承接演出項目執(zhí)行計劃表2012-08-06

項目【鄂爾多斯進京演出】PAGE1鄂爾多斯進京演出計劃表一、前期準備1（一）與委托方簽訂合同，根據(jù)合同跟進工作1（二）簽約租賃場地合同，根據(jù)合同跟進工作1（三）與酒店、交通用車簽訂合同，根據(jù)合同跟進工作1（四）聯(lián)系媒體，根據(jù)媒體宣傳排期跟進工作1（五）與設(shè)計溝通，跟進宣傳設(shè)計制作的工作事項1（六）聯(lián)系觀眾，組織觀演跟進工作1（七）聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)嘉賓，組織觀演跟進工作1二、演出活動現(xiàn)場1三、后期工作1工作事項主要工作要求及計劃內(nèi)容的說明負責人聯(lián)系方式完成時間備注一、前期準備（一）與委托方簽訂合同，根據(jù)合同跟進工作：1、辦理依據(jù)：根據(jù)委托方需求，業(yè)務(wù)發(fā)展部人員提出可行意見交給委托方參考，通過與委托方的溝通后形成合作協(xié)議，業(yè)務(wù)發(fā)展部就按協(xié)議組織實施。2、合同簽訂：根據(jù)委托方提供的依據(jù)要求（協(xié)議或口頭通知），第一步業(yè)務(wù)發(fā)展部與演出委托方簽訂合同（含院團簡介、節(jié)目單、演員名單及舞臺技術(shù)要求，文化部批件、與演出許可證、院團營業(yè)執(zhí)照及委托函）；第二步就是業(yè)務(wù)發(fā)展部與場地方簽訂合同；第三步上報相關(guān)部門審批；第四步報批手續(xù)完成后，業(yè)務(wù)發(fā)展部就應(yīng)及時與演出相關(guān)的部門落實舞臺美術(shù)、燈光音響設(shè)備、樂器、媒體宣傳、酒店住宿、交通等并簽訂一系列合同或協(xié)議。3、報批手續(xù)：業(yè)務(wù)發(fā)展部與委托方及演出場地方簽訂完合同后，就應(yīng)及時辦理文化、公安、消防等相關(guān)部門的審批手續(xù)。報文化局材料：請示、涉外演出需要文化部批件、演出承辦方協(xié)議（合同）及委托函、院團簡介、節(jié)目單、演職人員名單、銀行對賬單、場地合同、公司運營中有無違規(guī)的說明。（世紀劇院、西城文化館、清華大學(xué)劇場需要提供場地演出資質(zhì)證明）；報公安局材料：請示、涉外演出需要文化部批件、市局批件（最好是能提供）、演出承辦方協(xié)議（合同）及委托函、院團簡介、節(jié)目單、演職人員名單、場地合同、公司運用中有無違規(guī)的說明、公司的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及企業(yè)法人的復(fù)印件、演出內(nèi)保安全方案、安全疏散方案。消防安全協(xié)議書、消防安全方案、裝臺方案、裝臺效果圖、搭建舞臺單位資歷；根據(jù)演出委托方簽訂的合同和消防、公安的要求，與演出委托方、聘請的舞美人員和燈光師、音響師、與場地方進行溝通、協(xié)調(diào)，演出前上述工作必須落實到位，確保演出順利完成。根據(jù)鄂爾多斯進京演出的目的意義、委托內(nèi)容做宣傳排期、制作設(shè)計進度表及經(jīng)費預(yù)算等。（二）簽約租賃場地合同，根據(jù)合同跟進工作：【演出、裝臺、彩排、貴賓室】收集所有場地的相關(guān)資料、設(shè)備用途的狀況；電力負荷狀況；收集舞美、燈光、音響等設(shè)施設(shè)備用途及狀況；租用價格、服務(wù)質(zhì)量等信息資料并建立資料庫；，為承接鄂爾多斯進京演出項目提供相應(yīng)的服務(wù)。同時熟知消防、公安對不同演出場地、舞臺的政策規(guī)定，以保證鄂爾多斯進京演出的安全；根據(jù)與場地簽訂的合同，演出前要具體落實空調(diào)、后臺演員化妝、休息室、貴賓室、觀眾入口處、演出團舞美要求、并要與票務(wù)部、媒體宣傳部加強聯(lián)系及溝通，確保演出前上述工作必須落實到位，確保演員、觀眾及演出的順利。