檔案的作用和管理

檔案的作用和管理

我一直認(rèn)為，關(guān)于文件，只保存存儲(chǔ)在寒冷的空間中的黃色照片和完整的數(shù)據(jù)。而管理,就是管理人員每年收集些新的照片和資料,裝盒續(xù)存。說到作用,明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬說檔案的作用:“今世賴之以知古,后世賴之以知今者也”。通俗地說,就是社會(huì)發(fā)展的歷史印記,具有憑證作用和參考作用,但我不甚了解。我真正意義上的認(rèn)識(shí)和接觸檔案,是在2007年,那時(shí)我在多經(jīng)公司綜合部上班。由小灣電站建設(shè)管理局牽頭建設(shè)的漭街渡大橋施工如火如荼,保障供電的是漭街渡簡(jiǎn)易變電站。我所在的多經(jīng)公司承接了35千伏線路的新建和變電站建設(shè)任務(wù),工程施工難度較大,雖然是臨時(shí)設(shè)備,但是安全性不容忽視,所以,三天兩頭往工地跑倒成了我當(dāng)時(shí)的主要工作。因?yàn)闆]有什么檔案意識(shí),重點(diǎn)工作都放在了協(xié)助安全管理和施工進(jìn)度的把控上。為了趕工期,所有到場(chǎng)的新設(shè)備都是開箱即裝,涉及的隱蔽工程只是簡(jiǎn)單的驗(yàn)收和隨意的記錄,設(shè)備的合格證、開箱記錄、檢驗(yàn)記錄等等全都沒收集、沒做。鏖戰(zhàn)兩個(gè)月,工程提前完工,大橋工地?zé)艋鹜?施工中的亞洲第一高江橋、瀾滄江漭街渡大橋兩岸機(jī)聲隆隆,建管局各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后在工地大聲的表揚(yáng)了我們的敬業(yè)和拼搏精神。盛譽(yù)之下,我不禁沾沾自喜。可當(dāng)我揣著合同在建管局申請(qǐng)竣工結(jié)算,建管局要求提供全套檔案資料才能撥款時(shí),我傻眼了。詳細(xì)地詢問了所要提交的檔案內(nèi)容、格式、范圍等要求后,我黯然走出建管局大門。炙熱的陽光曬得我頭皮發(fā)燙,江岸的熱風(fēng)熏得我呼吸困難。前所未聞的檔案收集、整理、歸檔,我該從何入手?回家后,我趕緊惡補(bǔ)檔案知識(shí)。明白了這份科技檔案是記載我們?cè)诖髽蚴┕ふ麄€(gè)生產(chǎn)活動(dòng)過程的情況以及所取得的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的一份重要的歷史資料。它包含從自然資源、施工手段到施工過程以及計(jì)劃管理和生產(chǎn)技術(shù)等各方面的信息,可以作為建管局和地方政府經(jīng)濟(jì)管理的科學(xué)依據(jù)和參考材料。俗話說“好記性不如爛筆頭”,爛筆頭所記錄的就是檔案,過后查詢爛筆頭所記錄的,就是檔案的作用,至此,我終于明白什么是檔案,也知道該從何著手。再次回到工地,在泥濘中、在垃圾堆里仔細(xì)地翻找變壓器、空開、熔斷器、六氟化硫器的說明書、合格證,還有掉落的銘牌,沿著35千伏輸電線路的通道,一基桿一基桿地拍照、記錄?；氐郊?洗好照片,分門別類地把說明書、合格證、銘牌用A4紙粘好。又花了幾天時(shí)間,把施工記錄和隱蔽工程記錄、安全交底單、施工三措等資料認(rèn)真地按照時(shí)間順序和線路、變電站分別裝好,規(guī)規(guī)矩矩地在檔案盒正封、冊(cè)封上寫好“小灣建設(shè)管理局漭街渡大橋臨時(shí)變電站資料”、“小灣建設(shè)管理局漭街渡大橋35千伏臨時(shí)用電線路資料”。