件”開始進行分發(fā)采購案件，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進行議價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。詳細(xì)作業(yè)程序及要點如：□采購作業(yè)程序及要點表12．2．1程序要點接件分發(fā)1．請購單各欄填寫是否清楚2．按分配原則分派請購案件3．急件優(yōu)先分派辦理4．無法于需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單”通知請購部門5．撤銷請購單應(yīng)先送辦理詢價1．交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門2．充分了解請購材料的品名、規(guī)格3．急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理4．向廠商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法5．同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價6．有否其他較有利的代用品或?qū)蛊?．應(yīng)提供同規(guī)格，不同廠牌做比較8．有否必要辦理售后服務(wù)及保固年限9．新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗試用比價、議價1．廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)2．是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商3．其他經(jīng)銷商價格是否較低4．經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo)5．是否必要向廠商索取型號比較6．價格上漲下跌有何因素7．是否必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購8．規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標(biāo)呈核1．請購單上應(yīng)詳細(xì)注明與廠商議定的買價條件2．買賣慣例需超交者應(yīng)注明3?，F(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因4．按核決權(quán)限呈核訂購1．需預(yù)付定金，內(nèi)外銷價需辦退稅、或規(guī)定多少金額以上或有附帶條件等應(yīng)制定買賣合同2．再向廠商確認(rèn)價格交貨期質(zhì)量條件3．分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單4．訂購單(采用聯(lián)絡(luò)函式傳真機)寄交廠商，無法按需用日期交貨的案件聯(lián)絡(luò)請購部門催交1．約交日期前應(yīng)再確認(rèn)交貨期2．無法于約交日期前交貨時聯(lián)絡(luò)請購部門并列入交貨期異常控制表內(nèi)催辦3．已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交整理付款1．發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符2．發(fā)票金額與請購單價格是否相符3．有否預(yù)付款或暫借款，應(yīng)處理4．是否需要扣款5．需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告退稅部門6．以內(nèi)銷價采購供外銷用材料，應(yīng)允收齊退稅同意書始得辦理付款程序要點收件、分發(fā)、核對1．收件2．按分配原則指派經(jīng)辦人3．核對品名4．核對規(guī)格5．核對數(shù)量6．核對需要日期詢價1．選擇詢價對象及地區(qū)2．詢價3．整理報價資料4．確認(rèn)請講內(nèi)容5．尋找對抗品6．選擇開發(fā)對象7．詢價索樣8．整理對抗品資料及樣品送樣9．整理檢驗結(jié)果議價、比價、呈核1．調(diào)查市場行情2．核對資金預(yù)算3．選擇議價對象4．研擬底價5．研議采購條件6．議價(或公開比價)7．填寫上次報價記錄8．估算海(空)運費9．估算保險費10．核對付款條件11．比較交貨期限12．檢查卸貨條件13．估算關(guān)稅14．按核決權(quán)限呈核程序要點進口、簽證、結(jié)匯1．繕打輸入許可證申請書2．繕寫用途說明書3．備妥簽證必要文件4．提案申請簽證5．簽證專案申請作業(yè)繕造申請書及附件(度量衡器、無線電器材)整理必要文件提案申請6．申請結(jié)匯7．整理結(jié)匯文件8．核對簽證結(jié)匯文件9．修改輸入許可證或信用狀作業(yè)投保、船務(wù)1．洽訂保率2．投保繳交保險費3．洽訂特約船公司及運費4．指定船舶公司5．交涉貨柜使用期限6．核算運費7．繳交運費8．