材料采購(gòu)計(jì)劃管理辦法

PAGE第3頁(yè)，共5頁(yè)材料采購(gòu)計(jì)劃管理辦法——試行版——第一部分通則1.0目的為增強(qiáng)采購(gòu)工作計(jì)劃性，從物資供應(yīng)上保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度，旨在為集團(tuán)有關(guān)部門的材料計(jì)劃制定、跟蹤提供操作指引。2.0適用范圍2.1從公司范圍說，適用于集團(tuán)下屬建筑項(xiàng)目部的材料計(jì)劃管理2.2從材料范圍說，原則上對(duì)日常辦公、工程所需等材料均應(yīng)進(jìn)行有計(jì)劃的采購(gòu)，以下材料可以除外：■臨時(shí)、應(yīng)急、零星、不常出現(xiàn)的材料、資產(chǎn)設(shè)備■涉及金額小，可現(xiàn)購(gòu)或生產(chǎn)周期不超24小時(shí)的物料■包工包料工程中的材料3.0關(guān)于采購(gòu)計(jì)劃各部門的職責(zé)：3.1集團(tuán)采購(gòu)部■依各項(xiàng)目部上報(bào)材料需求計(jì)劃主導(dǎo)各主要材料計(jì)劃的編制■負(fù)責(zé)材料采購(gòu)計(jì)劃的跟進(jìn)、反饋及總結(jié)■結(jié)合庫(kù)存審核申購(gòu)數(shù)量的合理性■對(duì)各項(xiàng)目部計(jì)劃編制的及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督和考核3.2商務(wù)部■配合采購(gòu)部提供施工物料種類、規(guī)格及計(jì)劃或預(yù)估使用量等■審核計(jì)劃需求量的合理性3.3總工室審核采購(gòu)計(jì)劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合理性3.4集團(tuán)下屬各項(xiàng)目部■負(fù)責(zé)編制本項(xiàng)目部的材料需求計(jì)劃■根據(jù)集團(tuán)采購(gòu)部需要，跟進(jìn)、反饋計(jì)劃的執(zhí)行情況4.0材料的分類：從計(jì)劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應(yīng)的市場(chǎng)行情，按采招周期可以分為以下兩種：4.1年度材料4.1.1定義為集團(tuán)常年使用的物料，通過年度的招投標(biāo)確定若干常年合作的供應(yīng)商后可解決材料的供應(yīng)問題。4.1.2材料特性如符合以下條件的物料，可以納入年度采購(gòu)計(jì)劃的編制范圍：■能實(shí)施集中采購(gòu)，供應(yīng)商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購(gòu)總成本■需用量相對(duì)穩(wěn)定，集團(tuán)總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機(jī)率很少■使用量大，總體價(jià)格比較高，采購(gòu)具有規(guī)模效應(yīng)5.0計(jì)劃編制原則和作用：■配合各項(xiàng)目施工進(jìn)度的開展■盡可能準(zhǔn)確地預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止缺料斷料■保證合理庫(kù)存，避免庫(kù)存過多，減少資金積壓和空間浪費(fèi)■盡量配合公司的資金預(yù)算和周轉(zhuǎn)■指導(dǎo)采購(gòu)部門人員按計(jì)劃作業(yè)，保障各項(xiàng)目開工建設(shè)過程的物料和設(shè)備供應(yīng)第二部分材料計(jì)劃管理1.0計(jì)劃的分層和精細(xì)度年度材料從年度根據(jù)生成時(shí)間、編制主體、精細(xì)程度不同，自上而下劃分為三個(gè)層次如下：層次計(jì)劃層次計(jì)劃表包含要素生成時(shí)間編制責(zé)任人第一層年度招標(biāo)計(jì)劃⑴物料種類和名稱⑵招標(biāo)參與部門⑶責(zé)任人、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成時(shí)間月日集團(tuán)采購(gòu)部主導(dǎo)編制，商務(wù)部門配合第二層月度材料需用計(jì)劃⑴物料名稱、具體規(guī)格或樣板⑵當(dāng)月分批使用量及使用部位⑶特殊要求（例如打版）⑷使用量、單價(jià)、總價(jià)每月日各項(xiàng)目部主導(dǎo)編制第三層月度材料采購(gòu)計(jì)劃⑴物料名稱、具體規(guī)格或樣板⑵分批的下單時(shí)間⑶下單責(zé)任人每月日集團(tuán)采購(gòu)部主導(dǎo)匯編2.0年度招標(biāo)計(jì)劃的編制2.1作用對(duì)年度材料供應(yīng)商的確定一般通過年度招標(biāo)計(jì)劃開展和實(shí)現(xiàn)，本計(jì)劃指導(dǎo)和督促集團(tuán)采購(gòu)部按時(shí)完成年度招標(biāo)工作。