一共6盒資料,前后花了我8天時(shí)間,往返于工地和單位,還是無法找全全部資料,有的,已經(jīng)在施工時(shí)被徹底損壞,有的,污跡斑駁,勉強(qiáng)入檔。我暗想,所幸這個(gè)工程只是臨時(shí)工程,待小灣電站竣工蓄水,線路和變電站的位置都在庫區(qū)淹沒線下,到時(shí)候全部拆除,這份資料全不全都不重要了。再說,經(jīng)過我夜以繼日的連續(xù)奮戰(zhàn),這六盒凝聚著我心血和汗水的檔案資料,應(yīng)該是我們承建的工程的最后一個(gè)亮點(diǎn)。蠻有信心地抱著六盒資料走進(jìn)小灣建管局,接收資料的是個(gè)女同志,30歲左右,一副厚重的眼鏡好像表明學(xué)問很高,安靜的辦公室里,只有打印機(jī)嘶嘶在響,我有點(diǎn)忐忑不安。果然,在她逐盒逐頁地翻完資料后,她要我拿筆和紙,準(zhǔn)備記錄。從檔案盒開始,逐項(xiàng)標(biāo)明,逐條記清,密密麻麻的兩頁A4紙,寫滿我沒有做完和沒有做全的工作。暈乎乎地走出她的辦公室,心情掉落冰點(diǎn)?；氐絾挝?領(lǐng)導(dǎo)翻開我做的資料,再看看我記錄的那些補(bǔ)充內(nèi)容,他也覺得瞠目結(jié)舌。不知是問我還是問他自己:“什么是檔案?”返工的過程是痛苦的,如同在原來走過的路上重走一遍,但是步伐不同。按照她交代的,我到縣檔案館新買了檔案盒,耐心地拆裝那些說明書、合格證,標(biāo)好頁碼,做好目錄。笨拙的操動(dòng)打孔機(jī),穿好裝訂線,打好結(jié),封好盒。這次,我沒有了上次的自信,資料變成了七盒,感覺壓力又增加了七分,雖然領(lǐng)導(dǎo)一直在一旁給我打氣,可我還是心里沒底。又一次來到小灣建管局,又一次站在她面前,就像小學(xué)生站在老師面前補(bǔ)交作業(yè)。不知是天氣太熱還是別的原因,我竟然鼻尖冒出幾顆小汗珠?？擅χ性俅纬鲥e(cuò),我該買的科技檔案盒被錯(cuò)買成文書檔案盒。作業(yè)內(nèi)容一點(diǎn)未看,就惹“老師”生氣了。幾次央求她是不是先檢查里面的內(nèi)容,她就一句,“先把盒子弄好,明天再說”。急急忙忙地回到單位,再次買好科技檔案盒,把資料重新檢查一遍,如雕刻大師審視新作一般,生怕還有遺漏的部分。逐一對(duì)照檢查后,我自覺良好。還未到上班時(shí)間我就出發(fā)了,在車上,我跟領(lǐng)導(dǎo)又作了詳細(xì)匯報(bào),臨了,還特意跟領(lǐng)導(dǎo)立下軍令狀“不通過驗(yàn)收,就不回來了”,大有一副“壯士一去兮不復(fù)返”的英雄氣概。為了檔案,我第四次走進(jìn)小灣建管局的大門。每次,感覺和收獲不同,認(rèn)識(shí)也在不斷提升。對(duì)檔案,我從最初的一點(diǎn)的理解到實(shí)實(shí)在在的親手做好,期間,有辛苦和無奈,更多的是全面認(rèn)識(shí)了檔案,知道了檔案存在的價(jià)值,知道了檔案的作用。順利的通過驗(yàn)收,撥回了工程款,欣喜之余,我開始認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案知識(shí)。大的方面說,檔案具有作為機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)、科學(xué)研究的可靠資料、政治斗爭(zhēng)的必要工具、宣傳教育的生動(dòng)素材等作用,是指導(dǎo)政府、企業(yè)、部門謀劃發(fā)展的重要佐證,所謂“以史為鑒”,理在其中。小的方面講,可以查詢自己的歷史,“對(duì)鏡正冠”,確