在9月15日前按委托方的要求完成舞臺布置（舞臺搭建，音響調(diào)試，燈光照明等）舞臺搭建及環(huán)境布置：舞臺搭建、制作并配合進行燈光安裝、音響調(diào)試等。劇場內(nèi)外、前廳環(huán)境的裝飾、設(shè)計、制作、布置，劇場內(nèi)舞臺上方懸掛橫幅（或打字幕），開場前播放蒙古族特色的背景音樂，劇場大廳背景板、包柱、易拉寶、海報，相關(guān)物料擺放，恭賀花籃、演員手捧花、貴賓室桌花、茶水果、媒體接待處桌花等；（三）與酒店、交通用車簽訂合同，根據(jù)合同跟進工作：【15日、16日、17日、18日四天；70人，500元/人/天，三星級酒店+早中晚餐；2輛旅游車，4天的租賃；領(lǐng)導(dǎo)住宿：5人4天五星級酒店；領(lǐng)導(dǎo)用車奧迪A6共5輛4天】負責演職人員（吃住行）：收集各大酒店、車行、航空公司等性價比信息并建立資料庫，為鄂爾多斯演出方提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時也為公司降低運行成本，注意溝通、銜接，高效的獲得資料的提供。根據(jù)酒店、交通等合同的要求，按合同進度要求進行具體落實到位，確保演員的安全。（四）聯(lián)系媒體，根據(jù)媒體宣傳排期跟進工作：【新聞通稿、宣傳視頻的提供】抓緊時間讓委托方提供素材資料，根據(jù)委托方提供的資料擬定演出宣傳方案，按進度組織設(shè)計、編寫新聞通稿聯(lián)系主流媒體，配合媒體，給各大報社、周報、電臺、電視臺、網(wǎng)絡(luò)、移動電視、戶外廣告等媒體提供制作海報、DM單、節(jié)目冊、票套、行架、X展架、背景板、條幅等宣傳所需的資料并要保證達到宣傳效果。要完成以上這些宣傳形式還是有一定的程序的，首先這些宣傳形式的文字、音視頻、圖像內(nèi)容都要由上級確認，并通過相關(guān)部門的審查。確定后交給設(shè)計制作負責人，抓緊做。（五）與設(shè)計溝通，跟進宣傳設(shè)計制作的工作事項：【整理文字和圖片資料】收集各類型宣傳手段及制作形式的單位信息并建立資料庫，為承接鄂爾多斯進京演出項目提供有效的宣傳和降低成本，保證滿足委托方的要求；收集與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的物材的購買、制作資料的市場變化信息并建立資料庫，保證物材的性價比，降低成本；為設(shè)計人員提供演出制作文件的素材，建立相應(yīng)的資料庫及圖文設(shè)計素材庫、保證演出順利。在制作前要根據(jù)項目的分管要求辦理確認簽字手續(xù)，確保對委托方負責。協(xié)助票務(wù)負責人員，根據(jù)劇目、演出時間、場地等因素擬定票樣兒、票價。根據(jù)各項合同的簽訂，編制各項目經(jīng)費預(yù)算方案，力爭將實際開支控制在預(yù)算內(nèi)；按方案進度提出用款計劃以便財務(wù)部門有效調(diào)控資金安排，保證有效提高資金效率，增強計劃性，減少人力物力浪費。合同一旦簽訂，負責演出的業(yè)務(wù)發(fā)展部門按照各項工作的進度隨時跟進落實，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，及時跟設(shè)計制作相關(guān)負責人溝通，需要委托方提供的海報、X展架、背景板、條幅等以及宣傳衍生品、節(jié)目單、宣傳冊、邀請函等素材資料，與委托方相關(guān)負責人溝通、協(xié)調(diào)，讓他們盡快把素材資料發(fā)過來，跟進設(shè)計制作的進度。確保演出的順利進行。（六）聯(lián)系觀眾，組織觀演跟進工作：（七）聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)嘉賓，組織觀演跟進工作：9月15日演出場地：世紀劇院合同已簽訂、場租首付租金已付清，尾款未付，根據(jù)場租合同時間按時付款。