辦公室工作手冊

北京郵電大學電子工程學院分團委辦公室工作手冊為了成為電子工程學院分團委堅實的大后方……內部版O(∩_∩)O1、部門介紹：1．1辦公室概述北京郵電大學電子工程學院分團委辦公室是附屬于分團委下的一種部門，重要負責分團委內部的財務管理，物品管理，會議統計，布告欄更新等一其它一系列協調工作。是協調分團委各部的紐帶，在分團委各部開展活動時起到很重要的調節(jié)作用。作為辦公室重要職責的財務管理工作，關系到整個分團委各部的資金運轉問題。另首先，辦公室另一重要職責的會議統計工作，更是對分團委各部門以及整個分團委在經驗傳承，新老交替等方面起到了承上啟下的重要作用。1．2組員介紹2．各項工作介紹辦公室的工作涉及：財務管理，會議統計，物品管理，工作傳達等。2.1財務管理根據《電子工程學院分團委財務制度》財務管理分為收入管理，支出管理以及報賬管理3個方面。（一）、收入管理1、收入是指分團委開展活動依法獲得非償還性資金。涉及：學院撥款、對外服務性酬勞、公司贊助和其它收入。2、分團委各部門必須嚴格按照學校有關規(guī)定組織收入；各項收入必須全部納入分團委工作預算，統一管理，統一核算。（二）、支出管理1、支出是指分團委為開展學生活動及其它活動發(fā)生的各項資金耗費和損失。2、分團委各部門的支出應當嚴格執(zhí)行學校、學院財務規(guī)章制度規(guī)定的開支范疇及開支原則，精打細算，厲行節(jié)省，使各項支出發(fā)揮出最大的效益。3、辦公室財務組要加強對支出的監(jiān)督，各項支出應按實際發(fā)生數列支，不得虛列虛報，不得以計劃數和預算數替代。4、嚴格開支審批手續(xù)和同意權限：全部開支預算要在《電子工程學院學生活動申請書》的開支預算欄中寫明，經分團委書記和學生工作領導審批通過后方可使用；在臨時開支項目發(fā)生時，總額100元下列可由分團委副書記同意，事后及時上報分團委書記。5、全部開支必須出具正規(guī)發(fā)票，500元以上（含）的辦公用品要附正規(guī)物品清單，1000元以上（含）單筆開支必須申請支票支付；發(fā)票項目要據實填寫。（三）、報賬管理1、分團委各部門的報賬要符合“兩等一低”原則，即《電子工程學院學生活動申請書》附表一中的開支項目數和內容要等同于發(fā)票數和內容，各項開支金額要等同于對應發(fā)票金額，開支總額要不大于或等于預算總金額。2、每一張發(fā)票背后要寫明開支細節(jié)，主辦活動的兩位經手人要簽名承認。3、全部發(fā)票由辦公室財務組統一填寫《報賬清單》，于每月前10個工作日內上報分團委書記審核。財務報銷流程：前期預算：預算是活動申請時對有關費用的預計，應當注意的是預算一定要不不大于最后支出。因此在做預算時，能夠計算的寬松些。審核階段：在報銷之前，該部門需要將發(fā)票和活動申請書一同交到辦公室審核，并在每張發(fā)票背面標注此項花銷的具體內容，需兩位副部以上的經手人簽字。統計明細：辦公室審核完畢，須將支出明細（涉及各項支出和總金額）及所屬部門統計下來。例如“部門：體育部支出金額：500元籃具杯隊服”。所統計的內容要與發(fā)票金額嚴格對應。復審：由辦公室做好賬單，然后交至分團委書記處復審并簽字。再由分團委書記交至電子院黨委書記處簽字。報銷：賬單由分團委書記轉會辦公室，辦公室工作人員將賬單交至財務處報銷。如果賬單總額超出5000則需提前到財務處預約。報銷結束后根據所統計的明細，將報銷金額分到各個部門。財務報銷注意事項：根據往年的經驗，所開物品名稱無非下面這幾樣：辦公用品書單宣傳用品禮物服裝工作餐水果體育用品交通費開普通發(fā)票時需注意：昂首報銷單位是“北京郵電大學”；物品種類能夠是辦公用品、體育用品、宣傳用品。（要注意辦公用品同一天的發(fā)票總額不超出500，體育用品、宣傳用品不超出1000）必須做到“是什么就開什么”。例如：買籃球就開體育用品，不能開成辦公用品。嚴禁物品混開。例如把籃球和傳單一起開入體育用品，這種狀況一定要開2張發(fā)票。各部門在買東西時一定要做到即時開發(fā)票，在任何一種地方買東西商家都能夠提供發(fā)票，如果提供不出，寧可換一家，也不要自己再去單獨開發(fā)票，特別是單價比較高的物品，單獨開發(fā)票就要多付5%的稅錢，這是對資金的一種浪費。另外還要注旨在金五星這樣的無稅市場買東西時，一定能把發(fā)票的手續(xù)費用開入發(fā)票中。在學校內（如學校超市，水果店，花店等）買東西時開得的發(fā)票，普通不能夠報銷，但是蓋有北京郵電大學財務專業(yè)章的收據能夠報銷。各部門辦活動時經常有要需要打印的材料，但是普通金額較小，并且無法開發(fā)票。這時能夠向打印店索要收據，然后由辦公室統一記賬，各部門的打印費共同積攢到了一定金額后，由辦公室提供發(fā)票，統一報銷，再將報銷的資金統一分派下去。每年財務處會在12月左右封帳，而在這之后，仍然會有某些活動正在進行或者將要開展。這部分花銷有兩種解決辦法：趕在封帳之前收集與預算金額相近數目的可報銷的發(fā)票，提前報銷；或是在下學期開學時，拿到日期為這一年的發(fā)票，然后報銷。2.2會議統計會議統計是對分團委內部會議的統計和材料積累過程?；緯h為分團委常委會擴大會議和學生會部長例會。分團委常委會擴大會議由分團委書記文思君老師主持，與會者是分團委常委。會議重要內容是對上一周的工作進行總結，對下一周的工作內容進行討論和傳達，以指導學生會的各項活動。學生會部長例會由學生會主席與分團委副書記主持，與會者是分團委常委會組員、學生會各部門正副部長，會議重要內容是具體地總結上一周的工作，并將分團委常委會擴大會議的會議精神和會議內容傳達下來，具體安排各項活動安排。針對會議內容，會議統計分為上周總結、下周計劃、補充與討論幾個部分。要將會議內容如實、精確、清晰地統計下來。統計者在做統計時記清晰會議的時間，抓住要點，理解說話人體現的實質內容，有條理的統計下各條信息。會議后，如有信息的遺漏，要及時地將會上所統計下來的內容補充完整。同時，要制作電子版會議統計，便于后來對某次會議內容進行查找。2.3物品管理根據《電子工程學院分團委財務制度》，分團委的學生活動物品是學院管理的國家財產，是確保學生活動順利開展的物質基礎。分團委有加強管理的責任和義務。（一）、物品的使用。分團委各部門主辦的活動所用學生活動物品在領取和償還的過程中要進行登記；院外其它部門租借分團委學生活動物品時要填寫《分團委學生活動物品租借表》，經有關手續(xù)審批同意后方可使用。在以上使用過程中造成的物品損壞，使用方有恢復原狀的責任。在不可逆損害發(fā)生時要照價賠償。使用完物品后應按商定時間償還，辦公室財務組要在收回物品時認真檢查。（二）、物品的管理辦公室財務組要做好