處理大宗材料船務(wù)裝運1．督促預(yù)定裝船期2．申請“工業(yè)用”證明3．申請分期繳稅4。申請預(yù)保風(fēng)險及動產(chǎn)抵押5．督促裝運文件6．確認(rèn)船期7．整理裝運文件8．申請管理品放行證9．聯(lián)絡(luò)及安排卸貨10．確認(rèn)船代理11．確認(rèn)公證處(所)12．聯(lián)絡(luò)交貨期異常修改I/L，L／C程序要占報關(guān)、提貨1．銀行背書2．辦理擔(dān)保提貨3．整理文件報關(guān)4．繳稅提貨5．收料索賠1．核對材料檢驗報告2．填寫索賠記錄單3。向保險公司、船公司索賠4．向供料廠商索賠5．辦理退貨掉換作業(yè)跟催1．督促收料單2．控制長期合同的交貨3．控制外購資金4．整理采購案件5．計算卸貨延滯費及獎金6．辦理退匯進料驗收管理辦法第一條本公司對物料的驗收以及入庫均依本辦法作業(yè)。第二條待收料物料管理收料人員于接到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購單”時，按供應(yīng)商、物料別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業(yè)。第三條收料(一)內(nèi)購收料1.材料進廠后，收料人員必須依“采購單”的內(nèi)容，并核對供應(yīng)商送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單及發(fā)票并清查數(shù)量無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填記于“請購單”，辦理收料。2.如發(fā)覺所送來的材料與“采購單”上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時，應(yīng)即時通知采購處理，并通知主管，原則上非“采購單”上所核準(zhǔn)的材料不予接受，如采購部門要收下該等材料時，收料人員應(yīng)告知主管，并于單據(jù)上注明實際收料狀況，并會簽采購部門。(二)外購收料1.材料進廠后，物料管理收料人員即會同檢驗單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對材料名稱、規(guī)格并清點數(shù)量，并將到貨日期及實收數(shù)量填于“采購單”。2.開柜(箱)后，如發(fā)覺所載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內(nèi)容不同時，通知辦理進口人員及采購部門處理。3.其發(fā)覺所裝載的物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮……等異常時，經(jīng)初步計算損失將超過5000元以上者(含)，收料人員即時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知代理商前來處理，并盡可能維持異狀態(tài)以利公證作業(yè)，如未超過5000元者，則依實際的數(shù)量辦理收料，并于“采購單”上注明損失數(shù)量及情況。4.對于由公證或代理商確認(rèn)，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核示后，送會計部門及采購部門督促辦理。第四條材料待驗進廠待驗的材料，必須于物品的外包裝上貼材料標(biāo)簽并詳細(xì)注明料號、品名規(guī)格、數(shù)量及入廠日期，且與已檢驗者分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”以為區(qū)分，收料后，收料人員應(yīng)將每日所收料品匯總填入“進貨日報表”以為入帳清單的依據(jù)。第五條超交處理交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部門于收料時，在備欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門主管(含科長)同意后，始得收料，并通知采購人員。第六條短交處理交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時，以補足為原則，但經(jīng)請購部門主管(科長含)同意者，可免補交，短交如需補足時，物料管理部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。第七條急用品收料緊急材料于廠商交貨時，若物料管理部門尚未收到“請購單”時，收料人員應(yīng)先洽詢采購部門，確認(rèn)無誤后，始得依收料作業(yè)辦理。第八條材料驗收規(guī)范為利于材料檢驗收料的作業(yè)，質(zhì)量管理部門就材料重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，依所需的材料質(zhì)量研訂“材料驗收規(guī)范”，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施，以為采購及驗收的依據(jù)。