2.2計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)2.2.1獲取物料規(guī)格清單程辦理，造成的損失由各項(xiàng)目部自行承擔(dān)5.3月度材料需用計(jì)劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時(shí)間上變更的，由公司各部門、各項(xiàng)目部在下單采購(gòu)前2天填寫《計(jì)劃/申購(gòu)變更單》，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審批后執(zhí)行5.4對(duì)實(shí)際需用量或總價(jià)超計(jì)劃，應(yīng)按正常申購(gòu)流程辦理。5.5簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產(chǎn)生差異，再按相關(guān)流程進(jìn)行調(diào)價(jià)第三部分計(jì)劃管理1.0計(jì)劃的跟蹤1.1計(jì)劃跟蹤的內(nèi)容以跟蹤計(jì)劃完成情況為主，計(jì)劃編制情況為輔。1.2跟蹤主體采用“誰(shuí)編誰(shuí)跟”原則，其中集團(tuán)采購(gòu)部對(duì)各項(xiàng)目采購(gòu)部的計(jì)劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。1.3計(jì)劃跟蹤方式1.3.1會(huì)議跟蹤集團(tuán)采購(gòu)部或各項(xiàng)目部可以定期召開會(huì)議，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。適用于預(yù)見性比較強(qiáng)的物料采招行為。1.3.2電話跟蹤相關(guān)責(zé)任人可以和供應(yīng)商、使用部門進(jìn)行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計(jì)劃執(zhí)行情況。適用于零星物料的跟蹤1.3.3庫(kù)存系統(tǒng)跟蹤通過查詢庫(kù)存系統(tǒng)的入倉(cāng)情況，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。1.4跟蹤反饋只針對(duì)沒完成的情況進(jìn)行反饋，一方面由跟蹤人填報(bào)進(jìn)行登記并存檔，為了對(duì)相關(guān)責(zé)任人及供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)；另一方面要預(yù)警填寫《物料訂購(gòu)跟催表》，向供應(yīng)商跟催貨物。2.0計(jì)劃總結(jié)年度計(jì)劃和項(xiàng)目周期結(jié)束后，由集團(tuán)采購(gòu)部組織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，以改善下一周期的計(jì)劃制定和執(zhí)行情況。2.1節(jié)點(diǎn)的按時(shí)完成率：按時(shí)完成的節(jié)點(diǎn)數(shù)/總節(jié)點(diǎn)數(shù)，此項(xiàng)數(shù)據(jù)說明相關(guān)責(zé)任人節(jié)點(diǎn)控制效率2.2按時(shí)到貨率總結(jié)：按時(shí)到貨批次/總訂貨批次，此項(xiàng)數(shù)據(jù)考察供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率2.3計(jì)劃臨時(shí)調(diào)整次數(shù)：考察計(jì)劃的準(zhǔn)確性和可行性2.4協(xié)議補(bǔ)充次數(shù)：考察計(jì)劃和預(yù)算的準(zhǔn)確性3.0計(jì)劃制定和執(zhí)行方面的獎(jiǎng)懲為督促相關(guān)部門和責(zé)任人按照要求制定和執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，集團(tuán)將按照本辦法進(jìn)行獎(jiǎng)懲：3.1獎(jiǎng)勵(lì)3.1.13.1.23.2懲罰公司將對(duì)計(jì)劃制定過程中不與配合的部門或人員進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并將視情節(jié)嚴(yán)重對(duì)以下行為責(zé)任人處以一定數(shù)量的罰款：■不按照公司規(guī)定時(shí)間制定計(jì)劃■計(jì)劃嚴(yán)重錯(cuò)誤，給公司帶來經(jīng)