9月16日演出場地：北京西城文化館9月17日演出場地：清華大學(xué)劇場與簽約的劇場溝通好舞臺搭建所需配合的燈光、音效等設(shè)備及技術(shù)人員酒店訂約房間和一日三餐的事項及交通租車的事項負責聯(lián)系媒體的要做好排期，給媒體及時提供新聞通稿和宣傳所需資料與設(shè)計對接好制作文件的工作聯(lián)系觀眾、社區(qū)、學(xué)校、團體機構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)發(fā)帖報名觀演聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)嘉賓觀演二、演出活動現(xiàn)場1、現(xiàn)場停車位安排：2、貴賓室：安排接待領(lǐng)導(dǎo)的工作人員，做好接待工作和布置貴賓室的工作。3、劇場內(nèi)外布置檢查：背景板和易拉寶的擺放、粘貼海報、節(jié)目冊（宣傳冊）的發(fā)放及擺放就緒、為領(lǐng)導(dǎo)嘉賓和演員準備的花、舞臺布置及音響設(shè)備系統(tǒng)檢查、與演職人員彩排配合好負責調(diào)試燈光音響道具服裝等。3、現(xiàn)場全程拍攝：為了做好后期工作的宣傳和總結(jié)我們要安排專業(yè)的攝像人員全程拍攝，并進行后期制作。4、迎接領(lǐng)導(dǎo)嘉賓：當領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓到來時我們要進行迎接，帶領(lǐng)導(dǎo)嘉賓前往貴賓室，如果有需要我們還要合影留作紀念。然后在演出前五分鐘引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓入席觀看演出。5、維持現(xiàn)場秩序（安全員）：為了保持整場演出的秩序，我們要讓負責安全人員在現(xiàn)場維持秩序，最主要的是確保在突發(fā)情況下，現(xiàn)場不慌亂。一般情況下，安全員主要負責不要讓觀眾在領(lǐng)導(dǎo)前面不停的走動。所有人員均從后排走動，包括拍照、攝像，要適可而止。6、現(xiàn)場話筒傳遞：當?shù)搅诵枰I(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時，我們要事先安排好禮儀專門傳遞話筒。【演出前如果有領(lǐng)導(dǎo)要上臺發(fā)言講話，工作人員引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓登上舞臺，遞上麥克風】7、觀眾的調(diào)整：如果演出開始前觀眾還沒坐滿，就要迅速將后面幾排的觀眾調(diào)整至前面，保證演出場面滿座效果。8、媒體記者接待：要保證記者的座位、行動的自由等。9、演出活動的開始：一定要按照原計劃的時間開始的。1、所有物料及工作人員到位，現(xiàn)場布置完畢。2、演職人員及工作人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)全部到達劇場，并對劇場內(nèi)外現(xiàn)場的布置做最后的檢查，準備迎賓和配合劇場檢票工作，引導(dǎo)觀眾和領(lǐng)導(dǎo)入座等待演出開始。三、后期工作1、整理會場和物料：一場演出結(jié)束了，但是我們的工作并還沒有真正完成，首先整理余剩的水和節(jié)目單；拆卸幕布、條幅等宣傳物料背景板、易拉寶、節(jié)目冊等，為下場劇場所用；其次整理歸還租借的物品；最后還要清理現(xiàn)場的衛(wèi)生等。2、和媒體溝通確認是否報道：現(xiàn)場整理完了我們回頭還要立刻和媒體溝通確認我們的演出活動是否被報道，監(jiān)控媒體發(fā)稿和報道的情況。3、整理照片、錄像、新聞報道：為了加大演出活動的宣傳我們還要進行演出活動照片的整理，做好北青刊物的報道。攝影的錄像還應(yīng)當及時刻成光盤，備份存庫，這樣方便建立完善公司演出項目存檔的資料庫。4、匯報工作：演出活動結(jié)束后我們應(yīng)該及時的向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報我們此演出活動項