第九條材料檢驗結(jié)果的處理(一)檢驗合格的材料，檢驗人員于外包裝上貼合格標(biāo)簽，以示區(qū)別，物料管理人員再將合格品入庫定位。(二)不合格驗收標(biāo)準(zhǔn)的材料，檢驗人員于物品包裝貼不合格的標(biāo)簽，并于“材料檢驗報告表”上注明不良原因，經(jīng)主管核示處理對策并轉(zhuǎn)采購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理憑此以辦理退貨，如特采時則辦理收料。第十條退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料交運單”并檢附有關(guān)的“材料檢驗報告表”呈主管簽認(rèn)后，憑此異常材料出廠。第十一條實施修正本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修訂時亦同。國內(nèi)采購辦法第一條為求本公司的國內(nèi)采購工作合理與統(tǒng)一起見，其事務(wù)處理除遵照國內(nèi)采購流程圖有關(guān)規(guī)定外，特定本辦法。第二條各單位(以下簡稱請購單位)應(yīng)根據(jù)“營業(yè)”、“工程”、“生產(chǎn)”計劃及事務(wù)用品的預(yù)算表或庫存不足部分開立請購單，必須將品名、規(guī)格、用途、數(shù)量、廠牌及交期等詳填寫，并依內(nèi)購核決權(quán)限表的規(guī)定呈準(zhǔn)后辦理。第三條請購單由請購單位編列號碼，并將第二聯(lián)送財務(wù)部總務(wù)科(以下簡稱采購單位)，或徑自行辦理采購。第四條請購單位對于所請購材料，倘需要變更規(guī)格或數(shù)量時，必須立即函洽或電告采購單位，如因已訂購，而于事后變更者，采購單位須即函復(fù)已訂情形，并洽請購單位設(shè)法收受，或由請購單位負(fù)責(zé)會同采購單位與承售商協(xié)調(diào)解決，但盡可能避免之。第五條請購單位所請購材料，如系本公司各單位的制品或材料者，請購單位應(yīng)徑向各該單位購撥(其價格采中間價解決)。第六條采購單位于接到請購單時，立即辦理詢價、議價，并將詢議價結(jié)果記錄于請購單，然后將請購單第二聯(lián)呈準(zhǔn)，但必要時得事先送請購單位簽注意見。第七條請購單呈核后送回采購單位向承售商辦理訂購，必要時應(yīng)與承售商訂定買賣合約書一式四份，第一份正本存采購單位，第二份正本存承售商，第三份副本存請購單位，第四份副本及暫付款申請書第二聯(lián)送會計單位供整理定金用，如不需支付定金時，第四份副本免填。第八條采購單位訂購手續(xù)辦完后，應(yīng)即填寫訂貨收料單一式三聯(lián)，并將第一、二聯(lián)送請購單位登記及驗收手續(xù)。第九條因缺貨或不明供應(yīng)處所，以致無法購得或逾期者，采購單位應(yīng)即通知請購單位。第十條請購單位于廠商交貨時，先將供應(yīng)廠商的托運單據(jù)與請購單查封，并實際清點件數(shù)及重量，相符后簽收，如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知采購單位會同處理。第十一條請購單位于廠商交貨時，即行通知使用單位(或品檢單位)派員驗收品質(zhì)，驗收合格后于訂貨收料單內(nèi)驗收欄加蓋印章，并將第二聯(lián)及供應(yīng)廠商單據(jù)，發(fā)票等一并送采購單位整理付款。第十二條分批交貨以分批方式收料時，必須以“分批收料單”(一式三聯(lián))辦理收料，其手續(xù)與本辦法第十一條規(guī)定相同。第十三條采購單位將已辦妥收料的訂貨收料單第二聯(lián)與發(fā)票單據(jù)等并在一起核章，然后送會計單位整理支付傳票轉(zhuǎn)出納付款。第十四條承售商領(lǐng)款時，必須將托運單據(jù)簽收聯(lián)繳回出納，經(jīng)出納人員核對無誤后，再憑對供應(yīng)廠商資料卡上公司章及領(lǐng)款人私章領(lǐng)款。第十五條本辦法經(jīng)呈準(zhǔn)后公布實施，修改時亦同。國內(nèi)物資采購供應(yīng)工作制度為保證本公司工程、維護以及一切生產(chǎn)用物資的正常供應(yīng)，特訂如下制度：(一)加強物資的計劃管理。根據(jù)各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應(yīng)計劃，力爭按時準(zhǔn)確上報公司年度材料計劃。(二)加強物資訂購合同的管理。物資合同的簽訂是一種經(jīng)濟責(zé)任，必須由物資供應(yīng)部統(tǒng)一對外簽訂，其它單位(部門)不得對外簽訂合同，否則財務(wù)部拒絕付款。在簽訂合同前應(yīng)主動征求有關(guān)部門和生產(chǎn)單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質(zhì)量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進行登記，便于辦理提貨及時付款手續(xù)。